【正文】 / 附錄 A （規(guī)范性附錄） 人事檔案管理工作示意圖 程序 收集 鑒別 整理 保管 檢索 利用 轉(zhuǎn)遞 統(tǒng)計(jì) 收集歸檔材料，補(bǔ)充檔案材料。 任何個(gè)人不得查閱本人及其親屬的檔案。 嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的檔案和檔案材料。 不得私自允許他人涂改、偽造、撤換、增添或銷毀檔案材料。 不得私自摘抄、復(fù)制人事檔案材料。 人事檔案工作人員在收集歸檔工作中要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，嚴(yán)格把關(guān)，保守秘密，遵守以下紀(jì)律 不得將歸檔范圍之外的材料歸入檔案。 行政部 、公司各部門 及其工作人員都有保護(hù)人事檔案的義務(wù)。 建立人事檔案的底帳登記簿（冊(cè)）、查借閱登記簿（冊(cè)）、轉(zhuǎn)遞（收、發(fā)）登記冊(cè)，每年全面檢查核對(duì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。 庫(kù)房的防火、防潮、防駐、防盜、防光、防高溫等設(shè)施應(yīng)經(jīng)常檢查；應(yīng)經(jīng)常對(duì)庫(kù)房進(jìn)人力資源 管理 Q/ 行清掃和通風(fēng)，以保持庫(kù)內(nèi)的清 潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫、濕度溫度 (14～ 24攝氏度，相對(duì)濕度 45～65％）。 人事檔案保管與保護(hù) 為確保人事檔案的絕對(duì)安全， 行政部 要建立堅(jiān)固、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。 新任集團(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案及《新任集團(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送單》應(yīng)派專人報(bào)送。 對(duì)所報(bào)送的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核后，逐項(xiàng)填寫《新任集團(tuán)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送單》，詳細(xì)列出檔案中的遺留問題。 新任集團(tuán)公司所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案報(bào)送工作 新任 集團(tuán)公司 所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的人事檔案 由公司人事部門 進(jìn)行報(bào)送。對(duì)已出現(xiàn)的“無頭檔案”，應(yīng)認(rèn)真查轉(zhuǎn) 。 對(duì)接收的員工檔案，要認(rèn)真登記、編號(hào)、入庫(kù)。若缺少材料要在回執(zhí)單上寫明；對(duì)不符合要求的檔案，立即退回原單位。 接收單位發(fā)現(xiàn)檔案有拆封痕跡的，要進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。 檔案轉(zhuǎn)出后，在檔案名冊(cè)上注明何時(shí)轉(zhuǎn)往何處，以便備查。經(jīng)整改合格后，轉(zhuǎn)出單位再將檔案轉(zhuǎn)接收單位，接收單位 人事檔案管理 人員復(fù)查合格后才能報(bào)單位分管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批入庫(kù)。 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)出的檔案，要進(jìn)行詳細(xì)登記。 轉(zhuǎn)出單位在轉(zhuǎn)遞檔案前，要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行認(rèn)真整改 ,并按照要求，整理合格、裝訂成冊(cè)，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。 員工檔案一般不外借，特殊情況需外借的，須經(jīng) 行政部 經(jīng)理 批準(zhǔn)后方可借用，時(shí)間一般不超過兩周，用后及時(shí)送還。確因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)人事部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理。查閱檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙。外部人員一般要求兩人，應(yīng)持本單位介紹信及本人工作證。 查閱員工檔案的工作人員必須是中共黨員，在查閱室查閱。 人事檔案查閱 因考察、任免、調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、政審、組織發(fā)展、出國(guó) 、福利待遇、治喪等需要，可查閱當(dāng)事人檔案。 人事檔案厚度超過 ，可以分成兩卷裝訂。結(jié)實(shí)、齊整、美觀、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。 每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。 幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。 幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。復(fù)制應(yīng)保證文件原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行修改。 人事檔案材料的 技術(shù)加工 檔案材料載體，應(yīng)使用 16開規(guī)格的辦公用紙。 每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。 “備注”填寫需要說明的情況。 “頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。 “材料形成時(shí)間”填寫材料落款的最后時(shí)間。 “材料名稱”根據(jù)材料題目編寫，要簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確地揭示材料內(nèi)容。 序號(hào)填寫材料類號(hào)和排列順序號(hào)。檔案目錄不能粘貼涂改。 人力資源 管理 Q/ 人事檔案 目錄 的編制 檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁數(shù)。每個(gè)類別中的檔案材料排序后 ，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，并在其右下角逐頁編寫頁數(shù)。 第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前，即入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書、退團(tuán)材料；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，即入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、黨員登記表。 按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。 第四類材料二級(jí)分類順序?yàn)椋?學(xué)歷學(xué)位材料； 職業(yè)（任職）資格考試材料和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料； 反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平的材料； 培訓(xùn)材料等。適用于這種方法排列材料有第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類。是指以上九類材料都不能包括而又有較大價(jià)值可供參考的材料，例如：健康檢查和處理工傷事故工作中形成的材料；辦理喪事形成的材料；檔案審核、報(bào)送工作中產(chǎn)生的反映檔案情況的材料；其他材料。 第九類 招錄、聘用、公開選拔和競(jìng)爭(zhēng)上 崗等工作中形成的材料；任免、調(diào)動(dòng)、退（離）休、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置工作中形成的材料；辭職、辭退、罷免材料；辦理工資、待遇等工作中形成的材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議工作中形成的材料。 第七類 表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料，包括指組織正式批準(zhǔn)授予的各種榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)的決定，審批表和先進(jìn)事跡材料等。 第五類 審查工作中形成的材料；更改或認(rèn)定姓名 、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等工作中形成的組織審查意見及所依據(jù)的證明材料。如需存檔，復(fù)印單位加蓋公章。 第四類 學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格考試材料；評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。指員 工本人所寫的有關(guān)敘述經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)過程等自傳性質(zhì)的材料。履歷表須貼照片，蓋公章。 第一類 履歷材料。 人事檔案的整理 在對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒別的基礎(chǔ)上，人事檔案整理工作包括分類、排序、技術(shù)加工、裝訂五個(gè)步驟，通過整理達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。審查材料的手續(xù)是否完備。 人事檔案材料鑒別 判斷 所收集 材料的真?zhèn)?，檢查材料是否齊全完整，成套材料不缺份，單份材料不少頁 。 收集 員工 因病、工傷、意外事故 致殘的體檢表、鑒定等有關(guān)材料。 通過審計(jì)部門收集形成的對(duì)員工經(jīng)濟(jì)工作中的評(píng)價(jià)材料，有關(guān)問題的處理意見等材料。 通過 工會(huì)等 有關(guān)部門 ，收集在 事跡表彰活動(dòng)中形成的先進(jìn)工作者、先進(jìn)生產(chǎn)者的登記表、先進(jìn)模范事跡材料、嘉獎(jiǎng)通報(bào)材料。民主評(píng)議黨員中形成的組織意見、民主評(píng)議黨員登記表、優(yōu)秀黨員和優(yōu)秀黨務(wù)工作者事跡及組織審批材料；認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見等材料。 通過評(píng)定專業(yè)技術(shù)資格部門，收集評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）工作中形成的專業(yè)技術(shù)任職資格申報(bào)表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料、聘任專業(yè)職務(wù)的審批表、套改和晉升專業(yè)職務(wù)（職稱）審批表。通過有關(guān)統(tǒng)戰(zhàn)部門收集民主黨派代表會(huì)等會(huì)議形成的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷、政績(jī)材料。 歸檔范圍 人力資源管理 工作中形成 的員工檔案材料 ： 招收 、聘用工作中形成的報(bào)考登記表、考試成績(jī)、聘用、續(xù)聘審批表、聘用合同書及解聘、辭退材料； 調(diào)配、轉(zhuǎn)業(yè)安置、任免、考察、考核等工作中形成的履歷表（書）、簡(jiǎn)歷表、履歷（簡(jiǎn)歷）材料、各種登記表、 干部 任免呈報(bào)表（包括同時(shí)上報(bào)的考察材料）、考核登記表、民主評(píng)議和組織考察綜合材料、鑒定材料、自傳、退（離）休審批表和軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表等材料； 辦理工資、待遇等工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批復(fù)材料； 政審 工作中形成的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人對(duì)結(jié)論的意見、檢查交待說明及作為依據(jù)的調(diào)查證明材料；甄別及復(fù)查結(jié)論（意見、決定）、復(fù)查報(bào)告、批復(fù)及主要依據(jù)材料；更改民族、出生年月、參加工作時(shí)間、國(guó)籍的個(gè)人申請(qǐng)、組織審批意見及作為依據(jù)的證明材料。 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。任何個(gè)人都不得擅自保存檔案材料，更不得據(jù)為己有。 5 管理內(nèi)容與方法 總則 人事 檔案是 公司 行政部 及其他 部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān) 員工 個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料 ， 人事檔案 管理 工作是 公司 組織人事工作的重要組成部分， 是 歷 史地、全面地考察了解和正確 評(píng)價(jià) 員工 的依據(jù) 。 人事檔案?jìng)鬟f 指員工所在單位或主管部門發(fā)生變化后，人事檔案管理部門將其檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位人事人力資源 管理 Q/ 檔案管理部門的一項(xiàng)工作。 人事檔案整理 指根據(jù)一定的原則和 方法 ，將收集起來的檔案材料，以個(gè)人為單位，進(jìn)行審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。 全國(guó)人大常委會(huì) 《中華人民共和國(guó)檔案法》 勞力字 [1992]33號(hào) 《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》 組通字 [1996]14號(hào) 《中共中央組織部關(guān)于印發(fā)（干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定）的通知》 京組通 [2021]4號(hào) 《中共北京市委組織部關(guān)于開展干部檔案審核工作的通知》 Q/ 《管理標(biāo)準(zhǔn)編寫 規(guī)定 指引》 3 術(shù)語、定義 XXXXX公司、公司 指 XXXXX有限責(zé)任公司。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本 標(biāo)準(zhǔn) 。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于 XXXXX公司人事檔案材料的收集、利用、傳遞、管理等工作。 本標(biāo)準(zhǔn)起草部門： 本標(biāo)準(zhǔn)起草人： 本標(biāo)準(zhǔn)初審人： 本標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審人： 本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)人： 本標(biāo)準(zhǔn)于 20年月日首次發(fā)布。人力資源 管理 Q/ 人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 目 次 1 范圍： .................................................................... 3 2 規(guī)范性引用文件： .......................................................... 3 3 術(shù)語、定義： .........................................