【正文】 （本）內(nèi)容都相對完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。 （ 4）原件與復(fù)制件 對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙、傳真件、鉛筆、圓珠筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。 （ 3）正文與文件處理單等 文書處理較為規(guī)范的機(jī)關(guān)，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。 （ 2）正文與附件 附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。 （ 1）文件正本與不同稿本 同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要保存。 （一） 整理單位 件 “件” 是歸檔文件的整理單位。我省自 2021年起在省直單位全面推行《歸檔文件整理規(guī)則》，即以件為單位整理。 不歸檔的同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料 （ 1）參加非主管機(jī)關(guān)召開的會議不需貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件； （ 2）非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料； 不歸檔的下級機(jī)關(guān)的文件材料 （ 1）下級機(jī)關(guān)送來參閱的簡報(bào)、情況反映，不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料； （ 2）越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料； （ 3）下級機(jī)關(guān)抄報(bào)備案的一般性文件材料。 二 、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍 不歸檔的上級文件 （ 1）上級機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦理的文件； （ 2）上級機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件； （ 3）上級機(jī)關(guān)征求意見的未定稿的文件。 應(yīng)歸檔的同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料 1）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件； 2）有關(guān)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件； 3）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的文件材料。 ?（ 4） 機(jī)關(guān)檔案的種類 文書檔案 科技檔案 人事檔案 會計(jì)檔案 聲像檔案 電子檔案 設(shè)備檔案 基建檔案 實(shí)物檔案 機(jī) 關(guān) 檔 案 科研檔案 第 二 節(jié) 機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍 一、 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 ? 應(yīng)歸檔的上級機(jī)關(guān)的文件材料 １）上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件； ２）上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件； ３）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查本地區(qū)機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要講話、指示、題詞、照片和有特殊保管價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料； 4）代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本； 5）上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。 各級機(jī)關(guān)必須建立檔案工作 ， 成立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu) ， 建立檔案工作網(wǎng)絡(luò) ， 配備能夠適應(yīng)檔案工作需要的專兼職檔案人員 。歸納起來有三條：一是對本機(jī)關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；二是負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，為國家積極檔案資源；三是負(fù)責(zé)本系統(tǒng)或行業(yè)以及直屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，促使本系統(tǒng)、行業(yè)檔案工作規(guī)范化、制度化管理。 機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作 。 機(jī)關(guān)檔案工作通過檔案提供利用的方式 ， 為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員制定方針政策 、 決策國家大事 、商洽日常工作 、 處臵各種問題 、 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) ，提供了科學(xué)的依據(jù)和準(zhǔn)確的信息 ， 減少無效勞動(dòng)和重復(fù)勞動(dòng) 。 ? 機(jī)關(guān)檔案記錄了機(jī)關(guān)工作的活動(dòng)情況 ， 反映了社會生產(chǎn) 、 經(jīng)濟(jì)建設(shè) 、 政治斗爭 、 科學(xué)技術(shù)等活動(dòng)的成果 ， 是前人智慧的結(jié)晶 。機(jī)關(guān)檔案記錄了機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策的指導(dǎo)思想 、制定的各種方針政策 、 開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的措施和方法；記錄著機(jī)關(guān)工作的成就 、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn) 。 檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的。 文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件 一是現(xiàn)時(shí)辦理完畢的文件才能歸入檔案，文件具有現(xiàn)行效用，檔案一般是完成了傳達(dá)和記錄等現(xiàn)行使命，備留查考的歷史文件，所以人們稱檔案為歷史文件； 二是對日后實(shí)際工作和科學(xué)研究具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。 由于人類社會發(fā)展共同規(guī)律的支配 ， 中外檔案經(jīng)歷了大致相同的演變發(fā)展過程 ， 即：最初由自然物作為記錄材料 ， 后來發(fā)展到以紙張為記錄材料 ， 進(jìn)而發(fā)展為近現(xiàn)代多種新型記錄材料的檔案 。 （ 4） 檔案形式的多樣化 從三方面來認(rèn)識： 1） 記錄方式 ， 有文字書寫 （ 刻鑄 ） 、 圖表繪制 、 聲像攝錄 、 電子數(shù)碼等； 2） 閱讀方式 ， 有直讀的 、 機(jī)讀的； （ 3） 載體形式 ， 古今中外形式多樣 ， 如：甲骨 、 泥板 、金屬器皿 、 巖石 、 竹木 、 布帛 、 羊皮紙 、 紙張 、膠片 、 磁介質(zhì) 、 金屬片等 。 從檔案的信息儲備和所反映的內(nèi)容看 ，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒 、 參考 。 從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容 、 形式特征看 ， 檔案是真實(shí)可靠的 ， 具有法律效力 。 ? （ 3） 檔案的價(jià)值性 ? 價(jià)值性即有用性 。 內(nèi)容上 ， 檔案所記載的是當(dāng)時(shí) 、 當(dāng)?shù)?、 當(dāng)事人發(fā)生 、 發(fā)現(xiàn)的事物和行為的過程 、 結(jié)果 。 （ 2） 檔案的基本屬性 —— 原始記錄性 1） 原始性：檔案是當(dāng)時(shí) 、 當(dāng)?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動(dòng) （ 社會實(shí)踐 ） 過程中的歷史產(chǎn)物 ， 而不是事后編造的 。由于主體不同 ， 就產(chǎn)生了檔案的不同所有權(quán) ——分別屬于國家 、 集體 、 公共 、 私人 （ 個(gè)人 、 家庭 、家族 ） 所有 。 下面歸納成四個(gè)方面加以認(rèn)識 。機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)務(wù) 第一節(jié) 機(jī)關(guān)檔案工作概述 ? 檔案定義 我國對檔案所下的定義，《中華人民共和國檔案法》對其表述為： ?過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 上述檔案定義表達(dá)了七個(gè)含義： 即： 檔案形成的時(shí)間 （ 歷史性 ） ；產(chǎn)生的主體（ 多元性 ） ；來源渠道 （ 廣泛性 ） ；形成的特點(diǎn)（ 原始性 ） ；保存的目的 （ 價(jià)值性 ） ；表現(xiàn)的形式 （ 多樣性 ） ；本質(zhì)屬性 （ 記錄性 ） 。 （ 1） 產(chǎn)生檔案的主體和來源 產(chǎn)生檔案的主體：產(chǎn)生檔案的主體是各類國家機(jī)構(gòu) 、 社會組織和個(gè)人 ， 表現(xiàn)出多元性的特點(diǎn) 。 來源渠道：檔案產(chǎn)生于不同主體所從事的不同的社會活動(dòng) ， 反映了檔案內(nèi)容的廣泛性 。 2） 記錄性：可從內(nèi)容和形式兩方面來看 。 形式上 ， 檔案原件具有不可替代的辦文特征和時(shí)代特色 。 檔案有兩種基本價(jià)值： ? 1） 歷史憑證價(jià)值 。 ? 2） 情報(bào)信息價(jià)值或稱參考價(jià)值 。 ? 體現(xiàn)檔案基本價(jià)值的主要作用有六個(gè)方面： ? l 機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)； ? l 生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)； ? l 政治斗爭的必要手段； ? l 科學(xué)研究的可靠資料； ? l 宣傳教育 、 文化建設(shè)的生動(dòng)素材； ? l 維護(hù)合法權(quán)益的法律證據(jù) 。 從檔案形式的多樣化中可以看到 ， 檔案是隨著社會生產(chǎn)力和科技水平的提高而演變進(jìn)步的 。 檔案的這一演變發(fā)展過程 ， 反映了社會的進(jìn)步和發(fā)展 。 三是按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案。 文件轉(zhuǎn)化為檔案一般要具有三個(gè)條件： 機(jī)關(guān)檔案工作 （ 1） 機(jī)關(guān)檔案工作性質(zhì) ? 機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分 ， 是提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量的必備條件 ， 是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作 。 它是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和機(jī)關(guān)工作成效的客觀見證 ， 同時(shí)又是機(jī)關(guān)工作必不可缺少的手段 。 今天的各項(xiàng)工作和生產(chǎn)活動(dòng) ， 又是昨天工作和生產(chǎn)活動(dòng)的繼續(xù)和發(fā)展 ， 必須借鑒過去的經(jīng)驗(yàn) 。 因此 ， 它是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件 。 ?（ 2）機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)。 ?（ 3） 機(jī)關(guān)檔案工作體制 。 通常做法是成立機(jī)關(guān)綜合檔案室 ， 集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案 。 應(yīng)歸檔的本級機(jī)關(guān)文件材料 1）本級機(jī)關(guān)召開的代表大會、代表會、工作會議的全套文件，以及各種聲像材料； 2）本機(jī)關(guān)黨組（實(shí)行黨委制的黨委）、行政領(lǐng)導(dǎo)會議文件材料，本機(jī)關(guān)召開的工作會議、專題會議材料； 3）本機(jī)關(guān)頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)以及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本以及重要文件的修改稿； 4）本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級機(jī)關(guān)的請示與本級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件； 5）本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的 工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告； 6）反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料； 7