【正文】 管理，用戶檔案的管理維護各種計劃、基本數(shù)據(jù)各種統(tǒng)計信息用戶培訓管理系統(tǒng)對用戶培訓進行管理，包括受理培訓申請、制定培訓計劃、培訓課程安排、培訓效果調查、培訓檔案的管理培訓申請 培訓信息客戶問題處理系統(tǒng)公司內外客戶對公司的產(chǎn)品、服務的反饋投訴的處理，包括客戶投訴的登錄、處理以及處理情況的跟蹤、統(tǒng)計、查詢投訴反饋信息處理結果綜合信息查詢系統(tǒng)查詢公司的產(chǎn)品服務情況，客戶合同信息，合同執(zhí)行情況，技術文檔，客戶投訴處理情況等故障診斷專家系統(tǒng)通過對維修案例庫和產(chǎn)品技術文檔以及用戶檔案的查詢，運用適當?shù)脑\斷算法對設備故障進行診斷維修調度系統(tǒng)對維修過程所涉及的人力、物力資源進行實時調度市場技術支援系統(tǒng)支持安裝現(xiàn)場以及從辦事處到片區(qū)、技術支援部，技術文檔查詢、疑難問題解決等備品備件管理系統(tǒng)支持備品備件的需求計劃的制定，備件申領、發(fā)貨退貨的管理，中央備件庫、各地備件庫庫存的管理查詢38 / 56(七) 財務流程應用系統(tǒng)應用系統(tǒng)功能簡述輸入信息輸出信息固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)建立完善的固定資產(chǎn)臺帳，記錄固定資產(chǎn)的增加、報廢、轉移、重估、盤點及折舊，制作記帳分錄發(fā)票 記帳分錄應收帳款管理系統(tǒng)核算預收款、應收帳款，核對到款，并催收貨款，預測貨款回籠情況。生產(chǎn)計劃，產(chǎn)品質量計劃，生產(chǎn)工藝流程，產(chǎn)品檢驗標準物料采購統(tǒng)計分析系統(tǒng)分析采購訂單的執(zhí)行情況，收集物料采購各流程的相關數(shù)據(jù)。結合制造型企業(yè)的特點，分析上海理光的關鍵業(yè)務流程，可以用下圖表示訂單獲取與完成流程人力資源管理流程財務管理流程售后服務流程制造與物料供應流程新產(chǎn)品研究與開發(fā)流程運營流程支持流程32 / 56根據(jù)我們對上海理光各部門的調研結果（見附錄 1） ，與各流程對應的系統(tǒng)應用可以總結如下表，作為企業(yè)未來信息系統(tǒng)建設的內容指導。；戶需求；、更靈活、更高效的組織間的競爭力；不能獲得戰(zhàn)略優(yōu)勢； IT平臺將阻礙對外的溝通和協(xié)調；；、提高外部集成的重要性；。；對付。務的能力；；機會。在傳統(tǒng)組織結構下的自動化可能競爭不過對手新型的組織方式。；；；；；；系統(tǒng)集成利用信息技術/信息系統(tǒng)潛能，創(chuàng)造基于技術集成和流程關聯(lián)的不間斷流程。因此，信息系統(tǒng)的規(guī)劃應該從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的分析出發(fā)，考慮全公司的未來的管理發(fā)展趨勢，充分考慮當今信息技術在企業(yè)中的應用潛能。二、信息系統(tǒng)應用系統(tǒng)分析上海理光在目前已有的信息系統(tǒng)之間缺乏有效的集成和信息的共享，造成系統(tǒng)部分數(shù)據(jù)的重復輸入和信息不完整，影響系統(tǒng)的有效使用；有些系統(tǒng)的功能已不能滿足公司管理上的要求；而且各個部門開發(fā)的系統(tǒng)各自為政，往往只考慮本部門的需求，不可能站在整個企業(yè)的高度來規(guī)劃和組織整個信息的建設；同時信息技術的突飛猛進，一些系統(tǒng)也急需更新。28 / 56? 提高各子系統(tǒng)的運作效率和用戶友好程度，改善現(xiàn)有業(yè)務流程。一、信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標綜上所述，我們可以總結上海理光未來的信息系統(tǒng)應該達到這樣幾個目標：? 消除目前“信息孤島”的狀況，整合企業(yè)信息資源，為決策支持系統(tǒng)服務。27 / 56第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對策建議上海理光是一家屬于高科技電子產(chǎn)業(yè)的企業(yè)，有著良好的人員素質，員工對新事物的接受能力比較強，有著比較完善的管理基礎，企業(yè)領導對信息系統(tǒng)非常重視，而且基本沒有太大的企業(yè)包袱或社會包袱，這都是成功實施信息系統(tǒng)的重要因素。因此，我們認為建立信息中心是企業(yè)信息系統(tǒng)進行改革的最重要的一步，也是改革的第一步。j) 代表公司整體的利益，有足夠的權威和能力協(xié)調各部門之間的需求沖突，如對 EDP系統(tǒng)進行一定的修改，在確定財務成本核算流程的科學性的基礎上，暫時滿足財務在成本核算方面的要求，提高財務部門的效率。h) 實現(xiàn)對企業(yè)信息的統(tǒng)一管理，規(guī)劃各部門信息的分布內容、時間、地點、對象，消除目前各部門信息閉塞、各自為政同時又數(shù)據(jù)重復、資料重復的現(xiàn)象。25 / 56如果上海理光成立獨立于任何部門的信息中心，并由一位副總經(jīng)理領導，負責對整個企業(yè)的信息系統(tǒng)的管理，會有以下幾方面的立竿見影的效果：f) 壯大信息管理部門的力量，提升全面的技術能力，發(fā)揮了團隊的優(yōu)勢。目前這種格局基本上解決了部門信息需求交叉、互相沖突的問題，部門之間各管各的、相安無事。24 / 56e) 達不到信息化平臺的效果，無法支持先進的管理方式如扁平化管理、并行工程、戰(zhàn)略聯(lián)盟等當然，隨著公司的發(fā)展，公司的物流體系（SCM 供應鏈管理） 、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）體系、客戶關系管理（CRM）體系、B2B 系統(tǒng)等的逐漸建立，數(shù)據(jù)無法直接相連造成的問題就會更加嚴重。c) 不能解決總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)的問題。三、子系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)信息共享就目前而言，子系統(tǒng)之間信息無法實現(xiàn)直接交換引起的問題包括：a) 由于 EDP數(shù)據(jù)庫與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫不同，導致的財務系統(tǒng)中產(chǎn)品成本核算的精確化和準確性問題，應付賬款數(shù)目的一致性問題和付款確認的問題，帳帳不符的問題，以及工作效率的問題。如經(jīng)營部門為了避免與財務部23 / 56門在信息質量上的沖突，專門購買了用友的銷售軟件，自己進行數(shù)據(jù)的輸入、統(tǒng)計及報表功能；維修中心也有一個小型的庫存軟件，進行單獨的庫存成本核算。? 部門內的系統(tǒng)應用小而全、各自為政為了避免部門與部門之間在信息需求上的不同要求、不同的標準和規(guī)格，很多部門采取了根據(jù)自己的需要自己做一套的方法，或者想辦法把相關的信息功能劃入本部門。如財務和銷售系統(tǒng)，考慮到集成的因素，應該購買或開發(fā)與金蝶的財務軟件相兼容的系統(tǒng)，實際上經(jīng)營部購買的是完全不兼容的用友系統(tǒng)，原因是用友軟件的功能看起來不錯，似乎能滿足經(jīng)營部的需要，久而久之，各個信息孤島的情況就形成了。信息系統(tǒng)最重要22 / 56的安全問題公司也沒有統(tǒng)一考慮。對資源的分配和管理混亂，如資金的使用、人員的分配、網(wǎng)絡權限的管理等都沒有專人負責，造成不合理的資源浪費。如果得到高層領導的重視，負責推廣 NOTES系統(tǒng)，效果就會好很多。業(yè)務部門只對本部門的事務負責，其它部門的信息需求則不能得到滿足，公司也無人負責平衡解決。但在公司，目前還沒有考慮這些功能，做的僅僅是如何通過IT提高現(xiàn)有的工作效率，在不改變工作流程的前提下考慮用計算機替代手工方式，這種局部的信息系統(tǒng)建設方式帶來的效益是有限的。當然局部的軟件系統(tǒng)應用也能在一定的程度上提高作業(yè)的效率，如 EDP系統(tǒng)對生產(chǎn)部門不可缺少的輔助作用。4) NOTES系統(tǒng)的權限管理與系統(tǒng)管理有待改善。所以 NOTES系統(tǒng)是一個必須在整個公司全體人員內推行的系統(tǒng)，否則發(fā)揮不了其重要作用。也就是說目前 NOTES上的信息雖然很多，但可能并不是某些部門想要，他想的信息沒有人提供給他，他也就不會總去使用 NOTES。2) NOTES系統(tǒng)上的信息并沒有在調研的基礎上進行規(guī)劃，造成使用部門反應不強烈的現(xiàn)象。存在問題總的來說 NOTES系統(tǒng)存在的問題可以做如下歸類：18 / 561) NOTES系統(tǒng)的功能遠遠沒有開發(fā)和使用起來，部分原因是因為信息部門沒有對其它部門進行積極的 NOTES推進工作，大部分的部門都沒有意識到 NOTES的強大的功能和潛力。但在上海理光，NOTES 系統(tǒng)并沒有得到足夠的重視，只有開發(fā)部門的應用比較成熟。日本理光的內部溝通幾乎全部通過 NOTES來實現(xiàn)的（如生產(chǎn)、品質、設計情報等） ，所以日本理光本身就是應用 NOTES系統(tǒng)最好的例子。17 / 56五、Notes 辦公系統(tǒng)分析應用現(xiàn)狀Notes系統(tǒng)本身是 IBM的一套非常優(yōu)秀的辦法自動化平臺，可以集成大量的企業(yè)信息資源、簡化事務處理環(huán)節(jié)、減少公文流轉次數(shù)、提高管理效率，如果應用情況比較良好，基本可以實現(xiàn)無紙化辦公。財務是企業(yè)進行控制、協(xié)調的要工具，一套好的財務系統(tǒng)可以幫助我們分析經(jīng)營體制中潛在的問題，可以與生產(chǎn)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、設計部門等業(yè)務系16 / 56統(tǒng)直接溝通，為決策支持系統(tǒng)提供重要的信息，解決很多人力無法控制的問題。? 目前金蝶的財務系統(tǒng)主要還是財務會計，沒有包括管理會計，所以無法支持全面預算、成本控制、銷售分析等綜合性的功能。且應付賬款的對賬只能通過手工方式進行，就會出現(xiàn)財務制度上的一些漏洞，數(shù)額的一致性很難達到。15 / 56? EDP系統(tǒng)本身的問題及 EDP與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能直接連接導致財務處理過程中很多較嚴重的問題。再加上月頭到款憑證集中輸入和手工的計算、調整成本費用等工作，銷售公司的財務系統(tǒng)出報表的時間就要到月中了。如銷售公司的系統(tǒng)專門有人負責輸入發(fā)票、應收賬款情況、回款情況等數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)都是財務系統(tǒng)已經(jīng)輸入過的。都存在重復輸入的問題，只是為適應金蝶的特殊情況而存在，從實質分析都沒有存在的必要。這個問題至少多增加 1人 2天的工作量。上海理光的財務人員共計 11人，具體功能結構如下：存在問題? 金蝶 2022版底層用的是簡單 access數(shù)據(jù)庫，不具備支持數(shù)據(jù)量大、運算復雜的功能。目前 SRS財務專員，因為沒有銷售分析、財務管理等職能，只需要記記賬、做做報表，所以這套系統(tǒng)基本能滿足業(yè)務的需求。目前銷售公司（SRS）的財務與上海理光（SRF）的財務是分開核算的，SRS 需要通過一套內部的價格核算體系單獨計算銷售收入、銷售成本等。在當前“顧客第一”的市場競爭下，上海理光可以沒有 CRM，可以沒有 online服務，但銷售系統(tǒng)應該在經(jīng)銷商管理、產(chǎn)品信息反饋、客戶管理與服務等角度來為企業(yè)服務，所以銷售系統(tǒng)的內容、功能和定位都需要重新制定。實際上，售后服務也是銷售的一部分，客戶信息、產(chǎn)品信息、質量問題都應該與銷售部門實現(xiàn)共享，并且與客戶滿意度直接相關，應該與銷售統(tǒng)一管理。? 維修中心目前有一個簡易的自我開發(fā)的庫存管理系統(tǒng)，對維修中心的部品倉庫進行管理。實際上銷售系統(tǒng)目前所做的工作財務部門都能提供，已經(jīng)在財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中存在相關的數(shù)據(jù)，但是財務部門因為本身的業(yè)務處理引起效率太低，或者不愿意給銷售部門提供比較瑣碎的報表。包括以生產(chǎn)系統(tǒng)為后臺的報價管理、提貨管理、貨物信息管理、經(jīng)銷商信息與業(yè)績管理、銷售訂單管理、客戶退貨管理、客戶資料管理、售后服務文檔管理、售后服務配件管理等，然后與財務、倉庫等部門一起實現(xiàn)應收賬款管理、銷售成本管理、售后服務管理、貨物庫存管理等。總的來說，銷售系統(tǒng)只是一個統(tǒng)計、查詢、打印的工具，起到的是替代手工勞動的功能，存在問題? 只是為了