【正文】 辦公桌來(lái)縮減工作重啟的時(shí)間 整理辦公桌可以縮減工作的重啟時(shí)間。這就告訴我們，亟須處理的工作和資料、晚一些處理的工作以及收尾的工作，應(yīng)按類(lèi)別區(qū)分整理好。視覺(jué)的混亂會(huì)導(dǎo)致精神的混亂，反之，精神的混亂則會(huì)通過(guò)辦公桌的混亂表現(xiàn)出來(lái)。 工作中，我們經(jīng)常要同時(shí)處理三四件事情，而且有些還是上司突然分配的工作。 之前，權(quán)社長(zhǎng)多次強(qiáng)調(diào)整理辦公桌的重要性。 三星的某些下屬公司標(biāo)榜無(wú)紙化辦公，并會(huì)對(duì)員工進(jìn)行周期性培訓(xùn)，盡可能地把各種文件以文檔的形式整理出來(lái)，每月一到兩次刪除不必要的文件。很多職員只有在有時(shí)間時(shí)或者辦公桌已臟亂不堪時(shí)才想起來(lái)整理，而此時(shí)整理辦公桌比想象的要費(fèi)力得多。在這一章中，就報(bào)告而言，會(huì)更加傾向于報(bào)告的內(nèi)容；而在工作方面，需要學(xué)習(xí)社長(zhǎng)的思維方式，從而將工作的完成度提升到最高值；此外，還要了解各種類(lèi)型的理事的性格，并掌握接待客戶(hù)的技巧?？蛻?hù)回訪總結(jié)第2章 三星第二年 中間階段練就超級(jí)業(yè)務(wù)能力，變身骨干員工 初學(xué)者最重要的是打好基礎(chǔ)，從現(xiàn)在開(kāi)始就要學(xué)習(xí)運(yùn)籌帷幄的工作訣竅。一般申請(qǐng)單／出差申請(qǐng)單 熟練掌握基本的辦公自動(dòng)化軟件（文字處理程序Word、試算表軟件Excel、演示文稿軟件Powerpoint等） ■新員工熟練制作的各種表單 不斷提高自己的語(yǔ)言水平 對(duì)公司附近的飯店了如指掌 熟練掌握工作文件的格式 ■入職第一年必須學(xué)習(xí)和掌握的業(yè)務(wù)技能 不過(guò)，公司對(duì)員工的培訓(xùn)不會(huì)做到面面俱到，員工本人需要為自己充電，熟練掌握辦公自動(dòng)化軟件，努力讓自己的工作水準(zhǔn)在他人之上。 7個(gè)月之后，可以輔助做些本質(zhì)的工作，幫助尋找一些海外客戶(hù)或者做些市場(chǎng)調(diào)查。 然而，新員工處理工廠問(wèn)題或者直接接觸客戶(hù)的能力還不足，因此，在與客戶(hù)會(huì)面時(shí)，只能打雜，承擔(dān)預(yù)約餐廳等任務(wù)，前前后后地跑腿，為前輩或上司服務(wù)。 ■入職第一年學(xué)到的東西 先是學(xué)習(xí)制定日程表和寫(xiě)申請(qǐng)單。雖然想給忙得不可開(kāi)交的上司搭把手，但是，因?yàn)椴涣私夤ぷ鞯男问剑膊恢涝摳l(shuí)接觸，所以自己會(huì)陷入苦惱之中。在了解了工作年限、工作種類(lèi)以及未來(lái)可能要處理的工作的基礎(chǔ)上，讓我們一起來(lái)了解一下精通業(yè)務(wù)的過(guò)程。到那時(shí)，必定能得到上司的稱(chēng)贊。部長(zhǎng)、理事、社長(zhǎng)的身上都有著“工作達(dá)人的基因”，而在剛?cè)肼殘?chǎng)的前5年里，學(xué)習(xí)什么、如何學(xué)習(xí)直接決定能否形成“工作達(dá)人的基因”。這時(shí)候，就有必要明確對(duì)于下班時(shí)間的立場(chǎng)，根據(jù)自己的立場(chǎng)來(lái)行動(dòng)才是最明智的。雖然記者的工作時(shí)間也不固定，但是這是他的興趣所在，所以他每天工作得非常開(kāi)心。老師的下班時(shí)間有很大保障，對(duì)于她來(lái)說(shuō)，這份工作比三星的工作要好得多。不知從何時(shí)起，她臉上的笑容沒(méi)有了，對(duì)加班二字敏感起來(lái)。有位來(lái)自江原道的姓李的女職員，剛來(lái)時(shí)每天笑呵呵的。但去同一類(lèi)型的公司也沒(méi)有多大的意義，最好的辦法就是轉(zhuǎn)行，找一個(gè)能夠不加班、保障個(gè)人空余時(shí)間的工作。甚至，他們寧愿如此努力地工作，因?yàn)橹挥羞@樣，他們才能增加收入，提升自己的生活品質(zhì)。特別是新項(xiàng)目研發(fā)階段，在工廠工作的領(lǐng)導(dǎo)一周只能回家一次。洪常務(wù)是一個(gè)速度型領(lǐng)導(dǎo)，要求所有工作必須以最快的速度完成，因此，每晚7點(diǎn)到8點(diǎn)，員工們都待在自己的位子上隨時(shí)候命，從上到下，幾乎沒(méi)有人在晚上8點(diǎn)之前吃過(guò)晚飯。 根據(jù)明確的立場(chǎng)來(lái)實(shí)施行動(dòng) 我也曾因加班而疲憊不堪過(guò)。從個(gè)人的角度來(lái)看，加班是為公司做出了巨大犧牲，同時(shí)，也幫助公司渡過(guò)了難關(guān)。開(kāi)拓新業(yè)務(wù)，必須要投入比平時(shí)更多的精力。事實(shí)上，加班的問(wèn)題并非單純是雇主或上司個(gè)人的問(wèn)題，反而與公司的業(yè)務(wù)周期有著密切的關(guān)聯(lián)。只有員工個(gè)人維持最佳工作狀態(tài)，才能有創(chuàng)意性的思考，提升工作效率，這些都與提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力有明顯的關(guān)聯(lián)。但總是加班的本質(zhì)原因是什么呢？是公司根深蒂固的文化，還是黑心雇主的要求？ 大家理想化地希望公司給員工最大限度的休息時(shí)間來(lái)維持最佳的工作狀態(tài)。 確定想要的下班時(shí)間 職場(chǎng)人士最為敏感的話(huà)題就是下班時(shí)間，所有人都希望到時(shí)間就下班。參加會(huì)議時(shí)，務(wù)必要選好領(lǐng)帶的顏色，參加追悼會(huì)時(shí)，沒(méi)有人會(huì)戴紅色的領(lǐng)帶；同樣，參加正式的工作會(huì)議，也不可以戴顏色過(guò)于鮮艷的領(lǐng)帶。夏天特別熱的時(shí)候，如果女人不穿打底衫，就等同于短袖里不穿內(nèi)衣。最重要的不是價(jià)格，而是如何穿得得體，因此，在挑選衣服時(shí)，一定要把適合自己且能給人干練的感覺(jué)作為標(biāo)準(zhǔn)。著裝的基本原則是不邋遢，給人以干練的感覺(jué)。 三星人的著裝 三星干部的培訓(xùn)課一直注重著裝的內(nèi)容。三星要求員工上班要著精致的套裝應(yīng)該就是這個(gè)原因。 自從在著裝上注意之后，我發(fā)現(xiàn)穿著還有其他方面的效果，那就是早上的著裝能夠影響一天的工作態(tài)度。我們需要考慮價(jià)格，但是，在重要的會(huì)議上，干練的形象比價(jià)格要重要得多。自己打扮得干凈利落，就會(huì)給對(duì)方留下好印象，這樣才有助于公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展，你覺(jué)得呢？” 從此之后，我對(duì)著裝的想法有了天翻地覆的變化。由于我們公司的地位，我們是不是經(jīng)常與其他國(guó)家的重要人士見(jiàn)面？是不是經(jīng)常會(huì)遇到一些追求完美的人？在與這些人見(jiàn)面時(shí)，我們必須在著裝上花些心思。對(duì)于這點(diǎn)，樸次長(zhǎng)沒(méi)有完全否定，他只是向我講述了衣服的影響力：“著裝看起來(lái)好像不是什么大事，可是確實(shí)非常重要。 關(guān)于著裝的問(wèn)題，我曾與派駐德國(guó)的樸次長(zhǎng)討論過(guò)。特別是一位姓李的新員工全身上下都是名牌，因?yàn)榧揖掣辉＞瓦B車(chē)也是進(jìn)口車(chē)。倘若員工對(duì)著裝不在意，那么這將是對(duì)企業(yè)形象最致命的一擊。然而，對(duì)企業(yè)形象造成最大影響的還是人。從此之后，我開(kāi)始仔細(xì)打理自己的著裝，也意識(shí)到個(gè)人形象將會(huì)對(duì)公司造成多么大的影響。 “我的話(huà)沒(méi)錯(cuò)吧？那就趕緊換一件襯衫。聽(tīng)匯報(bào)的人突然打斷了我，說(shuō)：“你為什么不系上紐扣？” 我正在用心地匯報(bào)工作，可話(huà)題突然轉(zhuǎn)到紐扣上，讓我不知所措。 在工作中，我也曾遇到一件與穿著相關(guān)的難堪的事情。甚至在對(duì)嫌疑犯做出判決時(shí)，嫌疑犯的外表也會(huì)影響判決的結(jié)果。即便是帶來(lái)了相同的報(bào)告和成果，著裝干練的人與著裝邋遢的人發(fā)表的效果是完全不一樣的。可是，對(duì)方卻常常會(huì)以第一印象來(lái)做出判斷。其中一個(gè)是為了給業(yè)務(wù)伙伴留下好印象。 個(gè)人的形象代表著公司的形象 對(duì)于員工的穿著，三星有著嚴(yán)格的要求。 在留下證據(jù)這件事上，千萬(wàn)不可懶惰。 不論是與客戶(hù)，還是與公司其他部門(mén)溝通，最好采用電子郵件的方式。有電子郵件作為證據(jù)后，理事們就可以追究沒(méi)采取措施的工廠方面的責(zé)任了。理事們非常嚴(yán)肅地追究了這件事，最終，我們部門(mén)的金代理拿出給工廠負(fù)責(zé)人發(fā)的電子郵件作為證據(jù)，才證實(shí)了的確不是我們部門(mén)的責(zé)任。倘若沒(méi)有提前規(guī)劃好而導(dǎo)致時(shí)間不充足，則只能采用空運(yùn)，那么物流費(fèi)用就相應(yīng)地增加，那時(shí)，公司的理事們就會(huì)追究費(fèi)用增加的原因了。等離子事業(yè)部經(jīng)常向海外輸送等離子顯示板，確定交貨日期是一件非常重要的事情，因?yàn)椴煌奈锪鞣绞街苯佑绊懼杀?。每個(gè)人都有失誤的時(shí)候，通過(guò)工作的證據(jù)，可以準(zhǔn)確掌握工作前后的狀況，總結(jié)失敗的原因。這個(gè)時(shí)候，解決所有問(wèn)題的辦法就是證據(jù)。實(shí)際工作中會(huì)遇到各種各樣意想不到的事情，特別是要追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任時(shí)，問(wèn)題就變得更加錯(cuò)綜復(fù)雜。打官司的人，唯一能夠依靠的也是證據(jù)。對(duì)自己的信任問(wèn)題，本人可以解決；但是，在處理與他人的關(guān)系時(shí)，就需要使用其他手段。對(duì)于所承擔(dān)的工作，要一遍遍地思考、反省，去掉毫無(wú)根據(jù)的信任，只有這樣，才能提高工作的完成量。上司也會(huì)犯錯(cuò)，因此，不可以完全地相信上司；同樣，過(guò)分相信自己也會(huì)讓工作陷入泥潭。事實(shí)上，有時(shí)候，連我自己都無(wú)法相信自己。當(dāng)時(shí)，我認(rèn)為像電子郵件這種小事沒(méi)有必要向上司報(bào)告，然而，屬下的話(huà)提醒了我。后續(xù)工作表不一定非要寫(xiě)在紙上，根據(jù)個(gè)人的喜好，可以制作成電子版等各種形式，但最重要的是一定要制作后續(xù)工作表。整理會(huì)議記錄時(shí)，對(duì)于自己負(fù)責(zé)的工作，一定要列一個(gè)表格，逐項(xiàng)確認(rèn)上司的指示、時(shí)間及工作內(nèi)容。只有這樣，所有人都有了統(tǒng)一的設(shè)計(jì)圖，大家才會(huì)在統(tǒng)一的約定下朝著統(tǒng)一的目標(biāo)前進(jìn)。 會(huì)議記錄必須是與會(huì)者共有的東西。即便如此，相當(dāng)多的公司仍舊沒(méi)有正式的會(huì)議記錄，各個(gè)業(yè)務(wù)部只記錄上司對(duì)本部門(mén)的指示，對(duì)于指示的具體事項(xiàng)，上司也僅僅依靠模糊的記憶來(lái)判定。可令人意外的是很多公司和職場(chǎng)人士都沒(méi)有整理會(huì)議記錄的習(xí)慣，只是把自己所理解的內(nèi)容寫(xiě)在筆記本上。反之，如果這場(chǎng)會(huì)議確定不了目標(biāo)、負(fù)責(zé)人和截止日期這三要素，不論會(huì)議時(shí)間開(kāi)得多長(zhǎng)，都是在做無(wú)用功。 一個(gè)完美的會(huì)議必須具備以下三要素，目標(biāo)、負(fù)責(zé)人和截止日期。誰(shuí)沖在最前面？誰(shuí)候補(bǔ)支援？誰(shuí)處理瑣碎的事情？工作進(jìn)程中會(huì)遇到什么問(wèn)題，如何去解決這些問(wèn)題？可以通過(guò)會(huì)議討論來(lái)抓住工作的概要，明確工作該如何進(jìn)行。就建成整座建筑物而言，設(shè)計(jì)圖既是工作的開(kāi)始，也是工作的結(jié)束。為了讓工作接近完美的狀態(tài)，可以通過(guò)會(huì)議來(lái)了解工作的進(jìn)度，找出工作中的問(wèn)題和確定最終的目標(biāo)。會(huì)議參與者的態(tài)度和姿態(tài)直接影響著會(huì)議的內(nèi)容和結(jié)果。 洞悉會(huì)議的價(jià)值和目的 三星的會(huì)議是在浪費(fèi)時(shí)間嗎？當(dāng)然不是。姜常務(wù)剛從天安市出發(fā)，公司使已經(jīng)知曉了姜常務(wù)到達(dá)公司的時(shí)間，姜常務(wù)一進(jìn)公司，會(huì)議馬上開(kāi)始，著手解決各種問(wèn)題并下達(dá)指示。 特別是當(dāng)理事結(jié)束地方會(huì)議返回首爾的當(dāng)天，公司會(huì)進(jìn)入緊急狀態(tài)。理事們則需要參加更多的會(huì)議，每周一參加由副社長(zhǎng)主持的理事會(huì)議，周三參加工廠會(huì)議，新年則參加全體理事會(huì)議。每隔一天，從早上7點(diǎn)開(kāi)始就有一個(gè)銷(xiāo)售實(shí)戰(zhàn)報(bào)告會(huì)議；每周。在三星結(jié)束培訓(xùn)后，我參加的第一個(gè)會(huì)議就是市場(chǎng)部的六西格瑪會(huì)議，為了科學(xué)有序地促進(jìn)工作，每個(gè)員工把工作進(jìn)展?fàn)顩r報(bào)告給所負(fù)責(zé)的理事，然后由理事做出評(píng)價(jià)。在三星工作期間，我也經(jīng)歷了大大小小諸多會(huì)議，也有因日程太滿(mǎn)而承受不了的經(jīng)歷。 但用這種方式來(lái)探討會(huì)議并非是明智的方法。然而，沒(méi)有計(jì)劃的會(huì)議只會(huì)妨礙工作，浪費(fèi)時(shí)間。切記態(tài)度定要溫和。在報(bào)告中，還要明確指出是否需要理事到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)工作，還是只需電話(huà)指揮即可。倘若需要理事們做出決策，則要給出時(shí)間限制。 最為重要的是與銷(xiāo)售相關(guān)的報(bào)告，表格的表示方法最直觀、一目了然。 理事不在時(shí)如何寫(xiě)工作報(bào)告？ 當(dāng)理事出差時(shí)，如何向理事匯報(bào)現(xiàn)場(chǎng)情況呢，你要清楚理事不在現(xiàn)場(chǎng)，因此，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)的狀況，理事一無(wú)所知。特別是去海外出差的管理者，在飛機(jī)上的時(shí)間非常長(zhǎng)，這時(shí)候，很難處理緊急事務(wù)，這也是可以理解的。這項(xiàng)措施實(shí)施之后，三星的決策速度加快了，工作變得神速起來(lái)，提高了工作效率。這時(shí)候，負(fù)責(zé)人就有義務(wù)打電話(huà)來(lái)催促管理者盡快做出決策。 有時(shí)候，因?yàn)楣镜牧鞒虇?wèn)題，無(wú)法快速地做出決策。做出決策的上司也必須有快速處理工作的能力。不能解決可能是因?yàn)閱?wèn)題太過(guò)棘手，但是，拖拉應(yīng)對(duì)就沒(méi)有可以辯解的理由了。在問(wèn)題進(jìn)一步惡化之前，這時(shí)的報(bào)告要先突出初期的應(yīng)對(duì)措施，報(bào)告的內(nèi)容必須直擊問(wèn)題本質(zhì)。不論客戶(hù)是否再遇到問(wèn)題，或者工作是否按原計(jì)劃進(jìn)行，這都不再是我方負(fù)責(zé)人的問(wèn)題了，我方就占了先機(jī)。 在處理與客戶(hù)的關(guān)系上，也應(yīng)該站在一個(gè)相對(duì)平和的位置上。及時(shí)報(bào)告需要有掌控各種狀況的能力，即在問(wèn)題惡化之前，不僅要阻止事態(tài)的發(fā)展，更要牢牢抓住解決問(wèn)題的主動(dòng)權(quán)。然而，就一份報(bào)告而言，應(yīng)對(duì)措施才是最重要的部分，而從時(shí)間的角度來(lái)講，就是實(shí)時(shí)處理。 “你覺(jué)得你是在報(bào)告嗎？當(dāng)然，這么短的時(shí)間內(nèi)肯定無(wú)法確認(rèn)所有細(xì)節(jié)，可至少你要搞明白出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因并確定好初步應(yīng)采取的緊急措施再匯報(bào)吧。這是因?yàn)?，?duì)于常務(wù)的所有問(wèn)題，我的回答都是“還不太清楚”、“還不能確定”、“沒(méi)有好的對(duì)策”，這簡(jiǎn)直是一次徒勞無(wú)功的對(duì)話(huà)?！? “那這批受潮的等離子顯示板，打算怎么處理？” “看來(lái)我們需要與售后團(tuán)隊(duì)協(xié)議這件事情，不過(guò)，現(xiàn)在我們還沒(méi)有好的對(duì)策?！? “有這樣的事？是什么原因?qū)е率艹蹦兀俊? “具體原因還不太清楚?，F(xiàn)在想想，當(dāng)時(shí)報(bào)告的水準(zhǔn)太爛了，根本沒(méi)考慮解決方法，只是轉(zhuǎn)述了一下事實(shí)。最終，歐洲的生產(chǎn)線中斷了，銷(xiāo)售方面出現(xiàn)了很大的問(wèn)題。 我曾遇到一次意外狀況。但是，沒(méi)有結(jié)果的報(bào)告則只不過(guò)起到了傳達(dá)的作用。 采取有解決方法的行動(dòng) 報(bào)告?zhèn)鬟f的過(guò)程，也是尋找解決方案的過(guò)程。下班之前，把報(bào)告發(fā)給上司；半夜，上司再把報(bào)告發(fā)回來(lái)；第二天，員工再把新報(bào)告發(fā)過(guò)去。當(dāng)天晚上，上司可以用電子郵件把下一步的指示發(fā)給負(fù)責(zé)人，那么第二天一大早，負(fù)責(zé)人就可以根據(jù)上司的指示去解決和處理問(wèn)題了。員工把這些工作做完呈交給上司再下班的話(huà)，工作就不至于癱瘓，這是因?yàn)樯纤緜兛梢岳猛砩系臅r(shí)間看郵件、思考。雖然沒(méi)有什么嚴(yán)格的規(guī)定，但在休息時(shí)間，工作就是處于這樣的局面。雖然如此，但在下班后，各項(xiàng)工作往往會(huì)中斷。工作也是一樣。如果對(duì)方打球很刁鉆，那就退后一步大力揮過(guò)去，蹲得低，揮出去的球也更有爆發(fā)力。 應(yīng)對(duì)措施中最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是采取行動(dòng)，這就意味著報(bào)告不是“單純的傳話(huà)工具”，而是“為了解決特定的問(wèn)題而制定的具體行動(dòng)措施”。 應(yīng)對(duì)與解決問(wèn)題 如果理解了報(bào)告的概念，那么有必要來(lái)探究一下報(bào)告內(nèi)容的哲學(xué)性。 報(bào)告還有另外一個(gè)重要因素，就是格式。 這次會(huì)議是與市場(chǎng)密切相關(guān)的，因此，請(qǐng)注意最下面“銷(xiāo)售現(xiàn)狀”部分，這個(gè)地方記錄了目前市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)。 首先，要明確地記錄好時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)者。這是因?yàn)?，通過(guò)結(jié)論部分理事們可以做出決策、預(yù)測(cè)未來(lái)、把握公司的發(fā)展方向。這樣，前半部分和中間部分就有了強(qiáng)有力的說(shuō)明。通過(guò)體系化地記述過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的變化來(lái)告知此份報(bào)告的含義。在下面的報(bào)告中，“強(qiáng)小國(guó)”這個(gè)關(guān)鍵詞發(fā)揮著重要作用。 完成報(bào)告的要領(lǐng) 報(bào)告中最為重要的就是標(biāo)題和內(nèi)容梗概，它突出了報(bào)告的主要內(nèi)容和整體方向。 報(bào)告絕不是羅列事實(shí)的文書(shū)。這是一份關(guān)于債券現(xiàn)狀以及未來(lái)展望的報(bào)告。 還有一則關(guān)于報(bào)告的實(shí)例，雖然不是發(fā)生在三星內(nèi)部，但是它同樣展示了報(bào)告的威力。他用新員工嶄新的視角提出了建議，對(duì)于等離子顯示器的革新有著深刻的意義。他在呈交入職培訓(xùn)報(bào)告時(shí)，還添加了他發(fā)現(xiàn)的等離子顯示器在生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題以及解決方案。 所以說(shuō)，呈交一份出色的報(bào)告是展現(xiàn)個(gè)人能力最重要的手段。公司讓職員寫(xiě)報(bào)告的原因就在于此。所以說(shuō)，從這個(gè)意義上看，報(bào)告的結(jié)尾的確能夠指引未來(lái)。我們可以問(wèn)自己一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，“公司為什么要求呈交報(bào)告呢”，事實(shí)上