【正文】 第三十九條 會(huì)議通知 （一）會(huì)議需提前通知，一般會(huì)議應(yīng)提前半個(gè)工作日以電話或其他方式通知，大型會(huì)議需至少提前 2 個(gè)工作日下發(fā)正式書面通知。 第三十七條 涉及公司多個(gè)部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，由會(huì)議主要牽頭部門與辦公室聯(lián)系，備案會(huì)議情況；需辦公室協(xié)調(diào)安排的，由辦公室統(tǒng)一安排。 第三章 會(huì)議的組織、管理和服務(wù) 第一節(jié) 會(huì)議的組織 第三十六條 會(huì)議的批準(zhǔn) （一）臨時(shí)召開的公司級(jí)內(nèi)部小范圍會(huì)議須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，公司級(jí)大型會(huì)議須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第三十四條 對(duì)外接待會(huì)議屬公司層面的由公司辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織；屬于業(yè)務(wù)對(duì)接和專題內(nèi)容的由公司對(duì)接部門負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織，公司辦公室可協(xié)調(diào)會(huì)議室安排接待等工作。 第八節(jié) 對(duì)外接待會(huì) 議 第三十二條 對(duì)外接待會(huì)議主要包括政府機(jī)關(guān)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查、指導(dǎo)工作的匯報(bào)會(huì)議。 第三十條 部門日常管理例會(huì)原則上每周召開一次，由部門負(fù)責(zé)人主持，必要時(shí)邀請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)參加。公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各車間、部門的30 會(huì)議質(zhì)量、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議效果等進(jìn)行過程抽查或評(píng)估。 第二十七條 專題會(huì)議結(jié)束后 1個(gè)工作日內(nèi)，由承辦部門將此方面的《專題會(huì)議紀(jì)要》經(jīng)會(huì)議主持人審核簽發(fā)后執(zhí)行，同時(shí)報(bào)送上級(jí)組織備案。 第二十五條 專題會(huì)議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，分管的副總經(jīng)理（董助）主持，公司各車間及職能部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人參加。 第六節(jié) 專題會(huì)議 第二十三條 公司專題會(huì)議是分析、研究近期成本管理、經(jīng)營(yíng)管理、預(yù)算管理、合同評(píng)審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責(zé)成相關(guān)部門按照會(huì)議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)的會(huì)議。 第二十一條 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議由公司分管經(jīng)營(yíng)的副總經(jīng)理主持，公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)部門全體人員參加。 第四節(jié) 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議 第十九條 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)是公司逐項(xiàng)檢查本期制定的各項(xiàng)計(jì)劃完成情況和制度執(zhí)行情況；分析生產(chǎn)各項(xiàng)指標(biāo)、技術(shù)改造、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、產(chǎn)品價(jià)格、客戶管理情況以及存在問題，通過分析比較，找出差距，落實(shí)整改，不斷提升公司管理水平和經(jīng)濟(jì)效益；研究解決公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中存在的29 問題，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系；對(duì)總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)各項(xiàng)決議進(jìn)行貫徹落實(shí)的會(huì)議。 第十七條 召開經(jīng)濟(jì)分析會(huì)議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，分管經(jīng)營(yíng)的副總經(jīng)理主持，參加人員原則上為公司各部門副職及以上人員。會(huì)議聽取各部門有關(guān)上月工作匯報(bào)和總結(jié)，由會(huì)議主持人對(duì)此作出明確的評(píng)價(jià)，針對(duì)存在的問題分析原因，指出計(jì)劃完成較差或執(zhí)行不力的責(zé)任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實(shí)改進(jìn)方案，明確提出并責(zé)成相關(guān)部門按照會(huì)議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)。 第十四條 公司中層干部會(huì)議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。激發(fā)中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰(zhàn)斗力和工作效率。會(huì)議傳達(dá)、落實(shí)公司管理理念、思想、重大決策、決定。 第二節(jié) 中層干部會(huì)議 第十二條 中層干部會(huì)議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項(xiàng)等工作而適時(shí)召開的會(huì)議。 總經(jīng)理辦公會(huì)研究討論專題問題時(shí)，如有必要可通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人列席。特殊情況可臨時(shí)召開。內(nèi)容包括但不限于組織實(shí)施公司董事會(huì)的決議、分解落實(shí)公司年度計(jì)劃、討論確定公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和投融資計(jì)劃；對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的 重大事項(xiàng)進(jìn)行分析、研究、決策；討論公司重要人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及制度審議等。 第七條 專題會(huì)議指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、安全管理、工程管理、文件名稱 會(huì)議管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號(hào) 版本號(hào) 0 次 1 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 10 頁(yè) 27 合同評(píng)審等會(huì)議。 第五條 本制度適用于公司所屬部門。 第三條 與會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議的各自的表決意見及有關(guān)保密內(nèi)容嚴(yán)格保密，并嚴(yán)格遵守執(zhí)行會(huì)議的各項(xiàng)決定。 26 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范會(huì)議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實(shí)重大事項(xiàng)的對(duì)策措施和尋求解決有關(guān)問題的方法，預(yù)防和糾正工作中存在的問題，順利完成公司預(yù)算考核目標(biāo)，并保證公司各項(xiàng)管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本制度。 第七章 變更和注銷 第十三條 工作流程 公司專業(yè)部門提出，填寫申請(qǐng)表（附表一）→公司分管領(lǐng)導(dǎo)和第一負(fù)責(zé)人審核→報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后 辦理相關(guān)證照的注銷手續(xù) → 注銷完畢需要報(bào)公司總裁辦備案。 第六章 年檢年審 第十二條 證照年檢年審由本公司辦公室負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)部門時(shí)間及相關(guān)要求辦理。 （二）使用證照復(fù)印件時(shí)，證照專管員須加蓋附有“與原件一致”、“使用用途”和“有效期限”等內(nèi)容的藍(lán)色印章。 （四）使用稅務(wù)登記證，應(yīng)先填寫使用申請(qǐng)單，公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審25 核，公司主要負(fù)責(zé)人審批后方可借出。 （二）使用貸款卡時(shí)，按照資金貸款審批程序一并審核、審批。其中： （一）牽涉到擔(dān)保、抵押時(shí)，由使用人提出申請(qǐng)，使用人公司和管理公司主要負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管財(cái)務(wù)副總和總經(jīng)理審批。交接時(shí)公司由辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 （二） 公司應(yīng)設(shè)證照專管員 。 第九條 管理要求 （一）專管員建檔登記項(xiàng)目包括證照名稱、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時(shí)間、有效期限、年審年檢情況等。 （四）其他類：由公司辦公室負(fù)責(zé)管理。 稅務(wù)登記證的辦理：公司財(cái)務(wù)部門提出 → 公司主要負(fù)責(zé)人審核 → 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批 → 公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理。其中： 貸款卡的辦理：財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦人員提出→部門（公司）主要負(fù)責(zé)人審核→公司分管財(cái)務(wù)的副總裁審批（公司貸款卡由分管財(cái)務(wù)副總裁審核，由總經(jīng)理授權(quán)委托人審批）→由經(jīng)辦人辦理。 （二） 二類證的辦理 辦公室負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng) → 公司（部門）分管領(lǐng)導(dǎo)審核 → 主要負(fù)責(zé)人審批 → 指定經(jīng)辦人員按照政府有關(guān)部門要求辦理。 第六條 審批及辦理流程 （一）一類證的辦理 本公司 (部門 )經(jīng)辦人員提出申請(qǐng) → 公司（部門）分管領(lǐng)導(dǎo)審核 → 公司（部門）主要負(fù)責(zé)人審批 → 經(jīng)辦人員按照政府有關(guān)部門要求辦理。 （四）其他類：企業(yè)所獲的各類榮譽(yù)證、牌、匾；由社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的相關(guān)證照如會(huì)員證、理事證等。 文件名稱 證照管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號(hào) 版本號(hào) 0 次 1 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 5 頁(yè) 22 (二 )二類證（資質(zhì)類）：企業(yè)資質(zhì)類證明等，包括資質(zhì)等級(jí)證書、各行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可相關(guān)證件等。 （二）辦公室負(fù)責(zé)人為證照管理第一責(zé)任人，分管證照工作的 專管員 是管理直接責(zé)任人。 第二章 職責(zé)與 范圍 第三條 管理職責(zé) （一）相關(guān)證照按照權(quán)屬原則由權(quán)屬公司管理。 第二條 證照管理遵循“統(tǒng)一建檔、規(guī)范使用、分級(jí)保管、專人負(fù)責(zé)”的原則。員工離開公司時(shí)，應(yīng)交還借閱的圖書資料，個(gè)人積累的與公司有關(guān)的工作資料不得帶走，均應(yīng)由所屬部門和檔案室接收、整理、歸檔。 (三 ) 凡借閱資料均須填寫資料借閱登記簿。各部門將欲訂閱的技術(shù)資料目錄、費(fèi)用、份數(shù)等計(jì)劃匯總至檔案室， 由檔案室管理人員編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可訂閱、采購(gòu)。 第二十四條 技 術(shù)資料管理 (一 ) 為保證技術(shù)資料信息的共享，公司所有技術(shù)資料由檔案室統(tǒng)一保存和管理。 (二 ) 檔案整理工作的主要內(nèi)容：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷的排列、案卷目錄的編制以及全宗排列等。 20 外公司利用檔案，一般不得借出或復(fù)制檔案，且只能在檔案室查閱檔案。 檔案借出時(shí)間一般不超過 1 個(gè)月，如遇特殊情況，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可延長(zhǎng)借閱時(shí)間，歸還時(shí)經(jīng)清點(diǎn)無誤，檔案管理人員方可簽收。 利用者可根據(jù)工作需要摘抄或復(fù)制檔案內(nèi)容。 (六 ) 利用檔 案要求 各種檔案的利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 檔案室因工作需要需收回者。 檔案一般不提供給外公司利用，外公司確需利用檔案者，必須持公司介紹信，注明利用者的身份、查檔內(nèi)容和利用目的，經(jīng)接待部門經(jīng)理、主管副總批準(zhǔn)方可利用。 (四 ) 利用 手續(xù) 凡利用檔案者都應(yīng)規(guī)定填寫《檔案借閱登記簿》，利用檔案解決重大問題或取得較大經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的事例，應(yīng)及時(shí)向檔案部門反饋，19 填寫《檔案利用效果登記表》，交檔案部門存查。 (三 ) 利用方式 在檔案室利用。 (二 ) 利用范圍 公司保管檔案均為現(xiàn)行檔案，主要供公司和上級(jí)公司使用，不屬于開放范圍，一般不對(duì)外提供利用。 (四 ) 在銷毀檔案時(shí)要指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。 (二 ) 對(duì)到期的檔案，要分析其內(nèi)容、來源、時(shí)間、完整程度，做到逐件、逐張的審查，便于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量、提高效益，防止錯(cuò)誤銷毀檔案。 (三 ) 檔案庫(kù)房應(yīng)備有“九防”設(shè)備和措施，出入庫(kù)房的檔案，要仔細(xì)清點(diǎn)登記。 第二十條 檔案庫(kù)房管理 (一 ) 檔案庫(kù)房是公司機(jī)要部門，一切人員未經(jīng)許可，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。 (六 ) 檔案的提供利用、復(fù)制、摘抄，應(yīng)根據(jù)秘密等級(jí)經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)手續(xù)。 (四 ) 嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案的借閱審批手續(xù)和借閱手續(xù)，在指定地點(diǎn)閱覽，不得隨意抄錄。 (二 ) 不在家屬親友和無關(guān)人員面前討論公司機(jī)密。 凡是向檔案室移交的文件材料，應(yīng)編制依據(jù)目錄一式兩份，移交時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。 各類文件材料一般歸檔一式一份，公司發(fā)文及重要會(huì)議材料要?dú)w檔三至四套。 所有工程及設(shè)備招標(biāo)工作中任何人不能將與招標(biāo)有關(guān)的文件私自帶走，主辦部門必須將所有與招標(biāo)有關(guān) 的需存檔的資料收集后交檔案室存檔，檔案室按照主辦部門所列清單進(jìn)行登記和辦理資料移交手續(xù)。 聲像檔案應(yīng)于一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后半月內(nèi)歸檔。 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷，暫在本部門保管一年，期滿后向檔案室移交。 16 第十八條 立卷歸檔 (一 ) 歸檔范圍：凡是記述和反映公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的具有保存價(jià)值的文件材料（包括人事、行政、財(cái)務(wù)、工程建設(shè)等工作中形成的文件材料），均屬歸檔范圍。 (六 ) 修改內(nèi)容影響原圖使用時(shí)，應(yīng)另出新圖代替，原來圖紙作廢，新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號(hào)，作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào)，根據(jù)需要另行保管。 (四 ) 底圖修改一般采用杠改、刮改和更換新圖三種方法，更改時(shí)必須用繪圖墨水或碳素墨水。 (二 ) 需要定期更改的圖紙，應(yīng)由有關(guān)部門每隔一段時(shí)間將原底圖復(fù)查一次，若有變動(dòng)及時(shí)更改。 (四 ) 底圖原則上不準(zhǔn)修改，確因工作需要修改的，要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要注明修改者姓名、修改日期、修改內(nèi)容。 15 (二 ) 歸檔的底圖要建立臺(tái)帳，按照底圖的保管要求形式存放在底圖柜內(nèi)，妥善保管不得丟失。 (五 ) 積極做好利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、聲像檔案目錄、專題目錄、文號(hào)索引、全宗介紹等。 (三 ) 按照案卷質(zhì)量要求整理立卷。 第十五條 文書檔案管理 (一 ) 檔案管理人員按照文件材料歸檔范圍、要求及移交手 續(xù)，及時(shí)做好接收工作。 公司在安全生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、安全管理、設(shè)備等技術(shù)管理中形成的文件資料應(yīng)加以整理歸檔。 負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)工作。 14 (三 ) 接收、移出和銷毀檔案要嚴(yán)格履 行審批手續(xù)，認(rèn)真造冊(cè)登記。 (一 ) 負(fù)責(zé)做好檔案庫(kù)房的防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體工作，確保檔案的安全。 第十二條 各部門 負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和保管工作，并按照本細(xì)則的要求及時(shí)移交辦公室綜合檔案室存檔。 第十一條 辦公室 負(fù)責(zé)公司檔案的收集、編號(hào)、整理、鑒定、保管 、統(tǒng)計(jì)、修改、借閱、開發(fā)利用、銷毀等工作。 第九條 歸檔是指辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理、遞交綜合檔案室保存的過程。 第七條 案卷是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管公司。 第五條 音像檔案是指記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影像、錄音帶、錄像帶等。 第三章 術(shù)語(yǔ) 第三條 文書檔案是指反映公司行政管理等工作的檔案。 12 第一章 目的 第一條 為規(guī)范公司檔案業(yè)務(wù)工作，進(jìn)一步提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理水平，開發(fā)檔案信息化，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)國(guó)家及省、市檔案管理規(guī)范、細(xì)則，結(jié)合公司具體情況，特制定本制度。 第十八條 任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。 第十六條 公章的使用決定權(quán)歸公司總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由公司總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。 第十四條 用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期整理后交辦公室歸檔。 第十二條 涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。 第十條 在逐級(jí)審核過程中被否決的，該文件予以退回。 第八條 經(jīng)有關(guān)人員審核，并最