【正文】 Q/ 前 言 本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù) XXXXX 有限責(zé)任公司 （以下簡稱“ XXXXX 公司”） 標(biāo)準(zhǔn)體系工作的需要而編制，是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系建立和實(shí)施的個性標(biāo)準(zhǔn)， 目的是 為了規(guī)范 化、標(biāo)準(zhǔn)化 公司 人事檔案管理工作 ， 促進(jìn)公司人力資源管理工作的順利進(jìn)行，從而 加快企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的完善，適應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)和國際先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的需要。 人力資源 管理 Q/ 人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范了 XXXXX公 司人事檔案管理的內(nèi)容和要求。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本 標(biāo)準(zhǔn) 。 人事檔案審核 指對歸檔材料進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)材料內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確，手續(xù)是否規(guī)范完備，進(jìn)而判定材料有無保存價值、是否歸入 人事檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。 人事檔案材料收集 主動 收集 人事檔案材料 并 歸檔是 公司 行政部 、各部門、 各位 員工 的職責(zé)和義務(wù)，是不可缺少的一道重要工作程序。材料須經(jīng) 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門 審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。 通過員工受教育的院校、黨校、培訓(xùn)部門 收集學(xué)生（學(xué)員）登記表、報考登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)證書（原件個人保存）、學(xué)位審批材料、學(xué)歷證明書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績、鑒定等材料。 通過 公司 共青團(tuán)組織，收集團(tuán)的建設(shè)中形成的入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、優(yōu)秀團(tuán)員和優(yōu)秀團(tuán)的工作者事跡材料、退團(tuán)材料。 通過有關(guān)科技部門、本人和報刊雜志收集員工的發(fā)明、科研成果及有重大影響（如獲獎或在全國性的報刊上發(fā)表）的論文、著作、譯著等的目錄。 檢查撰寫是否符合要求，文字須是鉛印、膠印、油印、計算機(jī)打印或藍(lán)黑墨水、黑色墨水、人力資源 管理 Q/ 墨汁書寫 ,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水或純藍(lán)色墨水以及復(fù)寫紙書寫 。 人事檔案 的 分類 將檔案材料按照按材料內(nèi)容、性質(zhì)及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)別類型，相對集中，進(jìn)行組合排列，共分為十大類。 第二類 自傳材料。按材料形成的時間順序排序。職稱單科考試成績不存檔。 第八類 執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料，包括黨組織給犯錯誤黨員的各種黨紀(jì)處分，行政上給予員工的行政處分。 人事檔案排序 按材料形成時間的先后順序進(jìn)行排序。 第九類材料二級分類順序?yàn)椋?任免材料； 工資材料； 出國、出境材料； 參加會議的代表登記表等 材料。 每一類材料排好順序后，要編制類號和順序號。復(fù) 印 件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。 每類目錄之前應(yīng)注明類號和類別名稱， 按照類別排列順序和人事檔案目錄格式，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行填寫。 填寫材料名稱要突出材料的基本內(nèi)容； 要準(zhǔn)確揭示和高度概括出材料的性質(zhì)特征； 簡化題目要規(guī)范，必須確切反映材料的內(nèi)容特點(diǎn)； 名稱與材 料內(nèi)容明顯不一致的，要根據(jù)內(nèi)容重新命題，并在備注欄加以注明； 沒有名稱的材料，可根據(jù)材料內(nèi)容擬定標(biāo)題，標(biāo)題要規(guī)范、確切； 證明材料的名稱要根據(jù)材料的內(nèi)容來擬定，不能籠統(tǒng)地寫“證明材料”，要準(zhǔn)確地揭示出證明人的姓名或單位、證明人與被證明人之間的關(guān)系、被證明人的問題等。材料的頁數(shù)計算要規(guī)范統(tǒng) 一，凡鉛印頁碼的材料、表格，要如實(shí)填寫頁數(shù)，無鉛印頁碼的材料，采用圖書編頁法，有文字內(nèi)容的，每面有字即為一頁。第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。 拆除檔案材料上的訂書釘、區(qū)別針、大頭針等金屬裝訂物。 檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，留有 ，裝訂邊如沒有留 ，應(yīng)加邊。 查閱員工檔案，應(yīng)填寫《查閱員工檔案登記表》。 查閱檔案時要注意愛護(hù)，保持檔案整潔，嚴(yán)禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。復(fù)制的材料，不得 給無關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。經(jīng)審核整改后符合要求的檔案，報 公司 分管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。 人事檔案轉(zhuǎn)遞過程要安全 轉(zhuǎn)出的檔案要進(jìn)行嚴(yán)密包封，詳細(xì)填寫 《員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》 ，與檔案一道密封，加貼密封條并蓋密封章 ,通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人遞送。 接收的檔案經(jīng)審核符合標(biāo)準(zhǔn)的，在檔案轉(zhuǎn)遞單的回執(zhí)上簽名蓋章并退回原單位。 嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，避免出現(xiàn)“無頭檔案”。 新任企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員正式任職后， 應(yīng) 將其人事檔案報送集團(tuán)公司人力資源部。 對存在問題的檔案，須在 一 個月內(nèi)整改完畢并重新報送。 無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，更不準(zhǔn)明火進(jìn)入庫房。任 何人不得以任何借口，要求檔案工作人員或他人涂改、抽取、增添、偽造或銷毀檔案材料。 不得擅自公布人事檔案材料。 對違反收集歸檔紀(jì)律的直接責(zé)任人員和負(fù)有責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員，要給予相應(yīng)的黨紀(jì)、政紀(jì)處分，構(gòu)成犯罪的要依法追究刑事責(zé)任。 是否屬于所管員工應(yīng)歸檔的材料，是否齊全完整、手續(xù)完備，是否真實(shí)可靠。 查閱借用，為員工 工作提供信息。 鑒別準(zhǔn)確，去留合理，處理得當(dāng)。 堅持原則，手續(xù)完備，登記清楚，安全保密，積極主動。 目錄按材料形 成時間的先 后順序排列 填寫。 貼像片、蓋公章。 按每份材料逐件填寫。 研究生學(xué)習(xí)期間總結(jié)表、黨性鍛煉小結(jié)； 離任審計 (如有問題放第 8 類 ). 目錄按材料形成時間的先 后順序排列 填寫。 現(xiàn)職和科級以上干部民主評議材料歸檔 。員工 的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響論文的評價材料及目錄 。 例： 四、學(xué)歷學(xué)位及評聘專業(yè)技術(shù)材料 ㈠ 學(xué)歷學(xué)位材料 ㈡ 職業(yè)（任職）資格考試和專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料 ㈢ 反映個人科研學(xué)術(shù)的材料 ㈣ 培訓(xùn)材料 畢業(yè)證書的原件 、復(fù)印件都不能存檔。 甄別、復(fù)查結(jié)論 (意見、決定 )、調(diào)查報告及有關(guān)的依據(jù)材料 。 按政審時間先后，排出每次政審的成套材料。 先排序反映同一問題或內(nèi)容材料 集中在一起，按材料主次關(guān)系排序。要寫明年、月、日及頁數(shù)、份數(shù)， ＸＸＸ年不能省略 歸入此類材料應(yīng)注意材料的完整性。因入黨、入團(tuán)、出國、參軍而形成的政審材料 。 同一問題多次審查形成的材料，將每次審查形成的成套材料分別排列在一起，并將最后一次問題材料排在這一問題材料的最前面 。 再存放愛人、父母、兄弟、姐妹等材料。 加入民主黨派的有關(guān)材料、組織審批意見； 開除黨籍、團(tuán)籍的處分材料放在第八類，原入黨、 入團(tuán)志愿書仍放在第六類，但需在封面注明“已開除”字樣。 入黨積極分子考察材料不存檔 第 七 類 各級組織正式命名授予的英雄、模范、先進(jìn)工作者等稱號和本單位年度性獎勵的授獎決定 (審批表 )先進(jìn)事跡及榮譽(yù)稱號材料、通報表揚(yáng)材料 。有突出貢獻(xiàn)的中青年專家審批表 。 按每份材料逐件填寫。 按處分時間排列，每次處分所形成的成套材料 (指受處分兩次以上的 )，排列同五類相同，凡有取消處分和甄別、復(fù)查平反決定材料排在每次處分材料的前面。 人力資源 管理 / 類別 材 料 分 類 排 列 順 序 目 錄 填 寫 備 注 第 九 類 任免：招工、入伍審批表、知青下鄉(xiāng)審批 (登記表 )。 其它：縣團(tuán)級 以上黨代會、人代會、政協(xié)代表會議、工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會、民主黨派代表會議代表登記表；公務(wù)員過渡登記表；大學(xué)生進(jìn)京審批表； 員工 調(diào)動審批表。 例： 911 是第九類中任免材料的第一份材料的第 1 件材料。要寫明年、月、日及頁數(shù)， Ｘ ＸＸ年不能省略。人力資源 管理 / 附錄 C （規(guī)范性附錄） 人事檔案 目錄 類號 材 料 名 稱 材料制成時間 頁數(shù) 備 注 年 月 日 一 履歷材料 1 二 自傳材料 1 人力資源 管理 / 人事檔案 目錄 類號 材 料 名 稱 材料制成時間 頁數(shù) 備 注 年 月 日 三 鑒定、考核、考察材料 1 人力資源 管理 / 人事檔案 目錄 類號 材 料 名 稱 材料制成時間 頁數(shù) 備 注 年 月 日 四 學(xué)歷、學(xué)位、職稱等材料 (一 ) 學(xué)歷學(xué)位材料 1 人力資源 管理 / 人事檔案 目錄 類號 材 料 名 稱 材料制成時間 頁數(shù) 備 注 年 月 日 (二 ) 專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料 1