【正文】 （一） 意義 （二） 文件檔案的類別與形式 公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。 （七）泄密應(yīng)急 1． 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務(wù)報告主管部門立即采取防范措施； 2． 公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報告主管部門即采取補救措施； （八）泄密責(zé)任追究 1． 當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟和法律責(zé)任； 2． 根據(jù)情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。 6． 行政部負(fù)責(zé)根據(jù)《文件檔案管理制度》進行對各類載體設(shè)置警示標(biāo)識的工作。 4． 行政部對傳真機、復(fù)印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán) 格的使用登記管理流程。 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 2． 公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對特定事項的保密承諾書。 2 公司全體員工負(fù)有保護商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。 （四）保護原則 保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便 利于各項工作的原則。 公司商業(yè)秘密的來源： （ 1） 公司自行制作并符合所述定義者； （ 2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者； （ 3） 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括： （ 1） 公司管理、財務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計、制度文本內(nèi)容及方法； （ 2） 公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。 （三）定義 公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，并經(jīng)公 司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 十五 午餐 第三章 業(yè)務(wù)支持 一 公司主頁 1． 行政管理部負(fù)責(zé)公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜 2． 企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改 3． 行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁內(nèi)容 ，進行下載、修改及上傳的技術(shù)處理 4． 行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜 5． 行政部負(fù)責(zé)主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜 二 商業(yè)秘密保護制度 （一） 目的 保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。 4. 公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。 2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日 ,行政管理部得以公司名義安排祝賀。 6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報案辦理。如為出售則暫時存檔。 3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián) ,經(jīng)核準(zhǔn)后 ,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。合同文本交行政管理部門備案。 3. 行政部須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。 訪客接待流程 十 辦公用品 （一） 文具 1． 行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記 2． 行政部須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進行 訪客 總臺詢問 推銷商 總臺應(yīng)對 客戶 電話業(yè)務(wù)員 出迎進專案室 文員上茶 朋友 電話受訪人 出迎進接待室 董事長 /GM 朋友 電話秘書 出迎進辦公室 秘書上茶 責(zé)任人：總臺、秘書、文員 監(jiān)督人：各級主管 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 （二） 茶、水 1． 行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記 2． 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序 3． 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行 十一 采購 1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。 圖書管理流程 （二）專業(yè)資料 1． 資料分類： 公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本 及復(fù)印件； 公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)； 公司各類剪報 。附《圖書登記冊》 公司章 合同章 法人章 財務(wù)章 用印申請 GM 秘書 GM 簽準(zhǔn) 用印 GM 秘書 申請單歸類 申請人 責(zé)任人： GM 秘書 監(jiān)督人： GM 用印申請單 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 3. 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。 2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。 2. 公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請 (匯簽 )經(jīng)上級核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。 10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文 、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進行修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。對公司所有訂閱的報刊由專項負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。 7. 對一些機密文件 ,需在文件頁首加蓋印章 ,以防止隨意傳播。 6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘 處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。附《收、發(fā)文登記表》 3. 文秘在收文后必須先根 據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進行復(fù)印和留檔。英達(dá)仕顧問管理公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。 (一） 定期例會 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集 /主持人員 業(yè)務(wù)診斷會議 每工作日上午 9:3010:00 各部門人員 對外服務(wù)中相關(guān)問題討論、日計劃 各部主管 月度總結(jié)、規(guī)劃會議 每月度第一天下午 總經(jīng)理 各部門主管、工作人員 上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報告 各部主管 主管例會 每月第一天下午 總經(jīng)理、各部主管 月度工作計劃協(xié)調(diào) 總經(jīng)理 員工大會 每月中旬一次 總經(jīng)理 全體員工 經(jīng)營總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容 行政管理部 /總經(jīng)理 董事會會議 每年度一次 董事長、董事、總經(jīng)理 公司重大事項決議 總經(jīng)理 /董事長 （二） 非定期會議 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集 /主持人員 公司發(fā)展研討會 不定時 總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員 就市場拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營等 相關(guān)事項的討論 行政管理部主任 /總經(jīng)理 臨時會議 不定時 總經(jīng)理、部門主管、其他有關(guān)人員 特殊事宜 行政管理部主任 /總經(jīng)理 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 董事會臨時會議 不定時 董事長、董事、總經(jīng)理 公司經(jīng)營特殊重大事宜 總經(jīng)理 /董事長 （三） 會議安排 1． 公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排 2． 主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容 3． 秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容 4． 秘書負(fù)責(zé)會場安排與整理 5． 開會期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案 會議流程 四 辦公設(shè)備管理 1． 電腦 行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)； 根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼 員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄 員工不得私設(shè)電腦密碼 2．傳真機、復(fù)印機： 由公司行政部統(tǒng)一管理與使用 建立嚴(yán)格的使用登記制度 未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用 會議計劃 秘 書 通 知 安 排 記 錄 摘要備案 會議計劃單 會議通知 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 3．可運用狀態(tài)維護 行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機 \復(fù)印機的檢查、保養(yǎng)和維修 ,保證設(shè)備的可運用狀態(tài) 五 文書作業(yè) （一） 打印 1． 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。 三 會議管理 會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。 2 專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。 4 《日工作時間控制表》是公司對外服務(wù)的重要計費依據(jù)。 2 公司員工應(yīng)該按照“《日工作時間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司行政管理部。 5 月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。 3 員工月度工作計劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 年度計劃流程 （二） 部門、員工月度工作計劃 1 部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。 4 公司、部門年度發(fā) 展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。 大量的管理資料下載 大量的管理資料下載 2 公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。 二 工作計劃與報告 沒有計劃的行為是無效率的行為。 辭職交接流程 辭職 /離職申請 主管意見 行政主管意見 GM 批示 業(yè)務(wù)交接 財務(wù)交接 行政出勤統(tǒng)計 行政交接 GM 秘書備案 退工 /結(jié)檔 辭職 /辭退 申請書 工作交接單 工作