【正文】 配好這兩天應(yīng)該穿著的服裝。無尾夜禮服（Ｔｕｘｅｄｏ）無尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝相似，差別在于這種禮服一般采用西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)。晚禮服（Ｆｏｒｍａｌ ｄｒｅｓｓ）晚禮服出現(xiàn)于18世紀(jì)初期，現(xiàn)在在各種正式的宴會(huì)中最常用的就是晚禮服，晚禮服一般就是小禮服，這種禮服的衣領(lǐng)部位常常鑲綢緞，有的是絲瓜領(lǐng)，有的是標(biāo)準(zhǔn)的西裝領(lǐng)，在腰際平行裁剪，由腰側(cè)斜下往身后裁剪。早禮服（Ｍｏｒｎｉｎｇ Ｃｏａｔ）早禮服盛行于18～19世紀(jì)的上流社會(huì)，適用于在早晨至下午6點(diǎn)前的典禮，一般是單排扣或者只有一粒鈕扣，禮服的下擺順著腰際斜削下來，目前只有在非常正式的場合，才會(huì)看到早禮服。3．禮服在一些非常正式的場合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個(gè)國際會(huì)議，舉行一個(gè)晚宴，這時(shí)禮服就是必備的服裝了。佩帶領(lǐng)帶時(shí)，很多時(shí)候要用領(lǐng)帶夾，領(lǐng)帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位一般有一個(gè)口袋，這個(gè)口袋的中間位置就是夾領(lǐng)帶夾的標(biāo)準(zhǔn)高度，如果太低會(huì)使得上半身拉長，如果太高則會(huì)凸現(xiàn)大腹便便。領(lǐng)帶隨著時(shí)尚潮流的變化，領(lǐng)帶的寬度長了又減，減了又長，不管怎樣，選擇適合自己的領(lǐng)帶是一位男士所必備的。前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時(shí)候穿著，對(duì)于那些過于復(fù)雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時(shí)再穿。襯衫與西裝搭配可以選擇小翻領(lǐng)的襯衫，高領(lǐng)襯衫，或者豎領(lǐng)襯衫?？傊?，選擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。選擇西裝款式的主要依據(jù)除了流行因素以外，就是身高了：個(gè)子比較矮小的男士，最好不要選擇雙排扣的西裝，因?yàn)殡p排扣的西裝會(huì)使腿顯得短；對(duì)于身材比較高的男士，雙排扣的西裝是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，會(huì)使你顯得更加挺拔。198。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示對(duì)客戶的尊重和對(duì)客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會(huì)給客戶留下很不好的印象。4．適當(dāng)?shù)闹w語言人們?cè)谡f話的時(shí)候經(jīng)常要運(yùn)用手勢，手勢運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說話的效果，但是如果運(yùn)用不當(dāng)，則會(huì)適得其反。當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對(duì)對(duì)方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會(huì)顯得不自然。坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。2．優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會(huì)有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來會(huì)比較優(yōu)雅。對(duì)秘書來說，走路的姿勢要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。秘書的專業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語言、動(dòng)作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美?！拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第四講 專業(yè)形象塑造第一節(jié) 如何建立專業(yè)形象首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個(gè)方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必須要學(xué)會(huì)用電腦來管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。檢查自己是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識(shí)。ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)應(yīng)用該功能。3．對(duì)重要文檔進(jìn)行加密對(duì)于一些重要的、機(jī)密的資料，人們必須具有保密意識(shí)，否則機(jī)密的泄漏會(huì)給公司、企業(yè)以及個(gè)人帶來很大的危害。198。198。198。198。198。2．定期備份檔案備份是保證檔案不丟失的最好辦法，檔案備份的方法有以下幾種：198。全部存在Ｃ盤或Ｅ盤同一個(gè)目錄下，當(dāng)需要某一個(gè)資料的時(shí)候，僅僅是瀏覽各個(gè)文件夾的名稱就要消耗很多的時(shí)間和精力。1．利用文件夾管理檔案建立專門的文件夾來管理檔案是一種科學(xué)的做法。198。198。198。198。1．管理名片的工具我們常常看到有些人把名片用橡皮圈圈起來，隨意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的破損或丟失，我們應(yīng)該利用專門的工具來存放名片。名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他找到所需的名片。按時(shí)間劃分按時(shí)間劃分是比較常用的分類方法，比如可將2002年的資料都收集在一個(gè)資料夾里，將2003年的資料收集在另一個(gè)資料夾里。按項(xiàng)目劃分項(xiàng)目也叫專案，可以針對(duì)某個(gè)具體的項(xiàng)目劃分檔案，比如要做情人節(jié)的專案，可以把歷年來情人節(jié)的專案資料進(jìn)行歸類、分析。按形式劃分根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會(huì)議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。按主題劃分根據(jù)不同的主題進(jìn)行劃分，比如把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。按對(duì)象劃分根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分。3．檔案堆放的技巧檔案應(yīng)該豎起來擺放，整齊的排列，這樣相關(guān)人員尋找資料的時(shí)候就可以一目了然，而且可以很方便地取出來。2．尺寸要統(tǒng)一要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于辨認(rèn)和管理。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅黃2等等，使得檔案區(qū)域無限的延伸。198。198。198。在運(yùn)用顏色管理的時(shí)候，有如下幾個(gè)方面要注意：198。檔案管理要有具體的管制方法?！咀詸z】請(qǐng)做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點(diǎn)連起來。7．兩層或四層資料盒這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時(shí)拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。6．透明資料袋透明資料袋一般被用來暫時(shí)保存文件資料，使得資料不會(huì)被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因?yàn)橥该鳎藗円谎劬椭览锩娣诺氖鞘裁促Y料。5．金屬文件夾金屬文件夾里面有一個(gè)彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。4．檔案盒檔案盒的一般規(guī)格是，寬315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在全世界通用。其缺點(diǎn)是必須先對(duì)文件資料進(jìn)行打孔作業(yè)，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會(huì)被夾住，或被穿孔破壞，無法展現(xiàn)完整內(nèi)容。開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時(shí)候比較容易，其缺點(diǎn)是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機(jī)密性的檔案管理。醫(yī)院、戶籍單位最常采用這種區(qū)分方法。2．開放式橫向檔案管理所謂開放式就是我們?cè)卺t(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的基本條件是資料比較統(tǒng)一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會(huì)造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時(shí)候如果用力不當(dāng)，就會(huì)損壞資料。常用的檔案管理方式1．抽屜式直立檔案所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠?qū)⒎N類繁多的檔案詳細(xì)地分類，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。檔案管理的基本原則檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個(gè)步驟。在學(xué)習(xí)了本講的知識(shí)之后，要運(yùn)用于實(shí)際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，只是一點(diǎn)小小的改變，就會(huì)帶來很大的成果?！薄颈局v小結(jié)】本講介紹了辦公室禮儀。有時(shí)候，還要召開專門的匯報(bào)會(huì)議，這時(shí)必須事先準(zhǔn)備好充分的輔助工具，如制作投影片、幻燈片或海報(bào)等等。匯報(bào)的方式如果工作比較簡單，秘書可以采用口頭匯報(bào)的方式，直接向上司匯報(bào)工作的結(jié)果。匯報(bào)的時(shí)間何時(shí)進(jìn)行匯報(bào)？隔多長時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)一次？這要根據(jù)上司的習(xí)慣來決定，如果上司喜歡了解工作過程，秘書就要經(jīng)常向上司匯報(bào)每一階段的工作進(jìn)展；如果上司只重視最后結(jié)果，秘書則可以等工作告一段落后再向上司匯報(bào)。指令的匯報(bào)秘書在接受上司的指令之后，不僅要及時(shí)的落實(shí)工作，還要定期向上司匯報(bào)工作的進(jìn)展和成果，不能出現(xiàn)“黃鶴一去無音訊”的局面。小李的做法是否正確？為什么？如果你是小李，你會(huì)怎么做？___________________________________________________________見參考答案2－2答案2－2返回小李的做法不對(duì)。秘書小李最近一段時(shí)間特別忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。表2－1 在接受指令時(shí)的注意事項(xiàng)1準(zhǔn)備紙筆，方便記錄重點(diǎn)2接受工作時(shí)，切忌精神恍惚，應(yīng)專心地聆聽3聽完指令以后，重復(fù)一遍以確認(rèn)要求和期限4如上司征詢自己的看法，應(yīng)提綱挈領(lǐng)地回答，切勿長篇大論5如有困難，應(yīng)立即使上司了解，爭取獲得上司的支持6不要與上司發(fā)生正面沖突，否則只會(huì)讓事情一團(tuán)糟2．接受其他部門主管的指令一個(gè)公司里有很多部門，一個(gè)部門有可能有幾位主管，有的主管可能會(huì)跨部門指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般來說，秘書最好先向自己的直接上司請(qǐng)示，如果本部門暫時(shí)沒有事情要辦，上司同意秘書去幫忙的話就可以去，如果自己部門的事務(wù)非常繁忙，則盡量不要接跨部門的工作，以免影響到自己的分內(nèi)工作，如果礙于情面勉強(qiáng)應(yīng)允，卻又不能如期完成，會(huì)讓人懷疑你的工作能力和誠信。”【舉例】林秘書的上司交待她，明天上午有一個(gè)公司要來參觀，總共有10個(gè)人，讓林秘書準(zhǔn)備午餐。當(dāng)主管交待完畢后，如果仍有疑惑應(yīng)馬上請(qǐng)示，不可一知半解地離去，否則工作就無法順利開展。向主管詢問應(yīng)辦事項(xiàng)在進(jìn)入主管辦公室之前應(yīng)先敲門，得到回應(yīng)后，才可進(jìn)去接受指令，同時(shí)要面帶笑容，誠懇地向主管詢問：“請(qǐng)問您有什么事情要辦嗎？”198。清晰地響應(yīng)，并即刻前往聽到上司的招喚，應(yīng)該清晰地響應(yīng)，并即刻前往，但是如果秘書當(dāng)時(shí)正在處理賬冊(cè)或者公司的機(jī)密文檔，則應(yīng)該先把這些文檔收拾好，放進(jìn)抽屜或保險(xiǎn)柜，以免因?yàn)樽约旱氖韬龆斐晒緳C(jī)密外漏。第三節(jié) 指令的接受與匯報(bào)指令的接受1．接受直接上司的指令一位有經(jīng)驗(yàn)的秘書，知道如何得體、高效地接受上司的指令。需要提醒的是，哭并不是解決問題的法寶，不少女性經(jīng)常遇到一點(diǎn)問題或者被上司稍微批評(píng)就掉眼淚，這也許是習(xí)慣，也許是想用眼淚來解決問題，不管哪種原因都不應(yīng)該用哭來解決問題。當(dāng)然，秘書行業(yè)也有男性，一些男士當(dāng)秘書也可能會(huì)有自己的想法，那就是希望多學(xué)一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，以后可以開拓自己的事業(yè)。有的秘書抱著“我只是暫時(shí)當(dāng)秘書，做到結(jié)婚就辭職”的想法，這種想法是工作上的致命傷，使得人們不能專心于工作。1．端正工作態(tài)度工作是一個(gè)人的生活基礎(chǔ)，按照馬斯洛的需求理論，工作也是一個(gè)人高層次的需求。做法ｂ：因?yàn)榍榫w不好，所以不想做事，讓老板把工作交給別人去做。（3）小李與男朋友昨天約會(huì)的時(shí)候有些不愉快，直到今天來上班，小李的情緒還是不好，這時(shí)老板讓小李把一份資料整理好。做法ａ：等其他人忙完了，叫他們把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好?；卮穑猓何視?huì)向總經(jīng)理報(bào)告你的要求，有消息的時(shí)候，我會(huì)及時(shí)地通知你?！咀詸z】秘書小李在工作中遇到了一些問題，請(qǐng)您幫小李作出正確的選擇。6．慎重對(duì)待辦公室戀情辦公室戀情往往會(huì)招來議論紛紛，尤其是秘書容易與上司產(chǎn)生感情，當(dāng)這樣的戀情產(chǎn)生之后，一定要低調(diào)處理，不能因?yàn)樽约号c老板有了感情，就擺出一副老板娘的駕式，事實(shí)上，將來的事情誰也不能定論，給自己留一條退路才是明智之舉。5．遵守公眾禮儀辦公室是公眾場合，必須遵守公眾禮儀，首先，盡量不要在辦公室里抽煙，因?yàn)檗k公室的空氣本來就很渾濁，抽煙會(huì)使空氣更加惡化，影響他人的工作。一天，由于小張沒有經(jīng)驗(yàn)，在做一個(gè)策劃案的過程中出現(xiàn)了錯(cuò)誤，經(jīng)理對(duì)此很惱火，問他是怎么回事，小張不知該如何回答，這時(shí)秘書林小姐為他說了幾句話，主動(dòng)承認(rèn)自己沒有及時(shí)提醒他，自己也有督導(dǎo)不周的責(zé)任，經(jīng)理這才平息了火氣，讓小張重新做一次。在工作中如果出了差錯(cuò)，要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，一味的推卸責(zé)任只會(huì)獲得同事的鄙視和回避。有的秘書因?yàn)樯纤疚痪右?，就狐假虎威，趾高氣揚(yáng)起來，逢人就講“那個(gè)做好了沒有，老板待會(huì)兒要，記得給我”，到處發(fā)號(hào)施令，儼然一幅老板的樣這樣做只會(huì)讓同事認(rèn)為你是小人得志?！九e例】秘書小張?jiān)缟弦簧习嗑蜕衩刭赓獾貙?duì)大家說：“你們知道我昨天在王府井看到王經(jīng)理和誰了嗎？”別人都說不知道，小張得意地說：“我看到王經(jīng)理和一個(gè)女孩一起在王府井買東西，那女孩可年輕了，長的還真不錯(cuò)，你們說，她是王經(jīng)理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小張的身后有人回答。喜歡打小報(bào)告的人在辦公室里是不受歡迎的，專打同事小報(bào)告，到最后只會(huì)落得孤立無援的地步。如果有同事因?yàn)楸憩F(xiàn)優(yōu)異而獲得了表彰或升遷，應(yīng)該對(duì)他表示由衷的祝賀，而不是說一些尖酸刻薄的風(fēng)涼話，“嫉妒是人性最大的致命傷”，一個(gè)心懷嫉妒的人是不可能具有良好的人際關(guān)系的。同事之間的稱呼也不能草率，一般以姓氏、名字相稱，而不要叫人外號(hào)。1．樹立男女平等的意識(shí)在當(dāng)今社會(huì)，男女同工同酬，彼此之間是平等的，所以不應(yīng)認(rèn)為自己是女士，就可以讓同事幫助自己干這干那，而是應(yīng)該樹立平等、獨(dú)立的意識(shí)，自己的工作應(yīng)盡量自己獨(dú)立完成。【心得體會(huì)】_______________________