【正文】 成熟性以及可擴展性，符合當前技術(shù)發(fā)展的新潮流的整體解決方案。蓋茨 先生接待 胡錦濤主席 訪美之行，與 國家發(fā)改委共同簽署了關(guān)于繼續(xù)加強軟件產(chǎn)業(yè)合作諒解備忘錄（二期） 等， 這不僅確定了微軟在中國長期發(fā)展的戰(zhàn)略， 更 表明了微軟 “把最先進的電子信息技術(shù)帶給中國，與中國計算機產(chǎn)業(yè)共同進步 ” 的莊重 承諾。在中國，微軟以與中國信息產(chǎn)業(yè)共同進步和共同發(fā)展為目標，對國內(nèi)信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展所必備的人才、技術(shù)等方面，加大實質(zhì)性支持和承諾，推動建立起軟件經(jīng)濟的生態(tài)鏈。時至今日，微軟公司朝著既定的目標不斷前進，業(yè)務與合作都取得了豐碩的成果：微軟的產(chǎn)品與技術(shù)不但在中國的經(jīng)濟建設中發(fā)揮了積極作用，促進了生產(chǎn)力的提高，更深入到千家萬戶，以一種全新觀念改變著人們的工作、學習、生活 ，有著相當廣泛的用戶基礎，影響了 一大批開發(fā)人員和 IT 專業(yè)人士 。 微軟公司的優(yōu)勢 微軟公司作為全球最大的軟件公司，擁有最先進的軟件開發(fā)管理經(jīng)驗和技術(shù)團隊，其產(chǎn)品覆蓋整個軟件產(chǎn)業(yè)的各個層次。只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立政府管理文件信息的權(quán)威，充分發(fā)揮電微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 16 頁 共 97 頁 子文件中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個單位管理有更強的保障。 保障數(shù)據(jù)的安全性 設立電子文件中心后，將由配備的專門人員進行日常的維護管理工作。設立電子文件中心把各單位的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺， 電子檔案中心可以按照法律賦予的地位，跨部門地將政務信息資源有效整合，形成可以共享的電子檔案資源信息庫，解決信息孤島等問題 ， 支持領導和部門決策 。 減少重復勞動，降低數(shù)據(jù)處理成本 建立電子文件中心后，各機關(guān)單位把辦公和業(yè)務管理系統(tǒng)形成的電子文件直接入庫到電子文件中心，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的大量重復勞動，減少了數(shù)據(jù)錯誤的幾率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。 實現(xiàn)文件過程一體化管理 有保存價值的電子文件將逐步做到即時入庫，即文件信息處理結(jié)束后自動向電子文件中心提交，實現(xiàn)文件生命周期一體化處理，加強和完善了文件的生命周期的控 制。 4. 檔案局應有專門的電子文件歸檔系統(tǒng)對歸檔后的電子文件進行管理。 2. 各立檔單位的檔案管理軟件或檔案管理模塊必須提供符合要求的檔案管理功能并且能將進行整理后的電子檔案轉(zhuǎn)化為符合標準的 XML 格式。電子文件中心并不能代替檔案歸檔，各立檔單位還是需要將各類電子文件進行整理后再提交給檔案局以進行歸檔。使用系統(tǒng)的用戶也只能查詢本地區(qū)的所有的發(fā)文，如果地市級的用戶需要查詢縣市級的電子文件，就需要登錄至縣市級的電子文件中心進行查詢，如果實現(xiàn)了多點查詢功能，借助與分布式數(shù)據(jù)庫和分布式系統(tǒng)技術(shù)，就可以做到地市級的用戶在本地區(qū)的電子文件中心就可查閱縣市級的電子文件，省級用戶在本地區(qū)的電子文件中心就可查閱地市級和縣市級的電子文件。例如：電子文件中心系統(tǒng)與掃描系統(tǒng)集成，掃描完后的電子文件就可直接進入電子文件中心數(shù)據(jù)庫；電子文件中心與綜合檔案管理系統(tǒng)集成，就可在綜合檔案管理系統(tǒng)里直接對電子文件中心進行管理，而不需要再進入電子文件中心系統(tǒng)。 二、增強與其它業(yè)務系統(tǒng)的集成性 目前、電子文件中心系統(tǒng)還僅僅是一個單獨的業(yè)務系統(tǒng)。 電子文件中心目前發(fā)布的信息還是以文字和圖片為主，借助于一些硬件和軟件平臺，可以提供聲頻和視頻的發(fā)布能力，通過對現(xiàn)有的公文發(fā)布模塊的增強，可以做到文字、圖片、聲頻和視頻的混合發(fā)布。 ? 較強的適應性 目前，辦公自動化系統(tǒng)（ OA）廣泛應用在各個領域，由于沒有指定的標準，各個政府機關(guān)使用不同的辦公自動化系統(tǒng)或者政府內(nèi)部系統(tǒng)進行內(nèi)部業(yè)務辦公，這就要求電子文件中心系統(tǒng)必須具有相當?shù)膹姷倪m應性來適應各種不同的外界業(yè)務系統(tǒng) ，從而進行無縫連接。無法非常熟練的使用計算機，為此電子文件中心系統(tǒng)必須提供簡單易用的接口界面來操作電子文件中心。針對這種情況，為保護機密文件不被泄漏甚至篡改，電子文件中心系統(tǒng)必須支持多種訪問權(quán)限， ? 管理的方便性 電子文件中心系統(tǒng)一般由地方綜合檔案館或者電子文件中心內(nèi)部的技術(shù)部門負責維護，微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 13 頁 共 97 頁 而這些技術(shù)部門日常的工作一般都比較繁重，電子文件中心系統(tǒng)必須提供簡單易用的管理接口，降低系統(tǒng)管理的強度。因此這就要求電子文件在文件報送和電子接收的過程中不允許出現(xiàn)任何差錯甚至丟失，要求電子文件中心系統(tǒng)必須具有非常高的穩(wěn)定性，確保在承受多用戶報收電子文件時系統(tǒng)仍然可以正常準確的運作。 電子文件中心建設要求 電子政務環(huán)境下的電子文件中心，主要收集整理 政府 、事業(yè)單位 及職能部門在電子政務平臺上形成 的各類電子文件，建立一個相對穩(wěn)定、覆蓋面廣的文件資料收集網(wǎng)絡和運行機制，確保各單位形成的電子文件“隨時形成、隨時收集、隨時發(fā)布利用”，真正實現(xiàn)政務公開，滿足社會需求。 隨著各地電子政務建設全面鋪開，對在政務平臺上流轉(zhuǎn)的收文、發(fā)文、會議紀要、電子郵件、音像文件等進行收集、分類、管理等，就顯得尤為重要。國內(nèi)有部分省市已經(jīng)逐步開始設立了文件中心這樣一個機構(gòu)，但這些機構(gòu)更多的是一個現(xiàn)行文件保管機構(gòu)。而 1998 年深圳市檔案局建立的“ 文件 資料服務中心”則是全國第一個“文件中心”的雛形，隨后，北京市昌平縣、江蘇省常熟市、山東省濟南市、青島市、上海、天津、武漢、青島、廣州、珠海等地相繼試辦了“ 文件 服務中心”之類的文件檔案服務性機構(gòu)，微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 12 頁 共 97 頁 這些地區(qū)的做法效果是喜人的。國際檔案理事會通過對幾十 個成員國進行調(diào)查，評價“文件中心”具有經(jīng)濟、高效的優(yōu)點，是保存 現(xiàn)行文件最經(jīng)濟、最令人滿意的現(xiàn)代新型文件管理機構(gòu)。美國曾在保管費用上作過對比，同樣保管 1 立方英尺的文件，分別由各機關(guān)自行保管平均費用是 美元，集中在“文件中心”保管只需 美元?！拔募行摹蹦茉谠S多國家得到推行，根本原因是它具有“經(jīng)濟、 高效”的突出優(yōu)點。 如下圖所示： 微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 11 頁 共 97 頁 “文件中心”最早誕生于第二次世界大戰(zhàn)時期的美國，其歷史雖不長，但在世界范圍內(nèi)顯示了旺盛的生命力。 文 件中心管理模式 “文件中心”是一種社會化、集約化和專業(yè)化的文件檔案管理機構(gòu)，它的設置不像單位檔案室隸屬于一個文件形成單位，而是按地區(qū)或按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間的一種過渡性文件檔案管理機構(gòu)。 隨著各地電子政務建設全面鋪開，對在政務平臺上流轉(zhuǎn)的收文、發(fā)文、會議紀要、電子郵件、音像文件等進行收集、分類、管理等，就顯得尤為重要。 目前在國內(nèi)有部分省市設立了文件中心這樣一個機構(gòu)，但這些機構(gòu)更多的是一個現(xiàn)行文件保管機構(gòu)。目前全世界許多國家采用這種組織形式。 4. 不利于政 務公開 普通用戶如果需要查閱政府機關(guān)的文件，可能會走訪好幾個相關(guān)的政府單位，才能查閱微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 10 頁 共 97 頁 到完整的信息，在這種情況下，這種管理模式不僅不能提高政府部門的工作效率，提升政務公開的透明度，也為廣大市民帶來不便。 2. 文件保管成本高 各企事業(yè)、機關(guān)單位為了保管本單位的現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件，往往需要增設良好的文件管理硬件設施（庫房、裝具等等），穩(wěn)定而又業(yè)務素質(zhì)較好的文件管理者隊伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現(xiàn)行文件能得到科學管理，但是卻大大增加了文件保管的經(jīng)費。 如下圖所示： 微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 9 頁 共 97 頁 這種文件的管理方式存主要存在以下缺點： 1. 文件分散， 不利于利用 文件集中在不同的機關(guān)、企業(yè)和單位中，其它單位需要使用時，就必須根據(jù)文件的類型，走訪不同的機關(guān)、單位進行查詢。傳統(tǒng)文件的管理模式是：政府機關(guān)、企事業(yè)單位形成的文件在沒有被作最后處理（歸檔或者銷毀）之前，全部由本單位自行進行保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應運而生了，文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)，國內(nèi)學者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。 制作階段（撰寫、設計與繪制、錄制、拍攝、輸入階段）；制作階段 現(xiàn)行階段 非現(xiàn)行階段 永久保存階段 各委辦局文件起草、審批、流轉(zhuǎn)階段 各委辦局文件傳閱、 執(zhí)行階段 文件在傳閱執(zhí)行結(jié)束后，在正式歸檔之前有 35 個月作為文件的活躍期，經(jīng)常會調(diào)閱這些文件 文件正式歸為檔案 需要建立 文件中心 對電子文件進行管理 辦公自動化 OA系統(tǒng) 信息交換 平臺上的報送系 統(tǒng)或直接與 OA 結(jié)合的數(shù)據(jù)交換 建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng) 文件中心和檔案系統(tǒng)的接口 微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 8 頁 共 97 頁 現(xiàn)實使用階段（現(xiàn)行階段）；暫時保存階段（半現(xiàn)行階段，由形成單位進行歸檔或銷毀處理）；永久保存階段（大部分文件保存期滿經(jīng)鑒定后作銷毀處理，一部分需永久保存的檔案交由檔案館負責保存）。 文件生命周期理論是指文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。 對文件具有全文檢索功能。 對接收上來的電子文件進行審核 、整理 、分類、發(fā)布。通過文件生命周期的劃分，可以使我們更好的 管理 和利用文件，可以使文件在其整個生命運動過程的各運動階段內(nèi)應分別采用更合適種存放地點和管理方式 ， 其中電子文件中心主要處理的非現(xiàn)行階段的文件， 如下圖所示： 微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 7 頁 共 97 頁 在文件的生命周期內(nèi)， 文件中心 主要 實現(xiàn)的功能 通過交換平臺的形式搜集成文單位的電子 文件。因而，如何充分開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用的水平成為電子政務建設中的關(guān)鍵。中辦、國辦在去年年底聯(lián)合下達的《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》中明確指出：各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位要充分認識信息資源開發(fā)利用工作的重要性，加強政務、企業(yè)、產(chǎn)業(yè)等信息資源的開發(fā)與利用，充分發(fā)揮信息資源在信息化建設中的重要作用。在辦公自動化和業(yè)務信息化階段過程中將產(chǎn)生大量的電子文件資料，對這些電子文件資料的收集、保管、利用、銷毀、歸檔將成為電子政務建設過程中的重要內(nèi)容。而目前，中國電子政務還處于辦公自動化與政務信息上網(wǎng)階段。 電子文件中心是對各級 黨政機關(guān)正在貫徹執(zhí)行的政策性、法規(guī)性、公益性文件進行收集、整理、鑒定、 分類、發(fā)布、利用等 統(tǒng)一管理和 高效利用的信息系統(tǒng)，系統(tǒng)可與電子政務系統(tǒng)無縫連接，實現(xiàn)對 文件管理利用的現(xiàn)代化、信息化，提供更為方便快捷的途徑，以最大限度的滿足政府機關(guān)和社會各階層對政策和公益信息的需求，為建設高效 、 廉潔 、公開 的電子政府服務。該文件 從滿足社會成員基本信息需求；有利于政府信息公開，改善政府服務，充分發(fā)揮信息資源的社會效益；有利于保護和弘揚先進文化；有利于創(chuàng)造學習型社會環(huán)境，有助于消除數(shù)字鴻溝等角度出發(fā)，明確“檔案館為政務信息公開指定場所”，要求“加快以傳統(tǒng)載體保存的公文、檔案、資料等信息資源的數(shù)字化進程。 微軟 天宇電子文件中心 解決方案 微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 2 頁 共 97 頁 目 錄 第 1 章 概述 ............................................................................................................ 5 背景與現(xiàn)狀 ................................................................................................. 5 電子政務 .............................................................................................. 5 檔案信息化 .......................................................................................... 6 文件生命周期 ....................................................................................... 6 傳統(tǒng)文件管理模式 ................................................................................ 8 發(fā)展與機遇 ............................................................................................... 10 電子政務發(fā)展推動電子文件中心建設 ........