【文章內容簡介】 微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 10 頁 共 97 頁 到完整的信息，在這種情況下，這種管理模式不僅不能提高政府部門的工作效率，提升政務公開的透明度，也為廣大市民帶來不便。 發(fā)展與機遇 電子政務發(fā)展推動電子文件中心建設 “文件中心”是一種社會化、集約化和專業(yè)化的文件檔案管理機構，它的設置不像單位檔案室隸屬于一個文件形成單位，而是按地區(qū)或按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性文件檔案管理機構。目前全世界許多國家采用這種組織形式。 電子文件中心是個新興的概念。 目前在國內有部分省市設立了文件中心這樣一個機構，但這些機構更多的是一個現(xiàn)行文件保管機構。也有對電子文件進行管理的，但其管理模式也是依照傳統(tǒng)的管理文件進行。 隨著各地電子政務建設全面鋪開，對在政務平臺上流轉的收文、發(fā)文、會議紀要、電子郵件、音像文件等進行收集、分類、管理等，就顯得尤為重要。為適應電子政務發(fā)展的需要，依托各地建立的電子政務內部網絡（黨政網、信息網），發(fā)揮檔案館綜合接收檔案的優(yōu)勢，通過建立電子文件中心，提前接收電子文件和電子檔案，防止出現(xiàn)電子時代檔案文件的失落，為推動數字化檔案館建設超前準備。 文 件中心管理模式 “文件中心”是一種社會化、集約化和專業(yè)化的文件檔案管理機構，它的設置不像單位檔案室隸屬于一個文件形成單位，而是按地區(qū)或按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間的一種過渡性文件檔案管理機構。目前全世界許多國家采用這種組織形式。 如下圖所示： 微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 11 頁 共 97 頁 “文件中心”最早誕生于第二次世界大戰(zhàn)時期的美國，其歷史雖不長，但在世界范圍內顯示了旺盛的生命力。目前，美國、加拿大、英國、法國、俄羅斯、新加坡等數十個國家都建立了文件中心或類似的機構?！拔募行摹蹦茉谠S多國家得到推行，根本原因是它具有“經濟、 高效”的突出優(yōu)點。所謂“經濟”，表現(xiàn)為大大節(jié)省了各機關專設保管機構耗費的人、財、物資源。美國曾在保管費用上作過對比，同樣保管 1 立方英尺的文件，分別由各機關自行保管平均費用是 美元，集中在“文件中心”保管只需 美元。所謂“高效”，是指不僅節(jié)省了保管的費用，而且還實現(xiàn)了資源聯(lián)合，能體現(xiàn)出規(guī)模效益。國際檔案理事會通過對幾十 個成員國進行調查，評價“文件中心”具有經濟、高效的優(yōu)點，是保存 現(xiàn)行文件最經濟、最令人滿意的現(xiàn)代新型文件管理機構。 受國外“文件中心”的啟發(fā)， 80 年代以來，我國陸續(xù)出現(xiàn)了甘肅永靖縣、河 北省張家口地區(qū)、四川省長壽縣直機關、吉林市船營區(qū)直機關聯(lián)合檔案室等帶有文件中心色彩的文件檔案管理機構。而 1998 年深圳市檔案局建立的“ 文件 資料服務中心”則是全國第一個“文件中心”的雛形，隨后，北京市昌平縣、江蘇省常熟市、山東省濟南市、青島市、上海、天津、武漢、青島、廣州、珠海等地相繼試辦了“ 文件 服務中心”之類的文件檔案服務性機構，微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 12 頁 共 97 頁 這些地區(qū)的做法效果是喜人的。 目前，電子文件中心仍然是個新興的概念。國內有部分省市已經逐步開始設立了文件中心這樣一個機構，但這些機構更多的是一個現(xiàn)行文件保管機構。也有對電子文件進行 管理的，但其管理模式也是依照傳統(tǒng)的管理文件進行。 隨著各地電子政務建設全面鋪開，對在政務平臺上流轉的收文、發(fā)文、會議紀要、電子郵件、音像文件等進行收集、分類、管理等，就顯得尤為重要。為適應電子政務發(fā)展的需要，依托各地建立的電子政務內部網絡（黨政網、信息網），發(fā)揮檔案館綜合接收檔案的優(yōu)勢，通過建立電子文件中心，提前接收電子文件和電子檔案，防止出現(xiàn)電子時代檔案文件的失落，為推動數字化檔案館建設超前準備。 電子文件中心建設要求 電子政務環(huán)境下的電子文件中心，主要收集整理 政府 、事業(yè)單位 及職能部門在電子政務平臺上形成 的各類電子文件，建立一個相對穩(wěn)定、覆蓋面廣的文件資料收集網絡和運行機制，確保各單位形成的電子文件“隨時形成、隨時收集、隨時發(fā)布利用”，真正實現(xiàn)政務公開，滿足社會需求。 ? 增強的穩(wěn)定性 由于地方性綜合檔案館發(fā)布的現(xiàn)行電子文件反映政府機關的職能，具有非常重要的規(guī)范作用和導向價值。因此這就要求電子文件在文件報送和電子接收的過程中不允許出現(xiàn)任何差錯甚至丟失，要求電子文件中心系統(tǒng)必須具有非常高的穩(wěn)定性，確保在承受多用戶報收電子文件時系統(tǒng)仍然可以正常準確的運作。 ? 高度的權限分管制度 地方性綜合檔案館使用的電子文件中心系統(tǒng) 發(fā)布的現(xiàn)行電子文件中，文件具有不同的安全保密等級，特別是個別文件，只允許相關單位的領導瀏覽，不允許其它用戶訪問。針對這種情況，為保護機密文件不被泄漏甚至篡改，電子文件中心系統(tǒng)必須支持多種訪問權限， ? 管理的方便性 電子文件中心系統(tǒng)一般由地方綜合檔案館或者電子文件中心內部的技術部門負責維護，微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 13 頁 共 97 頁 而這些技術部門日常的工作一般都比較繁重，電子文件中心系統(tǒng)必須提供簡單易用的管理接口，降低系統(tǒng)管理的強度。 ? 良好的易用性 由于地方性綜合檔案館內使用電子文件中心系統(tǒng)的用戶大多為檔案館或者電子文件中心內部職工，他們一般操作計算 機的時間都比較短。無法非常熟練的使用計算機，為此電子文件中心系統(tǒng)必須提供簡單易用的接口界面來操作電子文件中心。 ? 強大的伸縮性 政府部門的電子文件，特別是掃描后的電子文件一般體積都比較大，這就要求電子文件中心系統(tǒng)能夠上傳體積大的電子文件，同時應具備強大的伸縮性，允許同時上傳多個文件。 ? 較強的適應性 目前，辦公自動化系統(tǒng)（ OA）廣泛應用在各個領域，由于沒有指定的標準，各個政府機關使用不同的辦公自動化系統(tǒng)或者政府內部系統(tǒng)進行內部業(yè)務辦公，這就要求電子文件中心系統(tǒng)必須具有相當的強的適應性來適應各種不同的外界業(yè)務系統(tǒng) ，從而進行無縫連接。 ? 良好的擴展性 一、增強多媒體信息發(fā)布能力 隨著計算機技術的普及和計算機處理能力的不斷提高，音頻，視頻等多媒體信息越來越多，各類多媒體信息的集成也將是一種潮流，例如：一篇電子文件除了文字以外，還有可能有圖片、聲音、視頻等信息。 電子文件中心目前發(fā)布的信息還是以文字和圖片為主，借助于一些硬件和軟件平臺，可以提供聲頻和視頻的發(fā)布能力，通過對現(xiàn)有的公文發(fā)布模塊的增強，可以做到文字、圖片、聲頻和視頻的混合發(fā)布。雖然技術問題比較容易解決，但是確定一種可行的音頻、視頻信息的接收方式以及管理方式，才是 電子文件中心增強多媒體信息發(fā)布能力的前提。 二、增強與其它業(yè)務系統(tǒng)的集成性 目前、電子文件中心系統(tǒng)還僅僅是一個單獨的業(yè)務系統(tǒng)。隨著檔案信息化的發(fā)展，必然會出現(xiàn)越來越多的各類應用系統(tǒng)，只有提交系統(tǒng)之間的交互性，才能更好的提高工作效率，微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 14 頁 共 97 頁 達到協(xié)同工作的目的。例如：電子文件中心系統(tǒng)與掃描系統(tǒng)集成，掃描完后的電子文件就可直接進入電子文件中心數據庫；電子文件中心與綜合檔案管理系統(tǒng)集成，就可在綜合檔案管理系統(tǒng)里直接對電子文件中心進行管理，而不需要再進入電子文件中心系統(tǒng)。 三、實現(xiàn)多點查詢功能 由于目前的實際情況，一個電子 文件中心只能負責一個地區(qū)（縣市、地市或?。┑陌l(fā)文和條線收文的接收和發(fā)布。使用系統(tǒng)的用戶也只能查詢本地區(qū)的所有的發(fā)文，如果地市級的用戶需要查詢縣市級的電子文件，就需要登錄至縣市級的電子文件中心進行查詢，如果實現(xiàn)了多點查詢功能，借助與分布式數據庫和分布式系統(tǒng)技術，就可以做到地市級的用戶在本地區(qū)的電子文件中心就可查閱縣市級的電子文件，省級用戶在本地區(qū)的電子文件中心就可查閱地市級和縣市級的電子文件。 四、實現(xiàn)電子文件歸檔 電子文件中心是按地區(qū)或按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性文件檔案管 理機構。電子文件中心并不能代替檔案歸檔，各立檔單位還是需要將各類電子文件進行整理后再提交給檔案局以進行歸檔。如果立檔單位要在實現(xiàn)電子文件中心的基礎上實現(xiàn)電子文件歸檔，必須滿足以下幾個前提條件： 1. 必須確定電子文件歸檔的 XML 數據標準，電子文件歸檔不同于電子文件接收，需要的數據項以及格式不盡一樣，目前國家還沒有電子文件歸檔的數據標準。 2. 各立檔單位的檔案管理軟件或檔案管理模塊必須提供符合要求的檔案管理功能并且能將進行整理后的電子檔案轉化為符合標準的 XML 格式。 3. 由檔案局自行增加或在數據交換平臺中 增加專門的電子文件歸檔 Web Service 接口，各立檔單位在檔案形成以后，可以直接通過本單位的檔案管理軟件或檔案管理模塊將電子檔案歸檔至檔案局。 4. 檔案局應有專門的電子文件歸檔系統(tǒng)對歸檔后的電子文件進行管理。 電子文件中心建設目標 建設電子檔案中心是各級檔案館在信息時代對傳統(tǒng)紙質檔案載體檔案館功能的繼承和微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 15 頁 共 97 頁 延伸，是信息時代的必然選擇。 實現(xiàn)文件過程一體化管理 有保存價值的電子文件將逐步做到即時入庫，即文件信息處理結束后自動向電子文件中心提交，實現(xiàn)文件生命周期一體化處理，加強和完善了文件的生命周期的控 制。這樣也將大大提高文件的時效性，并減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結束后的文件信息可以及時提供利用，有效組織和管理電子政務 上產生的各類電子檔案，保證今后政府各部門利用的有序性和完整性。 減少重復勞動，降低數據處理成本 建立電子文件中心后，各機關單位把辦公和業(yè)務管理系統(tǒng)形成的電子文件直接入庫到電子文件中心，避免了數據的多次輾轉錄入造成的大量重復勞動，減少了數據錯誤的幾率，從而大大降低數據處理成本。 實現(xiàn)信息共享，集中管理 傳統(tǒng)的文件中心管理模式中，各單位的文件信息資源都是獨立的，就如信息海洋里 的一個個孤島。設立電子文件中心把各單位的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺， 電子檔案中心可以按照法律賦予的地位，跨部門地將政務信息資源有效整合，形成可以共享的電子檔案資源信息庫，解決信息孤島等問題 ， 支持領導和部門決策 。當然信息共享并不意味著文件實體的集中管理，各個單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著保存、保管信息實體的作用。 保障數據的安全性 設立電子文件中心后，將由配備的專門人員進行日常的維護管理工作?？梢酝ㄟ^采用多種措施保證數據的安全性，如建立完整的權限體系、內網外網物理隔離、雙機熱備 份、數據備份機制等。通過這些手段在安全性方面將比數據分散在各個單位管理有更強的保障。 統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范 所有各級政府、事業(yè)單位關于電子文件信息及元數據的標準和規(guī)范均由電子文件中心制定，各單位必須依照制定的技術標準和規(guī)范，對電子文件信息進行統(tǒng)一管理。只有這樣才能統(tǒng)一數據形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立政府管理文件信息的權威，充分發(fā)揮電微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 16 頁 共 97 頁 子文件中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。 統(tǒng)一窗口，開放利用 社會公眾可以對已公開的非涉密性現(xiàn)行文件信息進行網上查詢及利用，提高 電子文件信息的利用率，增加政務工作透明度和公開化，發(fā)揮窗口作用，更好地為經濟和社會發(fā)展服務。 微軟公司的優(yōu)勢 微軟公司作為全球最大的軟件公司，擁有最先進的軟件開發(fā)管理經驗和技術團隊，其產品覆蓋整個軟件產業(yè)的各個層次。 自 1992 年來到中國，便制定了在中國長期投資和發(fā)展的戰(zhàn)略。時至今日，微軟公司朝著既定的目標不斷前進，業(yè)務與合作都取得了豐碩的成果：微軟的產品與技術不但在中國的經濟建設中發(fā)揮了積極作用，促進了生產力的提高，更深入到千家萬戶，以一種全新觀念改變著人們的工作、學習、生活 ，有著相當廣泛的用戶基礎，影響了 一大批開發(fā)人員和 IT 專業(yè)人士 。 一直以來，微軟公司積極地通過創(chuàng)新性的技術和產品幫助人們激發(fā)潛能，實現(xiàn)理想。在中國，微軟以與中國信息產業(yè)共同進步和共同發(fā)展為目標，對國內信息產業(yè)發(fā)展所必備的人才、技術等方面，加大實質性支持和承諾，推動建立起軟件經濟的生態(tài)鏈。微軟中國最近相繼迎來一系列的大事： 比爾 蓋茨 先生接待 胡錦濤主席 訪美之行，與 國家發(fā)改委共同簽署了關于繼續(xù)加強軟件產業(yè)合作諒解備忘錄（二期） 等， 這不僅確定了微軟在中國長期發(fā)展的戰(zhàn)略， 更 表明了微軟 “把最先進的電子信息技術帶給中國，與中國計算機產業(yè)共同進步 ” 的莊重 承諾。 ? 業(yè)務設計的優(yōu)勢 業(yè)務設計根據 文件從其形成直至最后銷毀或作為檔案永 久保存的生命過程而設計，以“文件中心”中心的星型業(yè)務服務結構，業(yè)務設計具有 高度的權限分管制度 、 良好的易用性 、強大的伸縮性 、 較強的適應性 、 良好的擴展性 ，業(yè)務表現(xiàn)上具有統(tǒng)一的認證、統(tǒng)一的權限管理、統(tǒng)一的展現(xiàn)平臺、統(tǒng)一的運維體系，通過元數據管理和自動捕獲，可定義的接收和移交的模型，擴寬非現(xiàn)行文件的使用范圍，不僅提供對文字、圖像形式的支持，也提供未來發(fā)展的音頻，視頻形式的支持，并結合天宇 CGRS 強大的索引服務、詞組可定義服務、專題庫服務，加深了 專業(yè)化、行業(yè)化應用。 微軟 天宇電子文件中心解決方案 第 17 頁 共 97 頁 ? 設計方案的優(yōu)勢 設計方案有前瞻性、先進性、成熟性以及可擴展性，符合當前技術發(fā)展的新潮流的整體解決方案。系統(tǒng)設計要滿足現(xiàn)行管理體制和業(yè)務規(guī)程的實現(xiàn)需要，也能適應