【正文】 ? 門禁設(shè)置合理可極大減少資源投入的浪費。 應(yīng)該： ? 明確職責(zé)和權(quán)限 ? 涉及緊急情況的處理 ? 每一處的解釋都是唯一的 ? 易于理解 ? 明確最低的工作績效標(biāo)準(zhǔn) 所有員工都應(yīng)該收到 同一個版本的 副本，然后按 文件 進行培訓(xùn)。環(huán)境、人 全面改進 高層次理解，集思廣益，流程設(shè)計，檢驗 31 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 標(biāo)準(zhǔn)化 標(biāo)準(zhǔn)化通過 流程文件 告訴 相關(guān) 員工業(yè)務(wù)作業(yè) 要 怎樣進行。 ：流程中少不了信息流的運動，而各種文件就是信息的主要載體，對流程中出現(xiàn)的每一個主要文件（包括各類表格、規(guī)劃或計劃、總結(jié)、研究報告或調(diào)查報告、總結(jié)或檢查報告、方案等等），均要清晰界定其名稱、編制部門與人員、主要內(nèi)容、聯(lián)數(shù)、提交部門與人員、提交頻率或時限等等內(nèi)容。注意流程圖中一定要對各個步驟進行編號，以便在流程說明中對號入座?？傊?，在其它內(nèi)容中不方便或不合適定義的問題，可以考慮放到這一部分闡述。 4. 主要控制點：定義流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵工作、關(guān)鍵要求，提醒執(zhí)行人員注意，以保證流程目標(biāo)的實現(xiàn)。 2. 控制目標(biāo)：定義該流程要達到的主要管理目標(biāo)與要求。 ? 流程說明書一般有下列內(nèi)容： 1. 范圍：說明該流程從哪里開始，到哪里結(jié)束。 流程圖直觀明了，流程說明書詳細列示各個步驟的細節(jié)要求，出現(xiàn)的文本，相應(yīng)的政策規(guī)定和管理規(guī)定等等。 缺邊長方形：用點線與流程圖聯(lián)系起來，記錄或補充關(guān)于所連接符號的補充信息或批注。 中止符：雙鈍角的長方形。 電腦服務(wù)的數(shù)據(jù)庫：圓柱形。在產(chǎn)生重要數(shù)據(jù)的環(huán)節(jié)用它標(biāo)示數(shù)據(jù)的名稱 離頁連接符：漏斗形。 流動方向：箭頭。 拖延：子彈頭形。 檢查：大圓。當(dāng)存在需要有命令或要求才能把項目移至下一個環(huán)節(jié)時使用。帶有指向小圓的箭頭，表示這個圓代表產(chǎn)出，離開小圓的箭頭表明是投入，每一個不同的產(chǎn)出與投入都要用不同的字母標(biāo)出。 節(jié)點：小圓。一般，從菱形出來的結(jié)果有選擇標(biāo)志（例如：是 —— 否；通過 —— 不通過） 文本框：波形底的長方形。 決策點：菱形。當(dāng)發(fā)生作業(yè)的變化時，一般在長方形中簡要描述有關(guān)作業(yè)的要求。 對大部分業(yè)務(wù)流程來說，花在真正的增值作業(yè)上的時間可能少于 15%。 你可能驚異地發(fā)現(xiàn)對大部分業(yè)務(wù)流程來說，真正的增值作業(yè)的成本比例小于 30%。如果不能順利量化，可以近似評估，如果近似評估也很困難時，可以暫時忽略。 ? 4． 考察 每項作業(yè)的成本和周期時間。 下列的流程增值評估圖給出了常見的真正增值、業(yè)務(wù)增值和非增值的作業(yè)類型。如果不是，轉(zhuǎn)入 2 ? 2． 問：這項作業(yè)是業(yè)務(wù)或流程進展必不可少的嗎？如果是，它是業(yè)務(wù)增值的作業(yè)；如果不是，它是非增值作業(yè)。 21 增值評估的步驟如下： ? 1． 對每一項作業(yè)，逐一考察它是對形成流程產(chǎn)出必不可少的嗎？如果是，它可能是增值作業(yè)。這些作業(yè)對于 形成 流程產(chǎn)出并不是必需的 。 20 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 評估流程的每一項作業(yè)：它是否為最終顧客或企業(yè)增加價值？ 主要有兩種非增值作業(yè)： ? 由于流程設(shè)計的不合適或流程沒有按設(shè)計運轉(zhuǎn)而存在的作業(yè)。不能為滿足顧客需求做出貢獻的，以及可以在不降低產(chǎn)品或服務(wù)功能或有損企業(yè)的情況下剔除的作業(yè)被認(rèn)為是非增值作業(yè)。 ? 案例 1 19 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 ? 價值是從最終的消費者或業(yè)務(wù)流程的角度來定義的。 ? 增值評估目的 ： 優(yōu)化增值作業(yè)并使非增值作業(yè)降到最少或根本剔除。 ? 標(biāo)桿瞄準(zhǔn)可以在各個層次針對各種對象展開。 上述數(shù)量、種類和比例越低，靈活性越高。 ? 測評流程靈活性可以考察： 1． 流程破格受理的特殊要求的數(shù)量、種類、占全部要求的比例。 15 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 業(yè)務(wù)流程的測評 ? 靈活性一方面是流程目前操作對多種特殊要求的適應(yīng)性，另一方面是流程本身的可改變程度問題。這些因素都應(yīng)設(shè)法換算成現(xiàn)金單位計量。等待時間一般是不增值的，許多流程的真正處理時間只占整個流程的 10％左右 ,在處理時間中有增值時間和非增值時間，增值時間的比例是測評的重點。 13 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 業(yè)務(wù)流程的測評 測評效果要明確顧客主要的期望和需求是什么？ ? 及時性 ? 準(zhǔn)確性 ? 可靠性 ? 適用性 ? 整潔 ? 靈活性 ? 方便 ? 便宜或免費等等 14 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 業(yè)務(wù)流程的測評 效率＝投入產(chǎn)出比，流程投入主要有： ? 時間投入：每個流程與環(huán)節(jié)的周期時間，等待時間，工作處理時間。 12 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 業(yè)務(wù)流程的測評 效果 ? 業(yè)務(wù)流程是為顧客服務(wù)的，是否有效的唯一標(biāo)準(zhǔn)是看與顧客的期望和要求是否一致，在多大程度上滿足了顧客的期望。 ? 效果指做正確的事， ? 效率指正確的做事， ? 靈活性指可以適應(yīng)許多復(fù)雜情況和特殊要求的需要。 快速 即在保證正確（ RIGHT） 的流程輸出（客戶需要的產(chǎn)品或服務(wù)）的前提下，盡量使流程快速（ FAST）、 容易（ EASY） 和便宜（ CHEAP）（ 減少資源投入，也降低成本）。但我們建議在第一階段，管理基礎(chǔ)好的公司把關(guān)鍵流程的數(shù)量限制在 30個以內(nèi)，管理基礎(chǔ)一般的公司則減半。 8 五 .業(yè)務(wù)流程再造與優(yōu)化過程中的部分關(guān)鍵環(huán)節(jié) －－ 確定變革對象 ? 核心流程和問題流程的重合流程可以作為改進的重點備選流程。 管理類 預(yù)測流程 涉及全公司的各層面的預(yù)測過程 薪酬管理 薪酬管理流程 包括薪酬制定、調(diào)整、變更權(quán)限等 質(zhì)量類 客戶投訴管理流程 包括投訴、索賠、退貨管理 生產(chǎn)過程質(zhì)量異常管理流程 研發(fā)類 產(chǎn)品數(shù)據(jù)維護流程 （ 包括編碼 、 結(jié)構(gòu)和工藝 ） 涉及產(chǎn)品數(shù)據(jù)的修改和取消過程 。 應(yīng)付賬款管理 涉及對外采購和應(yīng)付核對、反饋控制、對帳等過程 員工或供應(yīng)商預(yù)付款管理 涉及對內(nèi)員工 、 對外供應(yīng)商的預(yù)付款審批 、 確認(rèn)和核銷管理等流稱 費用報銷流程 涉及費用審批 、 復(fù)核 、 控制等流程 應(yīng)收賬款管理 涉及對外銷售和財務(wù)核算的核對、反饋、對帳等過程 資金管理流程 涉及資金計劃 、 付款和收款控制等過程 在建 工程管理流程 涉及項目 立項 、 預(yù)算 、 過程控制和核算等流程 固定資產(chǎn)管理流程 本流程描述了固定資產(chǎn)增加、報廢、轉(zhuǎn)移等核算及管理的過程。 ? 示例：下面的表格中的流程哪些是核心業(yè)務(wù)流程？ 6 流程子類 流程清單 流程描述 采購類 材料采購申請流程 本流程用于在生產(chǎn) 、 制造過程中出現(xiàn)的缺料申請 、 審批處理 固定資產(chǎn)采購申請流程 本流程用于固定資產(chǎn)類用品的申請 、 審批過程 費用類物品采購申請流程 本流程用于辦公用品類的采購申請 、 審批處理 廣告宣傳采購申請流程 本流程用于廣告媒介 、 宣傳用品類的采購申請 、 審批過程 外協(xié)流程 涉及外協(xié)的確認(rèn)和執(zhí)行 ， 以及結(jié)算過程 制造類 生產(chǎn)統(tǒng)計流程 涉及生產(chǎn)有關(guān)的工時統(tǒng)計以及工序的完工統(tǒng)計和物料統(tǒng)計等流程 車間完工和返工流程 涉及車間生產(chǎn)的完工流程和各種工序返工和產(chǎn)品返工等過程 車間物料管理 涉及車間從倉庫領(lǐng)料 ， 車間物料管理的過程 財務(wù)類 預(yù)算編制與控制流程 涉及費用編制 、 匯總 、 調(diào)整 、 發(fā)放預(yù)算和預(yù)算控制方法及控制過程 。評估上