【正文】 ，會(huì)務(wù)人員要沉著冷靜，及時(shí)檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。?財(cái)務(wù)監(jiān)控部匯報(bào)材料為受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。?會(huì)議所需儀器應(yīng)有備份；對(duì)所借用品應(yīng)在出發(fā)前進(jìn)行檢測(cè)與調(diào)試。五、注意事項(xiàng)?會(huì)務(wù)人員要做好總經(jīng)理業(yè)務(wù)工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián)系。?費(fèi)用報(bào)銷在會(huì)后三天內(nèi)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，并附此次會(huì)議的費(fèi)用決算表。?結(jié)帳在確認(rèn)所有會(huì)議項(xiàng)目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票。?退房在會(huì)議最后一天的中午 13：00 之前，將所有住宿房間的鑰匙收齊后，辦理退房手續(xù)。? 會(huì)后工作（按順序）?離會(huì)車輛安排 全部會(huì)議結(jié)束后，做好參會(huì)人數(shù)返回車輛安排工作。?叫早并通知早飯時(shí)間。?住宿的保障?在所有需要住宿的人員抵達(dá)賓館時(shí)，要及時(shí)提供相應(yīng)房間的鑰匙。?要有 1 名會(huì)務(wù)人員進(jìn)行保障。?如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐。?用餐的保障?要結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時(shí)間。?落實(shí)匯報(bào)人員用餐情況。?匯報(bào)人員的保障?落實(shí)匯報(bào)人員及時(shí)到會(huì)。?在會(huì)議休息期間，要協(xié)助下一個(gè)匯報(bào)人員進(jìn)行調(diào)試及資料收發(fā)。?每次匯報(bào)開始時(shí)，要隨時(shí)關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。?通知匯報(bào)人員于會(huì)前 5 分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。?會(huì)議室內(nèi)的茶水需在會(huì)前 10 分鐘開始沖泡。? 在抵達(dá)賓館后將會(huì)議所用水果、干果及點(diǎn)心交由服務(wù)人員清洗并在會(huì)前 30 分鐘擺放完畢。?會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉?事先與賓館人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時(shí)到位。?通知服務(wù)人員每 15 分鐘續(xù)茶。其中PPT 應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容，匯報(bào)人。?會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前三天 發(fā)給參會(huì)人員。? 如議程中包括總經(jīng)理室周例會(huì)，在會(huì)務(wù)通知中注明下一周的例會(huì)是否召開。?會(huì)務(wù)通知起草在所發(fā)會(huì)議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定情況，起草會(huì)議的會(huì)務(wù)通知，要求所有安排確定并詳細(xì)。要求明確發(fā)車時(shí)間，地點(diǎn)，路線，并將安排情況通知公司車輛管理員。14 / 32要求：會(huì)議室要確認(rèn)是否有音響設(shè)備及白板。 A 對(duì)于 QDI 的總經(jīng)理室成員要了解到京及離京的時(shí)間，做 好接機(jī)、送機(jī)及住宿的安排工作；原則上如有繼續(xù)留京人 員，建議安排在翠宮飯店入住。?會(huì)議預(yù)算要求在 會(huì)前四天 完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報(bào)王總或劉總審批。 舉例如下：議程時(shí)間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時(shí)間安排 主要匯報(bào)人員 列席人員1 9:00—10：00 98 財(cái)年經(jīng)營(yíng)情況通報(bào)匯報(bào)人：――――――、――――――、―――、――10：0010：15 休息2 10：15—11：45 人力資源情況通報(bào)? 人事及培訓(xùn)工作通報(bào)（40 分鐘通報(bào)+50 分鐘研討）匯報(bào)人：―――――、―――、――、―――、―――、? 結(jié)合會(huì)議議程起草會(huì)議通知，其中應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)，主持人，議程，會(huì)議的注意事項(xiàng)（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會(huì)議文件的要求，請(qǐng)假的要求，會(huì)議的紀(jì)律等）及路線圖，并在 會(huì)前十天 發(fā)出。要求 ? 外部環(huán)境幽雅，適宜散步； ? 內(nèi)部設(shè)施齊備：12 / 32 ?會(huì)議室的布局，光線明暗，燈光，音響，空調(diào)等 ?娛樂設(shè)施齊全（乒乓球，保齡，游泳等） ?住宿、餐飲、娛樂的距離要適宜 說明：對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所最終提請(qǐng)總經(jīng)理室。每次的會(huì)議費(fèi)用在5000 元以上時(shí)，會(huì)議組織部門要進(jìn)行會(huì)議預(yù)算，并報(bào)本部門的直接上級(jí)審批； 交通、食宿：如果會(huì)議在公司外部舉行，會(huì)議組織部門應(yīng)該視會(huì)議時(shí)間安排組織與會(huì)人員的交通和食宿。 會(huì)議主持人在會(huì)議開始前,應(yīng)該清點(diǎn)參會(huì)人員名單,向與會(huì)人員通報(bào)此次會(huì)議的會(huì)議目的，會(huì)議的具體議程；明確說明此次會(huì)議的注意事項(xiàng)和會(huì)議紀(jì)律； 會(huì)議主持人在會(huì)議過程中，應(yīng)該控制討論的方向和時(shí)間，促成會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；6. 會(huì)議紀(jì)律 與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參會(huì)，遲到而沒有事先請(qǐng)假要罰占 1 分鐘； 會(huì)議期間避免隨意走動(dòng)，對(duì) BP 機(jī)、手機(jī)做消音處理； 與會(huì)人員如果因特殊原因需要在會(huì)議中途離開會(huì)場(chǎng)。 明確對(duì)會(huì)議紀(jì)律的要求（見后）。匯報(bào)部門在制作 PPT文件時(shí)，首頁(yè)應(yīng)該包括本次議程的時(shí)間安排和會(huì)議注意事項(xiàng)，使與會(huì)人員清楚本次會(huì)議的議程；同時(shí)，制作 PPT 文件應(yīng)該使用公司標(biāo)準(zhǔn)模版，為保證投影效果清楚，應(yīng)注意色彩的搭配； 對(duì)請(qǐng)假的要求。等等。除主辦會(huì)議部門外，一律不得錄音、攝像。 每項(xiàng)會(huì)議議程應(yīng)該列出本項(xiàng)議程的匯報(bào)人、參會(huì)人員、列席人員和主持人的名單；組織會(huì)議人員在確定與會(huì)人員時(shí)，6 / 32應(yīng)該在明確會(huì)議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會(huì)，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會(huì)議效果，也不因使與本次會(huì)議關(guān)系不大的人員原因參加此次會(huì)議而影響他們的正常工作，同時(shí)又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會(huì)； 會(huì)議注意事項(xiàng) 著裝要求:在工作日期間召開的會(huì)議需正式著裝；在周末或休息日期間召開的會(huì)議可以著便裝；如有特殊的著裝要求需要明確指出； 會(huì)議內(nèi)容保密要求：會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會(huì)議內(nèi)容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。 會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該明確標(biāo)出,如果會(huì)議地點(diǎn)在公司外部,與會(huì)人員并不熟悉,會(huì)議通知中應(yīng)附上會(huì)議地點(diǎn)示意圖。由于特殊情況無法按以上規(guī)定時(shí)間開始的會(huì)議，需由會(huì)議組織者在會(huì)前通知中明確說明。2. 適用范圍：本制度適用于公司或部門牽頭組織的各類會(huì)議，部門內(nèi)部會(huì)議不做要求，可做參考。1 / 32 聯(lián)想電腦公司 會(huì)務(wù)手冊(cè) （ 版）企劃辦秘書處 2 / 32目 錄一、手冊(cè)說明 ................................................................................................................4二、會(huì)議制度及規(guī)范 ....................................................................................................4三、流程圖 ....................................................................................................................7? 在公司內(nèi)召開的會(huì)議 ............................................................................................8? 在公司外召開的會(huì)議 ............................................................................................9四、程序 ......................................................................................................................10? 會(huì)前工作（按順序） ........................................................................................10? 議題及參會(huì)人員范圍的確定 ..................