【正文】 映本部門、本公司職能活動(dòng)所產(chǎn)生的具有長期和重要查考價(jià)值的文件材料（與這類文件有密切聯(lián)系的社會(huì)機(jī)構(gòu)的來文）作為立卷歸檔的重點(diǎn)。 第二條 我公司檔案是指在從事生產(chǎn)、經(jīng)營、研究、管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。 10 第二十八條 因個(gè)人原因，未能及時(shí)檢查合同履行情況，致使公司遭受損失的，給予責(zé)任人記過處分和 1000— 8000 元的罰款。 第二十七條 在合同簽訂和履行中假公濟(jì)私、謀取私利者，按合同金額 的20— 100%賠償公司損失，并以開除論處。 第七章 責(zé)任承擔(dān) 第二十五條 未按合同管理辦法所定標(biāo)準(zhǔn)程序所簽訂的合同，一律無效，因此而造成的一切損失由簽約人承擔(dān)。 第六章 合同文本管理 第二十四條 合同簽訂之后，原件、附件及相關(guān)資料由簽約單位行政部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管，如工作 需要，其它部門可以持有復(fù)印件。涉及內(nèi)部多個(gè)單位的，可以協(xié)商或由集團(tuán)公司確定一個(gè)單位牽頭負(fù)責(zé)處理。 第五章 糾紛處理 第二十一條 在履行合同過程中如與對(duì)方發(fā)生糾紛，應(yīng)按有關(guān)法律法規(guī)和本辦法妥善處理。 第十九條 變更、解除合同前仍應(yīng)嚴(yán)格履行原合同。合同經(jīng)過簽證或公證者，須到原工商行政管理部門備案或經(jīng)公證處重新公證。 第十六條 變更、解除合同必須符合有關(guān)法律的規(guī)定，必須維護(hù)公司合法利益。 第十四條 各分（子）公司總經(jīng)理須密切關(guān)注合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、匯報(bào)。 第十三條 合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。 第三章 履行和跟蹤管理 第十二條 合同簽訂后即具有法律效力。 第十一條 合同評(píng)審 對(duì)于分（子）公司與外部單位進(jìn)行聯(lián)營、合資、合作，或者是標(biāo)的金額在50萬元（含）以 上、對(duì)公司經(jīng)營發(fā)展有重大影響的合同，由分（子）公司總經(jīng)理報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、行政策劃部進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，確定方案后交公司董事會(huì)審議。 8 以上人員在認(rèn)真評(píng)審后須在合同會(huì)簽表上簽名以示承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 2．分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同的專業(yè)技術(shù) 性、經(jīng)濟(jì)性予以審查。凡金額在 10 萬元以上的合同，必須一式陸份。 4．結(jié)尾部分，須使用公章或合同專用章，不得使用財(cái)務(wù)專用章或業(yè)務(wù)章。 2．文首部分，須寫明簽約雙方的全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。 第七條 合同對(duì)當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表述須清楚、準(zhǔn)確。 第五條 合同簽訂內(nèi)容，如涉及公司內(nèi)部其他部門的，須事先協(xié)調(diào)。 第三條 對(duì)外簽訂合同必須以維護(hù)公司合法權(quán)益和提高公司經(jīng)濟(jì)效益為宗旨。 附件 《發(fā)文稿紙》 《發(fā)文 登記表》 5 發(fā)文登記表 順序號(hào) 日期 發(fā)文部門 發(fā)文字號(hào) 文件標(biāo)題 / 6 發(fā) 文 稿 簽發(fā)： 核稿： 會(huì)簽： 標(biāo)題： 主辦 擬稿人： 單位 負(fù)責(zé)人： 附件： 主題詞： 打字： 校對(duì)： 準(zhǔn)?。? 發(fā)文號(hào)：湘 芙集 字 [ ]第 號(hào) 年 月 日印發(fā) 7 合同管理辦法 第一章 簽 訂 第一條 簽訂合同必須遵守國家法律、法規(guī)及相關(guān)政策。有價(jià)值的發(fā)文草稿、定稿連同《發(fā)文稿紙》一道整理歸卷。 第四條 行政部門負(fù)責(zé)定稿的繕印、用印或送交領(lǐng)導(dǎo)人簽署。如文件涉及多個(gè)單位或部門時(shí)，由主辦單位與有關(guān)單位協(xié)商，會(huì)簽；會(huì)簽單位在《發(fā) 文稿紙》中的會(huì)簽部分簽名表示同意。一般工作聯(lián)系或業(yè)務(wù)往來可采用便函方式。 附件 《收文登記表》 《收文處理單》 2 3 收文處理單 來 文 單 位 日期 字號(hào) 內(nèi)容摘要： 附 件 主辦部門 擬辦意見： 領(lǐng)導(dǎo)批示： 辦理結(jié)果： 歸卷日期 歸入卷號(hào) 4 發(fā)文管理辦法 第一條 本公司常用公文種類為：請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等。文秘人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的 收 文，要認(rèn)真督促、催辦， 避免 積壓或漏辦。 5. 注有密級(jí)的 文件，行政部在送有關(guān)部門傳閱或辦理時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格禁止對(duì)文件進(jìn)行復(fù)印。 4. 各單位 或部門 收到急件時(shí)，應(yīng) 馬上處理，一 天內(nèi)答復(fù)，一般要辦理的文件， 三天 內(nèi)應(yīng)辦理，最遲不能超過 七 天。 3. 對(duì)需要 辦理的公文，應(yīng)先送 行政部經(jīng)理 簽 注擬辦 意見，再 呈本單位 領(lǐng)導(dǎo)批示。 1. 集團(tuán)公司或其他兄弟單位 發(fā)來的文件和 外 來文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收 ， 開拆 ， 登記 ，粘貼《文件處理單》后， 按不同類別進(jìn)行分類處理 。 第 二 條 收文處理。 1 收文管理辦法 第一條 本辦法所指的文件是 1. 外部社會(huì)機(jī)構(gòu)與公司之間關(guān)于管理、檢查、監(jiān)督、商請(qǐng)和業(yè)務(wù)銜接等事務(wù)的所有往來文函。 2. 公司內(nèi)部公文。 一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 2. 對(duì)于閱件，行政部門可直接送領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱示 。 行政部經(jīng)理 在簽 注擬辦 意見時(shí)，認(rèn)為 不 需送領(lǐng)導(dǎo)批 示 的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門辦 理 。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復(fù)。 6. 加強(qiáng)公文檢查催辦工作。各分 （子） 公司、各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要 及時(shí)匯報(bào)貫徹執(zhí)行 情況。 第二條 以分（子）公司名義向集團(tuán)公司呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告以及集團(tuán)公司發(fā)布的文件等，發(fā)文字號(hào)為： XX 司字 【 XXXX】第 XX 號(hào)。 第三條 公文制發(fā) 承辦人擬稿后，由行政部門將《發(fā)文稿紙》附于清樣之上并隨文運(yùn)轉(zhuǎn)。公文在簽發(fā)前，須由單位負(fù)責(zé)人和行政部門審核；行政部門有權(quán)對(duì)文稿進(jìn)行修改，內(nèi)容不符，格式不正確的文稿應(yīng)予以退回；單位領(lǐng)導(dǎo)終審后簽發(fā)文件；分（子）公司對(duì)外的重要發(fā)文，須報(bào)集團(tuán)公司行政策劃部審核，否則不得擅自發(fā)文。 第五條 行政部門負(fù)責(zé)發(fā)文的登記、傳遞或公布。 第六條 行政部門應(yīng)對(duì)重要發(fā)文進(jìn)行查辦，督促收文單位解決有關(guān)問題或貫徹落實(shí)文件精神。 第二條 對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，除法定 代表人外，簽約人必須持有法人委托書，而且必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)，否則無權(quán)簽約。 第四條 在簽訂經(jīng)濟(jì)合同之前，相關(guān)責(zé)任人必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況，確保所簽合同有利、有效。 第六條 合同一律采用書面格式，有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同的，按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 第八條 合同內(nèi)容應(yīng)注意的問題 1. 金額在 3000 元（含）以上的采購和交易應(yīng)簽訂書面合同，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)可采取其它方式約定有關(guān)事宜，不簽定書面合同。 3．正文部分，須具體明確雙方享有權(quán)利及承擔(dān)義務(wù)，合同標(biāo)的的具體情況，明確付款方式及違約責(zé)任等。注明合同有效期限。 第二章 合同審批與簽定 第九條 合同審查程序 1．部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同的真實(shí)有效性予以審查。 3．本公司法律代表或法律顧問對(duì)合同的嚴(yán)密性和合法性進(jìn)行審核。 第十條 合同的批準(zhǔn) 對(duì)于標(biāo)的金額在 10 萬元以下、定金或預(yù)付貨款在 1 萬元以下的合同，由分（子）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽定；標(biāo)的金額在 10萬元以上、定金或預(yù)付貨款在 1萬元以上的合同，須同有關(guān)資料、附件等，報(bào)集團(tuán)公司行政策劃部、審計(jì)部、財(cái)務(wù)部會(huì)審，并經(jīng)董事長審查并授權(quán)簽定。對(duì)于集團(tuán)公司的對(duì)外項(xiàng)目，由總經(jīng)理組織集團(tuán)各職能部門確定方案后提交董事會(huì)審議。與合同有關(guān)的部門、人員都應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保履行。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般以物貨交清、工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。 第四章 變更和解除 第十五條 因不可抗力或其它原因需要變更或解除合同的，應(yīng)在法律規(guī)定的期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，妥善處理。 9 第十七條 變更、解除合同的程序與審批程序相同。 第十八條 變更、解除合同一律采用書面形式。 第二十條 因變更、 解除合同而使當(dāng)事人的利益受損的，除法律允許免負(fù)責(zé)任外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。 第二十二條 合同糾紛原則上由承辦部門負(fù)責(zé)處理。 第二十三條 合同處理應(yīng)在雙方友好協(xié)商的基礎(chǔ)上解決爭議。行政部門負(fù)責(zé)已公文管理程序上已處理完畢合同的整理和歸卷工作。 第二十六條 因疏忽大意、不負(fù)責(zé)任導(dǎo)致所簽合同損害公司利益的，按合同金額的 10— 50%賠償公司損失，并給予記過處分和 500— 5000 元 /次的罰款；給公司造成較大損失的，除賠償損失外，予以除名。除賠償損失外，觸犯刑法的，移送司法機(jī)關(guān)處理。 附件： 《 合同會(huì)簽單 》 合同會(huì)簽單 合同名稱 （全稱） 合同編號(hào) 經(jīng)辦部門 經(jīng)辦人 報(bào)送時(shí)間 法律部門意見 （行政部、法律顧問） 年 月 日 財(cái)務(wù)部 /審計(jì)部 意見 年 月 日 總經(jīng)理意見 年 月 日 11 董事長意見 年 月 日 12 檔案工作管理辦法 第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)本公司檔案工作，進(jìn)一步提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營、管理以 及其它各項(xiàng)工作中的作用，制定本辦法。 第三條 集團(tuán)公司及各分（子）公司必須重視和健全檔案工作，并在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等方面予以保證。 第五條 按年度歸檔 的部門，應(yīng)在每年 6 月底以前完成上一年度的立卷歸檔工作；某一項(xiàng)目完成后須在兩個(gè)月內(nèi)完成立卷歸檔工作。先以全宗區(qū)分，然后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第八條 同一“小類”的文件以裝訂于一個(gè)卷宗為原則，并賦予一個(gè)案卷號(hào)，一個(gè)全宗內(nèi)不得有相同的案卷號(hào)。 13 第九條 案卷索引表中的檔案號(hào)的表示方式如下 X1— X2— X3— X4 其中 X1 為全宗代號(hào)， X2 為小類號(hào)， X3 為案卷號(hào)， X4 為卷次號(hào)。 第十一條 立卷類目一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第十三條 行政部門對(duì)文件進(jìn)行點(diǎn)收后，按照“案卷類目”條款，將文件材料放入平時(shí)保存的文件盒內(nèi)，并在《收發(fā)文登記薄》上注明。 第十五條 檔案管理部門須編制完整的《卷內(nèi)文件目錄》、《案卷索引表》、《分類文件目錄表》，在向集團(tuán)公司檔案管理部門移交檔案時(shí)，一并上交。在檔案室當(dāng)場借閱者，免填《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》?！稒n案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。如有特殊情形需延長，按調(diào)閱程序重新辦理。 第二十條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如需調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件，須經(jīng)行政部門主管同意。 附件 《 檔案分類編號(hào)表 》 《 卷內(nèi)目錄表 》 《 備考表 》 《 案卷索引表 》 《 分類文件目錄表 》 《 檔案調(diào)閱申請(qǐng)單 》 15 檔案分類編號(hào)表 公司檔案序列編制模