【正文】 表 。 主要結(jié)論 : 本課題的創(chuàng)新之處在于將系統(tǒng)管理理論和項(xiàng)目管理方法應(yīng)用于北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理工作實(shí)踐，進(jìn)行項(xiàng)目分解，有效控制進(jìn)度，合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，兼容中西文化，兼顧賽事檔案管理工作的時(shí)效性和系統(tǒng)性，且積累資料廣泛，產(chǎn)生數(shù)據(jù)詳實(shí) ,實(shí)踐成果斐然，初步構(gòu)建了大型體育賽 事檔案管理工作模型 ,為大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作提供了一般規(guī)律。 本研究的主要方法有：文獻(xiàn)資料法、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析法、調(diào)查訪談法、個(gè)案研究法、比較研究法等。胡錦濤總書(shū)記在北京奧運(yùn)會(huì)、殘奧會(huì)總結(jié)表彰大會(huì)上指出 :“成功舉辦北京奧運(yùn)會(huì)、殘奧會(huì)，我們收獲了一筆豐富的物質(zhì)精神財(cái)富，彌足珍貴，一定要加倍珍惜、大力發(fā)揚(yáng)。 全宗指南： 5 冊(cè)； 工作手冊(cè)： 2 冊(cè)。征集信件等主題檔案 22184 件 。 總體規(guī)劃 指導(dǎo)思想 工作重點(diǎn) 建章立制 工作機(jī)制 檔案歸屬 時(shí)間節(jié)點(diǎn) 編制時(shí)間 進(jìn)度表 監(jiān)控項(xiàng) 目 進(jìn)度 項(xiàng)目時(shí)間管理 實(shí)施督導(dǎo) 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理 制作檔案 移交確認(rèn)單 簽署檔案 利用備忘錄 編制歸檔 責(zé)任書(shū) 北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 11 兩個(gè)組委會(huì)的檔案管理部門與課題組全體成員多次座談，就管理模型深入探討，已將模型推廣該運(yùn)動(dòng)會(huì)的檔案管理工作中，因地制宜的開(kāi)展工作。 大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作模型 《北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理研究》經(jīng)過(guò)了學(xué)習(xí) —— 實(shí)踐 —— 再學(xué)習(xí) —— 再實(shí)踐的過(guò)程，初步構(gòu)建了大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作模型。 北京奧組委與北京市檔案局、國(guó)家體育總局辦公廳、中國(guó)殘疾人聯(lián)合會(huì)已于 2020北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 10 年 7 月 15 日就檔案利用備忘錄事宜簽署完畢。因此如何提高奧運(yùn)檔案的利用價(jià)值，同時(shí)確保檔案重要信息保密，是北京奧運(yùn)會(huì)檔案項(xiàng)目不可回避的風(fēng)險(xiǎn)。 簽署檔案利用備忘錄 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定：“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時(shí)向社會(huì)開(kāi)放”。 歸檔責(zé)任書(shū)的目的； 歸檔責(zé)任書(shū)的制作。三是針對(duì)檔案利用，簽署檔案利用備忘錄。 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理 根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理理論，結(jié)合北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，主要實(shí)施了三個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)管理：一是針對(duì)歸檔機(jī)構(gòu)，簽署歸檔責(zé)任書(shū)。通報(bào)推動(dòng)機(jī)制為歸檔工作保駕護(hù)航。 通報(bào) 各歸檔機(jī)構(gòu)半年度的檔案驗(yàn)收一個(gè)月后，在北京奧組委辦公會(huì)上通報(bào)委內(nèi)部門、競(jìng)賽場(chǎng)館、非競(jìng)賽場(chǎng)館、京外賽區(qū)半年度檔案工作的執(zhí)行情況。 實(shí)施督導(dǎo) 督導(dǎo)的作用是 確保按照計(jì)劃開(kāi)展工作，將監(jiān)控落到實(shí)處。 為充分發(fā)揮監(jiān)控的作用，北京奧運(yùn)會(huì)檔案項(xiàng)目以月為周期進(jìn)行監(jiān)控，并編制檔案工作月度預(yù)報(bào)表，對(duì)每月檔案工作計(jì)劃的完成情況進(jìn)行監(jiān)控。如圖 54（片段）： 2020 年度 1 月 2 月 3 月 4 月 奧體中心 北航 國(guó)體館 游泳中心 北科大 奧體中心 射擊館 游泳中心 北理工 擊劍館 國(guó)家體育場(chǎng) 512 2024 2026 15 1924 2629 1423 1021 1620 1621 1820 1819 20 ● 第七批京內(nèi)競(jìng)賽場(chǎng)館專業(yè)檔案人員到位 ● 第九批京內(nèi)競(jìng)賽場(chǎng)館專業(yè)檔案人員到位 ● 第八批京內(nèi)競(jìng)賽場(chǎng)館專業(yè)檔案人員到位 ● 第九批京內(nèi)競(jìng)賽場(chǎng)館專業(yè)檔案人員到位 圖 54 月度預(yù)報(bào)表 監(jiān)控是一個(gè)閉合的系統(tǒng)，其周期是： 實(shí)施 — 反饋 — 分析 —改進(jìn) — 實(shí)施。在各項(xiàng)任務(wù)之前插入一個(gè)圓點(diǎn)，對(duì)圓點(diǎn)標(biāo)注不同的顏色代表該項(xiàng)任務(wù)完成的情況，已完成的任務(wù)用綠色標(biāo)識(shí)，正在進(jìn)行中的任務(wù)用黃色標(biāo)識(shí)，對(duì)于在規(guī)定時(shí)間內(nèi)尚未完成的任務(wù)用紅色標(biāo)識(shí)；考慮到計(jì)劃總是在變動(dòng)，為方便原計(jì)劃與新計(jì)劃的變更對(duì)照，在計(jì)劃外新添的任務(wù)用藍(lán)色標(biāo)識(shí)。根據(jù)系統(tǒng)管理理論，自然界任何一個(gè)穩(wěn)定的循環(huán)系統(tǒng)必然是一種閉環(huán)的有效反饋回路，在項(xiàng)目管理中具有重要作用。至此，北京奧運(yùn)會(huì)檔案工作進(jìn)度表暨甘特圖編制完成。 第九批京內(nèi)競(jìng)賽場(chǎng)館專業(yè)檔案人員到位 如圖 53（片段）： 2020 年度 1 月 2 月 3 月 4 月 奧體中心 北航 國(guó)體館 游泳中心 北科大 奧體中心 射擊館 游泳中心 北理工 擊劍館 國(guó)家體育場(chǎng) 512 2024 2026 15 1924 2629 1423 1021 1620 1621 1820 1819 20 圖 52 為將檔案管理的具體任務(wù)內(nèi)容在甘特圖中體現(xiàn)，對(duì)甘特圖作了變形，用文 字描述代替線條直接進(jìn)行標(biāo)注。 根據(jù)第一級(jí)工作分解產(chǎn)生的子項(xiàng)目，第二欄為第二級(jí)工作分解細(xì)化為 26 個(gè)工作包： 總體規(guī)劃：規(guī)劃監(jiān)控、歸檔備忘錄； 制度框架：建章立制、 簽署責(zé)任書(shū)、簽署備忘錄； 配備人員：建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)； 人員培訓(xùn)：專業(yè)培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、操作培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)； 檔案收集：紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、合同檔案、 主題檔案、資料檔案、聲像檔案、電子檔案、 京外賽區(qū)檔案； 督導(dǎo)檢查：制定方案、實(shí)施督導(dǎo)； 檔案移交：北京市檔案館、國(guó)家體育總局、中殘聯(lián)、檔案目錄、全宗指南。時(shí)間管理橫軸如圖 51（片段）： 2020年度 1 月 2 月 3 月 4 月 奧體中心 北航 國(guó)體館 游泳中心 北科大 奧體 中心 射擊館 游泳中心 北理工 擊劍館 國(guó)家體育場(chǎng) 512 2024 2026 15 1924 2629 1423 1021 1620 1621 1820 1819 20 圖 51 編制縱軸 在甘特圖中，縱軸表示具體的任務(wù)，如圖 52。 編制橫軸 在甘特圖中，橫軸是一維的時(shí)間 概念，用月份標(biāo)注。管理者由此極為便利地了解一個(gè)項(xiàng) 目進(jìn)行的情況 ,并可評(píng)估工作是提前還是滯后 ,亦或正常進(jìn)行 ,是一種理想的控制工具。在甘特圖中，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示活動(dòng)，線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況。北京奧運(yùn)會(huì)檔案項(xiàng)目時(shí)間 管理實(shí)踐分為三個(gè)部分：編制項(xiàng)目進(jìn)度表、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度、實(shí)施督導(dǎo)。 檔案歸屬 不同載體的檔案歸屬 不同類別的檔案歸屬 檔案目錄的歸屬 京外賽區(qū)的檔案歸屬 檔案歸屬程序與備忘錄 時(shí)間節(jié)點(diǎn) 2020 年 5 月 31 日完成全部檔案的驗(yàn)收、移交工作。 建章立制 北京奧運(yùn)會(huì)檔案 管理制度框架主要包括 5 個(gè)方面： 規(guī)范不同載體檔案的制度； 北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 6 規(guī)范不同類別檔案的制度； 規(guī)范文件歸檔過(guò)程的制度； 規(guī)范檔案管理過(guò)程的制度； 規(guī)范不同工作重點(diǎn)的制度。即：檔案工作協(xié)調(diào)小組、檔案管理機(jī)構(gòu)、專兼職檔案隊(duì)伍、殘奧會(huì)檔案隊(duì)伍、專家顧問(wèn)隊(duì)伍。 ，實(shí)行統(tǒng)籌安排、分級(jí)管理。 工作原則 的法律法規(guī)。 工作依據(jù) 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《第 29 屆奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)工作規(guī)則》的規(guī)定，北京奧組委應(yīng)將北京奧運(yùn)會(huì)籌辦過(guò)程中直接形成的各種文字、圖表、實(shí)物、聲像等歷史記錄歸檔后永久保存。 項(xiàng)目費(fèi)用管理 項(xiàng)目質(zhì)量管理 項(xiàng)目人力資源管理 項(xiàng)目溝通管理 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理 項(xiàng)目采購(gòu)管理 項(xiàng)目管理的廣泛運(yùn)用 （略） 5 .北京奧運(yùn)會(huì)檔案工作實(shí)踐 基于忠于歷史、著眼未來(lái)的使命，在對(duì)全國(guó)大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作調(diào)研的基礎(chǔ)上，在系統(tǒng)學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理理論的前提下，課題組緊密結(jié)合奧運(yùn)籌辦工作的實(shí)際，于 2020年 4 月完成北京奧運(yùn)會(huì)檔案工作總體規(guī)劃的制訂工作。 項(xiàng)目時(shí)間管理 確定項(xiàng)目按時(shí)完成必須實(shí)施的各項(xiàng)過(guò)程及完 成的時(shí)間節(jié)北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 5 點(diǎn)。項(xiàng)目范圍的確定必須慎重考慮與權(quán)衡工具、數(shù)據(jù)來(lái)源、方法論、過(guò)程與程序、以及其他因素，確保項(xiàng)目范圍與項(xiàng)目的大小、復(fù)雜程度和重要性對(duì)稱，將影響到項(xiàng)目的整體成功。 項(xiàng)目整體管理 基本任務(wù)是項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施、全程變化控制。 項(xiàng)目管理的理論基礎(chǔ) 項(xiàng)目管理的精髓 項(xiàng)目管理的重大貢獻(xiàn)是基于系統(tǒng)管理理論的系統(tǒng)分析模型之上，確立了項(xiàng)目管理理論的九大知識(shí)領(lǐng)域，分別是：項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目采購(gòu)管理。項(xiàng)目管理是由人為界定系統(tǒng)定義，以項(xiàng)目為對(duì)象，運(yùn)用系統(tǒng)管理的思維方式，通過(guò)一個(gè)臨時(shí)性的專門的柔性組織，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。 世界觀 —— 系統(tǒng)管理理論 系統(tǒng)管理理論提供了一種分析和研究組織及其管 理的整體思維，用系統(tǒng)關(guān)系把以往的各種管理理論聯(lián)系起來(lái)，建立了一個(gè)統(tǒng)一的、宏觀的、全面的、包羅萬(wàn)象的管理學(xué)框架，成為解決管理理論的一種新的世界觀。系統(tǒng)管理思想是北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理的世界觀，它強(qiáng)調(diào)運(yùn)用系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和方法，尤其是整體論思想，分析組織問(wèn)題和管理行為，它以全局觀點(diǎn)突破了片面性思維，以“關(guān)系說(shuō)”代替“要素說(shuō)”， 以開(kāi)放觀點(diǎn)突破了封閉性研究；項(xiàng)目管理理論是北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理的方法論，它彌補(bǔ)系統(tǒng)管理思想的不足，人為界定系統(tǒng)的界限，運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，實(shí)施北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理工作。 4 北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理研究理論基礎(chǔ) 通過(guò)對(duì)北京奧運(yùn)會(huì)檔案工作的背景分析，以及對(duì)大型體育賽事檔案工作的調(diào)研，課題組認(rèn)為北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理工作應(yīng)最大限度克服片面性思維，弱化個(gè)體組成要素，打破組織內(nèi)部的封閉性研究。 北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 3 調(diào)研工作分三步進(jìn)行：一是查閱 1983 年至 2020 年我國(guó)舉辦的全國(guó)運(yùn)動(dòng)會(huì)、全國(guó)冬季運(yùn)動(dòng)會(huì)、全國(guó)城市運(yùn)動(dòng)會(huì)、全國(guó)體育大會(huì)、亞運(yùn)會(huì)、亞冬會(huì)的檔案資料；二是參加國(guó)家體育總局舉辦的大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作研討會(huì)，與會(huì)議代表進(jìn)行交流；三是進(jìn)行重點(diǎn)訪談和實(shí)地考察。 3 國(guó)內(nèi)大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作調(diào)研 課題組在認(rèn)真分析奧運(yùn)檔案工作的背景和挑戰(zhàn)之后 ,首先對(duì)國(guó)內(nèi)大型運(yùn)動(dòng)會(huì)的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研。 課題目標(biāo)是：綜合借鑒項(xiàng)目總體規(guī)劃、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理等方法，力求構(gòu)建大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作模型。 檔案管理工作目標(biāo)是：收集全面，整理規(guī)范，歸檔及時(shí)，移交到位。奧 運(yùn)會(huì)具有廣泛的、多元的社會(huì)功能，是當(dāng)今世界不同種族、不同文化、不同政見(jiàn)者會(huì)聚一堂、放棄偏見(jiàn)、停止沖突、北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 2 同場(chǎng)競(jìng)技、公平競(jìng)爭(zhēng)的唯一舞臺(tái)。 北京殘奧會(huì)于 2020 年 9 月 6 日至 17 日舉行，進(jìn)行 20 個(gè)大項(xiàng)、 21 個(gè)分項(xiàng)、 472個(gè)小項(xiàng)的比賽；報(bào)名參賽的國(guó)家和地區(qū)殘奧委會(huì)共計(jì) 147 個(gè)，參賽運(yùn)動(dòng)員約計(jì) 4000人 ,創(chuàng)歷屆殘奧會(huì)之最。 檔案的功能 我們了解了奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)的歷史； 我們認(rèn)識(shí)了奧林匹克運(yùn)動(dòng)的角色和作用； 我們感悟了中華民族的百年奧運(yùn)情結(jié)。北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 1 1 1 1 1 2020 年國(guó)家體育總局體育哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究一般項(xiàng)目 項(xiàng)目編號(hào)： 1121SS07078 北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理研究 （ 摘 要 ） 課題負(fù)責(zé)人：盛 淑 英 單 位：國(guó)家體育總局辦公廳 北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 二 ○ ○ 九 年 一 月北 京 奧 運(yùn) 會(huì) 檔 案 管 理 研 究 1 2020 年國(guó)家體育總局體育哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究一般項(xiàng)目 項(xiàng)目編號(hào)： 1121SS07078 北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理研究 1 檔案工作 檔案是歷史文明的產(chǎn)物，甲骨金石、竹簡(jiǎn)木牘、縑帛卷帙、金冊(cè)鐵卷、紙墨文件，都是人們進(jìn)行生產(chǎn)和從事政治以及科學(xué)文化活動(dòng)等社會(huì)實(shí)踐的紀(jì)錄。 檔案的定義 （略） 檔案的特點(diǎn) 原始記錄性； 知識(shí)屬性； 信息屬性。 2．北京奧運(yùn)會(huì)檔案管理研究基礎(chǔ) 工作背景 北京奧運(yùn)會(huì)概況 北京奧運(yùn)會(huì)于 2020 年 8 月 8 日至 24 日舉行，進(jìn)行 28 個(gè)大項(xiàng)、 38 個(gè)分項(xiàng)、 302個(gè)小項(xiàng)的比賽；報(bào)名參賽的國(guó)家和地區(qū)奧委會(huì)共計(jì) 204 個(gè)，參賽運(yùn)動(dòng)員共計(jì) 11194 人，創(chuàng)歷屆奧運(yùn)會(huì)之最。 特點(diǎn)分析 現(xiàn)代奧林匹克運(yùn)動(dòng)從 1896 年誕生到今天走過(guò)了 100 多年的歷程，已經(jīng)成為人們精神生活不可缺少的重要部分。 北京奧運(yùn)會(huì) —— 東西方文化融合的奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì) 兩個(gè)奧運(yùn)同樣