【正文】 得該文件的人員徑送該公司總經理室機密文件保管人員， ?quot。 (三 )總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質者，應以各該部、室、中心為保管部門。 第五十條 保管部門 (一 )外來機密文件應以各公司總經理室為保管部門；經各公司總經理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經理室、研究所所長室、駐廠經(副 )理室或總 經理指定之部門為保管部門。 () \pnb0(三 )業(yè)務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務考察報告及其他業(yè)務上屬于機密性之資料。 □ 機密文件 第四十九條 范圍 (一 )生產設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產設備布置圖。 (三 )調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。 第四十八條 調卷管理 (一 )調卷單 以一單一案為原 則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。 (四 )檔案歸還時，經管檔人員核查無訛并于 調卷單 填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。 調卷單 則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。 Ⅳ .調卷 第四十七條 調卷程序 (一 )各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具 調卷單 經其部門主管(科長以上 )核準后持向管檔人員調閱。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期。 (五 )規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 (三 )5 年保存： ； 5 年的文書。 第四十五條 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： (一 )永久保存： ； ； ； 股東會紀錄； ； ； 憑證； ； 。 Ⅲ .歸檔與檔案清理 第四十四條 保存期限 (一 )歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用 見出紙 注明目次號碼，以便翻閱。 (三 )檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應就 檔案分類編號表 ，查明該案件所屬類別及其 卷次、目次順序編列檔號。 (四 )檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。 (二 )各級分類、卷次及目次的編號， 均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 (四 )每一檔夾封面內頁應設 目次表 ，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個 目次 編號為原則。如案件不多，亦可僅使用 部門 及 大類 或 小類 二級。 () (二 )檔案分類應力求切合實用。 第四十一條 檔案分類 () \pnb0 檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 (五 )有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。 (三 )文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。 Ⅱ .整理與分類 第三十九條 文件點收 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。如為特殊案 件因業(yè)務處理需要，原搞須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。 (四 )主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。 (二 )印信管理部門應指定專人負責印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設立 印信登記表 拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。 (二 )印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 。 ，應即交由監(jiān) 印人員于二日內依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。 (三 )印信補發(fā)的申請 ，監(jiān)印人員除向該印信登記機構報備并依法公告作廢外，應填具 請 (補 )發(fā)印信申請表 一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經核定后，由管理部門補發(fā)。 （二 )印信換發(fā)的申請 ，由監(jiān)印人員填具 請 (換 )發(fā)印信申請表 一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期， 送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。 第三十四條 印信登記 業(yè)務主辦部門需用特定印信或業(yè)務專用印信向有關主管機構報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。 (二 )總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務之主管職章經各部 (室 )經理 (主任 )核定，由總管理處總經理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 第三十二條 印色使用 公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。 第三十一條 印信蓋用 (一 )行文時應依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 Ⅱ .印信使用 第三十條 監(jiān)印人員 (一 )各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應簽請本企業(yè)董事長核定 后任用。 (五 )校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及 校對章 或 騎縫章 附件章 等字樣之印信。 (四 )部門章：刻有公司及部門名銜之印信。 。 □ 印信 Ⅰ. 印信種類 第二十八條 種類 (一 )公章：各公司向主管機構登記之公司印鑒及特定業(yè)務專用之公司印信。 寄送中心 的 文件袋 ，需于下午五時前送交總管理處總務部門統(tǒng)一運寄。收文地區(qū)之 寄送中心 人員收到 文件袋 拆開后，即以 文件遞送清單 第二、三聯(lián)連同文件送交各廠 (處 )收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當天 文 件袋 送還原發(fā)文的 寄送中心 存查。 寄送中心 ，總公司為各公司總經理室，各公司 (工廠 )所在地為總務部門，各 寄送中心 得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。 (二 )部門間文件的遞送 ，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。 第二十六條 發(fā)送方式 文書發(fā)送方式分為專送、郵寄 (平信、限時、掛號、航空 ) 電報 (尋常、加急、書信、打字 )及集運等，經辦人應于文書底稿上注明。 第二十五條 文件稽催 (一 )經辦人如未能如期辦妥文件，應于處理期限屆滿 前，經請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。 ，應日案日清，最遲不得逾二日。 、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。 ，指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則。 (三 )經辦人員的處理期限。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。 (三 )經辦、會稿、核稿等人員之答名，應清晰可辨，不得潦草難認。 第二十三條 文書處理要點 (一 )經辦文書遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。 第二十一條 副本及圖書處理 副本視同正式文書，應依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應指定部門集中管理。 (二 )固定格式的合約書其原稿應依前款規(guī)定經核稿判行后使用，經辦部門使用時依式填寫所 （三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定如下表 : 保管部門收到合約書正本應即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。經辦人辦妥后，將簽呈交由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員編定檔號填 記于簽呈及 簽呈事務備查表 后，簽呈依其類別歸檔。如未結案，則第四聯(lián)按待復日期先后 (四 ) 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間；第二聯(lián)轉送經辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限 送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待復日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復 □ 第十七條 (一 )公告：以 主旨 依據 公告事項 (二 )函、簽呈：以 主旨 、 說明 、 辦法 、 請求、擬辦或建議 (三 ) (四 )采用語體文以達到 簡、淺、明 、確 第十八條 (一 )指名營業(yè)、工務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認為公務文書的信函，經其本人拆封后如系 (二 )指名經副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。收 (發(fā) )文編號登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 業(yè)務接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復日期之先后整理以備稽催。 第十四條 收發(fā)人員及文書經辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷 案日期轉記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經辦部門接到復文時，主管應抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經辦人應于原發(fā)文的第四聯(lián) Ⅲ . 第十五條 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。經辦部門主管于文件判行后，將 收 (發(fā) )文登記單 第三聯(lián)抽 收 (發(fā) )文登記單 ①如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉記第一聯(lián)，抽出 ②如需復文者，將復文及復文搞送請監(jiān)印人員用印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案 (如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整 理以備稽催 )，再 、支票、匯票或其他有價證券等，經辦部門經辦人于接到來文時，應即 第十三條 (一 ) 經辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經