【正文】 ，受文部門需在最短時間內(nèi)予以回復(fù)，并在規(guī)定時間內(nèi)完成相關(guān)事宜； （流程圖） 二 、 外部公文： （ 1）統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)收受、登記，并視情況轉(zhuǎn)交相關(guān)負(fù)責(zé)人閱后歸檔； （ 2）外部公文的處理：具有專利性、獨特性、技術(shù)性的資料、特定列管的業(yè)務(wù)機密或關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益的外來文書，呈總經(jīng)理核閱后分送相關(guān)部門處理并歸檔。 （ 三 ） 公文的存檔和編號 一、 分內(nèi)部公文（ N）和外部公文（ W）； 二、 公文發(fā)文時編號： QTN（ W） 部門 年代號（ 04） 次序號 如：行政部文件編號（內(nèi)部） QTNXZ年代號 001 三、 科目代碼號： （ 1） 公文 ——G； （ 2） 文件 ——W； （ 3） 會議紀(jì)要 ——H； （ 4） 協(xié)作聯(lián)絡(luò)單位 ——X； （ 5） 合同 ——T； （ 6） 資料 ——z； （ 7） 其它 ——Q； 四、 公文存檔時編號： N（ W）科目代號 時間（ 0000） 部門 次序 如： 2021年 5月 12日采購部內(nèi)部公文存檔編號： N+G+（ 03512） +cg+01 五、 文件夾目錄： 六、 合同的存檔： （ 1）各類合同正本或原稿保存于財務(wù)部，其他部門用影印件代替； （ 2） 經(jīng)濟(jì)類合同，工程類合同等可視正本或原稿份數(shù)備財務(wù)部存查； （ 四 ） 公文的處理流程 一、 內(nèi)部公文 （ 1） 上行文： 均由行政部秘書負(fù)責(zé)收受、處理。 二、 外部公文： 是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人等外界進(jìn)行往來的文書，大致可分為經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、禮儀類等； （ 二 ） 公文的寫作 一、 寫作要求： 遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡明扼要、一事一議、語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。（如內(nèi)部公文正反打印等） ； 二十三、 下班后切斷所用電源，檢查門窗是否關(guān)好，以免發(fā)生意外； 二十四、 嚴(yán)格遵守公司各項規(guī)章管理制度。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕可先把女性介紹給男性； 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的： 一、 辦公桌：桌面可放 電腦、電話、文具、茶杯等，不允許放其它無關(guān)物品。 六、 物品和設(shè)備使用 （ 1）公司的物品不能野蠻對待，挪為私用； （ 2）及時清理、整理帳簿和文件、對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關(guān)閉； （ 3）借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處； （ 4）工作臺上不能擺放與工作無關(guān)的物品； （ 5）公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。在會見客戶或出席儀式時的站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前； （ 2）坐姿 ——坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方； ※ 要移動椅子的位置時，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，然后再坐； （ 3）走姿 ——①挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動；②步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、不跨步、不跑步； 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 一、 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)相互點頭行禮表示致意； 二、 握手時的禮儀： （ 1）目視對方眼睛； （ 2）握手時脊背要挺直，不彎腰低頭； （ 3）要大方熱情，不卑不亢； （ 4）伸手時同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的； （ 5）異性間女性應(yīng)先向男性伸手； 三、 出入房間的禮 貌： （ 1）進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進(jìn)； （ 2）進(jìn)入后，回手關(guān)門，不能大力，粗暴； （ 3）進(jìn)入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話； （ 4）如有急事要打斷說話，也要看住機會。 （ 2）工裝分春、秋工裝各一套； （ 3）凡進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員，著備用工裝； （ 4）備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里； （ 5）員工工裝由部門負(fù)責(zé)人向行政部申請，財務(wù)部領(lǐng)??； （ 6）員工負(fù)責(zé)定時自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無損，如有破損或丟失，自行購買同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政部組織購買； （ 7）不得在工作時間外穿著工裝（具體情況可另定）； （ 8）工裝費用由公司承擔(dān)，員工在離 職時： ① 員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個月的承擔(dān)工裝費用的100%，工裝歸員工所有； ② 員工自收到工裝后，在本公司工作三個月到六個月的承擔(dān)工裝費用的 50%，工裝歸員工所有； ③員工自收到工裝后，在本公司工作六個月到一年的承擔(dān)工裝費用的20%，工裝歸員工所有； ④員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有； 第三條 儀表 —— 端莊、整潔 （ 1）頭發(fā)： —— 員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長； （ 2）指甲： —— 指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。 版本： A (編號 :QTXZWJ2021002) 目 錄 行政辦公規(guī)范管理制度 （ 1） 第一章 員工工裝 及辦公儀表規(guī)定 （ 2） 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 （ 3） 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 （ 4） 第四章 語言規(guī)范 （ 5） 第五章 嚴(yán)禁事項及行政辦公要求 （ 6） 第六章 公文管理制度 （ 7） 第七章 印章管理制度 （ 8） 第八章 辦公物品管理制度 (9) 第九章 會議管理制度 (10) 第十章 保安及保潔管理制度 (11) 第十一章 安全生產(chǎn)及消防管理制度 (12) 第十二章 保密管理制度 (13) 第十三章 車輛管理制度 (14) 第十四章 文件管理與控制制度 (15) 第十五章 相關(guān)表格 行政辦公規(guī)范管理制度 概述： 是對企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語言和行為等基礎(chǔ)性事項進(jìn)行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之一； 設(shè)計依據(jù)： （ 1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風(fēng)； （ 2）體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公紀(jì)律； （ 3）體現(xiàn)全員服務(wù)的協(xié)作意識； （ 4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌； 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 ※第一條 工牌 （ 1）上班時間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗； （ 2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外； ※第二條 工裝： （ 1）生產(chǎn)區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。女性員工涂指甲油要 盡量淡色，不宜戴假甲； （ 3）胡子 —— 不留胡須，應(yīng)經(jīng)常修剪； （ 4）口腔 —— 保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品； （ 5）面部 —— 女性員工化妝應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，（不宜用香味濃烈的香水），男性職員應(yīng)保持面部清潔； （ 6）服飾 —— 清潔、方便 a 男性職員 ——在工作場所必須著西裝，打領(lǐng)帶； ①襯衫：顏色白、灰、淡藍(lán)為主 ——襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢； ②領(lǐng)帶：注意與西裝、襯衫顏色相配，原則上以黃、紅、蘭為主調(diào)； ※領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳； b 女性員工 ※在工作場所 著職業(yè)裝（顏色以深色為主）不追求華麗； （ 7）員工工作時不得穿大衣或過分臃腫的服裝； （ 8）鞋子應(yīng)保持清潔（以黑色為主），如有破損應(yīng)及時修補； 第四條 姿勢和動作 ——保持優(yōu)雅 （ 1）站姿 ——兩腳腳跟著地，腳尖離開約 45度；腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔；兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。而且要說： “對不起，打斷您們的談話 ”； 四、 遞交物件時 （ 1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對方的方向遞上去； （ 2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著； （ 3）至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己； 五、 走通道、走廊時要放輕腳步 無論在自己的公司，還是對訪問的公司，在通道和走廊 里不能一邊走一邊大聲說話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。同事、客戶間以先生、小姐等相稱； （ 6）未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等； 七、 電話使用 （ 1）電話來時，聽到鈴響，至少在第 二聲鈴響前取下話簡； （ 2）通話時先問候，并自報公司、部門； （ 3）對方講述時要留心聽，并記下要點； （ 4）未聽清時，及時告訴對方； （ 5）結(jié)束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話簡； （ 6）隨時準(zhǔn)備紙和筆； （ 7）通話簡明扼要，不得在電話中聊天； （ 8）對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人； （ 9）在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人； （ 10）工作時間內(nèi)，不得打私人電話； 八、會議 ——注意 （ 1）提前到會場做好準(zhǔn)備，并將手機 調(diào)整到帶震狀態(tài)； （ 2）領(lǐng)導(dǎo)入會時，應(yīng)起立示意； （ 3）會議中不準(zhǔn)隨便出入，若有急事請假，要放輕腳步，輕輕離開； （ 4）他人發(fā)言時，要注意凝聽，且不得在下面小聲討論，防止語言、表情作出不禮貌的表現(xiàn)； 九、 接待工作 （ 1）在規(guī)定的接待時間內(nèi)，不缺席； （ 2）有客戶來訪，馬上起來接待，并讓座； （ 3）來客多時以序進(jìn)行，不能先接待熟悉客戶； （ 4）對事前已通知來的客戶，要表示歡迎； （ 5）應(yīng)記住常來的客戶； （ 6）接待客戶時應(yīng)主動、熱情、大方、微笑服務(wù)； 十、 介紹和被介紹 （ 1）無 論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹，應(yīng)該對介紹負(fù)責(zé)； （ 2）直接見面介紹的場合下，應(yīng)先把職位資格低者介紹給職位資格高者； ※ 若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的，在自己公司和其他公司處理業(yè)務(wù)關(guān)系時，可把本公司的人介紹給別的公司的人； （ 3）把一個人介紹給很多人時，應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定； 男女間的介紹，應(yīng)先把男性介紹給女性。（私人皮包、報紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈； 二、 電腦：置辦公桌面左前角，呈 30度貼墻（或貼卡座屏風(fēng)）放置； 三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開時椅子須調(diào)正貼桌放好； 四、 卡座屏內(nèi)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼； 五、 垃圾簍：置辦公桌子下左前角； 六、提包 /手袋：置員工抽屜或柜子內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放置； 第四章 語言規(guī)范 一、 交往語言： （ 1）致敬打招呼 ——你好！ XX您好 ！您早！早上好！早！ XX早！ （ 2）請求協(xié)助或詢問 ——請、請問、請您、勞駕您； （ 3）表示感謝 ——謝謝！多謝！ （ 4）打擾別人 ——對不起！很抱歉！ 二、 電話語言： （ 1）總機接轉(zhuǎn)電話（鈴響最多不得超過三次）：您好！高倫公司； （ 2）分機轉(zhuǎn)接（鈴響一次）：您好！ XX部，我是 XX； （ 3）替人接轉(zhuǎn)電話：您好！ XX部，對不起， XX不在，需要我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)嗎？ 三 、接待語言： （ 1）您好！ （ 2）能為您做點什么嗎：有什么可以幫您的嗎？ （ 3）請登記！ （ 4）請稍候！ （ 5）請坐！ （ 6）請允許我先通報一聲； （ 7）對不起； （ 8）我立即去聯(lián)系； （ 9）打擾您一下！ （ 10）好的或行； （ 11）我?guī)湍蚵犚幌拢龝o您回復(fù)