公司檔案管理規(guī)定范文-文庫吧資料
2024-09-02 13:40本頁面
【正文】 抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公 文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。會計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。 借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。 借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污 文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。過期由檔案管理 員催還。 借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)借閱的檔案資料的部門負(fù)責(zé)人及公司總經(jīng) 理 /副總經(jīng)理批準(zhǔn) 。 借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 七、檔案的借閱 檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。 1 年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 5 年保存： (1)期滿或解除之合約 。(3)事業(yè)計(jì)劃資料 。 10 年保存： (1)預(yù)算、決算書類 。(9)工程資料及業(yè)主資料檔案 。(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證 。(5)財(cái)務(wù)報(bào)表 。(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則 。 七、檔案資料的保存期限 ? 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： ? 永久保存： (1)公司章程 。 六、資料的分類與歸檔 1. 公司檔案資料的分類根據(jù)公司的實(shí)際情況及檔案資料的查找實(shí)用性歸檔。凡機(jī)密以 上級的文件必須把原件放入檔案室。 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。 五、資料的收集與整理 公司的歸檔資料實(shí)行 “ 及時(shí)歸檔 ” 及 “ 年度歸檔 ” 制度，即：日常工作 時(shí)間公司來往文件 /業(yè)主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 四、檔案管理員的職責(zé) 根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。 二、歸檔范圍 公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同 (包括勞動合同 )、工程資料、業(yè)主 /客戶資料、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。對破壞褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強(qiáng)光的工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和和無保存價(jià)值的或是盜了銷毀期限的檔案，由總經(jīng)理批示后執(zhí)行。 5) 合同按內(nèi)分開，分別分為工程合同、設(shè)計(jì)合同、申元合同、申德合同。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件
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