【正文】 解決方法時，主管要學會贊美： “ 太棒了！我非常同意你的看法，我覺得這個看法會給我們團隊帶來很大的益處。同時主管要抓住應(yīng)對的時機，要抓對附和的時機，并且動作不要過分夸張。 溝通的要領(lǐng) _ 學會傾聽。在部門之間、部門以內(nèi)，以及每個職位之間，平時應(yīng)該相互關(guān)懷、相互協(xié)作，自然而然就會建立起工作情感。主 管要經(jīng)常關(guān)懷屬下，了解屬下的想法；還可以設(shè)置員工意見箱，使員工的意見直接投訴到意見箱里。 _ 建立良好的溝通渠道。在企業(yè)里，每個部門都應(yīng)各就各位，各司其職，沒有越權(quán)，也沒有濫權(quán)，沒有推卸責任。毫無疑問，一個值得信賴與尊重的管理者在溝通的過程中，已經(jīng)排除了先天的障礙。因此，做好溝通管理對一個管理者來說是非常重要的。 溝通的能力 企業(yè)就像一部大機器，良好的溝通就像是潤滑劑，使企業(yè)這部大機 器能夠快速地運轉(zhuǎn)。 (5) 下達較為復雜的命令、指示時，最好讓下屬做筆記、重述命令，或者讓下屬發(fā)問，確認他們的了解程度。指示的內(nèi)容必須完整清楚，不管是誰聽了都不會產(chǎn)生疑問，才是最正確的指示方式。下屬總是希望在工作上能得到自由地發(fā)揮，在執(zhí)行上能獲得較大的自主權(quán)。年輕下屬的自尊心比較強，因此非常需要上司對他的認同與肯定。 傳達的五個要領(lǐng)： (1) 必須告訴下屬工作目的、工作意圖、工作范圍、日期，讓下屬明白為什么要做這項工作，以及工作的重要性，最終的目的就在于主管與下屬能夠?qū)ぷ鞯臓顩r達成共識。 【心得體會】 ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 第 6講 生產(chǎn)主管七大管理職能之四 —— 傳達與溝通的能力 【本講重點】 傳達的能 力 溝通的能力 傳達的能力 主管對下屬傳達指示時，必須將指示內(nèi)容的動機及要點一并讓下屬知道。 而部屬通過主管的授權(quán)，可以獲得提升工作能力的機會，也正是因為部屬工作能力的提升，他才能夠逐步被賦予更大的責任。 【本講總結(jié)】 授權(quán)不僅是一門科學，而且是一門藝術(shù)。 _ 培養(yǎng)、協(xié)助被授權(quán)的人。 _ 定出授權(quán)的范圍。授權(quán)不僅是一門科學，而且是一門藝 術(shù)。一般人深知授權(quán)的重要性，但很少有人能把這項工作做得圓滿。這家工廠的規(guī)模也隨之變得更大。一個月以后，老板回來上班，發(fā)現(xiàn)一切都很好。直到有一天這位老板病倒住進了醫(yī)院。 _ 對授權(quán)者應(yīng)該給予職前訓練以及協(xié)助。 _ 設(shè)定績效標準。 _ 授權(quán)必須明確職責范圍及權(quán)限。 授權(quán)的原則 _ 授權(quán)以后，主管要負最后的責任。 _ 可以加重被授權(quán)者的責任，并提升他的工作欲望。主管應(yīng)給予部屬適度的權(quán)力，部屬借助授權(quán)可以提升工作能力。 ” 的確，懂得授權(quán)的技巧，不但可以讓主管有充裕的時間來分析、處理問題，改善工作，更重要的是可以培育被授權(quán)者的工作能力。如果選了五個以上，說明你已具備了一定的溝通技巧；如果全選，說明你已掌握了純熟的溝通技巧。 【自檢】 下面的項目中，哪些是你選人時常用的問話方式？請劃 “√” 。 _ 安人。 _ 用人。 _ 育人。 _ 選人。對人才的重視體現(xiàn)在五個方面： _ 知人。 企 業(yè)始于人，止于人，企業(yè)所有的活動都是由人來操作的。 —— 卡耐基墓志銘 日本索尼公司的老板盛田昭夫在其自傳里有這么一句話：對日本最卓越的企業(yè)而言，沒有一個理論計劃或者政府政策可以使它改變，成功的關(guān)鍵只有一個，那就是人?？突ナ乐?，他的墓碑上有一句留史千古的至理名言。如果解決問題的方法不當，則會適得其反；如果解決問題的方 法得當，則會事半功倍。一個企業(yè)要想保持旺盛的生命力，必須敢于凸現(xiàn)問題，進而設(shè)法解決問題。針對特定的項目進行專案改善，應(yīng)該留存完整的記錄，制成作業(yè)改善報告書。 上述的改善技法不僅僅用于生產(chǎn)業(yè)，很多先進國家的服務(wù)業(yè)、金融業(yè)也在用這些方法進行改善，均獲得了良好的效果。 生產(chǎn)作業(yè)中的作業(yè)改善 作為現(xiàn)代的管理者，需要具備科學的改善技巧，才能夠成為一個愉快的生產(chǎn)管理者。如果是機械問題，就必須找專業(yè)的技術(shù)人員來解決，是人的問題就是主管的教導問題、培訓問題。這些都是運用魚骨圖法來分析小原因。 圖 42 魚骨圖的第二程序示意圖 _ 第三程序：找出大原因形成的小原因 前面提到大原因有材料、機器、人、方法。 ③ 第三個原因叫做 Man，人員。從這些分叉里可以找出大方向的原因，大方向的原因通常用四個Ｍ表示： ① 第一個原因叫做 Material，材料。魚骨圖可以用在管理及工程改善的各個階段，特別是在處理問題的初期，這種圖形在近代管理及工程上應(yīng)用很廣，效果也很好，是一種既簡單又實用的管理工具。 魚骨圖法 魚骨圖，又稱為要因分析圖，就是將造成某項結(jié)果的眾多原因以系統(tǒng)的方式圖解，因其圖形像魚骨，所以稱為魚骨圖。 _ HOW MUCH，多少成本。如何做，如何準備工作。由誰去做，一個人做或是一個團體？由誰來配合？由誰來控制？這些都是人員的問題。何時開始？何時完成？這些都是時間的問題。在何處進行最好？配合的工作在何處最好？這些都是地點的問題。做些什么？要準備什么？什么事會造成障礙？這些都是對象的問題。為何有必要？可以省嗎？為何如此做？可以簡化嗎？有其他的方法代替嗎？這些都是原因的問題。 表 42 柏拉圖法統(tǒng)計表 5W2H法 分析問題不只讓你跳出日常管理的漩渦，還可以讓你的工作更具挑戰(zhàn)性，可以累積更多的經(jīng)驗。 表 41 層別法統(tǒng)計表 柏拉圖法 按照缺勤人數(shù)所占的比例順位，生產(chǎn)科第一位，品管科第二位，技術(shù)科第三位，營業(yè)科第四，第五是財務(wù)科和總務(wù)科。 (2) 每個部門的缺勤率。在第二個層別上，營業(yè)科總?cè)藬?shù) 50人，有４人缺勤，缺勤 率 8%，但在整個公司里面占的比例是 10%，財務(wù)科占 5%，總務(wù)科也占 5%，技術(shù)科 13%，品管科 16%，生產(chǎn)科 51%，加起來就是 100%。 每一個科室都有人缺勤：營業(yè)科缺勤 4人，財務(wù)科缺勤２人，總務(wù)科 2人，技術(shù)科 5人，品管科 6人，生產(chǎn)科 20人，也就是說該月份整個公司有 39人缺勤。層別法就是按照不同的需要把多種多樣的資料分成不同的類別加以統(tǒng)計，使之方便以后的分析。 經(jīng)常解決困難的問題，你就會積累豐富的管理經(jīng)驗，你的管理能力就會越來越強，你就越有能力承擔更大的責任。 _ 請教有經(jīng)驗的人。 借助他人經(jīng)驗有兩種： _ 請教專家。 解決問題就是要找方法。 善于借助他人經(jīng)驗 解決問題是一件非常消耗時間又消耗體力的事，但避開問題卻極為簡單。豐田式的生產(chǎn)管理就是對問題追根究底。 要對擬定的解決方案及處置措施加以追蹤考察。同時要分析解決方案的利弊，怎么做會對生產(chǎn)有利，怎么做會更有效率。 找到問題產(chǎn)生的原因，就要想辦法解決問題。要做到判斷準確，就需要掌握一些處理問題的方法。 問題的處理方法 生產(chǎn)主管的思維一定要縝密，思考問題一定要抓住問題的核心。隱瞞問題而不凸現(xiàn)問題，是生產(chǎn)管理中最危險的一件事。因此生產(chǎn)線上的管理人員應(yīng)該運用企業(yè)的資金或者其他資源達成生產(chǎn)上的交期、品質(zhì)、效率、成本的預(yù)定目標。科 學管理不再停留于口號，而是能利用近代科學管理的改善技巧來進行實際的改善工作。管理學中有一種科學的工作方法叫做 PDCA，就是計劃、執(zhí)行、檢查、行動的循環(huán)管理。掌握目標管理的技巧會對你的工作大有益處。目標管理是當今最有效的管理工具之一。 杜拉克所倡導的目標管理是以人性管理理論為基礎(chǔ)的，所以在實施過程中，總是有些效果不佳， 因此在推行時應(yīng)加以靈活運用，才能取得最佳效果。企業(yè)內(nèi)每個階層、每個部門、每個人都應(yīng)該具有目標意識，有了正確的目標指引，猶如前面有一盞明燈，充滿了希望，充滿了挑戰(zhàn)。 目標管理的應(yīng)用 目標管理的應(yīng)用始于 20世紀 50年代，迄今已有半個世紀的歷史。 _ 公平原則：對事不對人。 (4) 控制原則：控制所投入的 資源，不要造成浪費。 (2) 協(xié)助原則：提供相關(guān)的咨詢服務(wù)，排除執(zhí)行目標的障礙。 T代表 Timetable，意思是目標一定要有時間性。 A代表 Attainable，意思是目標是可以達到的。 3． SMART原則 SMART是五個英語單詞的縮寫 ： S代表 Specific，意思是目標一定要明確具體。而且把這個層次提高以后就具有挑戰(zhàn)性，因為一次增加 3分或 5分總是有機會接近 100分的，假如一次目標就定在 100分，是不切實際的。 目標管理的基本原則 1．期望原則 企業(yè)主管應(yīng)該清楚地設(shè)定長期或短期的目標，所設(shè)定的目標 要經(jīng)過努力，經(jīng)過行動才能夠達到，這就是期望原則。 _ 可以掌握重點工作。 _ 可以凸現(xiàn)問題所在。 _ 可以增進上下級之間的感情。 _ 可以激發(fā)團隊意識。 推行目標管理，公司的經(jīng)營者和管理者除了要革新觀念之外，更應(yīng)徹底地了解并執(zhí)行目標管理的功能。在日本，很多企業(yè)特別強調(diào)組織活力，讓每個人都能參與管理，激發(fā)員工的能力及 工作意愿。這就是日清日高的海爾理念。 組織推行目標管理的理由 【案例】 海爾為什么能夠成為國際化的大企業(yè)？其中的原因之一就是海爾推行目標管理。 _ 目標使你樂在工作中。 _ 目標能夠使你測知自 己的效率。 _ 目標有助于你節(jié)省時間。 _ 目標有助于你集中執(zhí)行重點工作。 設(shè)定個人目標的十個理由： _ 目標為你找出方向與目的。 _ 評估組織與個人。 _ 強化個人能力的開發(fā)。 目標管理的五點作用： _ 提供參 與管理的基點。 目標管理的作用 【事例】 很多小孩早上不愛起床，如果大人對他說： “ 寶寶，起床了，起床了！ ” 他會不耐煩地說：“ 哎呀，討厭，你讓我再睡一會兒吧。它要求組織中的每一個人、每一個部門都要全力配合公司的總目標，對于份內(nèi)的工作要自行設(shè)定目標，決定方針，編定制度，以最有效的方式達成，并經(jīng)過檢討、績效評核，將目標達成的情況以 及尚待改善之處作為后續(xù)目標設(shè)定的參考依據(jù)。 結(jié) 論 當你擁有一個崇高的目標時，工作即是幸福。第三個工人讓我們領(lǐng)略到一種憧憬，因為他擁有一個崇高的目標：建一座雄偉神圣的教堂。 ” 記者又去問第三個工人：“ 先生，您可不可以說說您在干什么？ ” 這位先生說： “ 啊，我們在蓋一座大的教堂，我們這座教堂將是多么雄偉，多么神圣?。?” 分 析 第一個工人為敲磚而敲磚。這三個工人都在敲磚，記者首先問第一個工人： “ 先生，您在干什么？ ” 這個工人馬上把頭仰起來，對著記者說： “ 難道你沒看出我在干什么，我在敲磚。秘訣是設(shè)定目標，迅速行動。 第三種類型的主管屬于幸福的一類，他能夠設(shè)定自己的目標，并且全身心地投入，此乃人生一大樂事，他對工作保持著興趣與熱忱，工作即 快樂。 專家門診： 第一種類型的主管處于一種被動的狀態(tài)，經(jīng)常感到工作壓力很大，對所有的事情都采取保守的態(tài)度，如果長期處于這種狀態(tài)，他將心力交瘁。 第二種類型：不肯特別賣力，工作能力似乎不錯，對于工作游刃有余，每天的日子過得極為悠閑，一點也不緊張。祝你早日成為上司心中的好部屬，部屬心中的好主管。 我的涵養(yǎng)提高計劃： ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 【本講總結(jié)】 作為一名成功的主管，不僅要準確地定位自己的角色，并充分發(fā)揮角色應(yīng)有的功能，同時還應(yīng)該具備相應(yīng)的管理技巧 、管理能力及涵養(yǎng)。 □ 要身先士卒，掌握先機。 □ 熱愛學習，有強烈的求知欲。 □ 要做到走動管理。 □ 盡量滿足部下的合理需求。 □ 時常贊美別人。為了提高你的涵養(yǎng)，你會怎么做？ □ 永遠要心存感恩。 _ 要有專家的風范。 _ 應(yīng)建立與公司榮辱與共的使命感。 _ 做事要有責任心，善始善終。 _ 練就能夠識別人、管理人的技巧。 _ 將成績與部屬一起分享。 _ 做人要有氣度。 如果你所有的項目前全劃 “√” ，證明你已經(jīng)是一名優(yōu)秀的主管了，恭喜你！如果還有沒劃“√” 的，就繼續(xù)努力吧！ 主管的涵養(yǎng) 主管應(yīng)具備的涵養(yǎng) 主管應(yīng)當具備什么樣的涵養(yǎng)？我們可以引用《孫子兵法》中的五個字：智、信、仁、勇、嚴。 □ 有超越別人的想法與行動。 □ 從各種角度去看問題，能夠抓住問題的核心。 □ 具有開拓創(chuàng)新精神。 □ 把各種可利用的資源集中起來。 □ 對企業(yè)有獻身精神。當然你在學習這些技能時必須記住：單靠某一種