【正文】 來文均由行政部指定專人收文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。 十二、文件紙一般使用 A4 型。 十、多頁文件應(yīng)標明頁碼。 八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。 六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。（公司其他部門均以“ xxx 發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。力避隨意發(fā)文。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力，對外發(fā)文 應(yīng)代表公司的整體意志。 三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。 第三節(jié) 文件格式 一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。 八、會議紀要。 七、函。 六、批復(fù)。向上級請求批示與批準，用“請示”。表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。 二、決定、決議。 第二節(jié) 文件分類 一、規(guī)定。 四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。 第一章 文件管理制度 第一 節(jié) 總則 一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。 若請假，需提前一天提出申請，經(jīng)批準后方可休假。 24 小時保持通訊暢通。 第十節(jié) 考勤制度 庫管員是必須嚴格按公司制度進行上、下班打卡制度。 每周做一次大掃除，由公司清潔工配合庫房員完成。 1每日下班前，庫管人員與保安做好交接班登記。 1保安人員 24 小時值班，一旦發(fā)生險情，應(yīng)及時聯(lián)絡(luò)庫管人員并采取補救措施，嚴重時應(yīng)撥打“ 110”。 人員離開庫房時，必須關(guān)閉所有電源，鎖好所有門窗。 庫房內(nèi)不準使用電爐等電熱器具，不準私拉亂 接。 應(yīng)經(jīng)常檢查電線是否有破損現(xiàn)象。 做到每月防火檢查，消除隱患，一旦發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)沉著，冷靜，及時撥打“ 119”火警臺，并正確使用滅火器，盡力控制火勢。 做好消防工作，提高對消防安全工作的認識，落實各項消防措施。 庫房內(nèi)的所有物資必須按類堆放，并標貼物卡。 搬運時要注意人員和物資的安全，避免人員傷亡和物資損壞。 非人為原因造成的物品報廢，如：質(zhì)量不合格、受潮、因堆放擠壓造成變形損壞等，應(yīng)辦理報損手續(xù)。 庫管員應(yīng)隨時與采購部門溝通庫存情況，并定期向其遞交盤點報告。 按盤點計劃有步驟進行，防止重復(fù)復(fù)點或漏盤。 對物資的盤點一般采用實地盤點法。定期盤點即指每月月底進行一次全面的盤點；不定期盤點即指監(jiān)管部門對庫房進行不定期的抽查。 物資的回收時間為：周一至周五（節(jié)假日除外） 上午 9： 0011： 40 下午 16： 0017： 10 此時段外，原則上不進行物資回收。 退庫時，工程項目經(jīng)理應(yīng)到場核對物資品質(zhì)，確認后在庫管 員處辦理退庫手續(xù)。 辦理退庫手續(xù)，應(yīng)填寫《退料單》，并由工程項目經(jīng)理或部門經(jīng)理審核，再交庫管員。 必須將前一次的剩余備用物品退庫后方可再次領(lǐng)取備用物品。 部門因特殊原因經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后可領(lǐng)取備用物品。 庫管員接手續(xù)齊全的《領(lǐng)料單》后，應(yīng)按所列項目和數(shù)量準備貨品，等待發(fā)放。 物資發(fā)放出庫時，必須嚴格檢查《領(lǐng)料單》和審批手續(xù)；物資發(fā)放后，應(yīng)即時登記入帳，并整理有關(guān)憑證資料。 為防止錯發(fā)、重發(fā)和漏發(fā)，要求做到：“三核對”、“五不發(fā)”，“三核對”：領(lǐng)料單與實物相核對 、領(lǐng)料單與物卡相核對、物卡與實物想核對。 物資入庫后，庫管員應(yīng)及時編寫貨號，編制入庫檔案。 采購員填寫《入庫單》，在庫管員處辦理入庫。 對于不合格品，采購員要催促供方及時換貨。 驗收時應(yīng)核對供方“送貨單”內(nèi)容填寫是否詳細，是否已填寫了物資的品名、編號、型號、規(guī) 格、數(shù)量等內(nèi)容；核對實物；物資及包裝上是否貼有標簽。 采購員對物資的質(zhì)量負責(zé)。 本公司的庫房管理依本辦法執(zhí)行。 第十 三章 庫房管理辦法 第一節(jié) 總則 為加強庫房管理，提高庫房管理質(zhì)量，特制定本辦法。 八、行政部每十天對未完成訂單進行跟蹤。收貨人員立即通知申請人取走貨物，申請人須在收貨單上簽字。收貨必須在訂單完成之后，否則收貨人員有權(quán)拒絕收貨。無采購申請，行政部不能發(fā)出訂單，采購訂單發(fā)出前，不得支付任何采購預(yù)付款。 四、所有采購訂單需由行政部發(fā)出，采購訂單應(yīng)由行政部授 權(quán)簽發(fā)。此類用品的采購需先申報管理信息部提出采購建議，由行政部按建議具體實施采購。 與信息系統(tǒng)相關(guān)的 軟硬件設(shè)備及服務(wù)。 廣告、印刷服務(wù)。 機票、酒店代理。 二、經(jīng)行政部采購的項目包括（不僅限于）下列采購項目： 公用事業(yè)及電話服務(wù)。 第十二章 非工程采購及收貨管理制度 一、所有部門的非工程采購需經(jīng)過行政部，申請人需在實際采購前向行政部提交由申請人部門經(jīng)理批準的非工程采購申請單。 五、員工應(yīng)保證在工作時間內(nèi)開啟登記報銷的通訊工具，以保證聯(lián)絡(luò)的暢通。 三、如員工使用的通訊工具為公司所有，其產(chǎn)生的費用應(yīng)由使用該通訊工具的員工負擔(dān)并按規(guī)定報銷。 第十一章 通訊費用管理制度 一、本規(guī)定所指的通訊費是指 公司員工因公司的業(yè)務(wù)或工作需要，使用自己購買的或公司所有的通訊工具（手機、傳呼機）而產(chǎn)生的通訊費用。 遠途出差需搭乘飛機的，需報經(jīng)主管副總經(jīng)理審批，原則上由公司行政部統(tǒng)一購買機票。 四、市區(qū)內(nèi)差旅費按以下標準包干使用 (詳見人力資源部相關(guān)規(guī)定 )，在發(fā)放工資時一并發(fā)給，不再另行報銷： 五、遠途出差差旅支付。 三、員工出差旅費，應(yīng)據(jù)實提出收據(jù)，不得虛報。 第二節(jié) 補助標準 一、出差不得報支加班費，但假日出差另計。 四、出差的審核決定權(quán)限如下： 員工當日出差時由部門經(jīng)理核準。返回后 三個工作日之內(nèi)完成報銷手續(xù)，并結(jié)清余款。 三、出差借款金額：出差人員必須提交出差事由及經(jīng)費使用申請報告，由所在部門負責(zé)人簽字后報主管副總經(jīng)理審批。 遠途出差：出差必須在外住宿者。 第十章 出差管理制度 為了公司員工出差管理有序，嚴格控制費用開支，根據(jù)國家財政部有關(guān)規(guī)定及公司具體情況，特制定本規(guī)定。 除公司表揚公布外，對當月全勤的員工，應(yīng)該由總經(jīng)理在當月分配（上月的）獎金時考慮獎勵，或由公司頒發(fā) 50 元獎金；對全年全勤的員工，年底將由公司頒發(fā) 500 元獎金。 員工在登記考勤時，不能弄虛作假。若病假超過二天者，應(yīng)持醫(yī)院有效證明補假。曠工半天，扣罰當月工資額的 20％；曠工一天，扣罰當月工資額的 50％；曠工兩天以上（含兩天），扣罰當月工資并視 情節(jié)輕重予以相應(yīng)的行政處罰處理。遲到超過一小時及早退若無適當?shù)睦碛砂磿绻ぬ幚怼? 三、具體規(guī)定 公司員工考勤分為任務(wù)目標考勤和作息時間考勤兩類 , 業(yè)務(wù)部、工程建設(shè)維護中心員工將根據(jù)其工作實際情況化分出任務(wù)目標考勤類員工 , 其他員工將同公司其他部門員工納入作息時間考勤類 . 作息時間考勤類員工每天上班時間必須準時到公司簽到 . 公出：如因特殊情況第二天需直接外出辦公而不能打考勤者，必須提前填寫外出申請單 ,由部門經(jīng)理簽字同意后交行政部備案。 第九章 考勤管理制度 為維護公司正常工作秩序，加強公司員工考勤管理，特制定下列規(guī)定： 一、考勤時間：上午 9:0012:00 下午 13:005:30 （如有調(diào)整，以行政部發(fā)文通知為準）。 九、違規(guī)和事故的處理： １、超速、超載、任意停放及違反交通規(guī)則之一切罰款由駕駛?cè)俗孕胸撠?zé)。如遇特殊情況 需停放在外，駕駛?cè)藨?yīng)報告行政部。如需大修要與廠家簽定協(xié)議，車輛維修完畢需當場進行驗車，確保維修質(zhì)量，要求廠家出具修車費用決算單交回公司以便與廠方結(jié)算時對帳。車輛專任司機應(yīng)每周實施定期檢查及保養(yǎng)，以維持機件的壽命，確保行車安全； 車輛的有關(guān)證照及保險資料統(tǒng)一由行政部保管，行政部統(tǒng)一建立汽車檔案，并負責(zé)按時進行車輛的保養(yǎng)、年檢及過橋費、養(yǎng)路費等定期費用的繳納。 原則上，公司私人性事務(wù)用車應(yīng)由公司指定的專職司機或者有駕駛執(zhí)照的公司員工（需經(jīng)行政部及總經(jīng)理同意）駕駛，非公司員工不得 駕駛本公司車輛。 六、公司非公用派車： 部門經(jīng)理級以上員工因私人性事務(wù)用車，需填寫申請單后，經(jīng)報總經(jīng)理審批同意，行政部可根據(jù)公司用車情況進行調(diào)派。行政部經(jīng)理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車，用車人不按派車單行駛，司機有權(quán)拒絕，如有特殊情 況，應(yīng)及時通知行政部。 三、本公司的所有車輛統(tǒng)一由行政部管理，并指派專職司機駕駛并負責(zé)保養(yǎng)。 第八章 公司車輛管理規(guī)定 一、 為加強公司車輛的保管及有效運用，特制訂本制度。 十、固定資產(chǎn)、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據(jù)具體原因追究當事人相關(guān)物品凈殘值予以賠償（保險公司賠付部分除外）。 八、新進人員到職時按“新員工辦公用品領(lǐng)用標準”在行政部部門領(lǐng)用，離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并退還行政部。 六、每人及每部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用登記卡”一張，由行政部統(tǒng)一保管，并控制辦公用品的領(lǐng)用狀況。每人每季發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。 四、各部門于每年的 1 月 25 日填報《部門年度固定資產(chǎn)申購單》，交行政部匯總，并會同財務(wù)會計部共同擬定《公司年度固定資產(chǎn)購置計劃》。“部門領(lǐng)用”系部門共同使用用品，如打孔機、大型釘書機等。 二、辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng) 用兩種。 管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙等。 一、本規(guī)定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。 會間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，或?qū)⑵湎簟? 因故無法出席或無法準時出席者，應(yīng)以書面形式請假，報上級領(lǐng)導(dǎo)批準，否則作無故缺席處理。 以上第一、二、三項會議的會務(wù)工作由 行政部 統(tǒng)一安排。 所有會議應(yīng)做好會議記錄。 五、以上會議共同事項： 專題會議的召開應(yīng)填寫《會議提案表》。 四、部門內(nèi)工作例會 部門內(nèi)工作例會召開時間由部門自定。 三、重大事項專題會議 需由部門經(jīng)理提議，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。 二、部門主管工作例會 部門主管工作例會于每周一定期召開。 專題會議必須由主管副總經(jīng)理提議，總經(jīng)理同意后方可召開。 工作例會于每周一定期召開，由總經(jīng)理主持。 八、 總經(jīng)辦應(yīng) 妥善保管證明函存根。 七、 證明函開出后，使用人應(yīng)妥善保管。 五、 使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。 三、 使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理核準后方可。 第五章 證明函管理制度 一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等。 八、 證照復(fù)印件必須加蓋“再復(fù)印無效章”。 六、 證照復(fù)印程序： 借用人申請→部門負責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理核準→辦理借用手續(xù)→歸還 如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。 四、 證照使用必須填寫《證照使用申請單》。 如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證、 ISP 經(jīng)營許可證等等。 第四章 證照管理制度 一、 公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。若非法使用印 章，一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經(jīng)濟、法律責(zé)任。 八、 責(zé)任 印章使用責(zé)任人（簽字人）對印章負有經(jīng)濟、行政、法律責(zé)任。印章外借期間的使用由部門負責(zé)人全權(quán)負責(zé)。 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請，并經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可借走，借用時須填寫《印章借用申請表》（見附表 3），并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。審批人對文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟損失和法律義務(wù)負主要責(zé)任。 七、 印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》（附表 2），并經(jīng)指定的審批負責(zé)人進行審核。保管人對所負責(zé)的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟損失和法律責(zé)任等負全部責(zé)任。 各部門在使用印章時 應(yīng)嚴格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。 三、總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對其部門（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。 二、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請，公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。 第三章 印章使用管理規(guī)定 一、根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。 五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。 三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。 第十節(jié) 其他 一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。 五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。 三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng) 理核準銷毀。 第九節(jié) 檔案銷毀 一、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。 六、檔案借閱時間最長不超過 8 個工作時。 四、調(diào)檔人必須是