某建設(shè)項目檔案工作標(biāo)準的理解與實施教材-文庫吧資料
2025-02-23 10:26本頁面
【正文】 在 歸 檔 期 前 離 崗 ， 進 行 文 件 材料 交 接結(jié) 束屬 于 歸 檔 范 圍 不 屬 于 歸 檔 范 圍 文件歸檔制度 歸檔范圍 :確定文件的價值 ,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化 .(需要制作 ) 制度核心 歸檔時間 :根據(jù)企業(yè)活動的特點 ,確定文件何時歸檔 . 技術(shù)保障 歸檔要求 :明確便于長遠和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術(shù)條件 歸檔份數(shù) :根據(jù)歸檔文件的重要性 ,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系 . 利用保障 歸檔手續(xù) :明確歸檔文件的移交事宜 . 責(zé)任保障 立卷工作 案卷 :是指一組具有有機聯(lián)系的 ,價值、密級基本相同的 ,便于存取的企業(yè)文件的最小組合 . 封面 卷內(nèi)目錄 歸檔文件 備考表 組織案卷的要領(lǐng) : 有機聯(lián)系 ,確定卷內(nèi)文件的數(shù)量 . 盒內(nèi) ,重新編頁號 .(裝訂或不裝訂 ) 錄、封面和備考表 . ? 歸檔的文件可以立卷 .保存。 XX有限公司文件清理工作問卷 時間： 部門： 答卷人： 項目組成員： （說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實際狀況進行填寫的。 工作聯(lián)絡(luò)單 產(chǎn)品檢測報告 絨布檢驗報告 絨布不良明細表 成品入倉單 商務(wù)部 文控中心 財務(wù) 研發(fā)部 人力資源 實驗室 倉務(wù)部 品檢部 業(yè)務(wù)員業(yè)績考核 客戶 產(chǎn)品報價（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、 Email、投訴報告、客戶出貨明細表）打樣單、提貨通知單、 行政總務(wù) 商務(wù)部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會議及廠部例會紀錄文件 外廠 外發(fā)加工單 生產(chǎn)部 試驗產(chǎn) 品通知單、打樣單 客戶訂購合同及查詢價、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價單、調(diào)查表、 保衛(wèi)處 總經(jīng)理 Q: 行政總務(wù)部門和文控中心部門通商務(wù)部之間的業(yè)務(wù)、行政管理往來的具體情況是怎么樣的？（待對這兩個部門進行了調(diào)研之后確定） 來料加工物料送貨單 出門證 客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料 對賬單（每月應(yīng)收貨款對賬單） 歸檔 公司程序文件 絨布各類花型圖紙 工作任務(wù)通知單、打樣單 試驗通知單 絨毛生產(chǎn)交期回復(fù)單、 生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)留樣 入倉單 (絨布每日入倉單、絨布每日入倉記錄 ) 生產(chǎn)訂單、糾正及 預(yù)防措施單 產(chǎn)品報價單 訂貨出貨統(tǒng)計報表、統(tǒng)計報表 出貨通知單、貨物運輸單 常規(guī)絨布庫存數(shù)量表更新 倉庫數(shù)據(jù)報表 外發(fā)加工成品明細碼單、送貨單 出貨明細表 數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計與使用 ? 目前手工進行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種 :數(shù)據(jù)狀況問卷； 數(shù)據(jù)運動狀況示意圖； 數(shù)據(jù)匯總表 。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動規(guī)律。由此可見，企業(yè)的各項工作，其實就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動。 ? 當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后 ,它必然會對接收者產(chǎn)生作用或意義。 數(shù)據(jù)互動規(guī)律 ? 數(shù)據(jù)互動反映了某種工作的開展?fàn)顩r。 ? 首先，對一個具體的部門及其其中每個崗位進行問卷調(diào)查，主要提問五個問題： 在你的工作中，收到什么信息？ 在你的工作中，處理什么信息？ 在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？ 在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？ 在你的工作中，你認為最不需要的信息是什么？ ? 在每個崗位的答案收集齊全后，通過對崗位與崗位之間信息互動狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負責(zé)的信息。 清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須要對企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要工作流程進行了解，并在此基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)狀況進行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動線路，為信息資源配置提供依據(jù)。 企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評價 二、數(shù)據(jù)清理 計劃 調(diào)研 關(guān)聯(lián) 整合 責(zé)任
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