【正文】 訂單記錄 D5 采購合同記錄 請購單 用款信息 系統(tǒng)分析 13 第三層考慮財務部門與銷售計劃將審批分解，如圖 24 所示： 第三層 DFD圖 圖 24 第三層 DFD圖 第四層數(shù)據(jù)流圖在第二層的基礎上進一步 分析，把訂單、合同處理分開，再把合同處理分為合同生成處理和合同管理。 首先是主管 根據(jù)銷售列表和資金狀況 對倉庫發(fā)來的請購單進行審批處理，然后對通過審批的請購單進行訂單、合同處理。采購系統(tǒng)就是采購部門根據(jù)庫存送來的請購單進行系統(tǒng)處理，貨到后向庫存發(fā)出入庫單。 通過實際調(diào)查，要求本系統(tǒng)具有以下功能： ? 要求系統(tǒng)具有良好的人機界面 ，使客戶不用了解過多的操作方法就可以熟練運用系統(tǒng)； ? 如果系統(tǒng)的使用對象較多，則要求有較好的權限管理 ，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全； ? 方便的數(shù)據(jù)查詢 ，通過簡單操作快速得到所需數(shù)據(jù)； ? 采用結構化的分析方法進行面向數(shù)據(jù)流的分析，主要有分層數(shù)據(jù)流圖和數(shù)據(jù)字典組成 ； 幫助更好的理解系統(tǒng)的流程； 系統(tǒng)分析 11 ? 在相 應的權限下，可方便的刪除數(shù)據(jù)，同時也要保證安全性操作。因此在需求分析階段要求客戶的廣泛參與，設計人員也要去熟悉客戶的業(yè)務工作，才能逐步確定用戶的實際需求。 其主要解決的問題： ? 信息要求：用戶希望從數(shù)據(jù)庫中獲 取什么數(shù)據(jù)，并由此決定在數(shù)據(jù)庫中 存儲哪些數(shù)據(jù) ； ? 處理要求：明確用戶對數(shù)據(jù)有什么樣的處理要求，從而確定數(shù)據(jù)之間的 相互關系 ； ? 安全性與完整性要求：確定用戶的最終需求是一件很困難的事情，用戶缺少計算機知識，不能準確表達自己的需求，所提出的需求往往經(jīng)常變化。 需求分析的任務是通過詳細調(diào)查現(xiàn)實世界要處理的對象（組織、部門、企業(yè)等），充分了解原系統(tǒng)（手工系統(tǒng) /計算機系統(tǒng)）工作概況，明確用戶的各種需求，然后在此基礎上確定新系統(tǒng)的功能。發(fā)送入庫單。所以系統(tǒng)設計需有倉庫和財務的界面（接口） 。所以還需 考慮 與其他子系統(tǒng)之間的聯(lián)系，從庫存獲取商品數(shù)據(jù)，從供應商管理獲取供應商信息，采購任務完成后需生成入庫單傳給庫存管理系統(tǒng)等。合同完成后，為庫存提供到貨信息（名稱，數(shù)量等）。另外也對訂購單按狀態(tài)分類列表記錄。按不同的狀態(tài)實現(xiàn)訂購單的新建、修改、撤銷功能。審批結束后對請購單按是否批準作分類記錄。 系統(tǒng)管理的主要要求 可將系統(tǒng)的功能分成三個模塊來處理： 1. 請購單管理：包括需求的商品的詳細內(nèi)容：商品號，名稱，規(guī)格，需求時間等。類似的還有把采購用款信息提供給財務部門更新 可用資金數(shù)目。 子系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，共采購訂單生成時使用，對各個供應商的合作執(zhí)行情況做分類統(tǒng)計，得到供應商信譽記 錄，供應商子系統(tǒng)能夠直接引用。其中請購單管理就是對庫存缺貨信息響應的結果，假設商品庫存量是庫存子系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù) ，直接在數(shù)據(jù)庫中建立表。 系統(tǒng)計劃實現(xiàn)后，計算機系統(tǒng)代替原來繁瑣的人工檔案管理 ， 系統(tǒng)邊界 采購系統(tǒng) 與 華泰超市 的就各子系統(tǒng)都有關聯(lián)。對采購過程中的三個重要記錄 —— 請購單、采購訂單和采購合同做重點管理，各自生成條件合理，數(shù)據(jù)傳遞快速有效、按執(zhí)行狀態(tài)歸類的統(tǒng)計列表及時反映執(zhí)行狀態(tài)變化。以先進成熟的計算機和數(shù)據(jù)庫技術為主要手段，建成 華泰超市 內(nèi)部 的 采購 管理信息系統(tǒng)，以做到為經(jīng)營決策提供有力的信息保證。采購訂單的錄入和維護和付款的計算機的操作等。它為整 個系統(tǒng)提供安全保障。 使用本系統(tǒng)，可以迅速提升 華泰超市 的管理水平 ， 為降低經(jīng)營成本， 提高效益，增強 華泰超市 擴張能力 ， 提供有效的技術保障 要求達到 界面友好，使用簡單，操作方便，運行穩(wěn)定可靠。 總的任務有： 大大提高 華泰超市 的運作效率。登錄任意界 面都需要不同的登錄密碼，各系統(tǒng)之間也有緊密聯(lián)系。設計操作簡單友好的界面，方便管理員使用。與庫存，供應商、財務子系統(tǒng)有效關聯(lián)，及時響應其他系統(tǒng)信息，并傳遞處理的結果。 從流程可以看出，采購相對 華泰超市 的其他業(yè)務是比較復雜 煩瑣的，對 華泰超市 管理 的采購業(yè)務信息化處理有很大的緊迫性，針對目前 華泰超市 管理信息系統(tǒng)普遍不完善，我們要重點建設采購管理這一塊，開發(fā)出功能強大，自動化程度高，安全性強的采購管理子系統(tǒng)。購進商品的質(zhì)量，價格如何，以及如何選擇采購地點 和供應商才能達到減少采購成本都與經(jīng)濟效益相掛鉤。盡管經(jīng)濟效益是在商品銷售之后實現(xiàn)的，但效益高低卻與商品購進業(yè)務經(jīng)營有著密切的關系。如果采購人員運行的時間和把握的量度同 華泰超市 的銷售速度系統(tǒng)介紹 6 庫存量適合，就可以加快商品周轉(zhuǎn)速度，從而加速資金周轉(zhuǎn)，減少保管費，節(jié)省處理積壓商品的人力物力，為 華泰超市 帶來切實利益。 采購決定著 華泰超市 商品周轉(zhuǎn)的速度。 采購在 華泰超市 經(jīng)營中的重大意義，概括的說有以下幾點 : 采購制約著 華泰超市 銷售工作的質(zhì)量。 采購管理的內(nèi)涵： ○ 1 就企業(yè)功能而言是，采購管理是企業(yè)為了達成生產(chǎn)或者銷售計劃，從適當?shù)墓蹋诖_保適當品質(zhì)下于適當?shù)臅r期，以適當?shù)膬r格 ，購入必須數(shù)量的物品或者勞務所采 取的一切管理活動。具體如下： （ 1） 及時發(fā)現(xiàn)那些銷路不佳的代銷商品、處于衰退期商品或雖是經(jīng)銷但銷售業(yè)績不佳的商品，盡快與供應商聯(lián)系，及時退貨，及時中斷繼續(xù)訂貨； （ 2） 對那些存在質(zhì) 量問題（如衛(wèi)生、安全、包裝等不合格）的商品要盡早停止訂貨有供貨； （ 3） 對違反采購合同的信譽不良的供應商要毫不留情地給予淘汰。在 買方市場條件下，作為流通業(yè)主導者的連鎖 華泰超市 ，應主動承擔起引導消費、引導生產(chǎn)的重任，積極開發(fā)新的供應商，開發(fā)新的產(chǎn)品，不斷適應消費者需求的變化，更好地滿足消費者的需要。其功能如下： 開發(fā)新商品，開發(fā)新供應商 華泰超市 商品采購的主要功能是開發(fā)新商品，開發(fā)新供應商。因此，正確認識采購，是當前企業(yè)在全球化、信息化市場經(jīng)濟中賴以生存的一個保障，更是現(xiàn)代化企業(yè)謀求發(fā)展壯大的一個必然要求。驗收中發(fā)現(xiàn)問題，要做好記錄，及時與運輸部門或供貨方聯(lián)系解決。商品驗收應堅持按采購合同辦事．要求商品數(shù)量準確，質(zhì)量完好，規(guī)格包裝符合約定，進貨憑證齊全。供貨商按約交貨，采購方支付貨款。(4)貨物的檢驗驗收； (5)貨物的價格，包括單價、總價； (6)貨物的運輸； (7)貸款的收付； (8)爭議的預防及處理。在采購談判中，采購人員要就購買條件與對方磋商，提 出采購商品的數(shù)量、花色、品種、規(guī)格要求，商品質(zhì)量標準和包裝條件，商品價格和結算方式，交貨方式，交貨期限和地點也要雙方協(xié)商，達成一致，然后簽訂購貨合同。 采購方式也有很多種，主要有：訂購，選購，進口商品，分配、調(diào)撥，企業(yè)代銷，聯(lián)營聯(lián)銷。包括：暢銷品 及滯銷品的分析；滯銷品的處理；庫存狀況的掌握及控制；商品的店間移動調(diào)度；商品配置表的制定與管理；壞品退貨監(jiān)督；訂貨業(yè)務的檢查；商品鮮度的監(jiān)督；商品臺帳的管理；賣場陳列展出指導； （ 5） 商品信息收集。如確定重點商品的預定銷售價格、采購價格、采購數(shù)量、采購來源等； （ 3） 進行采購作業(yè)。每月的重點銷售商品須有一套完整的銷售計劃。 其中采購人員的職責有： （ 1） 把握預算實績。確定采購渠道；進行進貨洽談、簽訂訂貨合同；完成商品檢驗與驗收活動。非正式采購組織由銷售人員參與采購，便于根據(jù)市場商品銷售確定采購活動，使購銷緊密連接，但不利于對采購工作的統(tǒng)一控制管理。 另一種是非正式的采購組織，企業(yè)不設專職采購部門，由銷售部、組負責商品采購工作。 商場的商品采購機構有兩種：一種是正式的采購組織，專門負責商品采購工作，人員專職化。 為了科學地組織商品采購，商場必須根據(jù)自身狀況，建立相應的采購機構；根據(jù)商品經(jīng)營范圍、品種，形成商品經(jīng)營目錄 。 華泰超市 采購管理子系統(tǒng)概述 商品采購是商場主要業(yè)務活動之一。 該系統(tǒng)的子系統(tǒng)有：采購管理信息系統(tǒng)、庫存管理信息系統(tǒng)、供應商管理信息系統(tǒng)、價格管理信息系統(tǒng)、配送管理信息系統(tǒng)、門店管理信息系統(tǒng) ，比較全面的實現(xiàn)了 華泰超市 管理的信息化。 華泰超市 管理信息系統(tǒng)要求的特點 為實現(xiàn) 華泰超市 的經(jīng)營管理自動化、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡化、信息利用綜合化，要求在建立單體 華泰超市 時，應實現(xiàn)商品部統(tǒng)一管控商品、財務部統(tǒng)一處理供商結款、實現(xiàn)商品的單品管理，前臺能夠隨時得到商品 的 基礎信息，后臺管理系統(tǒng)隨時掌握銷售和庫存情況，在單店實現(xiàn)日常進、銷、調(diào)、配、存的業(yè)務處理和銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等功能。連鎖企業(yè)要實現(xiàn)操作規(guī)范化、快速化、高效化和科學化，必須要重視 信息 系統(tǒng)的建設。由于它能夠準確記載和查閱有關 華泰超 市 經(jīng)營活動的大量 數(shù)據(jù) ，幫助 華泰超市 經(jīng)營者掌握和分析營銷情況，及時作出正確決策，并且有利于商店內(nèi)部的進貨、庫存、銷售情況等管理，因而大大提高了現(xiàn)代 華泰超市 的管理水平 華泰超市 的每一個決策，每一個流程，每一個經(jīng)營過程及其結果，都應該用用數(shù)字去控制它。因此，對一企業(yè) MIS進行有針對性地研究，并由此構造一個具有代表性的系統(tǒng)構建方法將具有重要的實用價值。而建立一整套完善適用的企業(yè)管理信息系統(tǒng)（ Management Information System,簡稱 MIS）無疑是實現(xiàn)上述目標的有力手段之一。企業(yè)要適應新的國內(nèi)外形勢在競爭中求生存，在生存中求發(fā)展。 隨著市場的國際化，市場對企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和服務的要求越來越高，市場競爭日趨激烈企業(yè)在競爭中面臨著嚴峻的考驗。 本文的目的是通過調(diào)研、分析、設計和實施，完成 華泰超市 管理信息系統(tǒng)中采購 管理 子系統(tǒng)的開發(fā)；通過對往來數(shù)據(jù)高效、自動的處理，將往來管理子系統(tǒng)的各個部分有機地結合在一起，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高往來管理的效率 。 《 華泰超市 采購管理 信息系統(tǒng) 設計 》的主要功能就是對商品三大基本信息（ 即供應商信息、 庫存 信息及單品信息 ） 的 建立 、刪除 及數(shù)據(jù)