【正文】 ，將事故苗子消滅于萌芽之中，因此該崗位在所有崗位里是重中之重，絕對要認真對待?！吨伟补芾硖幜P條例》的人，有權勸阻、制止和批評教育，但無處罰的權力。，協(xié)助業(yè)主（住戶）做好“四防”工作，落實各項安全防范措施，發(fā)現(xiàn)不安全因素及時向業(yè)主（住戶）報告，協(xié)助整改。11 / 12車輛及其所攜帶或裝載的物品，按規(guī)定進行驗證，檢查。，有權保護現(xiàn)場，保護證據(jù)，維護秩序以及提供情況，但無勘察現(xiàn)場的權力。 對違反本管理制度的員工，管理處將按《員工手冊》的有關規(guī)定處理。，還應對下級人員保管和使用鑰匙加強監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，應及時制止，以免造成不良后果。未經(jīng)保安部門同意，公共部位和管理處各門鎖都不得擅自更換。 遺失鑰匙者應對所造成的經(jīng)濟損失負責。 非管理處工作人員，一律不準借用小區(qū)鑰匙。鑰匙用過后必須立即交還保管人，并在登記簿上記錄交還日期和時間，由保管員負責簽收。 管理處的工作人員因工作需要領用鑰匙的，應經(jīng)各部門負責人批準后方可使用。所有鑰匙必須標記清楚，對號入座，取用方便。 接待部門負責保管管理物料庫房鑰匙兩套，并保管未入伙單元鑰匙。 工程部門負責保管各設備機房鑰匙壹套。 管理處各辦公用房、庫房門鑰匙； 各設備機房鑰匙； 各門洞及樓層消防通道鑰匙；；9 / 129 保安部門集中保管一套上述 — 鑰匙并封存，在緊急情況下使用，并做好記錄。（五）鑰匙管理制度： 鑰匙管理關系到小區(qū)的安全運行，必須嚴格控制，妥善保管。 管理處將根據(jù)實際情況不斷補充和完善歸檔制度。 檔案管理部門要積極同有關職能部門配合，利用現(xiàn)代化的管理手段，做好檔案管理工作。 銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造清冊，提出銷毀報告，報管理處領導審批，并報送上級檔案機關備案。 各級管理人員要支持資料保管人員員對檔案資料的收集整理保管工作，在管理處和經(jīng)營活動中形成的有保存價值的資料，不能作私有資料由個人占用8 / 129保存。 管理處接待部門負責管理處文書檔案、人事檔案和業(yè)主檔案，工程部門負責工程技術檔案。（四）檔案管理制度： 管理處檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理、分級負責保管的原則，由辦公室負責管理處主體檔案的管理工作，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。 外包服務采購部門簽署保存《供方服務驗收評定記錄》 。根據(jù)需要對外包服務進行質(zhì)量控制，包括分階段的對服務質(zhì)量認可，進行必要的技術指導、管理咨詢、現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督。服務采購預算計劃經(jīng)費，經(jīng)審核并報管理處經(jīng)理批準后，在下一年度執(zhí)行。 與外包服務項目相關的部門負責保存供方的服務質(zhì)量記錄，每年定期評定，作為決定是否繼續(xù)選作供方的依據(jù)。經(jīng)審批核準者列入合格供方名單，可承接管理處外包服務項目。由外包服務項目相關部門對供方的技術水平、裝備條件、管理能力、商業(yè)信譽等諸方面進行調(diào)查考評，做出綜合評定，填寫《供方調(diào)查考評申購表》 。 財務要對庫存物品進行不定期地抽查盤點，由于人為因素造成物品的短缺、呆滯和毀損情況，要查明原因，追究當事人的責任。在領用材料有剩余的情況下，一定要辦理退庫手續(xù)，按退庫物品的數(shù)量、金額和原領料單上填寫的用途開具退料單（紅字領料單） 。對于非日常消耗性的物品（如修理用備件、材料、工具等）要勤購少備，以避免日久銹蝕、變質(zhì)等原因造成的物品損失。 向倉庫借用工具或器具時，必須填寫經(jīng)部門負責人簽字的物品借用單，使用完畢要及時歸還倉庫，以利周轉(zhuǎn)，倉庫保管員有催其及時歸還的責任。5 / 129 個人領用工具(服裝)等物品，由倉庫保管員開具領料單并由領用人簽字，“倉庫領用（發(fā)料）登記冊”由倉庫保管員登記。 物品領用時，需填制一式三聯(lián)領料單，由領用人和部門負責人簽字。 倉庫要加強防火防盜措施，必須配備消防用具，倉庫內(nèi)嚴禁吸煙。庫內(nèi)物品應根據(jù)品種、規(guī)格、形狀、批次、成行、成堆、成串等各種形式擺放，做到擺放整齊穩(wěn)妥，便于點數(shù)、發(fā)貨。 倉庫保管員應按倉庫定位置放管理的要求，編制庫、架、層、位“四定位”方法，將采購入庫物品放入規(guī)定的倉位，并根據(jù)物品倉庫填寫貨卡。 采購員要根據(jù)發(fā)票所列的供應商名稱、發(fā)票號碼、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、總金額填制一式三聯(lián)收料單，一并與所購物品送交倉庫簽收。 采購員必須按經(jīng)審核批準的月度采購單上物品所列的要求進行采購，如有變動要及時與分管主管和財務聯(lián)系。 月度申購單經(jīng)管理處經(jīng)理簽字后，一般在五個工作日內(nèi)完成采購。已報管理處經(jīng)理同意的長期供應商，非經(jīng)管理處經(jīng)理批準，不得隨意變更。3 / 129 采購員須了解供貨渠道，收集價格信息，掌握市場動態(tài)。 各部門急需的物品，如倉庫確無存貨，根據(jù)急事急辦原則，可由相關部門直接向分管主管提出申購。 采購單須經(jīng)接待主管、管理處經(jīng)理簽字認可。 月底前，倉庫保管員將各部門申購計劃匯總統(tǒng)計后，根據(jù)庫存情況，增刪計劃內(nèi)項目，填寫物品采購單。（使用人）的隱私，對其資料、私人信息，應予保密；對來2 / 129電問詢業(yè)主（使用人）資信者，一律婉拒，不予答復（二）物資采購保管管理制度： 為加強物品申購、采購、保管、領用、核算的管理，對物品進行有效的控制，保證管理處物業(yè)管理工作有序、高效地進行，特制定本規(guī)程。，了解各業(yè)主（使用人）及有關工作人員的情況。（使用人）提出問題后，要及時準確地回答。，電話鈴響三次必須接聽，問清業(yè)主（使用人）的姓名和相關情況，然后告之相關聯(lián)系電話。上海東湖物業(yè)公司管理制度規(guī)程匯編第一部分 各類管理制度（規(guī)定）（一）接待、查詢服務制度： ，禮貌熱情接待小區(qū)內(nèi)業(yè)主和來訪顧客，耐心解答其詢問，按時完成業(yè)主（使用人）委托代辦的事項。，首先要了解其要求，準確轉(zhuǎn)達；其次要將獲得的結(jié)果詳細轉(zhuǎn)告其。談話結(jié)束后，應該說一聲“再見” ，不可貿(mào)然掛斷電話。（使用人）提出的問題超出本人的工作范圍時，應為其做好指引工作。，熱情、準確、完整地回答業(yè)主（使用人）詢問。 物品使用部門要以經(jīng)核準的費用預算為依據(jù)，以必需、合理、節(jié)約為原則，提出下月所需物品的品名、規(guī)格及數(shù)量，填寫物品申購計劃單，經(jīng)部門負責人簽字認可后，交接待部門倉庫保管員。采購單采用三聯(lián)復寫方式，詳細注明采購物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、要求到貨日期等內(nèi)容。一聯(lián)倉庫留底，一聯(lián)交分管主管,一聯(lián)交采購員，按采購單上所列物品實施采購。事后由申購部門補填申購單，由倉庫補填采購單。根據(jù)品質(zhì)優(yōu)、價格廉、服務好的原則，按物品類別選定２－３家供應商，建立長期供貨關系，并造冊登記，存于分管主管處。 采購貨款除零星小額采購（一般 100 元以下）支付現(xiàn)金外，均須使用支票結(jié)算；從長期供貨商處采購物品，爭取賒賬方式，每１－２個月結(jié)算付款一次。急需的物品必須立即采購，以確保物業(yè)管理工作的正常進行。分管主管應對每筆采購業(yè)務憑證進行審核，嚴格把好第一道審核關，財務應對采購業(yè)務進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報處理。 倉庫保管員（收貨人）對物品進行清點驗收后，在收料單上簽名，其中一4 / 129聯(lián)倉庫保管員保存，作為物品收入憑證、 “庫存材料”明細賬記賬憑證；一聯(lián)交財務會計，作為“庫存材料”分類賬記賬憑證；一聯(lián)采購員留存。 物品保管要做到“四清、二齊” ，即品名清、規(guī)格清、數(shù)量清、價格清；庫容齊、堆放齊。 各種物品的發(fā)放要按“先進先出”的原則，以保證庫存物品質(zhì)量完好。 每月末，倉庫保管員根據(jù)庫存物品明細賬對倉庫存貨進行盤點，編制“庫存材料”盤點表，要做到帳、卡、物相一致，發(fā)現(xiàn)存貨有盤虧、報廢或三個月以上呆滯不動的現(xiàn)象要分析原因，寫出書面報告并附盤點明細表一并交給分管主管，由分管主管提出處理意見后報管理處經(jīng)理審批。其中一聯(lián)交領料人，作為部門收入憑證；一聯(lián)由倉庫保管員轉(zhuǎn)交財務會計；一聯(lián)倉庫保管員留存。第二次領用，必須以舊換新，領用人離職時要收回其領用的工具（服裝）等，如有遺失則照價賠償。 庫存物品既要做到物業(yè)管理所需材料的及時供給，保證物業(yè)管理工作的高效運行，又要掌握庫存動態(tài)，盡可能壓低庫存，減少資金占用。 物品領用要按實領用，防止少用多領、假公濟私。嚴格控制帳外物品，以堵住物品流失的漏洞。6 / 129（三）供方選擇管理制度： 管理處相關部門負責對承接外包服務項目的供方進行評價和選擇。 管理處相關部門驗證選用的供方業(yè)務資質(zhì)證明、質(zhì)量保證證明，在《供方調(diào)查考評申購表》上簽署評價意見，報管理處經(jīng)理審批。 凡長期性外包服務項目，由管理處與供方簽署協(xié)議，規(guī)定雙方責任和質(zhì)量要求。 管理處相關部門根據(jù)實際使用需要進行測算，在每年 12 月內(nèi)編制下一年度外包服務項目采購的預算計劃，應附有各項目具體的服務質(zhì)量標準。 臨時性的零星采購，由需求部門填寫《采購申報單》 ，部門負責人簽批，注明項目、采購原因、質(zhì)量要求，由管理處接待口核準報管理處經(jīng)理審批后執(zhí)行。7 / 129 管理處業(yè)務部門或服務需求部門負責對外包服務的質(zhì)量驗證和評定，若發(fā)生服務質(zhì)量水準低于規(guī)定要求，應視情況要求供方返工或改進。 管理處業(yè)務部門會同有關業(yè)務部門負責與外包服務供方進行溝通，協(xié)調(diào)處理合作過程中發(fā)生的爭議。管理處的建檔工作分為：工程技術檔案（基建工程項目檔案、工程改擴建檔案） 、文書檔案、人事檔案、業(yè)主檔案四部分。 各部門收集、整理、立卷、保管工作由指定專人負責，按歸檔范圍將有保存價值的文件、資料、圖紙等材料按規(guī)范要求立卷歸檔，并要做好檔案的保密安全工作。工作需要，可辦手續(xù)借閱和復印有關檔案資料。銷毀檔案材料時嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。 根據(jù)歸檔范圍，積極做好遺留材料的補缺工作和有關材料的復制工作，同時要做好由保存價值的開業(yè)準備資料、設備資料、各種驗收資料、工程技術資料的收集工作。 物業(yè)交接文件和技術資料、土建工程和設備設施質(zhì)量驗收記錄和客戶（業(yè)主）更替資料要長期保存；倉庫保管資料等一般資料和記錄保管三年；財務資料按國家有關規(guī)定保管。為使鑰匙管理既確保安全又方便使用，特制訂本操作規(guī)程。 其它鑰匙由各相關的部門負責使用和保管。 保安部門負責保管同 。，與接待部門辦理鑰匙移交手續(xù)。如有遺失應立即向保安部門備案。領用鑰匙須進行登記，由領用人員在登記簿上填寫領用日期、鑰匙名稱（或編號） 、用途并簽名。 鑰匙領用人不得將鑰匙交給他人使用，不得攜帶回家并嚴禁擅自增配。 遺失鑰匙，須立即向保安部門報告?zhèn)浒?，并及時采取必要的防范措施，在做好遺失記錄和鑰匙增（補）記錄后,即通知工程部門配置鑰匙或換鎖。管理處員工遺失鑰匙應按10 / 129《員工手冊》中的有關規(guī)定予以處分,故意隱瞞者將加重處理。因遺失鑰匙或門鎖損壞而必須更換時，須向保安部門提出書面申請，經(jīng)保安部門批準后通知工程部門給予更換，并將新鎖鑰匙交由保安部門重新分配，以便在發(fā)生意外情況時使用。 任何員工發(fā)現(xiàn)隨意放置或丟失的鑰匙，應立即交予保安部門，并由保安部門及時做好拾交記錄，管理處將酌情給予表揚或獎勵。（六）保安管理制度：，對殺人、放火、搶劫、盜竊、強奸等現(xiàn)行違法犯罪分子，有權抓獲并扭送公安機關，但無實施拘留、關押、審訊、沒收財產(chǎn)和罰款的權力。，制止未經(jīng)許可的人員、車輛進入管理區(qū)域內(nèi)。，如遇有現(xiàn)行違法犯罪分子反抗，甚至行兇報復，可采取正當防衛(wèi)措施。、三棱刀等管制刀具和自制火藥槍及其他形跡可疑的人員有權進行盤查監(jiān)視，并報當?shù)毓矙C關處理。，可以進行監(jiān)視、檢舉、報告，但無權偵察、扣押、搜查。，攜帶好必備的通訊聯(lián)絡裝備，準時上崗。“預防為主，防消結(jié)合”的消防方針，以小區(qū)各樓層、會所、消防通道、停車場、綠化帶、中心廣場、設備機房等為重點，認真仔細地做好巡邏安全保衛(wèi)工作。，應立即趕赴現(xiàn)場，弄清情況，及時撲救并報告消防控制中心和保安領班。，應及時上交管理處，并想方設法尋找失主。（八）消控、監(jiān)控室管理制度： ，無關人員一律不得進入控制室。、睡覺、吸煙、看書報雜志、吃零食等，不做與本職工作無關之事。，接班人員必須對操作、觀察的設備儀表、工具、記錄簿等仔細檢查，交班人員必須把本班發(fā)生的情況交接清楚，做到班班清，事事明，認真做好值班記錄。，特別是涉及“四防”的重大問題，應立即按照有關管理制度的規(guī)定，向保安主管、管理處經(jīng)理報告或者直接向公安、消防等有關部門報告。，領班布置本班次工作重點和注意事項。，該崗位基本情況，辦理接班手續(xù)。，并繼續(xù)完成上班未盡事宜。，主動講解崗位情況，辦理交班手續(xù)。,不得擅自離崗,如超過交班時間 15 分鐘,可報告領班。14 / 129 審核、報批的施工項目范圍包括新建工程、改建工程、擴建工程、公共場所的內(nèi)部裝修、面積一百平方米以上的會所、電視監(jiān)控室等重要場所的內(nèi)部裝修。 初審合格后，由施工單位將有關防火設計的圖紙、資料報消防監(jiān)督部門審核，經(jīng)核準后方可施工。 工程竣工后，須經(jīng)小區(qū)保安、工程部門和消防監(jiān)督部門共同驗收，確認合格后方可投入使用。在施工期間，雙方都應嚴格履行協(xié)議所規(guī)定的各項條款。 在上崗前，要對所有施工人員進行治安、消防知識培訓，學會使用常用滅火器材和緊急情況的正確處置及報告程序。在整個施工期間，施工人員必須佩帶《臨時出入證》胸卡進出小區(qū)。作15 / 129業(yè)時必須按照操作程序，不得以任何借口違章操作。 負責檢查和監(jiān)督。 建立危險物品的管理、使用制度，嚴禁油漆作業(yè)與明火作業(yè)在同一空間同時進行。 每天施工結(jié)束后要清理現(xiàn)場，做到“三清一通”：三清即危險物品和易燃物品清、火種清、垃圾清；一通即道路暢通。（十一）易燃易爆物品安全管理制度： ，如確因特殊需要長期存放少量的易燃易爆物品，有關單