【正文】 力。所以，語言要平和實在，質(zhì)樸無華，通俗易懂，敘事求實，論理有據(jù)，不夸張，不掩飾，不用冷僻字，不拐彎抹角，不追求華麗詞藻，不能照搬文藝作品的語言，更不能說大話、套話和空話。文藝作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很強、情感性很重的語言去感染讀者。三是要樸實?！薄叭绻莾蓚€小時的講稿呢？”“不用準備，馬上就可以講。威爾遜：“準備一份10分鐘的講稿，得花多少時間？”他答道：“兩個星期。謝謝大家。法比尤斯發(fā)表的演說，更是短得出奇，只有兩句：“新政府的任務是國家現(xiàn)代化，團結(jié)法國人民。恩格斯在馬克思墓前的演說只有1260字；列寧在馬克思、恩格斯紀念碑揭幕典禮上的講話只有552字；斯大林在1941年7月3日發(fā)表的反對法西斯德國入侵的重要廣播演說只有3800字；羅斯福的總統(tǒng)就職演說僅有985字；最短的總統(tǒng)就職演說是1793年華盛頓的演說，僅135字；林肯著名的葛提斯堡演說只有10個句子。三說國外——能文者惜墨，善辯者寡言。）對13年的歷程作出恰如其分的評價。有人提出對13年的成就的評價應有分量，建議用“幾個最”，有人提出用“幾個新”。黨的十六大報告通過八個成就、十條經(jīng)驗，便把十五大以來的五年及江總書記在位的13年的工作總結(jié)得一清二楚。周總理四屆人大會議的報告，因總理身體有恙，毛主席指定小平同志負責組織起草，要求不超過5000字，小平同志認真照辦。公文語言雖不能如文學作品那樣“為求一字穩(wěn)，耐得半宵寒”、“兩句三年得，一呤雙淚流”，達到“語不驚人死不休”的地步，但也要嚴格錘煉，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必須有的內(nèi)容一個字不能少，無關的內(nèi)容半個字不能多。所以，煉字就是要刪繁就簡，選詞就是要有高度概括性，這樣才能做到簡煉。)，但都壯懷激烈，語短意長。劉邦《大風歌》只四句，荊軻《易水歌》僅兩句（風蕭蕭兮易水寒，壯士一去兮不復還?。?，陳子昂《登幽州臺歌》僅有四句（前不見古人，后不見來者。杜甫有個名句“朱門酒肉臭，路有凍死骨”，兩句10字，就把階級矛盾深刻地揭露出來了。賈島、韓愈“鳥宿池邊樹，僧敲月下門”的“推敲”故事，也已成為精心琢磨用字的典故。此后，下令，凡上書者均照后五百字的格式來寫，違者論罪。第二天又叫人接著讀，讀到最后的五百字才知道他要講的正事。先說古代——明朝初年刑部尚書茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，寫了一萬七千字?！睘槲恼叽蠖喑珜А⒘η缶?，多數(shù)人都是喜短不喜長的。要語不煩，字字珠璣，簡練有力，自然使人愉悅；冗詞贅語，嘮嘮叨叨，不得要領，怎不令人生煩？劉勰（協(xié)）言道：“緣學在博，取事資約。山不在高，有仙則名。開門見山，簡明扼要，別拖泥帶水。這里，到底扣留誰，是扣留“發(fā)現(xiàn)者”還是“使用者”，由于語言表述有問題，則使這里鬧出了笑話，其實只須將句中的“對”字去掉即可。同時，公文的語言要考慮到文體、文體的服務對象、含義等的多重影響，要使語言所表達的意思準確、全面、不留漏洞。四個詞表達了殲敵的全部意義，用法貼切完整，讀來氣勢恢宏，語氣堅定，令人振奮，由此可見主席練字功夫之深?！边@里用了四個詞來修飾“殲滅”這個動詞。遣詞造句要恰當、周密、明確，盡量少使用基本、幾乎、不少、絕大多數(shù)等模精語言，做到觀點鮮明、是非清楚、褒貶分明、揚棄適度。要確保公文質(zhì)量，一定要重視語言的提煉，在文字方面狠下功夫。9。抄報有兩種情況：一是下行文需報請上級了解掌握的公文，二是受雙重領導的單位向一上級機關行文的同時向另一非主報機關行文時用抄報。抄送有三種情況：一是上行文抄送有關業(yè)務主管機關，二是下行文抄不相隸屬機關，三是向受雙重領導的下級機關行文抄送該下級機關的另一上級機關。“主送”與“發(fā)送”無實質(zhì)性區(qū)別。按照格式規(guī)定，在文首不寫抬頭稱謂的公文，如命令、決定等等，主送單位放在文尾。應注意區(qū)別開主送、發(fā)送，抄送、抄報有什么不同。行文編號，有的紅頭文件編號里加了“函”、“第”等字樣，也屬不當。一個是落款時間沒有按國家規(guī)定用阿拉伯數(shù)字，并且加上括號，而是仍沿用過去的漢字寫法，不加括號。再一種單位名稱和時間落款錯誤是出現(xiàn)在會議講話稿、發(fā)言稿中。有許多同志起草法定公文時，都在題目上寫明單位全稱，還要把本單位的全名稱落在最后一頁的右下方，然后再注明時間，最后再加蓋機關公章。例如，單位名稱落款和時間落款錯誤。但是違反這種規(guī)范的錯誤較為常見，如《關于轉(zhuǎn)發(fā)〈通知〉的通知》，就屬這種類型。（４）書名號使用不當。（２）事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當，產(chǎn)生歧義。常見錯誤有：（１）不分條件省略機關名稱。四是法定規(guī)范性公文常有的標題錯誤。書面公文，一般來講具體要求、安排和直接涉及的具體事多一些，理性議論較少。（２）口頭表達輔助材料與書面公文在寫作的內(nèi)容構(gòu)成上也有不同。但是口頭表達所用的文字材料在通過法定辦文程序后，如以“通知”等形式下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)等等，就具備了一定的法定效力。這個問題在日常工作感到并不明顯，但對工作影響較大，如“匯報提綱”與“工作報告”、“報告”，“講話”與“工作意見”，“發(fā)言提綱”與“工作計劃”，“談話”與“意見”等都經(jīng)常遇到混淆的情況。三是口頭表達與書面表達兩種類別的文種混淆。（４）體現(xiàn)主題的則重點不同。（３）“講話”有下行文的許多特征，“發(fā)言”則有平行文和上行文的特征。其不同點：（１）“講話”是屬于會議上領導者使用的體裁，而“發(fā)言”則是屬于被領導或其他非領導人使用的體裁。（２）其使用都是在公開或一定范圍的公開會場上發(fā)表。兩者相比，有３個相同點，有４個不同點?！爸v話”與“發(fā)言”屬于兩者相近的非正式公文，既有相似之處，也有較大區(qū)別。規(guī)范性公文應用中，還存在“決議”與“決定”、“通告”與“公告”、“函”與非規(guī)范公文“便函”等概念不清，使用混淆的問題。南陽市委、市政府轉(zhuǎn)發(fā)臥龍區(qū)的一個報告，里面加雜請示事項。（如南陽“清官祠”事件。千萬不能混為一談。（４）“報告”可以向上級主管部門行文，也可向上級領導人或非主管部門報告，但“請示”必須向上級直接主管部門行文。但“請示”必須一事一文，否則由于上級分管的部門不同，多事一文無法辦理或答復（用于口頭匯報用的匯報稿例外，但事后必須正式行文。但“請示”必須在事情辦理之前。但“請示”必須給予批復或答復。（２）兩者都是用于反映情況。一般來講，“報告”與“請示”有兩個共同點、四個不同點。一是規(guī)范文種中常有“報告”與“請示”兩者混淆。因此正確選擇文種格式是機關文字工作的基本要求。如何選擇使用適當?shù)奈姆N格式是機關文字工作中常常遇到的問題。與上述行文關系相聯(lián)系，根據(jù)不同的行文對象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、聯(lián)合行文及受雙重領導的機關的行文。8。防止疏忽漏誤，避免發(fā)生歧義，尤其涉及政策性較強的公文，更要注意這個問題，防止讀者誤解，在政策執(zhí)行中產(chǎn)生混亂，造成政治、經(jīng)濟上不必要的損失。五是表述準確。就是既不要把不同內(nèi)容的拉到同一部分或段落里來，也不要把同一內(nèi)容的分散到不同的部分工落中去。（2）專一性和完整性。否則就會造成條理還不清、層次混亂。公文結(jié)構(gòu)安排的原則是：（1）聯(lián)系性和層次性。這一點要引起重視。比方做衣服，沒有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至會把衣料給毀掉了。公文的照應，指的主要是公文內(nèi)部相互襯托、呼應，如開頭與結(jié)尾相照應，題目與正文相照應等，以此加強公文各部分的聯(lián)系性，增強表達效果。根據(jù)情況，可以用過渡詞過渡，如：“綜上所述”、“由此可見”等；可以用過渡句子過渡，如“現(xiàn)將有關情況報告如下”等；有時也可以用過渡落過渡。公文的開頭以樸實、平直、開門見山為特色，結(jié)尾以自然果決為特色。這里說的結(jié)構(gòu)，指的不是 公文 的外在形式方面的結(jié)構(gòu)，指的是公文內(nèi)容上各個部分的安排問題。以增強說服力，使人不僅知其然，而且知其所以然。三是內(nèi)容充實。公文中涉及事項多、內(nèi)容較復雜時，要按照邏輯關系分成若干部分，依次進行表述。主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見、要求、措施等，都要清楚明白。7。但如果提出的政策、措施要求過高，也難以實現(xiàn)。二是屬于物質(zhì)條件方面的，主要是解決人、財、物的問題。具體政策、措施歸納起來，基本上是兩類。提出的政策、措施要切實可行這是公文的核心問題，必須慎重對待。只有全面、準確、客觀地反映實際情況，才能對問題作出正確結(jié)論，找到解決問題的有效辦法，公文才有說服力，才能夠發(fā)揮應有作用。所謂客觀性，就是反映的是客觀存在的實際情況，而不是主觀臆造或故意編造的東西。所謂準確性，就是對反映情況的“質(zhì)”的方面的要求。所謂全面性，就是對反映情況的“量”的方面的要求。5。公文起草人必須切實注意，絕不能憑個人好惡在公文中摻雜個人感情及小集團的私利，不能主動地把自己的想法當成機關的意圖。二是要“出以公心”。如果公文沒有明確意圖，缺乏個性，內(nèi)涵不清，就成了“空文”。要準確把握發(fā)文機關對某事物的基本態(tài)度，抓住要義，對于提倡什么，限制什么，支持什么，反對什么，一定要旗幟鮮明；對于必須怎樣做，不能怎樣做，出現(xiàn)何種情況怎么辦，一定要明確具體，不能會糊不清，模棱兩可，也不能一味宣講道理談原則。因此說，在公文寫作之前自己要很好地“定位”。因此，在動筆寫作之前要準確把握行政目的和行文目的，頭腦要盡快“定位”，把自己放在特定的制發(fā)主體位置上，根據(jù)特定讀者的情況，緊緊圍繞主題內(nèi)容，遵循規(guī)定的格式去寫，也就是進入角色、找準感覺。公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式、特定的語言，能否把握住這“五特”，決定著公文寫作的成功與否。4?！稐l例》規(guī)定，“部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文”，就是為了防止相關公文之間發(fā)生“打架”。3。一般來說，上級機關比本機關更為熟悉黨和國家的方針政策，更能把握全局，因而它的指示對下級機關具有較強的針對性。要符合上級機關的有關指示、規(guī)定下級服從上級，全黨服從中央，是我們黨的民主集中制原則。辦文人員一定要把握政策規(guī)定，要有政治頭腦，有政策水平，特別是對一些敏感問題、帶有傾向性的問題，要有自己正確的主見，不能人云亦云、隨波逐流。黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，是我們進行各項工作的依據(jù)和準繩，也是起草公文的依據(jù)和準繩。公文起草要符合黨和國家的路線、方針政策和法律法規(guī)。要達到這個要求，不勤奮學習，不認真鉆研，不積累大量的知識，那肯定是不行的。只要用心，積累大量的語言材料絲毫沒有問題。人腦不怕用，就怕空。只有厚積薄發(fā)，任務來時才能不慌不忙，一揮而就。另外，要注意平時的積累。公文起草更是如此，來不得半點杜撰和假想。收集整理有關材料。有句話說得好：“領會上頭，摸清下頭，兩頭一碰，才有寫頭”。認真領會領導意圖。做到 任務明確、方向清晰，防止在主要觀點和內(nèi)容上偏離要求。作為領導要交待清楚，作為撰稿人要問清楚起草公文的目的，即主題。明確發(fā)文目的。”領導同志親自起草或主持起草 公文時，辦公室和有關部門要積極做好服務工作?！敝醒胫赋觯骸案骷夘I導干部親自動手起草重要文件，這不是技術性的問題，而是領導工作中的原則性的問題。用筆寫出傳播就廣，而且經(jīng)過寫，思想就提煉了，比較周密。在以科學、法治、人本為主要特征的現(xiàn)代社會，寫作更是一項高素質(zhì)領導干部不可或缺的能力。唐代公文有嚴格的“職述”和“代擬”規(guī)定。寫作，歷來被認為是“經(jīng)國之大業(yè)，不朽之成盛事”。（5）領導親自起草或主持起草。如黨代會報告等（如十六大報告，由胡錦濤同志任起草組組長，組織各路好手，歷時一年零兩個月，做了大量艱苦細致的調(diào)查研究、起草修改工作，拿出了高質(zhì)量的報告，體現(xiàn)全黨的意志、代表了全國各族人民的愿望，成為我黨在新世紀新階段的政治宣言和行動綱領。（4）組成起草小組起草。（3）聯(lián)合起草。優(yōu)勢是：情況較熟，研究較深，較易抓住問題的要害，提出可行的解決辦法。即部門主管范圍內(nèi)的工作需要黨委辦公室行文時，由部門代為擬稿。所以，工作中要注意揚長避短。特點：一是起草的內(nèi)容廣，綜合性強，涉及黨委工作的各個方面；二是起草的公文種類多，從重要批示性文件到簡單事務性文件，從講話稿到信函等，都要去辦；三是起草時限往往比較倉促，有些文稿說要就要；四是起草的有些公文影響較大，一些重要公文和緊急公文，常常事關全局。）（二）公文起草的方式（5）（1）辦公室起草。（一）公文起草的步驟（1）領受任務；（2）調(diào)查研究；（3）擬出初稿；（4）協(xié)調(diào)修改；（5）報請審批。三、公文起草公文起草是公文形成的第一步，是公文處理工作的“始發(fā)站”，具有很強的政治性和業(yè)務性。也叫印發(fā)說明，包括印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。（４）人名做為自由詞，不標“△”。（２）主題標引要反映公文內(nèi)容。２）。（３）“縣以上黨和國家機關黨員領導干部”分解轉(zhuǎn)換為“黨政機關”、“黨員”和“領導干部”。中共中央印發(fā)〈關于縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會的若干規(guī)定〉的通知其主題概念是：縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會規(guī)定通知主題詞是：黨政機關　黨員　領導干部民主生活會規(guī)定通知分析說明：（１）單主題公文。下面，我們舉兩個例子。此處，我們還可對〈意見〉進行重點標引、分析標引和全面標引。它們和詞表中的正式主題詞是一對一的對應關系，可直接進行轉(zhuǎn)換。如對《市委、市政府關于2001年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見》這篇文件進行標引時，我們可采取概括標引方式。這是相對于重點標引和概括標引而言的。同概括標引相比，分析標引更深入、更全面，能夠反映公文主題的各部分、各方面的主題因素，從檢索效果上，查全率和查準率也高得多。以文件計時分析為基礎，對涉及的所有主題因素分別加以標引。要著重抓住那些重要的主題，即主體因素。也可以針對本部門本系統(tǒng)的工作特點，建立適合本部門專業(yè)的檢索系統(tǒng)。經(jīng)濟工作、政法工作、文化教育、科研、軍事各部門，都有各自的業(yè)務上的需要。（２）重點標引。只標引文件最主要的主題內(nèi)容。公文主題標引方式有四種：（１）概括標引。查表抽詞進行主題概念轉(zhuǎn)換后，我們即按照公文主題檢索的要求和主題標引的深度，采用一定的標引方式，標注出主題詞。二是間接換，即采取分解的辦法，把復雜的主題概念分解為若干單主題 概念，然后再進行轉(zhuǎn)換。提煉出的主題概念屬于一種自然語言，主題概念要作為主題詞進行標引，心須進行主題概念的轉(zhuǎn)換，使自然語言變?yōu)闄z索語言。而公文主題概念則是表達公文主題的關鍵詞匯，它用名詞或名詞性詞組表示出來。其目的在于確切反映和表達公文的主題思想，為公文主題詞標注做好必要的準備。提煉主題概念。例如：《市委、市政府關于新形勢下