【正文】 表 。 主要結(jié)論 : 本課題的創(chuàng)新之處在于將系統(tǒng)管理理論和項目管理方法應(yīng)用于北京奧運(yùn)會檔案管理工作實踐，進(jìn)行項目分解，有效控制進(jìn)度，合理規(guī)避風(fēng)險，兼容中西文化，兼顧賽事檔案管理工作的時效性和系統(tǒng)性，且積累資料廣泛，產(chǎn)生數(shù)據(jù)詳實 ,實踐成果斐然，初步構(gòu)建了大型體育賽 事檔案管理工作模型 ,為大型運(yùn)動會檔案管理工作提供了一般規(guī)律。 本研究的主要方法有：文獻(xiàn)資料法、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析法、調(diào)查訪談法、個案研究法、比較研究法等。胡錦濤總書記在北京奧運(yùn)會、殘奧會總結(jié)表彰大會上指出 :“成功舉辦北京奧運(yùn)會、殘奧會，我們收獲了一筆豐富的物質(zhì)精神財富，彌足珍貴，一定要加倍珍惜、大力發(fā)揚(yáng)。 全宗指南： 5 冊； 工作手冊： 2 冊。征集信件等主題檔案 22184 件 。 總體規(guī)劃 指導(dǎo)思想 工作重點(diǎn) 建章立制 工作機(jī)制 檔案歸屬 時間節(jié)點(diǎn) 編制時間 進(jìn)度表 監(jiān)控項 目 進(jìn)度 項目時間管理 實施督導(dǎo) 項目風(fēng)險管理 制作檔案 移交確認(rèn)單 簽署檔案 利用備忘錄 編制歸檔 責(zé)任書 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 11 兩個組委會的檔案管理部門與課題組全體成員多次座談，就管理模型深入探討，已將模型推廣該運(yùn)動會的檔案管理工作中，因地制宜的開展工作。 大型運(yùn)動會檔案管理工作模型 《北京奧運(yùn)會檔案管理研究》經(jīng)過了學(xué)習(xí) —— 實踐 —— 再學(xué)習(xí) —— 再實踐的過程，初步構(gòu)建了大型運(yùn)動會檔案管理工作模型。 北京奧組委與北京市檔案局、國家體育總局辦公廳、中國殘疾人聯(lián)合會已于 2020北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 10 年 7 月 15 日就檔案利用備忘錄事宜簽署完畢。因此如何提高奧運(yùn)檔案的利用價值，同時確保檔案重要信息保密，是北京奧運(yùn)會檔案項目不可回避的風(fēng)險。 簽署檔案利用備忘錄 根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定：“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時向社會開放”。 歸檔責(zé)任書的目的； 歸檔責(zé)任書的制作。三是針對檔案利用，簽署檔案利用備忘錄。 項目風(fēng)險管理 根據(jù)風(fēng)險管理理論，結(jié)合北京奧運(yùn)會檔案管理工作的風(fēng)險識別，主要實施了三個方面的風(fēng)險管理：一是針對歸檔機(jī)構(gòu)，簽署歸檔責(zé)任書。通報推動機(jī)制為歸檔工作保駕護(hù)航。 通報 各歸檔機(jī)構(gòu)半年度的檔案驗收一個月后，在北京奧組委辦公會上通報委內(nèi)部門、競賽場館、非競賽場館、京外賽區(qū)半年度檔案工作的執(zhí)行情況。 實施督導(dǎo) 督導(dǎo)的作用是 確保按照計劃開展工作，將監(jiān)控落到實處。 為充分發(fā)揮監(jiān)控的作用，北京奧運(yùn)會檔案項目以月為周期進(jìn)行監(jiān)控，并編制檔案工作月度預(yù)報表，對每月檔案工作計劃的完成情況進(jìn)行監(jiān)控。如圖 54（片段）： 2020 年度 1 月 2 月 3 月 4 月 奧體中心 北航 國體館 游泳中心 北科大 奧體中心 射擊館 游泳中心 北理工 擊劍館 國家體育場 512 2024 2026 15 1924 2629 1423 1021 1620 1621 1820 1819 20 ● 第七批京內(nèi)競賽場館專業(yè)檔案人員到位 ● 第九批京內(nèi)競賽場館專業(yè)檔案人員到位 ● 第八批京內(nèi)競賽場館專業(yè)檔案人員到位 ● 第九批京內(nèi)競賽場館專業(yè)檔案人員到位 圖 54 月度預(yù)報表 監(jiān)控是一個閉合的系統(tǒng)，其周期是： 實施 — 反饋 — 分析 —改進(jìn) — 實施。在各項任務(wù)之前插入一個圓點(diǎn)，對圓點(diǎn)標(biāo)注不同的顏色代表該項任務(wù)完成的情況，已完成的任務(wù)用綠色標(biāo)識，正在進(jìn)行中的任務(wù)用黃色標(biāo)識，對于在規(guī)定時間內(nèi)尚未完成的任務(wù)用紅色標(biāo)識；考慮到計劃總是在變動，為方便原計劃與新計劃的變更對照，在計劃外新添的任務(wù)用藍(lán)色標(biāo)識。根據(jù)系統(tǒng)管理理論，自然界任何一個穩(wěn)定的循環(huán)系統(tǒng)必然是一種閉環(huán)的有效反饋回路，在項目管理中具有重要作用。至此，北京奧運(yùn)會檔案工作進(jìn)度表暨甘特圖編制完成。 第九批京內(nèi)競賽場館專業(yè)檔案人員到位 如圖 53（片段）： 2020 年度 1 月 2 月 3 月 4 月 奧體中心 北航 國體館 游泳中心 北科大 奧體中心 射擊館 游泳中心 北理工 擊劍館 國家體育場 512 2024 2026 15 1924 2629 1423 1021 1620 1621 1820 1819 20 圖 52 為將檔案管理的具體任務(wù)內(nèi)容在甘特圖中體現(xiàn)，對甘特圖作了變形，用文 字描述代替線條直接進(jìn)行標(biāo)注。 根據(jù)第一級工作分解產(chǎn)生的子項目，第二欄為第二級工作分解細(xì)化為 26 個工作包： 總體規(guī)劃：規(guī)劃監(jiān)控、歸檔備忘錄； 制度框架：建章立制、 簽署責(zé)任書、簽署備忘錄； 配備人員：建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)； 人員培訓(xùn)：專業(yè)培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、操作培訓(xùn)、專項培訓(xùn)； 檔案收集：紙質(zhì)檔案、實物檔案、會計檔案、合同檔案、 主題檔案、資料檔案、聲像檔案、電子檔案、 京外賽區(qū)檔案； 督導(dǎo)檢查：制定方案、實施督導(dǎo)； 檔案移交：北京市檔案館、國家體育總局、中殘聯(lián)、檔案目錄、全宗指南。時間管理橫軸如圖 51（片段）： 2020年度 1 月 2 月 3 月 4 月 奧體中心 北航 國體館 游泳中心 北科大 奧體 中心 射擊館 游泳中心 北理工 擊劍館 國家體育場 512 2024 2026 15 1924 2629 1423 1021 1620 1621 1820 1819 20 圖 51 編制縱軸 在甘特圖中，縱軸表示具體的任務(wù)，如圖 52。 編制橫軸 在甘特圖中，橫軸是一維的時間 概念，用月份標(biāo)注。管理者由此極為便利地了解一個項 目進(jìn)行的情況 ,并可評估工作是提前還是滯后 ,亦或正常進(jìn)行 ,是一種理想的控制工具。在甘特圖中，橫軸表示時間，縱軸表示活動，線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況。北京奧運(yùn)會檔案項目時間 管理實踐分為三個部分：編制項目進(jìn)度表、監(jiān)控項目進(jìn)度、實施督導(dǎo)。 檔案歸屬 不同載體的檔案歸屬 不同類別的檔案歸屬 檔案目錄的歸屬 京外賽區(qū)的檔案歸屬 檔案歸屬程序與備忘錄 時間節(jié)點(diǎn) 2020 年 5 月 31 日完成全部檔案的驗收、移交工作。 建章立制 北京奧運(yùn)會檔案 管理制度框架主要包括 5 個方面： 規(guī)范不同載體檔案的制度； 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 6 規(guī)范不同類別檔案的制度； 規(guī)范文件歸檔過程的制度； 規(guī)范檔案管理過程的制度； 規(guī)范不同工作重點(diǎn)的制度。即：檔案工作協(xié)調(diào)小組、檔案管理機(jī)構(gòu)、專兼職檔案隊伍、殘奧會檔案隊伍、專家顧問隊伍。 ，實行統(tǒng)籌安排、分級管理。 工作原則 的法律法規(guī)。 工作依據(jù) 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《第 29 屆奧林匹克運(yùn)動會組織委員會工作規(guī)則》的規(guī)定，北京奧組委應(yīng)將北京奧運(yùn)會籌辦過程中直接形成的各種文字、圖表、實物、聲像等歷史記錄歸檔后永久保存。 項目費(fèi)用管理 項目質(zhì)量管理 項目人力資源管理 項目溝通管理 項目風(fēng)險管理 項目采購管理 項目管理的廣泛運(yùn)用 （略） 5 .北京奧運(yùn)會檔案工作實踐 基于忠于歷史、著眼未來的使命，在對全國大型運(yùn)動會檔案工作調(diào)研的基礎(chǔ)上，在系統(tǒng)學(xué)習(xí)項目管理理論的前提下，課題組緊密結(jié)合奧運(yùn)籌辦工作的實際，于 2020年 4 月完成北京奧運(yùn)會檔案工作總體規(guī)劃的制訂工作。 項目時間管理 確定項目按時完成必須實施的各項過程及完 成的時間節(jié)北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 5 點(diǎn)。項目范圍的確定必須慎重考慮與權(quán)衡工具、數(shù)據(jù)來源、方法論、過程與程序、以及其他因素，確保項目范圍與項目的大小、復(fù)雜程度和重要性對稱，將影響到項目的整體成功。 項目整體管理 基本任務(wù)是項目計劃開發(fā)、項目計劃實施、全程變化控制。 項目管理的理論基礎(chǔ) 項目管理的精髓 項目管理的重大貢獻(xiàn)是基于系統(tǒng)管理理論的系統(tǒng)分析模型之上，確立了項目管理理論的九大知識領(lǐng)域，分別是：項目整體管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風(fēng)險管理、項目采購管理。項目管理是由人為界定系統(tǒng)定義，以項目為對象，運(yùn)用系統(tǒng)管理的思維方式，通過一個臨時性的專門的柔性組織，對項目進(jìn)行高效率的計劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)管理和項目目標(biāo)綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。 世界觀 —— 系統(tǒng)管理理論 系統(tǒng)管理理論提供了一種分析和研究組織及其管 理的整體思維，用系統(tǒng)關(guān)系把以往的各種管理理論聯(lián)系起來，建立了一個統(tǒng)一的、宏觀的、全面的、包羅萬象的管理學(xué)框架，成為解決管理理論的一種新的世界觀。系統(tǒng)管理思想是北京奧運(yùn)會檔案管理的世界觀，它強(qiáng)調(diào)運(yùn)用系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和方法，尤其是整體論思想，分析組織問題和管理行為，它以全局觀點(diǎn)突破了片面性思維，以“關(guān)系說”代替“要素說”， 以開放觀點(diǎn)突破了封閉性研究；項目管理理論是北京奧運(yùn)會檔案管理的方法論，它彌補(bǔ)系統(tǒng)管理思想的不足，人為界定系統(tǒng)的界限，運(yùn)用項目管理的方法，實施北京奧運(yùn)會檔案管理工作。 4 北京奧運(yùn)會檔案管理研究理論基礎(chǔ) 通過對北京奧運(yùn)會檔案工作的背景分析，以及對大型體育賽事檔案工作的調(diào)研，課題組認(rèn)為北京奧運(yùn)會檔案管理工作應(yīng)最大限度克服片面性思維，弱化個體組成要素，打破組織內(nèi)部的封閉性研究。 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 3 調(diào)研工作分三步進(jìn)行：一是查閱 1983 年至 2020 年我國舉辦的全國運(yùn)動會、全國冬季運(yùn)動會、全國城市運(yùn)動會、全國體育大會、亞運(yùn)會、亞冬會的檔案資料；二是參加國家體育總局舉辦的大型運(yùn)動會檔案工作研討會，與會議代表進(jìn)行交流；三是進(jìn)行重點(diǎn)訪談和實地考察。 3 國內(nèi)大型運(yùn)動會檔案工作調(diào)研 課題組在認(rèn)真分析奧運(yùn)檔案工作的背景和挑戰(zhàn)之后 ,首先對國內(nèi)大型運(yùn)動會的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研。 課題目標(biāo)是：綜合借鑒項目總體規(guī)劃、項目時間管理、項目風(fēng)險管理等方法，力求構(gòu)建大型運(yùn)動會檔案管理工作模型。 檔案管理工作目標(biāo)是：收集全面，整理規(guī)范，歸檔及時，移交到位。奧 運(yùn)會具有廣泛的、多元的社會功能，是當(dāng)今世界不同種族、不同文化、不同政見者會聚一堂、放棄偏見、停止沖突、北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 2 同場競技、公平競爭的唯一舞臺。 北京殘奧會于 2020 年 9 月 6 日至 17 日舉行，進(jìn)行 20 個大項、 21 個分項、 472個小項的比賽；報名參賽的國家和地區(qū)殘奧委會共計 147 個，參賽運(yùn)動員約計 4000人 ,創(chuàng)歷屆殘奧會之最。 檔案的功能 我們了解了奧林匹克運(yùn)動會的歷史； 我們認(rèn)識了奧林匹克運(yùn)動的角色和作用； 我們感悟了中華民族的百年奧運(yùn)情結(jié)。北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 1 1 1 1 1 2020 年國家體育總局體育哲學(xué)社會科學(xué)研究一般項目 項目編號： 1121SS07078 北京奧運(yùn)會檔案管理研究 （ 摘 要 ） 課題負(fù)責(zé)人：盛 淑 英 單 位：國家體育總局辦公廳 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 二 ○ ○ 九 年 一 月北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 1 2020 年國家體育總局體育哲學(xué)社會科學(xué)研究一般項目 項目編號： 1121SS07078 北京奧運(yùn)會檔案管理研究 1 檔案工作 檔案是歷史文明的產(chǎn)物，甲骨金石、竹簡木牘、縑帛卷帙、金冊鐵卷、紙墨文件，都是人們進(jìn)行生產(chǎn)和從事政治以及科學(xué)文化活動等社會實踐的紀(jì)錄。 檔案的定義 （略） 檔案的特點(diǎn) 原始記錄性； 知識屬性； 信息屬性。 2．北京奧運(yùn)會檔案管理研究基礎(chǔ) 工作背景 北京奧運(yùn)會概況 北京奧運(yùn)會于 2020 年 8 月 8 日至 24 日舉行，進(jìn)行 28 個大項、 38 個分項、 302個小項的比賽；報名參賽的國家和地區(qū)奧委會共計 204 個，參賽運(yùn)動員共計 11194 人，創(chuàng)歷屆奧運(yùn)會之最。 特點(diǎn)分析 現(xiàn)代奧林匹克運(yùn)動從 1896 年誕生到今天走過了 100 多年的歷程，已經(jīng)成為人們精神生活不可缺少的重要部分。 北京奧運(yùn)會 —— 東西方文化融合的奧林匹克運(yùn)動會 兩個奧運(yùn)同樣