【正文】 一、 無工作需要，不要擅自進(jìn)入機(jī)要地，研發(fā)技術(shù)室、財務(wù)室等、檔案室、會議室、接待室、總經(jīng)理辦公室； 二十二、 愛護(hù)辦公財產(chǎn)，正確操作辦公設(shè)備設(shè)施，節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。（如內(nèi)部公文正反打印等） ； 二十三、 下班后切斷所用電源，檢查門窗是否關(guān)好，以免發(fā)生意外； 二十四、 嚴(yán)格遵守公司各項規(guī)章管理制度。 第六章 公文管理制度 概念：公文管理制度是對企業(yè)文書進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理的專項制度； 設(shè)計依據(jù)： （ 1）貫徹執(zhí)行公司各項決議和指令； （ 2）記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動的全部信息； （ 一 ） 公文的范圍 一、 內(nèi)部公文： 是指公司內(nèi)各部門、部門與部門之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進(jìn)行的往來文書，分為上行文（如：請示、報告、提案等）、下行文（如：命 令、決定、指令、通知、章程、制度、公告）、平行文（協(xié)作單、勞動合同）。 二、 外部公文： 是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人等外界進(jìn)行往來的文書，大致可分為經(jīng)濟(jì)類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、禮儀類等； （ 二 ） 公文的寫作 一、 寫作要求： 遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡明扼要、一事一議、語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 二、 格式要求： （ 1） 內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注公司統(tǒng)一文眉、頁尾； （ 2） 外部公文視行文內(nèi)容加蓋公司印鑒； 三、擬文 公文的起 草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)。 （ 三 ） 公文的存檔和編號 一、 分內(nèi)部公文（ N）和外部公文（ W）； 二、 公文發(fā)文時編號： QTN（ W） 部門 年代號（ 04） 次序號 如：行政部文件編號（內(nèi)部） QTNXZ年代號 001 三、 科目代碼號： （ 1） 公文 ——G； （ 2） 文件 ——W； （ 3） 會議紀(jì)要 ——H； （ 4） 協(xié)作聯(lián)絡(luò)單位 ——X； （ 5） 合同 ——T； （ 6） 資料 ——z； （ 7） 其它 ——Q； 四、 公文存檔時編號： N（ W）科目代號 時間（ 0000） 部門 次序 如： 2021年 5月 12日采購部內(nèi)部公文存檔編號： N+G+（ 03512） +cg+01 五、 文件夾目錄： 六、 合同的存檔： （ 1）各類合同正本或原稿保存于財務(wù)部，其他部門用影印件代替； （ 2） 經(jīng)濟(jì)類合同，工程類合同等可視正本或原稿份數(shù)備財務(wù)部存查； （ 四 ） 公文的處理流程 一、 內(nèi)部公文 （ 1） 上行文： 均由行政部秘書負(fù)責(zé)收受、處理。各部門按規(guī)定起草后將公文遞交行政部辦理公文審批手續(xù)（附公文處理 /審批專用單），呈總經(jīng)理批閱。行政部秘書負(fù)責(zé)提醒總經(jīng)理對公文進(jìn)行及時 批復(fù)，并將批復(fù)的內(nèi)容轉(zhuǎn)送發(fā)文部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人，同時進(jìn)行收文登記（登記時間要精確）； （ 2）下行文： 由行政部根據(jù)公司決議或總經(jīng)理意圖起草并以公司名義發(fā)送至各職能部門，并予以收文登記； （ 3）平行文： 即《協(xié)作聯(lián)絡(luò)單》，一式三聯(lián)，由發(fā)文部門將第一聯(lián)、第二聯(lián)分別送至受文部門與行政部，行政部登記并檢查、督促受文部門完成協(xié)作任務(wù)），受文部門需在最短時間內(nèi)予以回復(fù)，并在規(guī)定時間內(nèi)完成相關(guān)事宜； （流程圖） 二 、 外部公文： （ 1）統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)收受、登記，并視情況轉(zhuǎn)交相關(guān)負(fù)責(zé)人閱后歸檔； （ 2）外部公文的處理：具有專利性、獨特性、技術(shù)性的資料、特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密或關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益的外來文書，呈總經(jīng)理核閱后分送相關(guān)部門處理并歸檔。外界與本公司或本公司各職能部門之間業(yè)務(wù)往來的一般性文書，或與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系的報表、宣傳函件等經(jīng)行政部秘書登記后直接交各經(jīng)辦部門處理后歸檔； （ 五 ） 公文的督辦 一、 公文的督 辦由行政部文員負(fù)責(zé)，并及時間向總經(jīng)理反饋信息； 二、 行政部具有向公司各部門索取必要的資料和情況說明的權(quán)力，具有催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作的權(quán)力； （ 六 ） 公文的借閱 一、 借閱公文或資料須到行政部秘書處辦理借閱登記。秘密級以上的公文或資料須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱； 二、 秘密級文件或已解密的機(jī)密、絕密級文件及資料借出辦公室須經(jīng)行政部批后借閱；未解密級以上文件及資料不可借了辦公室； 三、 借閱期限最長為一個星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)； 四、 愛護(hù)借閱文件 及資料，不得擅自涂改、勾面、剪載、抽取、拆散或損壞；未經(jīng)同意，不得摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借； 外單位借閱本公司文件或資料，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)行政部主管批準(zhǔn)后方能借閱，未經(jīng)允許，不得擅自帶離辦公室或公司； 第七章 印章管理制度 概念：本制度是對公司印章的保管、使用等事項進(jìn)行的一項制度； 目的：體現(xiàn)公司權(quán)威與責(zé)任； 一、 印章的種類： （ 1） 公司印章：簡稱公章，即公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章和指定業(yè)務(wù)專用的公司印章（合同專用章、財務(wù)專用章）。 （ 2） 職章：刻有公司董事長 /總 經(jīng)理職銜的印章； （ 3） 部門章：刻有公司部門名稱的印章，部門章僅對內(nèi)使用； 二、 印章的保管： （ 1） 公司印章、合同專用章：由總經(jīng)理核定專人進(jìn)行保管，未經(jīng)允許，不得擅自帶離公司； （ 2） 財務(wù)專用章：由財務(wù)部負(fù)責(zé)人保管，未經(jīng)允許，不得擅自帶離公司； （ 3） 董事長 /總經(jīng)理職章：由董事長 /總經(jīng)理或指定的專人保管； （ 4） 部門章：由部門負(fù)責(zé)人或指定的專人保管； （ 5） 印章遺失時應(yīng)報失，并公告作廢； 三、 印章的用途 （ 1） 公章：對公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問題或以公司名義對 政府、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)、對外界的函件、內(nèi)部文件等以公司名義的行文加蓋公司印章； （ 2） 合同專用章：以公司名義簽訂合同加蓋公司專用章； （ 3） 財務(wù)專用章： 以公司名義進(jìn)行的財務(wù)專項手續(xù)加蓋財務(wù)專用章； （ 4） 董事長 /總經(jīng)理職章：以公司名義對內(nèi)核發(fā)的指令性文件、決議、決定、規(guī)章制度等董事長 /總經(jīng)理加蓋職章（簽名也可）； （ 5） 部門章：部門與部門之間進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通、銜接或部門負(fù)責(zé)人對內(nèi)核發(fā)的指令、決定、條例、方法等加蓋部門等。（暫不設(shè)用） 四、 印章的監(jiān)印 （ 1） 公章：須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總 經(jīng)理核定的專人監(jiān)印、登記； （ 2） 附：印章記本 （ 3） 合同專用章：須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理核定的專人監(jiān)印、登記。 （ 4） 財務(wù)專用章：由財務(wù)負(fù)責(zé)人或其指定的專人監(jiān)??； （ 5） 董事長 /總經(jīng)理職章：由董事長 /總經(jīng)理或其指定的專人監(jiān)印； （ 6） 部門章：由部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人監(jiān)印； （ 7） 誤用印章由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)； （ 8） 未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自用??； 五、印章使用 （ 1）各部門使用公章，先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，再報總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可使用，并填寫公章審批表； （ 2）使用財務(wù)專用章、合同 章，先經(jīng)公司法律顧問初審，交財務(wù)部復(fù)審，再報總經(jīng)理審核同意后方可使用； （ 3）董事長、總經(jīng)理職章，由本人使用或授權(quán)專人保管使用； 第八章 辦公物品管理制度 概念：是對企業(yè)各種辦公物品、工具、文具的申購、使用、保管等各方面進(jìn)行綜合管理的制度； 設(shè)計依據(jù)： （ 1） 為員工提供良好的條件和服務(wù)讓其愉快的工作； （ 2）控制辦公費用； （一） 辦公物用品的分類 一、 低值易耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、圖釘 、筆記本、軟面抄、復(fù)寫紙、檔案袋、標(biāo)簽、便簽紙、信紙、橡皮擦、圓珠筆、修正液等； 二、 耐用易耗品：計算機(jī)、訂書機(jī)、打孔機(jī)、剪刀、筆筒、文件架、文件夾、合同夾、日期章、直尺、算盤等； 三、 辦公設(shè)備耗材：電池、墨盒、色帶、復(fù)印紙等； 四、 辦公印刷品：公司內(nèi)部各種管理表格與單據(jù)； 五、 聲像類：錄音帶、錄像帶、攝像帶、膠卷、光盤、 CD等； 六、 其他類； （二） 辦公用品的申購 一、 辦公物用品的申購保管統(tǒng)一由財物部負(fù)責(zé)，并根據(jù)庫存量于每月 25日填寫《申請購物單》予以組織采購補充 ，標(biāo)明品名、單位、數(shù)量、規(guī)格和型號，呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)； 二、 特殊辦公物用品的申購由使用部門向行政部出具《辦公物品申購單》并經(jīng)其審核后呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)（如電腦的購買，根據(jù)工作性質(zhì)不同，電腦使用配置也不一樣，須按此程序?qū)徟徺I）； （三） 辦公用品領(lǐng)用 一、 行政部在公司每位員工入職時為其一次性提供符合規(guī)定的全月辦公用品，并設(shè)立 “個人辦公物用品領(lǐng)用臺帳卡 ”，此臺卡由財務(wù)部統(tǒng)一保管，供每月登記辦公物用品情況之用； 二、 “個人辦公物用品領(lǐng)用臺帳卡 ”有一定的月度領(lǐng)限額（另案討論）； 三、 個人先向行政 部申請，由財務(wù)部登記發(fā)放； 附：個人辦公物用品領(lǐng)用臺帳卡； 四、 各項辦公物用品的發(fā)放數(shù)量有一定的基準(zhǔn)，且因工作性質(zhì)、職別的不同因人而異使用人可根據(jù)個人自身需求領(lǐng)用，具體如下： 五、 發(fā)放辦公物品時，財務(wù)部應(yīng)如實填寫 “個人辦公物用品領(lǐng)用臺帳卡 ”，經(jīng)用人簽字確認(rèn)后； 六、辦公物用品的領(lǐng)用分個人使用和部門使用兩種，凡部門使用的辦公物用品，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專門人領(lǐng)用并保管，其領(lǐng)用明細(xì)記入“個人辦公物用品領(lǐng)用臺帳卡 ”； 七、 做好每次辦公物用品的庫存帳； （四） 辦公物用品的使用與保 管 一、 愛惜辦公物用品，最大程度地節(jié)約使用耗材杜絕浪費行為； 二、 妥善保管好個人的辦公物用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人辦公物用品，借用他人辦公物用品要及時歸還； 三、 辦公物用品嚴(yán)禁帶回家私用； （五） 辦公物用品的移交 一、 耐用易耗品屬于辦公物用品的移交范圍，員工離職時應(yīng)交還行政部，如遺失或因個人損壞，則由個人或部門賠償； 二、 耐用易耗品如發(fā)生故障或自然破損，應(yīng)到行政部申請以舊換新； ※財務(wù)部認(rèn)真做好辦公物用品的月庫存帳，控制好各部門的使用開支，并于每月底進(jìn)行辦公物用品盤 點，做到帳物相符，帳帳相符； 第九章 會議管理制度 概念：會議是一種有組織、有目的地把人聚集起來商討或安排工作的特定的公共工作方式。會議管理制度是一項對全企業(yè)行政會議進(jìn)行統(tǒng)一管理、有序安排并對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督的管理制度。 設(shè)計依據(jù)： （ 1） 為各部門提供良好的條件和服務(wù)讓其愉快的工作； （ 2）事事有結(jié)果，事事有監(jiān)督； （一） 會議室的申請與安排 一、 各種會議的召集單位 負(fù)責(zé)人確認(rèn)后填寫《會議申請表》交行政部統(tǒng)一安排； 二、 依會議級別和性質(zhì)的不同， 2級會議的申請須提前一星期進(jìn)行； 3級會議須提前 3天進(jìn)行； 4級會議原則上一經(jīng)確定不再更改，如遇節(jié)假日則提前 1天知會各相關(guān)部門，如臨時變更或取消亦須提前 1天知會相關(guān)部門； 5級會議的申請須提前 1天進(jìn)行； 7級會議的申請須提前 2天進(jìn)行。（以上規(guī)定，緊急情況除外）； 三、 行政部在接到各職能部門的會議申請表后，應(yīng)在 3小時內(nèi)對其做了安排并知會申請部門； 四、 各級別會議須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)與公司例會同期召開（ 與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外），應(yīng)堅持小會服從整體的原則，行政部有權(quán)根據(jù)會議級別、會議性質(zhì)和會議的緊急程度統(tǒng)一平衡并編制會議計劃； （二） 會議的通知 一、 5級會議由行政部秘書負(fù)責(zé)， 7級會議由召集部門設(shè)專人負(fù)責(zé)； 二、行政秘書或召集部門在發(fā)布會議通知時應(yīng)將會議刊時間、地點、主題、相關(guān)與會人員及資料等交待詳盡； （三） 會議紀(jì)要的編寫與發(fā)放 一、 會議紀(jì)要的編寫有統(tǒng)一的格式，各部門均須參照執(zhí)行； 二、 5級會議之會議紀(jì)要均由行政部秘書負(fù)責(zé)整