【正文】 周五將收集內(nèi)容進行整理； 周一將上周內(nèi)容編成《展會信息》； 審核修正后，進行復(fù)印、分發(fā)、存檔。 辦公自動化管理流程 OA 系統(tǒng)管理流程 每天上班后 9 點前完成檢查 OA系統(tǒng)運行情況 。 檢查稿件 真實情況 。 英文版管理流程 在 23 日前確定英文版下期報刊大綱； 交主編審核； 呈董事長審定； 當月 10日前將中文稿翻譯成英文； 在 15 日前完成排版； 在 17 日前以郵件方式發(fā)送出去； 存檔。 《現(xiàn)代展覽》報管理流程 《現(xiàn)代展覽》報管理流程分中文版和英文版管理流程。 進行審核后通知網(wǎng)絡(luò)公司更新 。 進行 審核后上傳網(wǎng)站 。 商務(wù)往來、會務(wù)信息發(fā)布流程 提前半小時到達活動地點； 收集相關(guān)資料、拍照和錄音； 當天發(fā)布活動新聞（配圖片）； 檢查、核對發(fā)布信息。 展會結(jié)束后將展會快報發(fā)布網(wǎng)上 。 展前 1 天整理新聞稿并 發(fā)網(wǎng)上 。 網(wǎng)站信息發(fā)布流程 網(wǎng)站信息發(fā)布流程包括展會信息和商務(wù)往來、會務(wù)信息發(fā)布流程兩部分。 網(wǎng)站管理流程 網(wǎng)站管理流程 每天早上 8:30/下 午 2:30 后檢查網(wǎng)站的運行情況 。 呈交領(lǐng)導(dǎo)和采訪對象閱覽 。 進行采訪 。 Q/GDXD TG 12 約請采訪對象 。 我方邀請媒體采訪工作流程 確定發(fā)布內(nèi)容，編寫采訪大綱及新聞通稿； 確定邀請媒體名單，邀請媒體； 安排會面時間和地點，如果是新聞發(fā)布會，要確定會場、布置會場，通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、準備車馬費、新聞發(fā)布； 進行采訪； 跟蹤發(fā)稿情況，收集新聞稿件； 呈交領(lǐng)導(dǎo)閱覽； 存檔。 督促跟蹤媒體刊播新聞稿件 。 展會前一天復(fù)查準備工作 。 協(xié)助主辦單位邀請媒體 。 Q/GDXD TG 11 數(shù)碼照片每季度、每年底進行刻錄存檔。 對主要領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓每人至少拍一張?zhí)貙?。 數(shù)碼照片每季度、每年底進 行刻錄存檔。 拍攝嘉賓參觀、展會盛況和展會活動照片 。 在 VIP 室拍攝嘉賓交流的照片 。 音像資料收集管理流程 音像資料收集管理流程包括展會照片和商務(wù)往來、會務(wù)活動照片兩部分。 ,于 12月 15日前完成 。 管理流程分體系管理流程 宣傳管理流程 宣傳工作流程 部門宣傳負責(zé)人起草部門年度宣傳計劃 。 在 12 月 20日要確定方案； 在 12 月 25日下發(fā)通知； 根據(jù)計劃進行活動； 根據(jù)活動采寫新聞、發(fā)布新聞。 企業(yè)文化管理流程 企業(yè)文化工作流程 每年 12月 5 日前起草中心年度企業(yè)文化活動草案 。 到訪接接待管理流程 首先要了解到訪者的意圖 ,然后約定會面時間地點； 準備客方背景資料和我方的 介紹材料； 準備會議并通知攝影； Q/GDXD TG 8 開始會談，領(lǐng)導(dǎo)出席，如果雙方需要翻譯 ，則由翻譯進行現(xiàn)場翻譯； 整理會議經(jīng)要，更新外事數(shù)據(jù)庫； 跟進聯(lián)系并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報； 外事信函存檔。 辦公室網(wǎng)絡(luò)維護流程 網(wǎng)絡(luò)管理員每天上班 后檢查辦公室網(wǎng)絡(luò)運行情況； 如發(fā)生異常，首先檢查中心交換機，非交換機問題需通知經(jīng)營管理公司，派工程部人員對問題進行檢測； 可自行處理的問題，要在 2 小時內(nèi)完成問題處理，不能處理的要以書面形式向中心報告，請求網(wǎng)絡(luò)架設(shè)商的技術(shù)支持； 每月 5 日前完成辦公室檢查殺毒軟件運行升級情況。 會務(wù)工作流程 接到通知，準備相關(guān)資料； 信息反饋； Q/GDXD TG 7 做好與會嘉賓接待、簽到工作； 茶水服務(wù)。 前臺接待流程 前臺文員做好來訪客人的接待和登記工作； 通知接見人； 引領(lǐng)來訪客人到接見人處； 進行茶水服務(wù)。 Q/GDXD TG 6 考勤工作流程 每月底根據(jù) 部門 員工個人出勤記錄 ，在下月 3 日制定好部門考勤表； 經(jīng)部門每位員工確定后，送辦公室主任簽字確認； 在 5 日前送達人力資源部。 工作周報流程 每周五部門指定專人將本周工作進行小結(jié)，并擬定下周工作計劃； 將周報送部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字確認； 將周報上傳到中心周報專用郵箱； 總經(jīng)辦每周一查閱各部門周報上交情況，對未上交部門進行催交； 總經(jīng)辦主任閱覽周報，寫出重點指示，傳至中心周報專用郵箱； 月底各部門進行周報下載存檔工作。 管理員每月底進行辦公用品的清點和整理工作。 辦公用品管理流程 辦公用品管理流程包括辦公用 品采購流程和辦公用品領(lǐng)取流程兩部分。 查閱文件，管理員做好文件查閱登記。 檔案接收流程 每年 1 月份中心通知各部門移交檔案； 每年 2 月份對移交檔案進行清點、核對后簽字確認； 對移交的檔案進行整理，包括將件起釘、粘貼，按類型、年限分類立卷，并將明細目錄輸入電腦等； 檔案管理員將 立卷檔案存放檔案室。 印信管理流程 由申請人填報“用印 申請單”，并注明使用目的、日期和蓋章數(shù)量 ； 由申請人、部門經(jīng)理簽字確認后，呈權(quán)限所屬領(lǐng)導(dǎo)審批 ； 由管理員做好印章使用登記后，進行用印 ； 管理員對草擬稿、蓋章文件各一份進行存檔。 文件傳送流程 由上報部門文員擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后，送至總經(jīng)辦 ； 由總經(jīng)辦分送到中心領(lǐng)導(dǎo)進行審批，按審批意見，做 部門分送登記工作 ； 由文件管理人員進行文件登記歸檔。 本標準起草 人 ： 王偉潮，梁美玲，方淑霞，王月容，熊曉云，鐘運曉，曾士桂，歐東寧，李子敬 。 廣東現(xiàn)代會展管理有限公司 企業(yè)標準 Q/GDXD Q/GDXD TG 服務(wù)流程管理規(guī)范 20200315 發(fā)布 20200401實施 廣東現(xiàn)代會展管理有限公司 發(fā)布 Q/GDXD TG 2 前 言 本標準由 行政中心 提出。 本標準由標準化 小組 歸口。 Q/GDXD TG 3 服務(wù)流程管理規(guī)范 一、 行政管理流程體系 1. 行政管理流程分體系 ：分為文件傳送流程和中心對外行文流程兩部分。 中心對外行文 由中心草擬對外行文，以部門名義對外行文要經(jīng)部門負責(zé)人審批，以中心名義對外行文則由總經(jīng)理審批 ； 由中心進行校對，并蓋公司印章， 然后 發(fā)文到 指定公司或部門 ； ，由文件管理人員進行登記歸檔。 檔案管理流程 Q/GDXD TG 4 檔案管理流程分為檔案接收和檔案查閱兩部分。 檔案查閱流程 申請人填寫“檔案查閱申請表”，并注明查閱內(nèi)容、目的和資料是否復(fù)??； 查閱申請表經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后，送總經(jīng)辦審核； 如果是重要或秘密文件需中心領(lǐng)導(dǎo)批準 ，方可查閱。 辦公管理流程 辦公管理流程包括辦公用品管理流程、工作周報流程、日常工作流程、中心物品采購流程、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護編程五大部分。 辦公用品采購流程 每月初統(tǒng)計總部各部門所需辦公用品的種類、數(shù)量要求； 根據(jù)各部門需求制訂采購計劃； Q/GDXD TG 5 經(jīng)總經(jīng)辦行政主管審核確認后，進行采購； 管理員將采購的辦公用品整理登記后入庫。 辦公用品領(lǐng)取流程 申請人填寫辦公用品申請單 ； 經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認； 按照低值易 耗品領(lǐng)用標準進行領(lǐng)??； 管理員做好出庫記錄； 管理員每月底進行辦公用品的清點和整理工作。 日常工作流程 日常工作流程包括考勤、領(lǐng)導(dǎo)大事記、前臺接待、報銷、會務(wù)工作流程五大部分。 領(lǐng)導(dǎo)大事記工作流程 每月 1 日打印大事記表格，送至中心領(lǐng)導(dǎo)進行填寫； 每月 5 日前收回表格，并將表格內(nèi)容錄入電腦； 將領(lǐng)導(dǎo)大事記上傳中心 領(lǐng)導(dǎo)郵箱。 報銷流程 由報銷人將發(fā)票粘貼好，并簽字，再交部門經(jīng)理簽字確認； 送財務(wù)部門進行審核； 分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知出納報銷金額； 做好報銷記錄工作。 中心物品采購流程 根據(jù)部門需要提出采購申請，交審計部進審核、審批； 總經(jīng)辦對采購物品進行定價、定供貨商； 采購物品在 2 萬元以下由采購部直接采購，超過 2 萬元則采取招投標方式，挑選最佳性價比供貨商，并聯(lián)合財務(wù)部門、經(jīng)營管理公司對物品進行驗收； 結(jié)算款項、物品進行歸倉，分發(fā)辦公用品。 接待管理流程 接待管理流程包括外事活動到訪和出訪兩部分。 出訪接待管理流程 提前安排行程，預(yù)定酒店、機票等； 準備出訪所需材料，并攜帶相機、錄音筆等設(shè)備； 開始進行會談，領(lǐng)導(dǎo)出席，如果雙方需要翻譯，則由翻譯進行現(xiàn)場翻譯； 整理會議經(jīng)要，更新外事數(shù)據(jù)庫； 跟進聯(lián)系并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報； 外事信函存檔。 報領(lǐng)導(dǎo)審批并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進行調(diào)整 。 活動組織流程 Q/GDXD TG 9 活動舉行前 15天起草活動方案； 呈報領(lǐng)導(dǎo)審批，下發(fā)活動通知； ，提前一天檢查活動籌備情況； 進行活動，現(xiàn)場攝影、攝像； 采寫新聞、發(fā)布新聞； 活動總結(jié)。 部門領(lǐng)導(dǎo)審核后 ,于 12 月 5 日前呈上報總經(jīng)辦 。 中心年度宣傳計劃呈報中心領(lǐng)導(dǎo)審閱 ,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示進行調(diào)整； 于 12 月 30日前確定中心年度宣傳計劃； 部門宣傳負責(zé)人制定部門分月宣傳計劃，中心制定總經(jīng)辦分月宣傳計劃，均于上月 28日前完成； 報中心領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)審閱； 在上月 30日確定分月宣傳計劃； 執(zhí)行分月宣傳計劃； 當月 25日召開中心宣傳工作座談會； Q/GDXD TG 10 當月 26 日整理會議紀要，呈報中心領(lǐng)導(dǎo)； 根據(jù)中心領(lǐng)導(dǎo)指示進行調(diào)整； 與部門溝通，修改原計劃； 于當月 28 日前重新制定總經(jīng)辦分月宣 傳計劃 ，并呈中心領(lǐng)導(dǎo)審批。 展會照片的收集管理流程 接到任務(wù)后 ,需提前一小時到達展會現(xiàn)場 。 在開幕式現(xiàn)場拍攝開幕