【正文】 大禮服和小禮服的使用方法一覽表禮服分為大禮服和小禮服，其具體的使用方法見下面的表格。表4－1 首飾與臉型的搭配表飾品臉型項(xiàng)鏈耳環(huán)眼鏡方形臉Ｖ字型的項(xiàng)鏈，圓形墜子的項(xiàng)鏈圓形或小墜飾的款式橢圓框、復(fù)古框圓形臉長(zhǎng)鏈或有長(zhǎng)墜的項(xiàng)鏈長(zhǎng)形、垂墜式、幾何形狀長(zhǎng)方形、長(zhǎng)橢圓形心形臉鎖鏈、圓珠頸鏈造型夸張、圓圈狀的耳環(huán)喇叭口造型、長(zhǎng)方框、大橢圓形長(zhǎng)形臉頸鏈或短鎖鏈狀、串珠短鏈圓弧形、彎月狀、水鉆耳環(huán)圓形、長(zhǎng)橢圓形橢圓形臉臉蛋均勻，各種飾品皆能搭配，但個(gè)子小的人，不宜配戴太長(zhǎng)的項(xiàng)鏈及耳環(huán)，臉蛋小的人也不適合太夸張的耳環(huán)選擇首飾要根據(jù)自己的特點(diǎn)，比如臉型、身材來決定，使首飾為自己服務(wù)，幫助自己揚(yáng)長(zhǎng)避短，而不是讓自己成為首飾的附屬物。198。首先，最好選擇中跟鞋，既能顯得身材高挑，又不會(huì)把地板踩得“嘭嘭”響，如果不習(xí)慣，也可以選擇平跟鞋，盡量不要選擇很高的高跟鞋。198。襪子在上班的時(shí)候，應(yīng)盡量穿著接近皮膚顏色的絲襪，黑色的長(zhǎng)絲襪或者網(wǎng)眼襪在辦公室里太引人注目，而且在國(guó)外有一種曖昧的意思，容易引起誤會(huì)。4．配件女式服裝的配件比男士更多、更復(fù)雜，也更講究，下面主要介紹一些基本的配件。如果覺得套裝過于單調(diào)，可以利用絲巾、首飾等配件來進(jìn)行裝飾，比如在黑色的西裝上佩戴一枚銀色的胸花，形成強(qiáng)烈的對(duì)比，或者在穿著單色的套裝時(shí)，系上一條彩色的絲巾，這樣會(huì)使整個(gè)人立即顯得神采煥發(fā)。圖4－1 女士化妝步驟示意圖【舉例】秘書小李是一個(gè)五官端正的女孩，但是她的皮膚比較黑，她希望通過化妝來掩蓋這一點(diǎn)，所以每天上班前小李都會(huì)在臉上抹上大量的粉，使得整張臉上蓋著厚厚的粉底。化妝的目的是突出自己的特點(diǎn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，但是不要奢求通過化妝來完全改變自己，因?yàn)榛瘖y品并不是魔棒。其中，基礎(chǔ)保養(yǎng)分為潔膚、抹化妝水和潤(rùn)膚霜、涂隔離霜等程序，彩妝則要運(yùn)用粉底、眼影、眼線筆、睫毛膏、眉筆、唇膏等工具。在出席宴會(huì)等正式場(chǎng)合的時(shí)候，妝可以畫得稍微濃一些。2．化妝在很多時(shí)候女士化妝是表示對(duì)他人的尊重，而且得體的化妝能使人變得更加美麗、更有氣質(zhì)，也能增加自己的信心。不管是長(zhǎng)發(fā)還是短發(fā)，首先要保證頭發(fā)的清潔，這樣才能獲得別人的好感。工作中的發(fā)型要以簡(jiǎn)單、方便為原則，如果是長(zhǎng)頭發(fā)，可以扎一個(gè)馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長(zhǎng)發(fā)盤起來，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來。1．發(fā)型女士的專業(yè)形象塑造要從頭發(fā)開始，一個(gè)適合自己的發(fā)型不僅能夠使整體形象協(xié)調(diào)，而且能提升個(gè)人的氣質(zhì)，使人更加出眾。西裝 牛仔褲 卡通表 尖頭皮鞋 運(yùn)動(dòng)鞋超薄手表 公文包 領(lǐng)帶 夾克 白襯衫【自檢】小王是一家公司的秘書，這個(gè)禮拜的星期五他要陪同上司去見客戶，星期六公司組織員工出去郊游。198。198。禮服又分為早禮服、晚禮服和燕尾服，下面將分別進(jìn)行介紹：198。2．服裝配件服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。在選擇領(lǐng)帶的時(shí)候，一般要根據(jù)當(dāng)年的流行因素選擇一兩條領(lǐng)帶，但是不要太多，因?yàn)闀r(shí)尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺?huì)輪回。198。選擇襯衫的基本原則是款式要簡(jiǎn)潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時(shí)穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能給人以可信賴的感覺。198。西裝的長(zhǎng)度標(biāo)準(zhǔn)一般是：當(dāng)手下垂的時(shí)候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背。西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。男性的穿著藝術(shù)1．正裝上班族的穿著有一個(gè)基本的原則，那就是根據(jù)場(chǎng)合選擇服裝，比如陪同主管去應(yīng)酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應(yīng)該穿得休閑一些。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示對(duì)客戶的尊重和對(duì)客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會(huì)給客戶留下很不好的印象。4．適當(dāng)?shù)闹w語言人們?cè)谡f話的時(shí)候經(jīng)常要運(yùn)用手勢(shì)，手勢(shì)運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說話的效果，但是如果運(yùn)用不當(dāng)，則會(huì)適得其反。當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對(duì)對(duì)方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會(huì)顯得不自然。坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。2．優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會(huì)有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來會(huì)比較優(yōu)雅。對(duì)秘書來說，走路的姿勢(shì)要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。秘書的專業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語言、動(dòng)作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美。如何建立專業(yè)形象在數(shù)字時(shí)代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來管理檔案。操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對(duì)重要文檔加密見參考答案3－2【本講小結(jié)】本講介紹了數(shù)字時(shí)代的檔案管理。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下：圖3－1 文檔加密步驟示意圖【自檢】電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會(huì)使用電腦來管理文檔嗎？請(qǐng)?zhí)顚懴旅娴谋砀?。要避免在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對(duì)自己的重要文檔進(jìn)行加密。光盤刻錄機(jī)可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡(jiǎn)單、可靠。Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會(huì)自動(dòng)把資料備份一份。壓縮程序當(dāng)檔案必須存放在磁盤時(shí)，可以通過壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ）專門用來備份編輯中的檔案，可以針對(duì)同一件檔案進(jìn)行多份備份。ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ2002把整個(gè)硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時(shí)通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。最簡(jiǎn)單的方法直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個(gè)檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會(huì)丟失?！九e例】對(duì)于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行分組，否則檔案會(huì)越積越多。運(yùn)用電腦管理檔案在現(xiàn)代社會(huì)中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來管理檔案是秘書應(yīng)該掌握的技能。如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動(dòng)向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。對(duì)于長(zhǎng)期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過濾出來，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會(huì)泛濫成災(zāi)。收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對(duì)方特征、業(yè)務(wù)項(xiàng)目，便于以后回想。對(duì)于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計(jì)算機(jī)另外打一張，也可縮小影印后再建檔。3．名片的整理方法對(duì)名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?，可以便于保存和查找名片?．名片的分類方法對(duì)名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時(shí)，可以使用最常見的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時(shí)，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時(shí)可以查找。名片的檔案管理198。198。198。198。4．檔案的分類方式一般有五種檔案分類方式：198。如果一層層地疊放資料，上面的資料壓著下面的資料，要想拿下面的資料就比較困難，需要費(fèi)力的抽出來，而且不容易找到相關(guān)資料。顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個(gè)紅色卷標(biāo)或粘貼一個(gè)紅色一個(gè)藍(lán)色表示不同的檔案，5種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。應(yīng)該避免同時(shí)使用過于接近的顏色，比如青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過接近，不容易一眼就區(qū)分開來。檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來區(qū)分檔案，顏色太多，會(huì)使人眼花繚亂，不能區(qū)分。使用顏色區(qū)分時(shí)，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。1．運(yùn)用顏色管理運(yùn)用顏色來區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。有些檔案一旦被借出，如果不能進(jìn)行有效的管理，到最后就會(huì)無從查找，不了了之，造成檔案的遺失或損壞，所以要設(shè)計(jì)完善的借出卡，在借出卡上詳細(xì)地記錄檔案的借出日期、檔名、借閱人姓名及歸還日期等信息，將每個(gè)檔案都落實(shí)到某個(gè)具體的人負(fù)責(zé)。檔案管理的方法四層的資料盒一般上面兩層放本年度的相關(guān)檔案或者經(jīng)常需要查閱的資料，下面兩層放去年的或其他不常用的資料，這是根據(jù)人的身體特征來設(shè)計(jì)的，四層的資料盒中，上面兩層便于拿取，所以放常用的資料，下面兩層要躬身拿取，所以放不常用的資料。如果不是很重要的資料，都可以暫時(shí)用透明資料袋來保存。金屬文件夾適合于開會(huì)的時(shí)候或者批閱資料的時(shí)候使用，可以隨時(shí)取放資料，其缺點(diǎn)是不能存放太多的資料，而且容易脫落。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。這種方式一般用來保存重要的參考目錄等。3．穿孔式活頁夾穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯(cuò)亂或遺失?！九e例】日本的很多醫(yī)院都采用顏色區(qū)分法來管理病歷檔案，醫(yī)生的身邊有一個(gè)圓筒，在診斷結(jié)束之后，醫(yī)生把填好的病歷直接扔到圓筒里，圓筒的下面接著管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的顏色，病例室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應(yīng)該把病歷放到哪個(gè)區(qū)域。開放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的顏色來表示，如紅色的柜子屬于會(huì)計(jì)部，藍(lán)色的屬于銷售部等等。抽屜式的檔案管理檢索起來比較簡(jiǎn)便，因?yàn)槌閷侠镆话愣加写怪钡母舭?，資料層層放進(jìn)去，每部分資料上面都有一個(gè)突出的標(biāo)志，對(duì)這些檔案進(jìn)行簡(jiǎn)要說明，圖書館里見到的檢索書目就是典型的抽屜式直立檔案。收集整理是指快速且大量的收集整理相關(guān)資料；分類是指區(qū)分建檔，避免累積檔案；建立檢索是指建立檢索表，通過檢索表可以迅速縮小檢索范圍，方便查找檔案。檔案管理的原則及常用方式檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)扮演著越來越重要的角色，因?yàn)楣镜馁Y料越來越多，只有把這些資料進(jìn)行整理、分類，在需要的時(shí)候才能隨時(shí)找到相應(yīng)的資料，而不至于翻箱倒柜，將大量時(shí)間浪費(fèi)在查找資料上面。首先，講解了怎樣與同事相處，包括樹立獨(dú)立意識(shí)、講究禮節(jié)、言行謹(jǐn)慎、工作積極主動(dòng)、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個(gè)角度強(qiáng)調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部門主管的指令；最后，提出必須要進(jìn)行匯報(bào)，分析了匯報(bào)的時(shí)間、匯報(bào)的方式，并指出匯報(bào)時(shí)的注意事項(xiàng)。表2－2 匯報(bào)工作時(shí)的注意事項(xiàng)1要主動(dòng)進(jìn)行匯報(bào)，而不是等上司來發(fā)問2報(bào)告的三大重點(diǎn)：簡(jiǎn)單、明了、具體3匯報(bào)時(shí)先說明結(jié)論，再敘述理由及過程，盡量簡(jiǎn)單扼要4牽涉復(fù)雜的工作，應(yīng)以圖片或表單來加強(qiáng)說明5工作報(bào)告按事實(shí)進(jìn)行說明，不可加入傳聞、推測(cè)或個(gè)人臆測(cè)6對(duì)于自己的任務(wù)應(yīng)自己直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，最好不要假他人之手，以示負(fù)責(zé)7對(duì)于無法如期完成的工作，要闡明原因，并請(qǐng)示變通方法，切勿推諉責(zé)任【舉例】林秘書在接受了上司的指令后，立即著手落實(shí)，下午林秘書向上司匯報(bào)說：“報(bào)告總經(jīng)理，明天的午餐我已經(jīng)定好了，在酒店的二層廳，這是我定的菜單，您看是否合適？此外，我已經(jīng)通知了行政部、業(yè)務(wù)部的主任，他們明天早上9點(diǎn)會(huì)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)議室，現(xiàn)場(chǎng)也已經(jīng)準(zhǔn)備好了，我剛剛?cè)パ惨暳艘幌?，很干凈。如果工作比較復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)、范圍廣、影響大，則應(yīng)進(jìn)行書面匯報(bào)，把工作成果寫成報(bào)告，供上司批閱，并存檔以便今后查閱。198。198。這天，另一個(gè)部門的主管說：“李秘書，麻煩你幫我處理這份資料好嗎？”小李硬著頭皮答應(yīng)了，只好又開夜車?！咀詸z】分析下面的案例，回答問題。上司交待完了之后，林秘書問：“總經(jīng)理，請(qǐng)問這10位客人中有幾位高級(jí)主管？有沒有素食的？我們是否要準(zhǔn)備贈(zèng)品？”上司回答了一些問題，但有些問題上司也不知道，林秘書就自己去尋找答案，保證做到最充分的準(zhǔn)備。此外還應(yīng)詢問上司是否還有其他指示，并且表明：“我會(huì)馬上去辦您交待的工作，請(qǐng)放心。逐條記錄應(yīng)辦事項(xiàng)對(duì)于主管交代的事情，秘書應(yīng)逐條記錄下來。198。一般來說，接受指令有三個(gè)步驟：198。需要提醒的是，哭并不是解決問題的法寶，不少女性經(jīng)常遇到一點(diǎn)問題或者被上司稍微批評(píng)就掉眼淚，這也許是習(xí)慣，也許是想用眼淚來解決問題，不管哪種原因都不應(yīng)該用哭來解決問題。當(dāng)然，秘書行業(yè)也有男性，一些男士當(dāng)秘書也可能會(huì)有自己的想法，那就是希望多學(xué)一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，以后可以開拓自己的事業(yè)。有的秘書抱著“我只是暫時(shí)當(dāng)秘書，做到結(jié)婚就辭職”的想法，這種想法是工作上的致命傷，使得人們不能專心于工作。1．端正工作態(tài)度工作是一個(gè)人的生活基礎(chǔ)，按照馬斯洛的需求理論，工作也是一個(gè)人高層次的需求。做法ａ：雖然心里難過，但是不應(yīng)讓感情上的情緒影響了工作，還是應(yīng)該認(rèn)真地做好工作。做法ｂ：既然自己搬得動(dòng)，就自己動(dòng)手把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。（2）辦公室里添加了一臺(tái)打印機(jī)，送貨員把打印機(jī)送來的時(shí)候，辦公室里的其他人都在忙，只有小李剛剛寫完報(bào)告，空閑下來。（1）一位同事對(duì)秘書小李說：“小李，你能不能跟老板講一下，我都做了那么久，是不是該給我加薪了？”回答ａ：好，沒有問題，下個(gè)月就給你加薪。此外，感情是感情，工作是工作，辦公室戀情最忌諱的就是把工作和戀情混為一談。其次，有的人喜歡在辦公室把鞋子脫掉，這樣做非常不雅觀，而且有的人還有腳氣，使別的同事更加覺得難以忍受，如果一定需要讓腳輕松一下，可以自備一雙軟鞋在辦公室里換穿。經(jīng)過這件事，小張非常