【正文】 間協(xié)調(diào)進(jìn)度延誤處理,待料處理 主管在組織中究竟處于何種地位,這是每位主管人員首先應(yīng)該自我反省的問題,即要認(rèn)請自已的地位. 主管的基本立場在于”承上啟下”,故其責(zé)任十分沉重,既要輔佐上司,又要管理好部屬,同時(shí)對上級與部屬之間要善盡溝通聯(lián)系之責(zé)任,與同級主管之間也要做好配合協(xié)調(diào)工作. 輔佐 瞭解關(guān)心 部屬 司 干部 上司 建議 領(lǐng)導(dǎo)教育 (代表部屬) (代表公司) 承上 啟下 第二篇 組織規(guī)劃與經(jīng)營 企業(yè)的人,財(cái),物,信念,一定要經(jīng)過某種形式的組合,才能形成現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力,這種組合,是影響企業(yè)效率高低及活力的一個(gè)重要因素. 組織,一方面是”工作上的組合”,另一方面則為”人員間的組合”.管理者須基于了解人類行為的立場研究”工作與人員間適當(dāng)配合”的要領(lǐng),遵循”組織經(jīng)營的原則”使之能有效地運(yùn)作.一. 組織型態(tài)及其特點(diǎn): 1. 組織的基本形態(tài):優(yōu)點(diǎn): 缺點(diǎn): 每人的權(quán)限及責(zé)任十分明確 橫向的連絡(luò)及協(xié)調(diào)不夠充分 命令迅速,徹底,不易發(fā)生偏 管理者須具廣泛的業(yè)務(wù)知能 規(guī)則及秩序易于遵守 責(zé)任負(fù)擔(dān)過重 組織的經(jīng)營無須龐大的經(jīng)費(fèi) 廠 長 課長 課長 班組 班組 班組 班組 總之:該種形式只適合于產(chǎn)品單一,工藝闡單,規(guī)模較小的企業(yè).(2)功能組織: 優(yōu)點(diǎn): 因監(jiān)督人員的工作專業(yè)化,可提高管理上的圓熟程度 減輕各管理者的工作負(fù)擔(dān) 缺點(diǎn) 命令指揮系統(tǒng)有紊亂之虞 權(quán)限之爭執(zhí)及協(xié)調(diào)需花時(shí)間與心力 廠 長 對結(jié)果的現(xiàn)任不明確 幕 繚 幕 繚 車間主任 車間主任 車間主任 車間主任 幕 繚 幕 繚 班組長 班組長 班組長 (3) 直線幕繚組織: 優(yōu)點(diǎn): 直線系統(tǒng)可接納幕繚的忠告與建立,故可專注于本身主要職務(wù)上 解決了直線制與功能制各自存在的缺陷 缺點(diǎn): 有時(shí)幕繚行為過當(dāng),發(fā)生越權(quán)之事 直線系統(tǒng)若過分依賴幕繚,有時(shí)反而缺乏運(yùn)用幕繚的能力 幕僚有時(shí)對襯際工作并無助益,流于空談 總經(jīng)理 總經(jīng)理室 生產(chǎn)部 管理部 IE組 生產(chǎn)組 品管組 2. 其他組織形態(tài):(1) 事業(yè)部制 董事會(huì) 總經(jīng)理 職能部門 職能部門B產(chǎn)品事業(yè)部A產(chǎn)品事業(yè)部C產(chǎn)品事業(yè)部 總經(jīng)理 財(cái)務(wù)部 人力資源 計(jì)劃部 研發(fā)部 事業(yè)部D 事業(yè)部A 事業(yè)部C 事業(yè)部B 優(yōu)點(diǎn): 利于高階層集中精力作好重大決策和研究長遠(yuǎn)規(guī)劃 有利于事業(yè)部之間展開競爭 有利于培養(yǎng)高層次,全面型的領(lǐng)導(dǎo)干部缺點(diǎn): 職能機(jī)構(gòu)重疊,用人較多 公司對各事業(yè)部協(xié)調(diào)較為困難 總之,適合于大型企業(yè).(2) 矩陣式組織 高級主管 部門B 部門C 部門A 專案1 專案2 專案3 優(yōu)點(diǎn): 易溝通信息,提高效率 適合于大型項(xiàng)目,新產(chǎn)品之開發(fā)缺點(diǎn): 人員乃二元化指揮,應(yīng)對哪一上司負(fù)責(zé)常不明確 部門之間的關(guān)系較為復(fù)雜總而言之,企業(yè)組織形態(tài)各羿,就其本身而言各有利弊,關(guān)鍵在于企業(yè)要根據(jù)自身情況采取適當(dāng)?shù)男问?不可盲目套搬.二. 企業(yè)組織的設(shè)計(jì)1. 企業(yè)組織設(shè)計(jì)的四原則:(1) 指揮系統(tǒng)明確組織內(nèi)的每一個(gè)人均了解自己的上司或自己所管轄的人(部屬)直接上司必須只有一人,不可一人有好幾個(gè)上司負(fù)責(zé)(2) 管理幅度與層次恰當(dāng) 督 導(dǎo) 層 經(jīng)營層Top 總經(jīng)理 全盤性的方針,目標(biāo), 常務(wù)董事 計(jì)劃的決定與調(diào)整管理層 Middle 經(jīng)理 根據(jù)方針,目標(biāo)訂定實(shí) 課長 施計(jì)劃并將之命令部屬 Supervisor 股長 工作分派,監(jiān)督 作業(yè)層 班長 同時(shí)給予指導(dǎo) 作業(yè)員 執(zhí)行BASEamp。STAFF 一般企業(yè)的管理層次的劃分呈一個(gè)”金字塔形”,越往高層,所須的人數(shù)越少,過于扁平與尖錐均不適當(dāng)管理幅度受單位主管這能力限制,并無一定的法則,一般是315人,可視能力作調(diào)整.______高階管理幅度約36人______中階管理幅度約510人______低階層管理幅度約715人(3) 分工合作原則(職務(wù)/工作分配恰當(dāng)),一般企業(yè)不外乎以下幾種:A. 行銷機(jī)能B. 財(cái)務(wù)機(jī)能C. 生產(chǎn)管理機(jī)能D. 物料管理功能E. 行政人事管理機(jī)能F. 品管機(jī)能G. 研發(fā)及生技機(jī)能各功能之間不可遺漏或重托重復(fù)工作的分配要具體,尤其界面必須明文規(guī)定清楚,以免使組織的運(yùn)作不順暢工作分配之負(fù)荷要適量(4).權(quán)限委讓原則(授權(quán))2. 組織表的繪制:(1) 從向指揮系統(tǒng)應(yīng)以實(shí)線自長方形中引出,而有關(guān)技術(shù)監(jiān)督,服務(wù)提供等業(yè)務(wù),則可以虛線表示(2) 等級相同的部門應(yīng)置于同水平,且長方形大小一致(3) 幕繚系統(tǒng)(STAFF),通常繪于圖的右上方,系橫向連接于上層下方的直線上,代表其系統(tǒng)系在上層指揮下,向整個(gè)組織提供職責(zé)所在的業(yè)務(wù)3. 職務(wù)說明書及工作分配除了明訂各部門的工作職掌外,為便于設(shè)定各崗位的評價(jià)項(xiàng)目,指標(biāo)以進(jìn)行考核,以及考查工作負(fù)荷的大小,尚須針對主管及幕繚人員建立”工作說明書”.A. 工作說明書的基本內(nèi)容(1) 工作內(nèi)容及依據(jù)(2) 管制基準(zhǔn)(3) 時(shí)限(4) 崗位資格條件:性別,年齡,學(xué)壓,經(jīng)歷,身體條件,個(gè)性,語言,專業(yè)技能(5) 組織關(guān)系:誰為上司,誰為部屬B. 工作說明書範(fàn)例:姓名職稱秘書單位總經(jīng)理室編號職務(wù)代理人 表 單 工作內(nèi)容工作依據(jù)權(quán)責(zé) 時(shí)限名稱分送 管制基準(zhǔn)單位,Fax及總經(jīng)理書信之收發(fā)依當(dāng)日所收Tel Fax及書信收發(fā) 1Hr通訊記錄各主要收受人當(dāng)日收到,當(dāng)日發(fā)送依叫經(jīng)理指示及會(huì)議決議草擬 每項(xiàng)原稿總經(jīng)理及各部門主管應(yīng)于指定期限內(nèi)完成媒體及境傳播之資料收集 每日商情集備查隨時(shí)注意產(chǎn)品導(dǎo)向,并記錄完整會(huì)議議題呈報(bào) 每次會(huì)議綜合報(bào)告總經(jīng)理會(huì)議結(jié)束次日事理并呈報(bào)A 總經(jīng)理指示 B 各部門實(shí)際狀況協(xié)調(diào) 每次確實(shí)掌握時(shí)效總經(jīng)理指示執(zhí)行 每日承辦 每次限時(shí)完成,立即處理::組織關(guān)系資格條件::::::三. 權(quán)責(zé)之委讓 由于組織及業(yè)務(wù)量的龐大,以及成本及培訓(xùn)人員等考慮,主管應(yīng)將次要權(quán)責(zé)依序下授,課長做組長的事,組長做組員的事,這樣不但增加主管不必要的工作量,還易養(yǎng)成部屬依賴性,甚致造成有志者離職. 授權(quán)不僅涉及管理者本身的學(xué)識(shí),個(gè)性,觀念,經(jīng)驗(yàn)等主觀因素,而且領(lǐng)導(dǎo)須具有寬大的心胸來讓部屬自行決定某些事情,容許員工犯錯(cuò),欣賞員工的長處,期待他人工作成果. (一):何謂授權(quán)? 所謂授權(quán),:即工作指派,權(quán)力授與,現(xiàn)任創(chuàng)造.1. 工作指派不但要使部屬獨(dú)悉工作性質(zhì)與工作範(fàn)圍,還要令部屬了解所要求的工作績效.:目標(biāo)的確定,政策的研擬,不可假手他人.2. 權(quán)力授與 主管所授與的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度,倘若授與的權(quán)力不及執(zhí)行工作所需,則指派的工作將無從完成,反之,則會(huì)導(dǎo)致部屬濫用權(quán)力.權(quán)力授與的層次如下()(1).審核這個(gè)問題,告訴管理者一切有關(guān)的實(shí)況,由管理者自行決定.(2).審視這個(gè),總是讓管理者了解正反意見的各種可行途徑,并建議其中的一個(gè)途徑供管理者作取舍.(3).審視這個(gè)問題,讓管理者了解你希望怎么做,在管理者同意之前不要采取行動(dòng).(4).審視這個(gè)問題,讓管理者了解你希望怎么做,除非管理者表示不同意,否則你可照你的意思去做.(5).你可采取行動(dòng),完事后應(yīng)讓管理者知道你的所作所為.(6).你可采取行動(dòng),而不需要與管理者作進(jìn)一步的聯(lián)系.(但不排除管理者自行進(jìn)行的追蹤,修止,甚至收回權(quán)力)3. 責(zé)任創(chuàng)造 管理者從事工作指派與授權(quán)后,仍然對部屬所履行的工作的績效全部責(zé)任,這就是說,當(dāng)部屬無法做好指派的工作時(shí),管理者將要承擔(dān)后果,管理者時(shí)常發(fā)現(xiàn),有些管理者在部屬無法做好指派的工作時(shí),均企圖將現(xiàn)任推卸在部屬身上,: (權(quán)力固可授與,但現(xiàn)任卻無可旁貸).另一方面,為確保指派的工作順利完成,管理者在授權(quán)的時(shí)候必須為承受權(quán)力的部屬訂立完成工作的責(zé)任,部屬若無法圓滿地執(zhí)行任務(wù),則授有權(quán)力的管理者將唯他是問.(二):授權(quán)的意義1. 跨越時(shí)間誤區(qū)2. 可令部屬邊做邊學(xué).(OJT)3. 提升部屬的歸屬感,滿足感.(三):授權(quán)不足的解析原因剖析 擔(dān)心的實(shí)際是為部屬做錯(cuò)而連累 只要給予適當(dāng)?shù)挠?xùn)練,培養(yǎng),做錯(cuò)事的可能性必然少. (失敗乃成功之母) 部屬良好的工作表現(xiàn)正可以反映管理者的知人善任與領(lǐng)導(dǎo)有方 . 若喪失控制,正說明管理者的領(lǐng)導(dǎo)能力這于薄弱,應(yīng)加緊進(jìn)修之. 此會(huì)導(dǎo)致管理者的惰性. 無法執(zhí)行重點(diǎn)管理 任何部屬均具一定程度的可塑性. 若是如此,仍為管理者的過失,倘若不是選人,(蜀中無大將)(四):授權(quán)的要領(lǐng)1. 在可能範(fàn)圍內(nèi)應(yīng)盡量將工作交托部屬執(zhí)行,任何一位管理者管轄的工作,均可分為五種層次:(1) 管理者必須履行的工作(2) 管理者必須履行,但可借助部屬幫忙的工作(3) 管理者可履行,但部屬若有機(jī)會(huì)亦可代行的工作(4) 應(yīng)由部屬履行,但在緊要關(guān)頭可獨(dú)管理者協(xié)助的工作(5) 須由履行的工作正常情況下,在第3層次以下的工作應(yīng)授權(quán)部屬執(zhí)行.2. 管理者對部屬可能犯錯(cuò)應(yīng)有心理準(zhǔn)備并應(yīng)接受3. 授權(quán)后應(yīng)強(qiáng)調(diào)部屬的工作績效,而不應(yīng)斤斤計(jì)較其執(zhí)行工作的手段4. 授權(quán)應(yīng)公開進(jìn)行5. 管理者不應(yīng)當(dāng)將授權(quán)範(fàn)圍限定于例行工作,而應(yīng)將它擴(kuò)大到需要運(yùn)用心思的工作6. 7. 除非事先獨(dú)得協(xié)調(diào),否則管理者不應(yīng)將兩或兩位以上的部屬共同履行的工作交托單獨(dú)一位部屬履行.8. 管理者切忌從事重復(fù)的授權(quán)9. 管理者應(yīng)由簡而繁,循序漸進(jìn)地從事授權(quán)10. 當(dāng)被授權(quán)者發(fā)生疑難時(shí),管理者不應(yīng)只告訴他解決的方法,而應(yīng)幫他自行尋找解決方法11. 管理者不應(yīng)姑息被授權(quán)者的(反授權(quán))行為即允許被授權(quán)者在未做妥工作之前將工作擲回12. 管理者在授權(quán)后應(yīng)對被授權(quán)者進(jìn)行追蹤第三篇 工作計(jì)劃與時(shí)間管理一. 時(shí)間使用誤區(qū)4. 因電話干擾而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)5. 因會(huì)議過多而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)6. 因5S不良而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)7. 因事必躬親而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)8. 因上司而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)9. 因與秘書協(xié)調(diào)不當(dāng)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)二. 工作計(jì)劃1. 計(jì)劃的意義:思考未來如何行動(dòng)就