如何成為主管得力助手-文庫(kù)吧資料
2025-02-24 13:25本頁(yè)面
【正文】 待辦事項(xiàng) ? 各種證件 ? 食譜 /運(yùn)動(dòng) 67 秘書(shū)工作檔案 ? 公司組織機(jī)構(gòu)圖 ? 公司產(chǎn)品介紹目錄 ? 公司參考制度資料 ? 會(huì)議檢核表 ? 各種證件 ? Menu ? 老板人際網(wǎng)絡(luò) 68 公關(guān)資料如何建檔 公關(guān)檔的項(xiàng)目 ? 個(gè)人基本資料 :姓名、別號(hào)、性別、年齡、生日、職位、職稱、學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、著作等 ? 特殊資料：專(zhuān)長(zhǎng)、特技、特殊貢獻(xiàn)、特殊榮譽(yù)、個(gè)性、癖好、品位、家庭狀況等 ? 與他人相關(guān)資料：如某人某單位的某人是兄弟，又與某人是師生，某人與某恩是親人或眷屬等 ? 一般往來(lái)記錄：如你送了什么禮物、對(duì)方回贈(zèng)什么禮物：什么時(shí)候請(qǐng)對(duì)方便餐，談了什么主題 ? 業(yè)務(wù)往來(lái)記錄：這個(gè)項(xiàng)目對(duì)業(yè)務(wù)人員特別重要，要記載拜訪的次數(shù)、每次拜訪的要點(diǎn)、成交項(xiàng)目、付款情況 ….. 等，記載得越詳細(xì)，對(duì)客戶的掌握就會(huì)越準(zhǔn)確 公關(guān)檔案管理 ? 公關(guān)檔案的分類(lèi)和管理，可以參考名片整理的分類(lèi)結(jié)構(gòu)和管理要點(diǎn)，不過(guò)，公關(guān)檔案的管理要比有一般名片還精確，一旦知道對(duì)方有任何變動(dòng)或有任何新資料，應(yīng)該立即更動(dòng)或記錄，因?yàn)楣P(guān)運(yùn)作是不容許有誤失的 69 剪報(bào)應(yīng)把握的原則 ? 針對(duì)一個(gè)主題要做長(zhǎng)期的剪貼，切勿一曝十寒，終斷了資訊的連續(xù)性 ? 為了節(jié)省時(shí)間，不必逐條細(xì)讀每一條訊息。如：會(huì)客室茶幾上、門(mén)與走道之間、主管辦公桌對(duì)角上（財(cái)位）、辦公室的死角上等。 44 個(gè)人辦公環(huán)境可以適當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)個(gè)人品位 ? 種一盆水生植物、養(yǎng)有尾小魚(yú)、插鮮花或干燥花，掛幅藝術(shù)作品，桌墊下壓一張藝術(shù)作品，或隔板墻上掛一幅自己欣賞的詩(shī)句 ….. 在求同存異中可以幫助上司和同事更了解你。 ?其他如：計(jì)算器、印臺(tái)、名片整理盒、便條紙、桌歷、公文夾等都可以放在桌面上，以便方便取用。 因此，好好地把握今天。如果是個(gè)人或人數(shù)少的單位可以用電話或口頭通知：如果會(huì)議，最好發(fā)“會(huì)議通知”，并存入檔案 ? 事前先確認(rèn)上司活動(dòng)所使用的場(chǎng)地是否安排妥當(dāng) ? 臨時(shí)性的日程，衡量輕重后，可立即與上司商量插入，并安排其他受影響的活動(dòng)，再將更動(dòng)情形，通知相關(guān)人員或單位 40 把握今天 因?yàn)樽蛱觳贿^(guò)是一場(chǎng)夢(mèng) 而明天只是一個(gè)幻影。 165。 165。60， 000 165。 165。 165。40， 000 165。 165。 165。30， 000 165。 165。 165。20， 000 165。做好份內(nèi)工作，讓主管在客戶或上司面前拿出漂亮的成績(jī)單 25 專(zhuān)業(yè)秘書(shū)自我檢核表 ? 我了解組織的任務(wù)與經(jīng)營(yíng)理念嗎？ ? 我了解主管的工作執(zhí)掌嗎？ ? 我了解主管的工作目標(biāo)嗎？ ? 我了解主管的工作習(xí)慣嗎？ ? 我了解主管的長(zhǎng)處與短處嗎？ ? 我了解主管的工作壓力嗎？ ? 我了解主管對(duì)我的工作期許嗎？ ? 我了解自己在部門(mén)中扮演的橋梁角色嗎？ ? 我工作時(shí)想到的是如何把 [我們 ]的工作做好，而不只是把 [我 ]的工作做好。如何成為主管得力助手 專(zhuān)業(yè)秘書(shū)訓(xùn)練 1 專(zhuān)業(yè)秘書(shū)的定義 一位秘書(shū)可以說(shuō)是一位主管的助理，他（她）們： ?具備熟練的辦公技能 ?無(wú)需旁人指揮而能負(fù)責(zé)完成任務(wù) ?表現(xiàn)積極主動(dòng)，運(yùn)用判斷力行事 ?在他（她）的許可權(quán)內(nèi)做決策 他（她）們同時(shí)也是溝通，協(xié)調(diào)及合作的中樞，使大家能合力為達(dá)成公司目標(biāo)努力 2 專(zhuān)業(yè)秘書(shū)的工作職能 ? 協(xié)助主管達(dá)成工作目標(biāo) ? 加強(qiáng)、擴(kuò)大主管的社會(huì)關(guān)系 ? 輔助主管的例行業(yè)務(wù) ? 溝通協(xié)調(diào)聯(lián)系中心 ? 部門(mén)窗口 ? 促進(jìn)部門(mén)工作推展 ? 參與工作小組推動(dòng)專(zhuān)案工作 ? 辦公室管理 /資訊管理 ? 客戶服務(wù) /公共關(guān)系 3 秘書(shū)工作特性 服務(wù)性 復(fù)雜性 事務(wù)性 時(shí)效性 主動(dòng)性 創(chuàng)造性 4 秘書(shū)應(yīng)具備的工作技能 ? 電腦 ? 語(yǔ)言 ? 人際關(guān)系 /溝通技巧 口頭，文字 ? 資訊搜尋整理 ? 組織計(jì)劃能力 ? 專(zhuān)案管理 ? 其他基本秘書(shū)工作技能 5 秘書(shū)應(yīng)具備的工作知識(shí) ? 公司組織、人事、產(chǎn)品、產(chǎn)業(yè) ? 公司、部門(mén)、主管及個(gè)人之工作目標(biāo) ? 公司制度、慣例、規(guī)定及作業(yè)程序 ? 基本管理知識(shí) ? 電腦及網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)知識(shí) 6 我們的優(yōu)勢(shì) ? 常能取得第一手信息 掌握先機(jī) ? 擁有寬廣的個(gè)人發(fā)揮空間 ? 良好的人脈關(guān)系基礎(chǔ) ? 較多機(jī)會(huì)應(yīng)用觀察敏銳度 了解主管的工作模式及想法 7 新世紀(jì)秘書(shū)的挑戰(zhàn) 關(guān)鍵才能 ? 客戶導(dǎo)向 ? 人際建立 ? 分析思考 ? 說(shuō)服影響 ? 積極主動(dòng) 發(fā)揮關(guān)鍵才能的原則 ?了解需求 ?快速回應(yīng) ?顧客滿意度 8 數(shù)位秘書(shū)工作八大法則 ? 嚴(yán)守機(jī)密，取得信任 ? 公私分明，一視同仁 ? 工作準(zhǔn)確迅速 ? 隨時(shí)讓人感覺(jué)到我的存在 ? 積極搜集資訊，傳遞資訊 ? 隨時(shí)隨地做好聯(lián)絡(luò)工作 ? 先一步做好所有準(zhǔn)備工作 ? 誠(chéng)懇有禮，時(shí)常微笑 9 成功秘書(shū)的特質(zhì) ? 大將之風(fēng) ? 解決問(wèn)題的企圖心與技巧 ? 從公司的眼光看事情 ? 完善的基本技能 ? 積極正面思考 ? 廣大人際關(guān)系 ? 承擔(dān)責(zé)任即時(shí)回饋 ? 敏銳的觀察力及反應(yīng)力 ? 自我提升的期許 10 A Secretary Is Expected to Look like a Girl Action like a Lady Think like a Man Work like a Horse 11 搞定主管有一套 How to Manage Your Boss 12 與主管共事需知 1 ? 了解他的工作重心及緊急度 ? 了解他的人際風(fēng)格類(lèi)型 ? 了解他的人際網(wǎng)絡(luò) ? 了解他的情緒和壓力 ? 正確接受及傳達(dá)指令 ? 保持良好的溝通 ? 對(duì)主管的地位及能力表示敬意 13 了解他
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