【文章內(nèi)容簡介】 可能會跨年度形成文件。對這類文件的處理往往 統(tǒng)一在辦結年度歸檔 。如： 跨 2021年、 2021年兩個年度召開的會議形成的文件材料， 統(tǒng)一歸在會議閉幕年度歸檔 ；跨 2021年、 2021年兩個年度辦理的案件文件材料，統(tǒng)一歸入案件辦結年度歸檔， 即 2021年度 ；下級單位 2021年的請示，上級機關2021年 1月收到并辦結， 應連同下級請示和本級批復一同歸入 2021年。 3） 幾份文件作為一件時，“件”的日期確定 文件的正本與定稿、來文與復文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時， 這時“件”的日期應以裝訂在前的那份文件日期為準 。如：正本與定稿，應正本的日期為準；轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)文，應轉(zhuǎn)發(fā)文日期為準；來文與復文，應以復文時間為準 4） 文件沒有標注日期時應當考證 這需要分析文件的內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標識等對照手段來考證和推斷文件的形成日期。歸入應歸的年度。 ? 5） 有專門年度的文件分類方法 有些單位和部門的工作是按專門年度進行的。 如學校的教學年等，采取年度分類時，對這部分形成的文件，就應按照專門年度進行整理歸檔。 機構（問題）分類法 機構（問題）也是現(xiàn)行機關常見的一種分類法。按機構（問題），各單位應根據(jù)自己的實際情況出發(fā)，選擇其一。也就是說，在一個立檔單位選擇機構分類法，就不能再選擇按問題分類法，兩種法只能選擇其中的一種， 而且不要輕易更改，要保持相對穩(wěn)定。 ? 1） 機構分類法 機構分類法是根據(jù)文書處理階段和處理文件的承辦單位對歸檔文件進行分類。采用機構分類法，能客觀地反映立檔單位的歷史面貌；同時由于每個機構都承擔某方面的職能和任務，按機構分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件，便于按照一定的專題查找和利用檔案。按機構分類應當注意以下幾個問題： 按機構分類法，一個機構設一個類 。 一個立檔單位內(nèi)有多少個內(nèi)設機構就設多少類； 按機構分類法，原則上以哪個機構名義發(fā)文的文件就歸入哪個機構；幾個機構聯(lián)合辦文的，應歸入主要承辦機構；以機關名義或辦公室發(fā)的文件，應歸入有關機構類中，即根據(jù)文件內(nèi)容和機構的職能來確定。 立檔單位內(nèi)設立的臨時機構，應當設臵一個類別，和其他內(nèi)設機構一樣來看待。 形成的文件應當歸入臨時機構類保存。臨時機構與某一機構和暑辦公的，并以該機構為長設機構，形成的文件應歸入該內(nèi)部機構類中；如果臨時機構涉及兩個以上的內(nèi)部機構，則應根據(jù)其主要職能以及文件材料多少，有這些機構協(xié)商解決。 ? 2） 問題分類法 問題分類法是按照文件材料內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件分類。采用問題分類法，可以避免或減少同類問題的文件分散現(xiàn)象，便于查找和利用。 在實際工作中，使用問題分類法的立檔 單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機構的職能性質(zhì)來設制類別。如黨委、工會、共青團等機構形成文件劃為 “ 黨群類 ” ，業(yè)務部門形成的文件劃為“ 業(yè)務類 ” ，行政后勤部門形成的文件劃為“ 行政類 ” 等等。 ? 3） 保管期限分類法 保管期限分類法根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。采用保管期限分類法，能夠?qū)⒉煌９軆r值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時為庫房排架管理、檔案移交進館和到期檔案鑒定等工作提供便利。 保管期限分類分為 永久 長期 短期 三類。 復式分類與分類方案的編制 ? 在機關檔案室實際工作中，當歸檔文件數(shù)量較多時，分類工作需要分層次進行，單純采用一種分類方法的情況較少見，多數(shù)采用幾種分類方法結合使用，稱之為復式分類法。《規(guī)則》提供了年度、保管期限、機構（問題） 3種分類方法，可以組合成多種復式分類法。 至于年度、保管期限、機構（問題）組合時的先后順序，《規(guī)則）未加限制。各單位可根據(jù)工作實際需要進行組合。但年度、保管期限是必備項，必須選擇，而機構（問題）為選擇項?；鶎訂挝换蛐C關，形成文件材料少的單位可不選擇機構（問題）作為分類方法。 ? （ 1）年度 — 機構 — 保管期限分類法 這類分類方法先將歸檔文件按年度分類，在每個年度下分機構，再在組織機構下按保管期限分類。 2021年：辦公室 永久 長期 短期 業(yè)務一處 永久 長期 短期 業(yè)務二處 永久 長期 短期 2021年：辦公室 永久 長期 短期 業(yè)務一處 永久 長期 短期 業(yè)務二處 永久 長期 短期 ? （ 2） 保管期限 — 年度 — 機構分類法 先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按機構分類。 永久： 2021年 辦公室 業(yè)務一處 業(yè)務二處 2021年 辦公室 業(yè)務一處 業(yè)務二處 2021年 …… 長期： 2021年 辦公室 業(yè)務一處 業(yè)務二處 2021年 辦公室 業(yè)務一處 業(yè)務二處 2021年 …… 短期 : 2021年 辦公室 業(yè)務一處 業(yè)務二處 2021年 辦公室 業(yè)務一處 業(yè)務二處 2021年 …… ? （ 3） 保管期限 — 年度 — 問題分類法 ? 永久： 2021年 黨群類 業(yè)務類 行政類 ? 2021年 黨群類 業(yè)務類 行政類 ? 2021年 …… ? 長期 : 2021年 黨群類 業(yè)務類 行政類 ? 2021年 黨群類 業(yè)務類 行政類 ? 2021年 …… ? 短期 : 2021年 黨群類 業(yè)務類 行政類 ? 2021年 黨群類 業(yè)務類 行政類 ? 2021年 …… ? （ 4）年度 —— 保管期限分類法 ? 2021年：永久 長期 短期 ? 2021年：永久 長期 短期 ? 2021年： …… ? （ 5）保管期限 —— 年度分類法 ? 永久： 2021年 2021年 2021年 …… ? 長期 : 2021年 2021年 2021年 …… ? 短期 : 2021年 2021年 2021年 …… ? 分類方法是進行分類的依據(jù) ,因此要保持相對穩(wěn)定 ,以使分類體系具有連貫性 ,便于查找利用。 分類應當注意的問題 ? （ 1）同一層次的分類必須按照同一的標準和依據(jù)，即同一層次不能有的按問題劃分，有的按機構劃分； ? （ 2）劃分的類別之間要清楚，類目設臵要合理，含義要明確，不可相互交叉，相互包容，應使每一份文件材料的歸宿只能有一個類別，不能有兩個或兩個以上類別都能將其容納； ? （ 3）劃分的子項的外延總和應等于母項的內(nèi)含。 ? （ 4）分類按種屬概念層次進行。 （五）歸檔文件的排列與編號 ? 歸檔文件的排列是指在分類體系的最低一級類目內(nèi)，按照一定的原則和方法排列歸檔文件的先后次序的過程。 ? 如： 保管期限 —— 年度 —— 機構分類法， “ 機構 ” 為最低一級類目 。即文件應在機構下進行排列。 保管期限 （永久） 年 度 （ 2021） 機 構 文件 文件 文件 文件 文件 辦公室 業(yè)務一處 文件 業(yè)務二處 ？ 排列原則 “ 事由原則 ” ，即同一事由有密切聯(lián)系的文件材料應當排列在一起 。 事由可以指一個事件、一個事物、一個人物、一項工作活動、一項具體業(yè)務、一種工作性質(zhì)、一個具體問題 ? 對事由的界定可以有較大的靈活性。如： 一次請示或報告，批復收到后，可以視為事由一個事由； 一項工程、一次活動或一次會議，可視為一個事由； 一項工作如果辦理時間長需跨年度，為了及時歸檔，也可以按不同階段分為幾個事由； 一次會議，也可分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個事由。事由的具體劃分要根據(jù)辦理時間長短、形成文件材料的數(shù)量以及文書處理程序的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。 排列方法 ? （ 1） 同一事由內(nèi)歸檔文件排列（ 按時間或重要程度 排列） ? （ 2）不同事由間的歸檔文件排列（ 按時間或重要程度或?qū)r間和重程度結合起來 排列） ? （ 3）歸檔文件排列應當注意的問題： 不同類目歸檔文件的排列 不可直接按時間或收發(fā)文號排列 “