【正文】 信息與 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 17 頁 共 77 頁 采購單進(jìn)貨單填寫相同。 過帳完成后生成與供應(yīng)商的過往明細(xì) 記錄 ，過完帳的進(jìn)貨單不允許再修改 。 入庫記錄 入庫生成的進(jìn)貨單記錄， 涉及到價格，金額的數(shù)據(jù)，須有特別的權(quán)限才可以看到 。 如果按采購單打印，會列出該采購單下的所有款號，可以進(jìn)行選擇打印，每個款號的打印份數(shù)默認(rèn)是采購數(shù)量。 操作時，須輸入對應(yīng)的訂單編號，選擇所退的款號和退貨數(shù)量，核對無誤后提交完成退 貨入庫。 已經(jīng) 退到倉庫的產(chǎn)品，需做退貨入庫操作 。 庫存管理人員可以在此進(jìn)行正品和次品的調(diào)倉操作。 除了看款號的實(shí)時庫存外，還可以查看每個款號的庫存變動明細(xì) 。 庫存明細(xì) 所有款號的庫存明細(xì)列表 。 完成狀態(tài)的采購單不可再入庫，入庫數(shù)量請認(rèn)真填寫，采購單入庫，會默認(rèn)為采購數(shù)量，如果是分多次到庫的，請修改為實(shí)際到庫數(shù)量。 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 16 頁 共 77 頁 產(chǎn)品入庫 產(chǎn)品入庫分類采購單入庫和直接入庫 2 種。 已點(diǎn)擊發(fā)貨的訂單，如果發(fā)現(xiàn)有錯，可以撤回，庫存等數(shù)據(jù)也會自動更新 ，但盡量少用此功能 。 如有什么特別信息需要告知銷售人員的，可以通過訂單備注或者跟進(jìn)記錄。 待發(fā)貨訂單分缺貨和不缺貨 2個列表 。 物流管理 物流發(fā)貨 所有等待發(fā)貨的客戶訂單。 采購統(tǒng)計(jì)報(bào)表 這里是采購專員的相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表。 供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)報(bào)表 查詢供應(yīng)商的采購，發(fā)貨，收貨，庫存等情況。 預(yù)訂采購報(bào)表 客戶已經(jīng)訂購，但訂購數(shù)量大于現(xiàn)有庫存數(shù)量的所有款號列表在這里可以看到， 采購人員可以查詢自己所負(fù)責(zé)頻道的產(chǎn)品，可以看到預(yù)訂產(chǎn)品的訂單號和 對應(yīng)的銷售人員 ，以便和銷售人員溝通 。也可以按供應(yīng)商或者分類來查詢。 產(chǎn)品銷售統(tǒng)計(jì) 產(chǎn)品的銷售情況統(tǒng)計(jì)，包括下單的，發(fā)貨的，收貨等幾項(xiàng)數(shù)據(jù)。 添加供應(yīng)商時， 認(rèn)真填寫各項(xiàng)相關(guān)信息，不可有錯。 供應(yīng)商 列表 添加或者管理供應(yīng)商 。 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 15 頁 共 77 頁 所 有信息校對無誤后，點(diǎn)擊提交就完成采購單的錄入工作。 下 采購單 采購文員下采購單，正確輸入所要采購的款號及數(shù)量，進(jìn)貨價等信息， 一張采購單可以包括若干款號，并一定選好供應(yīng)商 ， 供應(yīng)商的選擇 方法 ，是模糊輸入供應(yīng)商名稱，系統(tǒng) 會 自動彈出符合條件的供應(yīng)商 下拉 列表，再點(diǎn)擊選擇 。 采購單的款號采購價，會與目前的庫存均價對比， 如果相差 5%以上，會特別標(biāo)紅顯示 。 財(cái)務(wù)操作人員需要注意的是， 默認(rèn)過帳金額為采購單總金額 ，但本次過帳可以根據(jù) 與該供應(yīng)商的結(jié)余情況 修改 ，過帳生成的過往明細(xì)是最終修改后 的總金額 。 下單人員 在財(cái)務(wù)過帳之前 可以進(jìn)行審核，修改等操作 。 統(tǒng)計(jì)后臺有各個方面的投訴報(bào)表統(tǒng)計(jì)。 需要開通短信網(wǎng)關(guān)或者購買短信貓?jiān)O(shè)備。 客戶短信 查看 銷售發(fā)送和 客戶回復(fù)的短信?？梢杂糜诠?jié)假日的促銷活動或者郵件營銷。 訂單詳情 訂單產(chǎn)品的信息包括： 價格：實(shí)際銷售價格 原價： 系統(tǒng)制定的 銷售價格 數(shù)量：單個 產(chǎn)品的訂購數(shù)量 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 14 頁 共 77 頁 庫存： 目前該 產(chǎn)品的實(shí)際庫存量 預(yù)訂數(shù)：審單后發(fā)貨前的客戶訂購數(shù)量 如果數(shù)字判斷有異常情況 ，比如實(shí)際售價低于系統(tǒng)里的原價 ，會特別標(biāo)紅顯示 在訂單詳情頁面，可以對不同狀態(tài)的訂單進(jìn)行相應(yīng)的操作 ，比如改單，確認(rèn)，作廢，刪除 ，簽收，退貨等 。 支付方式為銀行轉(zhuǎn)賬的訂單，在等待支付狀態(tài)下，會出現(xiàn)“增加匯款記錄”的按鈕 ，直接點(diǎn)擊去提交匯款記錄，等財(cái)務(wù)審核通過后，該訂單自動變?yōu)橐阎Ц?。 增加匯款記錄 客戶通過銀行轉(zhuǎn)帳匯款，由銷售或者客服人員幫助提交匯款記錄， 由財(cái)務(wù)審核過后生效，才能支付訂單或者充值 K 幣 。 可以單個訂單逐一審核，也可以批量審核。 審單 銷售人員確認(rèn)到審單的訂單，會出現(xiàn)在審單列表 ， 審單人員可以進(jìn)行審核操作 ，審核時必須認(rèn)真對照每項(xiàng)信息，做到準(zhǔn)確無誤 ， 尤其是產(chǎn)品價格和 贈品情況 ，還有訂單運(yùn)費(fèi) 。 已經(jīng)收貨或者退貨的訂單，不能再做任何修改。 特別說明 點(diǎn)擊收貨時， 一定要特別謹(jǐn)慎，一但收貨，客戶的積分，等級，還有 相關(guān) 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都已計(jì)算，所以 點(diǎn)擊收貨之前，認(rèn)真看清快遞的狀態(tài)，盡量不要點(diǎn)錯 。 不同狀態(tài)的訂單頁面會出現(xiàn)不同的操作按鈕。 審單過后的訂單作廢，需要有相應(yīng)的權(quán)限才可操作 。 其中已確認(rèn)和已支付狀態(tài)的訂單，銷售人員可以確認(rèn)到審單環(huán)節(jié)， 否則待審列表不會出現(xiàn)該訂單， 經(jīng)過 客服 審單和財(cái)務(wù)審核 (只限先付款訂單 )后，自動到待發(fā)貨狀態(tài)，進(jìn)入物流 發(fā)貨 環(huán)節(jié)。 訂單查詢 可以根據(jù)訂單信息或客戶信息或產(chǎn)品信息進(jìn)行訂單篩選查詢 ， 待發(fā)貨狀態(tài)的訂單列表，如果缺貨，會有 缺 貨 提示 ， 換貨 或重發(fā) 單也有相應(yīng)換 或重 標(biāo)識。 訂單 管理 產(chǎn)品訂單 銷售人員后臺下單后，發(fā)貨之前的訂單處理流程都在此操作。 可以在客戶資料頁面進(jìn)行單個轉(zhuǎn)，也可以在客戶資料高級搜索頁面進(jìn)行批量轉(zhuǎn)單。 轉(zhuǎn) 客戶資料 客戶可以隨時轉(zhuǎn)給不同的銷售人員跟進(jìn)。 查看單個客戶的通話記錄，可以在該客戶資料頁面上查看?？梢园凑諘r間，類型，是否處理等條件篩選進(jìn)線記錄。 包括未接，已接，已撥（ 設(shè)備 暫時不支持）等類型 。 搜索結(jié)果可以按資料創(chuàng)建時間，最新跟進(jìn)時間，消費(fèi)金額等字段排序，每頁可以設(shè)置顯示 30,50,100 條 。 客戶高級搜索 系統(tǒng)除了提供前面所述的簡單查詢功能外，高級搜索還提供了 10 多項(xiàng)客戶資料的綜合查詢功能，可以選擇按照若干項(xiàng)資料進(jìn)行 客戶搜索 。 或者購買短信貓?jiān)O(shè)備。 如果是群發(fā)，每個號碼之間可用逗號，分號或者回車換行來間隔。可以查詢失敗代碼所對應(yīng)的說明和 非法 關(guān)鍵字 列表，非法關(guān)鍵字會根據(jù)短信公司要求定期更新。 注意不要 短信內(nèi)容不要包括非法關(guān)鍵字 。 所有資料都準(zhǔn)確完成后，最后點(diǎn)擊下單就完成了本次都下單操作 ，開始進(jìn)入其他的訂單處理流程 。 每項(xiàng) 資料 都需認(rèn)真準(zhǔn)確選擇或填寫，不可出錯 ，很多的數(shù)據(jù)報(bào)表都根據(jù)這些信息統(tǒng)計(jì)分析出來的。 有換貨權(quán)限的 工號 ，在下單時，還 可以選擇訂單類型， 是 正常 訂單還是換貨單 或重發(fā)單 ，如果是換貨單，可以輸入本次對比差價后的 訂單 換貨金額 。 添加產(chǎn)品時， 可以輸入產(chǎn)品款號或者輸入產(chǎn)品名稱關(guān)鍵字 后，鼠標(biāo)移開 ，系統(tǒng)會模糊自動讀取產(chǎn)品列表供選擇，選擇好產(chǎn)品后 ，系統(tǒng)會 自動 讀取 系統(tǒng)設(shè)定 當(dāng)前的 默認(rèn) 售價，如果價格有改動，在訂單頁面會有標(biāo)紅顯示 ，注意如果是免費(fèi) 已付的訂單，產(chǎn)品價格也 應(yīng)該 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 8 頁 共 77 頁 是實(shí)際銷售價格， 如果選擇免費(fèi)已付，系統(tǒng)自動會設(shè)該訂單總金額為 0，而不是產(chǎn)品總價 。 二是 在給客戶下單頁面 直接 輸入客戶 任一 相關(guān)資料，比如 ID，姓名，手機(jī)號碼等 ，系統(tǒng)搜索到相關(guān)客戶后，也會 到 該客戶的下單頁面。 如果查詢結(jié)果只有一個客戶，自動跳轉(zhuǎn)到該客戶資料頁面 ，如果存在多個客戶， 則出現(xiàn)客戶 ID 列表，可以進(jìn)行選擇查看哪個客戶 的 資料。 每次創(chuàng)建完資料都會生成待辦事項(xiàng)提醒。 填寫 完資料 確認(rèn)無誤 后， 點(diǎn)擊提交完成創(chuàng)建客戶資料，并跳轉(zhuǎn)到該客戶的資料頁面 。 各項(xiàng) 客戶 注冊 資料 須認(rèn)真準(zhǔn)確填寫 ， 尤其是 來源，注冊方式 等，這些涉及到相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析 。 . 系統(tǒng)管理 說明： 后臺超級管理員的各項(xiàng)系統(tǒng)配置操作。 . 分類報(bào)表 說明：一些主要的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。 . 物流管理 說明： 主要包括 入庫、出庫，庫存管理，條碼管理、 退貨 處理、 退供應(yīng)商及庫存盤點(diǎn)。 . 采購管理 說明： 主要包括采購及采購單管理、審批，供應(yīng)商的管理。 客服可 扣除客戶 K 幣 ， 幫助客戶添加充值記錄，但需財(cái)務(wù)審核生效。 , . 訂單管理 說明： 銷售、客服處理客戶訂單待發(fā)貨之前的訂單 。需要特別說明的是，每個工號還有后臺操作權(quán)限 ，這個詳細(xì)請看權(quán)限角色管理的說明。 1000可以看 1開頭工號的所有客戶資料， 1100 可以看 1 小組即 11 開頭工號的所有資料， 1200 可以看 12 開頭工號所有資料，以此類推。 該銷售部門的 工號 1開頭，則 1000為經(jīng)理工號， 1100 為 1組主管工號， 1200為 2 組主管工號， 1300 為 3 組主管工號，以此類推。 每個環(huán)節(jié)都有更為細(xì)分的工作， 例如訂單狀態(tài)處理，客戶 記錄 的跟進(jìn) ,物流，倉儲等。 每個部門人員可以根據(jù)需要只閱讀 跟 自己 工作 相關(guān)的部分 內(nèi)容 。 K8 坐席服務(wù)端 軟件一般 安裝在 windows xp 系統(tǒng)。 Web 服務(wù)端的運(yùn)行環(huán)境為++。 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 1 頁 共 77 頁 K8客戶管理 系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 編制單位： K8軟件 版 本 號： 編制時間： 2020年 02月 25日 最后更新： 2020年 12月 01日 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 2 頁 共 77 頁 目錄 一、 系統(tǒng)概述 ............................................................................................................ 4 運(yùn)行環(huán)境 ........................................................................................................ 4 閱讀對象 ........................................................................................................ 4 工作流程 ........................................................................................................ 4 工號權(quán)限等級說明 .......................................................................................... 5 二、 功能模塊 ............................................................................................................ 5 三、 操作詳細(xì)說明 ..................................................................................................... 6 客戶管理 ........................................................................................................ 6 添加客戶資料 .............................................................................................. 6 查詢客戶資料 .............................................................................................. 6 給客戶下單 ................................................................................................. 7 群發(fā)短信 ..................................................................................................... 8 最新更近記錄 .............................................................................................. 8 客戶高級搜索 .............................................................................................. 8