【正文】 5 ZJZL 工程中交、竣工 /交工 驗(yàn)收相關(guān)資料（含：工程中交報(bào)告；工程所含單位、子單位、分部工程驗(yàn)收情況一覽表；工程監(jiān)理質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；工程設(shè)計(jì)質(zhì)量 符合性 檢查報(bào)告） 6 JDRZ 監(jiān)督日志 7 SFHW 收 發(fā) 函、收 發(fā) 文 8 TZ 通知 9 QTZL 其他 注： “監(jiān)督申報(bào)資料”是指： 《程序》 條規(guī)定的建設(shè)單位辦理監(jiān)督申報(bào)時(shí)應(yīng)提交的除《申報(bào)表》外的所有材料。 “案卷題名”欄填寫(xiě)“ ******項(xiàng)目 （項(xiàng)目的規(guī)范全稱(chēng)） 監(jiān)督檔案” ?？偰夸浿械摹鞍妇硇蛱?hào)”欄填寫(xiě)該部分檔案放在案卷的第幾卷。 本辦法自公布之日起施行。 （ 4）“監(jiān)督日志”及其他個(gè)人工作記錄資料，當(dāng)事人要求由個(gè)人繼續(xù)保存的，可提出申請(qǐng)，經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)，在銷(xiāo)毀處理期間，由資料管理人員對(duì)資料中的涉密內(nèi)容進(jìn)行技術(shù)處理后退給當(dāng)事人，并做好相關(guān)交接記錄。 （ 2）再整理的工作由項(xiàng)目監(jiān)督組 組長(zhǎng) （或檔案資料負(fù)責(zé)人） 組織有關(guān)人員進(jìn)行，提出確認(rèn)意見(jiàn)，經(jīng)站長(zhǎng)核準(zhǔn)實(shí)施。 乙類(lèi) 資料的管理： 在項(xiàng)目完成后應(yīng) 編制管理目錄進(jìn)行集中管理 、保存 ，保存年限原則上均為 裝置的一個(gè)大修期 ， 當(dāng) 工程保修期 大 于 裝置大修 期 限的，按工程保修期 。 （ 3） 保存時(shí)限根據(jù)對(duì)應(yīng)的監(jiān)督檔案的保存年限 確定 。 監(jiān)督資料主要內(nèi)容見(jiàn)附件四。 對(duì)于因管理不善 導(dǎo)致監(jiān)督檔案損壞、失效、被毀的，將根據(jù)情況追究檔案管理人員和站長(zhǎng) /監(jiān)督組長(zhǎng) 的責(zé)任。 分站應(yīng)定期對(duì)本站和下屬監(jiān)督組的檔案管理進(jìn)行檢查 。 銷(xiāo)毀的檔案必須在檔案總目錄 及卷內(nèi)目錄 的對(duì)應(yīng) “備注” 欄中加蓋 “銷(xiāo)毀 專(zhuān)用章 ” ，并注明銷(xiāo)毀日期。 對(duì)于符合銷(xiāo)毀條件并準(zhǔn)備進(jìn)行銷(xiāo)毀的監(jiān)督檔案，首先必須進(jìn)行 清理 ， 由檔案管理人員 整理 形成 銷(xiāo)毀檔案目錄， 并 對(duì)清理出的檔案隔離保存 。 監(jiān)督檔案的銷(xiāo)毀管理 保存期滿的檔案，原則上應(yīng)適時(shí)銷(xiāo)毀。 對(duì)于重要的紙質(zhì) 件 文字、圖表等監(jiān)督檔案，保管過(guò)程中 認(rèn)為有必要的可采取復(fù)印方式進(jìn)行備份，復(fù)印件必須加蓋“監(jiān)督檔案?jìng)浞輰?zhuān)用章”。出庫(kù)借閱原則上不允許超過(guò) 30 天。 借閱 檔案必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，并 履行 登記 手續(xù) 方可借閱。 監(jiān)督檔案的保管防護(hù)和借閱 保管和防護(hù)的要求： （ 1） 監(jiān)督 機(jī)構(gòu) 應(yīng)有監(jiān)督檔案 存放的 庫(kù)房 或資料室 ，且有防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等措施； （ 2） 存放檔案的柜架 應(yīng) 清潔牢固，卷盒 、卷夾 等裝具 應(yīng) 符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求且 案卷脊背的 標(biāo)識(shí)清晰準(zhǔn)確。 對(duì)于附件一所列內(nèi)容 中的 “ 其它 文件 資料 、記錄、圖片等” ，需要納入監(jiān)督檔案加以保存的，應(yīng)由監(jiān)督組長(zhǎng) （或檔案資料負(fù)責(zé)人） 核定，列出清單，報(bào)質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)檔案資料主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，納入檔案管理，并確定保存期限。 本辦法對(duì)檔案保存期的具體時(shí)限界定如下： （ 1） 永久保存是指監(jiān)督檔案需要永遠(yuǎn)保 存下去 ； （ 2） 長(zhǎng)期保存是指監(jiān)督檔案的保存期等于該工程的使用壽命 ； （ 3） 短期保存是指監(jiān)督檔案保存 5 年以 內(nèi) 但不少于一個(gè)大修期 。 移交后的監(jiān)督檔案由質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案編號(hào)后 統(tǒng)一管理。 驗(yàn)收合格的監(jiān)督檔案由 監(jiān)督組 （或檔案資料負(fù)責(zé)人） 向 質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu) 辦理移交手續(xù)， 移交責(zé)任人員 在 《工程質(zhì)量監(jiān)督檔案 /資料 移交清單 》 上簽字 。 對(duì)于不合格的監(jiān)督檔案，監(jiān)督組 必須在 10 天內(nèi)整改完畢，并報(bào)質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)復(fù)查?？傉居袑?zhuān)門(mén)要求的移交內(nèi)容，由分站按總站的要求進(jìn)行移交。 在 中間交接完成以后的監(jiān)督工作中形成的監(jiān)督檔案 ， 應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行移交。 監(jiān)督組長(zhǎng) （或檔案資料負(fù)責(zé)人） 對(duì)監(jiān)督檔案的齊全性、真實(shí)性負(fù)責(zé)。 3． 監(jiān)督檔案的 審查 與移交 所有監(jiān)督檔案的匯總整理 工作 由 監(jiān)督組長(zhǎng) （或檔案資料負(fù)責(zé)人） 負(fù)責(zé)組織，所有監(jiān)督人員參與 。 電子文件、聲像資料、圖片、實(shí)物檔案的形成 提示 見(jiàn)附件五。 各類(lèi)監(jiān)督 資料 、 監(jiān)督檔案 均在填寫(xiě) 、 整理 完成后交監(jiān)督組由檔案 資料 負(fù)責(zé)人 統(tǒng)一管理，個(gè)人不得私自保存、擅自涂改、銷(xiāo)毀或據(jù)為己 有 。 監(jiān)督檔案的總封面及目錄樣式見(jiàn)附件二。其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際相符合。 凡需要?dú)w檔的文件資料，都應(yīng)做到字跡工整、圖樣清晰， 紙質(zhì)文件的 簽字蓋章手續(xù)完備。 監(jiān)督組應(yīng) 根據(jù)本 辦法 結(jié)合監(jiān)督項(xiàng)目的 監(jiān)督資料 、 監(jiān)督檔案 管理的需要 ，制定 所監(jiān)項(xiàng)目 監(jiān)督 資料 、 檔案 形成過(guò)程的 管理 制度或計(jì)劃 ： （ 1） 、明確監(jiān)督組成員在監(jiān)督 資料 、 監(jiān) 督檔案 產(chǎn)生過(guò)程、整理過(guò)程、審查確認(rèn)過(guò)程中 各自的工作責(zé)任和工作成果要求； （ 2） 、明確監(jiān)督 資料 、監(jiān)督 檔案 形成過(guò)程的運(yùn)作程序和成果流轉(zhuǎn)傳遞的控制要求； （ 3） 、 建立項(xiàng)目監(jiān)督 資料 、 監(jiān)督 檔案 分類(lèi)編號(hào)體系。 （ 2） 受理后的監(jiān)督申報(bào)資料 及“監(jiān)督申報(bào)表”在項(xiàng)目建設(shè)期間 由監(jiān)督申報(bào)受理部門(mén)保管，并適時(shí)告知監(jiān)督組長(zhǎng)；監(jiān)督組長(zhǎng)根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)閱或復(fù)??；在項(xiàng)目完成中交后，由監(jiān)督申報(bào)受理部門(mén)向監(jiān)督組長(zhǎng)移交，監(jiān)督組長(zhǎng)負(fù)責(zé)整理歸檔。 監(jiān)督資料、 監(jiān)督檔案的形成過(guò)程及其管理具體是指： （ 1）產(chǎn)生過(guò)程：用 適宜的信息載體以 文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù) 、 實(shí)物證據(jù) 等 方式 如實(shí)記錄 工程質(zhì)量監(jiān)督活動(dòng)或 與活動(dòng)直接有關(guān) 的 事件 及 收集相關(guān)資料的過(guò)程； （ 2）整理過(guò)程： 在基于保證真實(shí)性的前提下，對(duì)記錄 活動(dòng)或 事件的各類(lèi)載體進(jìn)行合理剪輯，對(duì)記錄的 活動(dòng)或 事件 及收集的相關(guān)資料 從 資料管理和 檔案保存 要求 的角度進(jìn)行篩選 、歸類(lèi)、排序、編目 的過(guò)程 ； （ 3）審查確認(rèn)過(guò)程：對(duì)整理完畢的各類(lèi)監(jiān)督檔案進(jìn)行審查、確認(rèn)的過(guò)程 ；對(duì)未納入檔案管理的監(jiān)督資料按資料管理要求進(jìn)行審查確認(rèn)的過(guò)程。通常有照片、照相底片等。通常有原始錄音、錄像和整理編輯后的錄音、錄像等。通常有 Word、 Excel、 Powerpoint、 pdf 等格式。通常有印刷件、手寫(xiě)件、印刷與手寫(xiě)結(jié)合件等。國(guó)家或地方有關(guān)部門(mén)另有要求的，可根據(jù)要求進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充或調(diào)整。 監(jiān)督檔案 具體內(nèi)容見(jiàn)附 件一 。包括 ： （ 1） 開(kāi)展工程質(zhì)量監(jiān)督工作的啟動(dòng)文件、策劃文件及相關(guān)資料； （ 2） 實(shí)施監(jiān)督 過(guò)程中形成的指令性文件、證據(jù)性記錄和資料； （ 3） 相關(guān)責(zé)任主體在建設(shè)過(guò)程中報(bào)送的需要監(jiān)督 機(jī)構(gòu) 留存審查和核驗(yàn)的資料； （ 4） 其他 相關(guān)的 文件、資料、記錄、圖片 、 實(shí)物 等。石油化工 工程質(zhì)量監(jiān)督 資料 檔案 管理 辦法 1． 總則 為進(jìn)一步加強(qiáng) 石油化工 工 程質(zhì)量監(jiān)督 機(jī)構(gòu) 的資料、檔案管理工作， 確保石油化工 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全， 更好地促進(jìn)工程質(zhì)量監(jiān)督工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》） 、 建設(shè)部《建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)和人員考核管理辦法》（建質(zhì) [2020]184 號(hào)）、 《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》（ DA/T282020）、 《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（ GB/T503282020） 和 《 中國(guó) 石油化工集團(tuán)公司 檔案管理 辦法（試行）》 （中國(guó)石化廳 [2020]54 號(hào)） 的 有關(guān)規(guī)定， 結(jié)合《石油化工 工程質(zhì)量監(jiān)督工作程序》（ 2020版）的有關(guān)要求 制定本管理辦法。 本辦法所稱(chēng)的 監(jiān)督資料 是指 石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督總站（以下簡(jiǎn)稱(chēng)總站）及其分站 、 監(jiān)督組 （以下 統(tǒng) 稱(chēng)“監(jiān)督 機(jī)構(gòu) ”） 對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程實(shí)施監(jiān)督 所 形成的工作資料。 本辦法所稱(chēng)的工程質(zhì)量監(jiān)督檔案 （以下簡(jiǎn) 稱(chēng) 監(jiān)督檔案 ） 是 指 由 總站 及其分站 建立并進(jìn)行保存管理的在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)督過(guò)程中 所 形成的需要納入檔案管理的監(jiān)督資料 。 凡由石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)實(shí)施監(jiān)督的石化工程，適用本辦法。 2． 監(jiān)督資料、監(jiān)督 檔案形成過(guò)程的管理 檔案 /資料的信息載體形式包括： （ 1） 紙件：以紙質(zhì)材料作為記錄工程質(zhì)量信息的載體。 （ 2） 電子版件：以不同格式的電子文檔記錄、儲(chǔ)存工程質(zhì)量信息的載體。 （ 3） 聲像資料：以磁帶、磁盤(pán)等作為記錄、儲(chǔ)存工程質(zhì)量信息錄音、錄像資料的載體。 （ 4） 圖片資料：以照相材料作為記錄工程質(zhì)量信息的載體。 實(shí)物：以與工程有關(guān)的實(shí)物及對(duì)其包含的相關(guān)質(zhì)量信息進(jìn)行標(biāo)識(shí)與配套說(shuō)明的資料作為保存、證明工程質(zhì)量信息的載體。 監(jiān)督資料、 監(jiān)督檔案的形成過(guò)程實(shí)行監(jiān)督組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制 ： （ 1） 工程建設(shè)項(xiàng)目 監(jiān)督 組 組長(zhǎng)是 監(jiān)督資料、 監(jiān)督檔案形成過(guò)程的第一責(zé)任人 。 （ 3） 監(jiān)督組 應(yīng) 設(shè)專(zhuān)職或兼職檔案 、資料管理 員，負(fù)責(zé) 監(jiān)督資料 、 監(jiān)督檔案 形成過(guò)程的具體管理工作。 根據(jù)監(jiān)督 資料 、 監(jiān)督 檔案 分類(lèi)編號(hào)體系 要求， 將 不同類(lèi)別的 資料、 檔案按 項(xiàng)目 、專(zhuān)業(yè) （大的項(xiàng)目可以按單項(xiàng)工程、專(zhuān)業(yè)） 的先后順序 進(jìn)行分類(lèi)管理， 做好標(biāo)識(shí)， 并 應(yīng)及時(shí)建立 相應(yīng) 監(jiān)督 資料 、 監(jiān)督 檔案 的 管理目錄 、臺(tái)帳 。 為有利于長(zhǎng)久保存，手寫(xiě)內(nèi)容須使用藍(lán)黑、碳素墨水或墨汁等耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料，紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的 韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張 （一般用紙規(guī)格為A4，有特殊用途或要求的除外） 。 歸檔的文件資料必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，并 根據(jù) 《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（ GB/T503282020）中 “ 案卷編目 ” 中的相關(guān)要求 ， 進(jìn)行 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表及案卷封面的編制，組成案卷。 監(jiān)督檔案案卷封面及卷內(nèi)目錄樣式見(jiàn)附件三。 以電子文件形式歸檔時(shí)，要保存一套與其對(duì)應(yīng)的紙件，以確保檔案的安全。 不設(shè)監(jiān)督組的項(xiàng)目，分站站長(zhǎng)應(yīng)指定一名檔案 資料 負(fù)責(zé)人，并按 ~條要求進(jìn)行管理。 對(duì)全部監(jiān)督檔案進(jìn)行清點(diǎn)，并編制監(jiān)督檔案目錄及檔案整理情況說(shuō)明。 監(jiān)督組 （或檔案資 料負(fù)責(zé)人） 應(yīng)在 工程 項(xiàng)目中間交接完成后的三個(gè)月內(nèi)向派遣的質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)移交監(jiān)督檔案 。 由總站委托分站監(jiān)督的限上項(xiàng)目和安排分站監(jiān)督的管轄范圍以外的其它限下項(xiàng)目形成的監(jiān)督檔案，原則上由 接受委托或安排的相關(guān) 分站接收并保存。 質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)監(jiān)督檔案的完整性、 與檔案管理要求的 符合性進(jìn)行審查，并 在《監(jiān)督檔案 /資料交接 審查表》上 簽署審查意見(jiàn)。 《監(jiān)督檔案 /資料交接審查表》及填寫(xiě)說(shuō)明見(jiàn)附件六。 《 監(jiān)督檔案 /資料移交清單》及填寫(xiě)說(shuō)明見(jiàn)附件六。 4．監(jiān)督檔案的保存期限 根據(jù) 《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（ DA/T282020）和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（ GB/T503282020） 中對(duì) 不同工程 檔案 進(jìn)行不同保管 期限管理的 規(guī)定 ，結(jié)合監(jiān)督檔案保存管理的實(shí)際需要，制定 監(jiān)督檔案保存期限的確定原則 如下 ： （ 1） 以分站或監(jiān)督組為記錄事項(xiàng)核心 ， 記錄項(xiàng)目受監(jiān)狀態(tài)和監(jiān)督結(jié)論 的監(jiān)督檔案應(yīng)永久保存 （ A 類(lèi)） ； （ 2） 以具體項(xiàng)目為記錄事項(xiàng)核心 ， 記錄監(jiān)督過(guò)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要事項(xiàng) 的 監(jiān)督檔案 應(yīng) 長(zhǎng)期 保存 （ B 類(lèi)） ； （ 3） 以具體項(xiàng)目為記錄事項(xiàng)核心 ， 記錄監(jiān)督活動(dòng) 的資料， 用于與責(zé)任主體之間的流轉(zhuǎn) 溝通 性 的 監(jiān)督檔案 為 短期保存 （ C 類(lèi)） 。 列入 監(jiān)督檔案 管理 的 文件、資料 保存期限詳見(jiàn)附件 二 。 工程竣工驗(yàn)收后，監(jiān)督組 （或檔案資料負(fù)責(zé)人） 向 派遣的質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)移交檔案并在移交清單上簽字 的 日 期 為監(jiān)督檔案保存期的 起始 日。 （ 3） 監(jiān)督 機(jī)構(gòu) 應(yīng) 具備 檔案信息化 管理 和利用保護(hù) 的 基本 條件 。 借閱分室內(nèi)借閱和出庫(kù)借閱兩種。需超期借閱的，須辦理續(xù)借手續(xù)。聲像、電子數(shù)據(jù)等形式的監(jiān)督檔案則應(yīng) 2 年進(jìn)行一次備份 并做好標(biāo)識(shí) 。 因項(xiàng)目出現(xiàn)新情況需要將期滿銷(xiāo)毀檔案中的某些內(nèi)容的文件、資料進(jìn)一步延長(zhǎng)保存時(shí)間或改為永久保存的，由有關(guān)責(zé)任人員提出要求，檔案管理人員負(fù)責(zé)揀選，經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)后，重新編目存放。 檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)且在銷(xiāo)毀檔案目錄上簽字，并經(jīng)站長(zhǎng)指定的監(jiān)銷(xiāo)人核對(duì)目錄和檔案后 ，在監(jiān)銷(xiāo)人見(jiàn)證下， 方可進(jìn)行 銷(xiāo)毀工作 。 監(jiān)督檔案管理責(zé)任與檢查 分站應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位具體情況，制定具體的監(jiān)督檔案管理制度。 總站不定期對(duì)各分站和直屬監(jiān)督組的檔案管理工作進(jìn)行抽查，檢查情況納入年度考核范圍。 8．監(jiān)督資料的管理要求 監(jiān)督資料按以下原則進(jìn)行整理歸類(lèi)； 甲類(lèi)：與監(jiān)督檔案相配套或直接關(guān)聯(lián)的支持性資料； 乙類(lèi)：甲類(lèi)以外的其他資料。 甲類(lèi) 資料 的管理： （ 1） 形成 及其管理 過(guò)程 與 監(jiān)督檔案 的要求相同并 與 監(jiān)督檔案 一起管理 ； （ 2） 移交保存時(shí)， 應(yīng) 根據(jù)對(duì)應(yīng)的監(jiān)督檔案目錄編制監(jiān)督資料的管理目錄 單獨(dú)管理、 保存。 （ 4） 保存、借閱及銷(xiāo)毀管理 的要求與 監(jiān)督檔案 相同 。 一個(gè)大修期 （或工程保修期） 后，按以下原則對(duì)資料進(jìn)行處理： （ 1）結(jié)合項(xiàng)目運(yùn)行使用和大修的情況對(duì)資料進(jìn)行再整理， 確認(rèn)具有歷史保留價(jià)值的資料，納入項(xiàng)目監(jiān)督檔案永久保存；確認(rèn)對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行使用和檢 、 維修仍具有溯源支持作用的資料納入項(xiàng)目監(jiān)督檔案并確定其長(zhǎng)期或短期保存年限；確認(rèn)不需要繼續(xù)保留的資料，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。 （ 3）監(jiān)督資料的銷(xiāo)毀管理要求與監(jiān)督檔案相同。