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aay_酒店采購管理制度-展示頁

2025-01-24 16:04本頁面
  

【正文】 物品、原材料、物料采購進倉后,在盤點中出現(xiàn)的干耗或吸潮升溢,如食品中的米面及其制品、干雜貨等,在升損率合理的范圍內,可填制升損報告,經主管審查后,視 “ 營業(yè)外收入 ” 或 “ 管理費 ” 科目內處理; ( 2)超出合理升損率的損耗或溢余,應先填制升損報告書,查明原因,說明情況,報部門經理審查,按規(guī)定在 “ 營業(yè)外收入 ” 或 “ 管理費 ” 科目內處理。 凡不按上述規(guī)定采購者,財務部以及業(yè)務部門的財會人員,應一律拒絕支付,并上報給總經理處理。 高額進貨和長期定貨,均應通過簽訂合同的辦法進行。 計劃外采購或特殊、急用物品的采購 ,各部門知會財務部并報總經理審批同意后,方可采購。 堅持 “ 凡國內能解決的不在國外進口,凡本地區(qū)能解決的不到外地采購 ” 的規(guī)定。 物品、原材料采購制度 物品庫存量應根據(jù)酒店貨源渠道的特點,以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。 記賬: ( 1)設立賬簿和登記賬,賬簿要整齊、全面、一目了然; ( 2)賬簿要分類設置,物資要分品種、型號、規(guī)格等設立賬戶; ( 3)記賬時要先審核發(fā)票和驗收單,無誤后再入賬,發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決,在未弄清和更正前不得入賬; ( 4)審核驗收單、領料單要手續(xù)完善后才能入賬,否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬; ( 5)發(fā)出的物資用加權平均法計價,月終出現(xiàn)的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份,記賬員、部門、財務部各一份; ( 6)直撥物資的收發(fā),同其他入庫物資一 樣入賬; ( 7)調出本酒店的物資所用的管理費、手續(xù)費,不得用來沖減材料成本,應由財務部沖減費用; ( 8)進口物資要按發(fā)票的數(shù)量、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬,發(fā)出時按加權平均法計價; ( 9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的進口物資,于月底估價發(fā)放,待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后,再按實入賬,并調整暫估價,報財務部材料會計調整三級賬; ( 10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領料單等報送財務部材料會計; ( 11)與倉管員校對實物賬,每月與財務部材料會計對賬,保證賬物相符、賬賬 相符。 ② 需調出酒店以外的單位的物資,一般按原進價或平均價加手續(xù)費和管理費調出。 領發(fā)物資 ( 1)領用物品計劃或報告: ① 凡領用物品,根據(jù)規(guī)定須提前做計劃,報庫存部門準備; ② 倉管員將報來的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好,做好目錄,準備好物品,以便取貨人領?。? ( 2)發(fā)貨與領貨 ① 各部門各單位的領貨一般要求專人負責; ② 領料員要填好領 料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、用途等)并簽名,倉管員憑單發(fā)貨; ③ 領料單一式三份,領料單位自留一份,單位負責人憑單驗收;倉管員一份,憑單入賬;材料會計一份,憑單記明細賬; ④ 發(fā)貨時倉管員要注意物品先進的先發(fā)、后進的后發(fā)。 保管與抽查: ( 1)對庫存物品要勤于檢查,防蟲蛀、鼠 咬,防霉爛變質,將物資的損耗率降到最低限度。 入庫存放: ( 1)驗收后的物資,除直撥的外,一律要進倉保管; ( 2)進倉的物品一律按固定的位置堆放; ( 3)堆放要有條理、注意整齊美觀,不能擠壓的物品要平放在層架上。 ④ 對購進品已損壞的不驗收。 倉庫管理制度 倉庫的分類: 酒店的倉庫總的來說有:餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉,商場部的百貨倉、工藝品 倉、煙酒倉、食品倉、山貨倉,動力部的油庫、石油氣庫,建筑,裝修材料倉,管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉,綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉,機械、汽車零配倉,陶瓷小貨倉,家具設備倉等等。 采購部業(yè)務操作制度 按使用部門的要求和采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質量及供方的調查表; 向主管呈報調查表,匯報詢價情況,經審核后確定最佳采購方案; 在主管的安排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購 ; 按酒店及本部門制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購; 貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題,應即時查清原因,并向主管匯報; 貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關的入庫手續(xù)。 ( 2)報銷: ① 采購員報銷 必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經出納審核是否經批準或在計劃預算內,核準后方可給予報銷。 報銷及付款 ( 1)付款: ① 采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監(jiān)審核,經確認批準后方可付款; ② 支票結帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領空白支票與對方結帳,金額必須限制在一定的范圍內; ③ 按酒店財務制度,付款 30 元以上者要使用支票或委托銀行付款結款, 30 元以下者可支付現(xiàn)款。 物資驗收入庫: ( 1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收; ( 2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。 ( 3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。 物資采購: ( 1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購,以保證及時供應。制定采購計劃 ( 1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核; ( 2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核; ( 3)采 購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。 審批采購計劃: ( 1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核; ( 2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算; ( 3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批; ( 4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。 ( 2)大宗用品或長 期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。 ( 4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購,以保證需用。驗收完后要在發(fā)票上簽名或 發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。 ④ 超過 30 元要求付現(xiàn)金者,必須經財務部經理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必須在一定的范圍內。 ② 采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部門開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證明,及驗收員的驗收證明,經部門經理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。 將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關部門,同時附上采購申請單或經銷合同; 將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結算手續(xù)。 物品驗收: ( 1)倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收,并做到: ① 發(fā)票與實物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等不相符時不驗收; ② 發(fā)票上的數(shù)量與實物數(shù)量不相符,但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收; ③ 對購進的食品原材料、油味料不鮮不收,味道不正不收。 ( 2)驗收 后,要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)量和金額填寫驗收單,一式四份,其中一份自存,一份留倉庫記賬,一份交采購員報銷,一份交材料會計。 ( 4)凡庫存物品,要逐項建立登記卡片,物品進倉時在卡片上按數(shù)加上,發(fā)出時按數(shù)減出,結出余數(shù);卡片固定在物品正前方。 ( 2)抽查: ① 倉管員要經常對所管物資進行抽查,檢查實物與卡片或記賬是否相符,若不相符要及時查對; ② 材料會計或有關管理人員也要經常對倉庫物資進行抽查,檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。 ( 3)貨物計價: ① 貨物一般按進價發(fā)出,若同一種商品有不同的進價,一般按平均價發(fā)出。 盤點: ( 1)倉庫物資要求每月月中小盤點,月底大盤點,半年和年終徹底盤點; ( 2)將盤結果列明細 表報財務部審核; ( 3)盤點期間停止發(fā)貨。 建立檔案制度: ( 1)倉庫檔案應有驗收單、領料單和實物賬簿; ( 2)材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。材料存量應以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。 各項物品、商品、原材料的采購,必須遵守市場管理及外貿管理的規(guī)定。 凡購進物料,尤其是定制品,采購部門應堅持先取樣品,征得使用部門同意后,方進行定制或采購。 從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必須取得總經理的批準,方予采購,否則財務部拒絕付款。 物品、原材料盤查制度 物品、原材料、物料在盤點中發(fā)生的溢損,應對自然溢損和人為溢損 分別作出處理。 人為溢損: 人為溢損應查明原因,根據(jù)單據(jù)報部門經理審查,按有關規(guī)定在 “ 待處理收入 ” 或 “ 待處理費用 ” 科目處理。 保管人員填報 “ 物品、原材料變質霉壞報損、報廢報告表 ” ,據(jù)實說明壞、廢原因,并經業(yè)務部門審查提出處理意見,報部門經理或財務部審批。 報損、報廢由有關部門會同財務部審查,提出意見,并呈報總經理審批。 食品采購管理制度 由倉管部根據(jù)餐飲部門需要、訂出各類正常庫存貨物的月 使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經理審批,然后交采購部采購。 為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。 制定實際采購使用量的季度計劃和年度計劃(一式四份)交總經理審批,同意后 交采購部按計劃
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