【正文】 確保信息準(zhǔn)確無誤客的下發(fā)至酒店各部門，并由部門接收人簽字確認(rèn)； （需注明：餐飲部為出品部門，需要在 EO 單后附客人及中餐總廚簽字菜單一份）。 5 最后再次確定婚宴場地、時間、人數(shù)、婚禮形式、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、停車位數(shù)及有無大型的客車，重點是準(zhǔn)確的記錄新郎新娘的姓名； 4. 簽訂協(xié)議書 1 客人一旦確定在酒店舉辦宴會時，宴銷人員應(yīng)立即邀請客人再次蒞臨酒店，雙方共同就宴會事宜達(dá)成協(xié)議，簽署婚宴協(xié)議書并簽字確認(rèn)，以保障客人及酒店的自身權(quán)益，并協(xié)同客人 4 至餐廳收銀處繳婚宴訂金（訂金以預(yù)估整體婚宴消費金額的 10%為標(biāo)準(zhǔn)或收取 500010000元整的訂金）。 3 如果客人的特殊要求（含要求優(yōu)惠價）在宴銷人員的權(quán)限內(nèi)無法得到滿足時，宴銷人員應(yīng)及時向陳總匯報，確保及時將結(jié)果反饋于客人。 3. 預(yù)約 1 宴銷人員應(yīng)根據(jù)宴會、會議預(yù)訂信息表上詳細(xì)資料于次日與客人取得聯(lián)系，了解其是否有意于本酒店舉辦宴會。詢問客人婚宴舉行時間、桌數(shù)及大概的價目需求；并接受客人的咨詢，針對客人提出的疑問積極熱情地進(jìn)行解答；通過詳細(xì)地解說宴會現(xiàn)場布置，讓客人切身體會到場地的完善，增加承辦婚宴的成功機率。 2 準(zhǔn)備好酒店婚宴宣傳資料供賓客參考、如各宴會廳、會議室數(shù)據(jù)明細(xì)、婚宴各價目菜單及零點菜譜、婚宴協(xié)議書、租用設(shè)備價目表、名片等銷售工具，以及筆記本、筆（隨時記錄客人所敘述 的信息及對酒店改進(jìn)的意見及建議） . 3 第一時間查閱宴會廳，會議室預(yù)定情況。 宴會服務(wù)成功與否，取決于宴會負(fù)責(zé)單位組織能力，任何宴會若能事前做好妥善規(guī)劃，一定可以水到渠成，順利完成宴會活動。 3 對所有會議客戶進(jìn)行建檔工作。 洽談會議的銷售人員負(fù)責(zé)全程跟蹤會議的談判、簽訂協(xié)議、會議舉行、結(jié)算等全過程。 當(dāng)天整理訪問資料并填寫銷售工作報告。 盡量用姓氏稱呼客人。 (6)會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時營銷 部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作。 (4)由部門文員為會議客戶建檔，注明所有細(xì)節(jié)，以便今后有針對性地推銷。 (2)征求會務(wù)和開會者的意見，作好記錄，并填寫《客戶意見反饋表》。然后再依單價和實際上消費數(shù)量結(jié)算出總消費金額。保證會議客人滿意。 會議期間 (1)會議前一天，以電話形式與客人取得聯(lián)系，如有變化，應(yīng)及時填寫《變更通知單》通知有關(guān)部門， 如餐飲宴會部需要第一時間電話通知其更改的項目細(xì)節(jié)，避免給該部門的同事帶來重復(fù)的工作 ； (3)會前一小時檢查會場布置情況。 2 (10)洽談結(jié)束前，重復(fù)各項要點最終確定，簽訂《會議協(xié)議書》，一式二份，雙方各執(zhí)一份。 (8)確定參會人員泊位數(shù)，司機、陪同就餐休息地點。 (6)確定場租、設(shè)備租用以及其它娛樂配套設(shè)施的價格。 (4)確定用餐標(biāo)準(zhǔn)，提前確認(rèn)菜單（待會務(wù)組客人確認(rèn)菜單后，在其菜單上簽字確認(rèn)，后將菜單拿至中餐總廚處簽字，以確保中餐廚房得知此項預(yù)定），宴會人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、地點、日期以及會議的茶水、水果點心、飲料等要求和價格標(biāo)準(zhǔn)。 會議洽談中 (1)根據(jù)預(yù)訂要求，查閱《宴會會議預(yù)訂表》； (2)了解會議的性質(zhì)議題、名稱、時間、人數(shù)、舉辦單位、聯(lián)系人、電話號碼并準(zhǔn)確地記錄其要點。 (4)先準(zhǔn)備好有關(guān)推銷資料，如會議室價目表、各式數(shù)據(jù)表、會議宣傳資料，餐飲各類菜譜，租用設(shè)備價目表、名片、洽談記錄單位等并按時與客戶見面。 1 宴會會議各部接待流程 一、市場銷售部 ： 營銷部在獲取客戶有在酒店舉辦會議的意向信息后，應(yīng)著手做以下工作： 及時與會務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò) (1)清楚了解會議性質(zhì) (是否有重要嘉賓參加 )及內(nèi)容 (包括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、形式及其他特殊要求等 )； (2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時向陳總匯報情況，由陳總召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。 (3)各種會議原則上由市場營銷部負(fù)責(zé)，涉及租場、住房、宴會等方面的大型綜合活動由宴銷部會同 餐飲部、房務(wù)部、工程部等酒店涉及到的各部共同接洽承辦。 (3)帶領(lǐng)客戶參觀會議場地及設(shè)施做好介紹性推銷。 (3)確定會場的地點、會議臺型、會議議程，音響、燈光、投影 LED 屏、會場服務(wù)、項目，所需 的橫幅、會標(biāo)、席位卡（需客人在場自己擺放）、告示牌（ 需特別注意：其各項內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤，落實到每一個字 ）花草布置、簽到臺、會議鮮花、演講臺及鮮花，迎賓臺等要求。 (5)確定用房要求，如房間種類、間天數(shù)、日期、價格等。 (7)確定支 付方式，并要求會議方支付預(yù)算費用的 30%作為訂金或 5000 元 10000 元不等。 (9)盡量滿足會議方要求，若有困難需事先向客人解釋清楚，以免誤會。根據(jù)洽談要求，填寫宴會會議接待 EO 單，宴銷人員應(yīng)根據(jù)宴會協(xié)議書上的詳細(xì)資料提前于宴會開始前 3 日或更早下發(fā)宴會通知單至各相關(guān)工作聯(lián)系部門，確保信息準(zhǔn)確無誤客的下發(fā)至酒店各部門，并由部門接收人簽字確認(rèn)； （需注明：餐飲 部為出品部門，需要在 EO 單后附客人及中餐總廚簽字菜單一份）。 (4)會議期間，全方位跟蹤服務(wù)，了解客人的反映，及時處理與協(xié)調(diào)有關(guān)問題。 4，會議結(jié)束后 （ 1）宴銷人員應(yīng)與宴會廳負(fù)責(zé)人開始逐一清點所有必須計價項目。 （ 2）在賬單上寫清宴會總消費金額，并請賓客方宴會負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并于銀收臺以現(xiàn)金形式或刷卡的形式結(jié)清所有帳款。 (3)由部門文員將《會議協(xié)議書》、《會議接待 EO 單》歸類，并登記在《會議 /團隊經(jīng)營情況一覽表》上。 (5)恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受。 二、會議銷售的操作標(biāo)準(zhǔn)： 穿著裝束得體、儀容端莊、落落大方、不卑不亢。 (整個訪問過程最少用姓氏、職銜稱呼客人三次 ) 各類資料及宣傳品提前準(zhǔn)備充分。 根據(jù)對方需要和酒店的價格政策正確有效地進(jìn)行推銷。 該銷售人員負(fù)責(zé)及時搜集會議客戶的反饋信息，并在第一時間內(nèi)協(xié)助相關(guān)部門落實解決。 簽訂協(xié)議必須嚴(yán)密、準(zhǔn)確、清楚，雙方經(jīng)辦人簽字、雙方單位蓋章。 1. 準(zhǔn)備工作 1 按照酒店的規(guī)定身穿酒店制服、穿著裝束得體，儀容端莊、落落大方，佩戴工牌，不卑不亢。 2. 婚宴洽談 1 問候客人，獲取客人的姓氏，親自將客人帶至 2F 明發(fā) 廳、 3F 溫德姆 廳及各