【正文】 ，發(fā)揮你行政管理方面的才能，面臨新的挑戰(zhàn)不要害怕，你要付出心力，絞盡腦汁，全力以赴。正確的判斷力“前事不忘，后事之師”，要不斷從經(jīng)驗(yàn)中吸取教訓(xùn)，作為判斷力的基礎(chǔ)。根據(jù)事實(shí)顯示，愈受老板器重的女秘書，所做自己裁決的事愈多。(6) 減少無生產(chǎn)力的活動(dòng)，如閑聊等(7) 保持座位整齊、有秩序(8) 每件物品及文件均有定位，可立即找到使用(9) 學(xué)習(xí)拒絕的技巧(10) 保持每日最有生產(chǎn)力的時(shí)間作有創(chuàng)意性的工作(11) 詢問專家意見以減少時(shí)間的消耗 基本思考過程 你如何處理下列文件(1) 顧客寄來的一封欲訂購產(chǎn)品的信件(2) 下周三公司經(jīng)理會(huì)議通知(3) 一本公司訂閱的雜志，內(nèi)有兩篇文章，你想詳細(xì)閱讀，但目前沒空讀(4) 購買文具后所取得之發(fā)票(5) 某研究機(jī)構(gòu)寄來有關(guān)人事方面之問卷表(6) 上司交下一份下月份開會(huì)有關(guān)之資料(7) 一封要立即回復(fù)的信，但你有更急的事要行辦(8) 收到新書出版廣告，你想訂購幾本，但目前尚無法決定(9) 一張結(jié)婚喜帖（下星期六宴客）(10) 外貿(mào)協(xié)會(huì)寄來之調(diào)查表，你必須從其他幾個(gè)部門獲取足夠資料，才能填寫三、 會(huì)議管理技巧每一位秘書/助理人員都能成為安排會(huì)議與活動(dòng)的專家。二、 如何為上司與自己管理時(shí)間 如何提高效率(1) 例行性工作與執(zhí)行性工作處理程序如何計(jì)劃優(yōu)先順序Follow up System的建立(2) 拆閱信件的程序(3) 向上屬報(bào)告的方法(4) 交件呈送上屬的方法(5) 如何善用他人的時(shí)間(6) 一心二用(7) PERT（工作進(jìn)度評(píng)估術(shù)）(8) 能提高工作效率的辦公室文具 一些建議(1) 每日列出“應(yīng)做事項(xiàng)”及排列優(yōu)先順序。(3) 可作為研究時(shí)的參考：一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，是研究時(shí)最直接最正確的原始資料，撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù)報(bào)告，必須要運(yùn)用檔案。(2) 可作為法令的依據(jù)一個(gè)機(jī)關(guān)或公司業(yè)務(wù)的計(jì)劃與施行，必定要牽涉到許多國家的法令或公司本身的規(guī)章或會(huì)議的決議，而法令、規(guī)章、會(huì)議記錄，都是公司檔案的一種，所以檔案可作為法令的依據(jù)。如以人事的檔案為例，若機(jī)關(guān)或公司規(guī)模小，人事十分單純，分類就不心太精細(xì)，而公司擴(kuò)棄人員增加后便須詳細(xì)劃分，分為任用、訓(xùn)練、考核、薪資、升遷、請(qǐng)假、退休、辭職等類。保存年限，適時(shí)的銷毀（即處理掉）清理已失時(shí)效者。(2) 簡(jiǎn)明檔案管理須力求簡(jiǎn)單明了，其分類也要簡(jiǎn)明，放置的位置及使用的方法，讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解，使上司或其他同事也隨時(shí)可取用參考。由此，可見健康對(duì)于秘書工作的重要了。健康是事業(yè)之基本，沒有健康的身體，萬念俱灰。因此，秘書人才必須要有健康的身體。公司機(jī)構(gòu)的里外上下業(yè)務(wù)，都需要照顧?？陀^性可使秘書在采取任何反應(yīng)前，心平氣和的研析情境。另外，秘書的建議雖然有很多優(yōu)點(diǎn)，但因牽涉高成本，所以暫被拒絕了。這是個(gè)良性的建議。然而，主管即希望秘書能退一步，以全盤、客觀的方式來看此事。有時(shí)候，工作受到批評(píng)，文件要重打；或建議被拒絕了。并即，置身事外，以理智而不帶感情、不帶私心的態(tài)度來分析一件事。─發(fā)揮協(xié)調(diào)的功能并以本身工作態(tài)度作為其他職員之表率一不遲到、不早退、坦誠待人、盡忠職守。─盡力去執(zhí)行秘書的例行業(yè)務(wù)。責(zé)任感亦是一種使命感，一種使命去承擔(dān)完滿達(dá)成主管所托付的任務(wù)。忠于職守，做事有條有理，有始有終。責(zé)任感：主管通常把責(zé)任感列為秘書條件之首。公司主管也是希望秘書能謹(jǐn)慎地保密，不希望秘書談?wù)撍墓ぷ骰蛩乃缴?。?duì)于初任的秘書，謹(jǐn)慎性則意味著只把機(jī)密性的業(yè)務(wù)保密。圓滑性就是裝聾作?。郝牭接腥伺u(píng)，或聽到主管與他太太談到私人的事情時(shí)，一位圓滑的秘書就必裝聾作啞，才能保持鎮(zhèn)定，不受干擾，正常處理業(yè)務(wù)。圓滑性就是避免批評(píng)：少說“我早就告訴你！”也不要說“我知道我是對(duì)的！”就是你很肯定，也不要說這些話，以免傷了對(duì)方的自尊心。秘書馬上承擔(dān)是自己的錯(cuò)，并立即修正。（命令式）佳：你介意現(xiàn)在幫我打字嗎？（客氣）—不妥：你明天要來上班。相同地，其他人也會(huì)喜歡她（他），因?yàn)樗ㄋ┑膱A滑性。圓滑性圓滑性使秘書建立并維持和諧的工作關(guān)系。（同情心）─主管不在辦公室時(shí)，才打私人電話。以下的例子，顯示出如何恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)考慮周到：─如果認(rèn)為主管可能會(huì)急需要你的幫助時(shí)，就留在自己的位置上。努力、紀(jì)律現(xiàn)訓(xùn)練將有助于修正思想模式。如果一個(gè)人不能考慮別人，便僅僅只會(huì)依本性來做，因?yàn)槿丝偸窍瓤紤]到自己。(2) 對(duì)人方面：考慮周到：秘書要能體諒、幫助、同情別人。秘書把報(bào)導(dǎo)剪下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給主管。主管可能沒時(shí)間看它，但他喜歡這樣，以利得知來龍去脈，并做出最佳之決定與指定。（服務(wù)性）—為主管分憂解勞。所有秘書工作皆需要主動(dòng)性去完成：指定的工作、例行工作、流程業(yè)務(wù)、及創(chuàng)意的工作。主動(dòng)性主動(dòng)性即是能預(yù)見該做的事。其實(shí)秘書早就可以放棄了，但沒有。秘書由檔案里得知資料來自當(dāng)?shù)氐膶I(yè)協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)，就決定去找這位會(huì)長(zhǎng)，但即發(fā)現(xiàn)電話簿沒登記。在遇困難時(shí)，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。主管有時(shí)會(huì)指派難以完成的任務(wù)。機(jī)智性機(jī)智性來自“再升”（rise again）之意。例如，主管出差，他希望秘書作電話記錄。有系統(tǒng)、有條理即是工作效率的先決條件。如果能力都相同的話，那差別就在于做事有無工作效率。工作效率：工作效率即是在最短的時(shí)間內(nèi)有條理、有系統(tǒng)地完成最大的任務(wù)。所以，秘書決定去電告知主管，但首先準(zhǔn)備客戶的齊全資料，以備主管詢問。急著要與主管談一筆生意。《情況二》主管感冒在家。經(jīng)過判斷后，再去請(qǐng)示主管，原來主管弄錯(cuò)了?！肚闆r一》主管交待秘書去寫一封信。然后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，采取必要的行動(dòng)。當(dāng)你需要采取行動(dòng)時(shí)，研析一切情況一調(diào)查、綜合、分析以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。不錯(cuò)過任何采取行動(dòng)的機(jī)會(huì)。例如，是否有錯(cuò)要改、有問題要問、有業(yè)務(wù)待改進(jìn)、或程序要變動(dòng)等。第二步驟：看看是否該采取行動(dòng)。思考就是控制心思；即是，集中精神。幸運(yùn)地，這是可以培養(yǎng)訓(xùn)練的。好判斷力：每位主管都要求秘書有好的判斷力。如果檢查十次，還未發(fā)現(xiàn)任何錯(cuò)誤，但在第十一次才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，所花的時(shí)間還是值得的。你會(huì)懷疑，如果沒發(fā)現(xiàn)任何錯(cuò)誤，而一再檢查，是否很費(fèi)時(shí)。如果遵循下列四步驟，就能做出準(zhǔn)確的工作：—小心完成每件工作。但要如何才能算是準(zhǔn)確性呢？即是每件細(xì)節(jié)都很精確。沒有準(zhǔn)確性，秘書的工作毫無意義。每打一定，每寫一字，都有可能錯(cuò)。現(xiàn)分別說明如下：準(zhǔn)確性準(zhǔn)確性在此五項(xiàng)中，排行最前，可見其重要性。秘書對(duì)時(shí)間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項(xiàng)的資質(zhì)，經(jīng)常工作會(huì)終歸于無效率或產(chǎn)生尷尬的局面，增加主管之困擾。此T形圖可列表如下：秘書十大特質(zhì)A對(duì)事準(zhǔn)確性好判斷力工作效率機(jī)智性主動(dòng)性B對(duì)人考慮周到圓滑性謹(jǐn)慎性責(zé)任感客觀性現(xiàn)依對(duì)事與對(duì)人兩方面，分別說明如下：(1) 對(duì)事方面：在研究這些資質(zhì)特點(diǎn)之前，應(yīng)知道這些資質(zhì)特點(diǎn)皆需費(fèi)時(shí)，非一蹴可幾。秘書需要不斷地反省自己，找出缺點(diǎn)，并予以更正，以臻完美。雖然資質(zhì)意為“天生之才能”；但秘書的資質(zhì)則要求對(duì)天生之才能再加以訓(xùn)練。 資質(zhì)秘書的資質(zhì)，可決定秘書工作的品質(zhì)。這些表現(xiàn)，久而久之就能取得公司機(jī)構(gòu)里里外外、上上下下所有人的信任。即使，秘書也以“特殊”為榮，就很難在公司里博得人緣。(1) 認(rèn)明秘書并非具“特別身分”秘書比其他部門的同事，更容易接受情報(bào)或聽到機(jī)密事項(xiàng)，這也是造成秘書微妙立場(chǎng)的主因。秘書必須能運(yùn)用靈巧的人際關(guān)系技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng)路，使其具有良好的形象。對(duì)內(nèi)的人際關(guān)系對(duì)象為上司、同事及屬下等。 人際關(guān)系的技巧人際關(guān)系的技巧，即是公共關(guān)系的能力。這些判斷需要以經(jīng)驗(yàn)作為依據(jù)。是否能順利進(jìn)行，尤其需依賴經(jīng)驗(yàn)。實(shí)務(wù)上經(jīng)驗(yàn)尤其珍貴。秘書在決定從事那一行業(yè)前，可先修習(xí)相關(guān)的課程，或閱讀相關(guān)的書籍以增加專門業(yè)務(wù)知識(shí)，才能符合實(shí)務(wù)業(yè)務(wù)的需要。財(cái)務(wù)秘書必須精通會(huì)計(jì)、稅務(wù)、財(cái)政及商事法等。國貿(mào)秘書必須能熟悉國際貿(mào)易實(shí)務(wù)與流程。尤其是企業(yè)界，要求秘書必須接受電腦訓(xùn)練，以便能應(yīng)付電腦化的一切秘書業(yè)務(wù)。近年來，由于科技的發(fā)展與運(yùn)用，電腦技術(shù)廣被需求，所以打字技術(shù)與電腦技術(shù)同為不可或缺的實(shí)務(wù)技能。一般而言，實(shí)務(wù)方面的技能包括速記、電腦操作、打字技術(shù)、檔案管理、電話禮儀、應(yīng)對(duì)能力、語言能力，及其他事務(wù)機(jī)器的操作等。可見，如果秘書人員，在就職前，先接受秘書專業(yè)知識(shí)課程的訓(xùn)練，必能對(duì)其擔(dān)任的工作有所助益。訓(xùn)練課程包括企事業(yè)管理、會(huì)計(jì)學(xué)、心理學(xué)、國際貿(mào)易實(shí)務(wù)、國際匯兌、人事管理、禮儀、公共關(guān)系、秘書實(shí)務(wù)、電腦、打字、英語會(huì)話及商用英文等。分述如下：(1) 秘書的專業(yè)知識(shí)：一般機(jī)構(gòu)或公司在雇用秘書時(shí)，大都希望秘書能受過專業(yè)訓(xùn)練。由以上例子可看出，秘書的業(yè)務(wù)中，最重要的是要使各項(xiàng)業(yè)務(wù)綜合協(xié)調(diào)，才能使任務(wù)完滿成功。例如以接待業(yè)務(wù)來看，必須配合資訊管理以獲得情報(bào)，得知何人、何時(shí)、由何地來訪，來賓的背景明細(xì)，來訪的目的，并做出行程表；必須配合事務(wù)業(yè)務(wù)以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關(guān)系業(yè)務(wù)，以發(fā)布消息，并安排參觀與商談等。其秘書要辦妥任何單項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須綜合協(xié)凋其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這時(shí)，就要靠秘書來作綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。直轄市即是要與各單位溝通以達(dá)圓滿處理業(yè)務(wù)。秘書的業(yè)務(wù)需要顧及公司機(jī)構(gòu)的上上下下、里里外外的業(yè)務(wù)，所以必須有良好的公共關(guān)系，才能使全盤業(yè)務(wù)進(jìn)行順利。一般業(yè)務(wù)的推動(dòng)，皆以人為主。秘書的職務(wù)，接觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，必須扮演著潤(rùn)滑劑的功能，在公司機(jī)構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個(gè)層面的人物，能考慮到各種狀況，能預(yù)見各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達(dá)成任務(wù)。創(chuàng)作的工作，即要有“先見”。安排方面：安排行程、約會(huì)、會(huì)議等。辦公室方面：檔案管理、更換用具等。雖然有些項(xiàng)目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。事務(wù)業(yè)務(wù)秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，源自其處理例行事務(wù)和功能。資料情報(bào)的輸出和輸入都要經(jīng)過秘書這個(gè)孔道，當(dāng)主管將情報(bào)交給秘書傳達(dá)下去時(shí)，首先秘書就要根據(jù)情報(bào)的質(zhì)和量，按其重要性、機(jī)密性、緊急性來安排傳送的優(yōu)先順序。情報(bào)：情報(bào)業(yè)務(wù)是資訊管理所處理的主要業(yè)務(wù)之一?，F(xiàn)代的文書業(yè)務(wù)尤需要資訊管理的配合以提高效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業(yè)務(wù)有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會(huì)安排等。文書：包括文件及書信之制作等。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。 秘書熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場(chǎng)等外部作業(yè)。秘書可以學(xué)到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問題，并且熟悉公司的政策。對(duì)很多秘書來說，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務(wù)。 秘書工作的性質(zhì)秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細(xì)節(jié)。一般公司或機(jī)構(gòu)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)背景的關(guān)系，秘書的職務(wù)并不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯(cuò)而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此其工作范圍是秘書，又是一般的職員，工作領(lǐng)域無法正確的予以劃分。如何成為上司的得力助手一、 秘書概述 英文字典的定義依The Random House Dictionary of the English Language中對(duì)于秘書的定義為：1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, pany, association, etc.2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like. 秘書的角色一般而言，秘書的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務(wù)成了秘書的職責(zé)。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書，已演變成名副其實(shí)的“業(yè)務(wù)秘書”或“公關(guān)秘書”了。想想大公司的董事長(zhǎng)或機(jī)關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒有時(shí)間來從事高層次的商業(yè)活動(dòng)與計(jì)劃。這位助理，即是秘書。秘書工作的另一重要意義為管理。因?yàn)槊貢椭鞴芴幚砼c主管樣關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對(duì)于主管的工作有一全盤的了解。因此，秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二： 秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。二、 秘書的業(yè)務(wù) 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：打字接受口授傳真接聽電話處理信件與主管商談檔案管理準(zhǔn)備當(dāng)天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理擬稿及制作信件 秘書業(yè)務(wù)可分為四類：資訊管理業(yè)務(wù)事務(wù)業(yè)務(wù)公關(guān)業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù)茲就秘書的功能與業(yè)務(wù)分述如下：秘書業(yè)務(wù)由前述可知分為四類： 資讀管理業(yè)務(wù) 事務(wù)業(yè)務(wù) 公關(guān)業(yè)務(wù) 綜合業(yè)務(wù)茲分別說明如下： 資訊管