word編輯長文檔的方法與技巧-文庫吧資料
2025-04-23 03:00本頁面
【正文】 的“圖圖2”等文字就稱為題注，通俗的說法就是插圖的編號。在這個過程中，為了讓文檔更具表達(dá)力，我們可能需要插入很多圖片，比如你正在閱讀的本文，筆者為了大家更容易理解和操作，就插入了很多圖片。值得一提的是，當(dāng)制作的長文檔是頁數(shù)過百的產(chǎn)品手冊、文化出版物等時，就更能體會Word編號功能的高效率了。通過這個編號練習(xí)，相信大家能夠體會到使用Word的編號功能的高效和快捷。圖14“確定”按鈕，返回文檔編輯窗口，可以看到文檔已經(jīng)根據(jù)我們的自定義格式對標(biāo)題進(jìn)行編號，實際外觀效果和前面的目標(biāo)外觀效果是一致的。上面的設(shè)置表示文檔中一級標(biāo)題段落按“第X部分”格式編號。(三)多級標(biāo)題編號假設(shè)我們的多級標(biāo)題編號的目標(biāo)效果為下圖(圖12)圖12，選擇菜單“格式→項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，選擇“多級編號”選項卡，選中第二行第二種編號方案然后單擊“自定義”按鈕，打開“自定義多級符號列表”對話框。但是下面我們還要進(jìn)行一個練習(xí)，那就是多級標(biāo)題編號。這部分內(nèi)容的特點是，只要了解了基本操作原理，其它類似的操作均可仿照進(jìn)行。圖11。“校園科技節(jié)活動計劃”段落的級別改為“正文文本”，以便讓它作為文檔名稱，這樣在后面的多級標(biāo)題編號時，它就不會被編號。，單擊“大綱”工具欄的“上移”按鈕(圖9)，即可完成移動(圖10)。為了讓“活動宗旨”及其下屬段落能夠被整體移動，于是先雙擊一下它前面的段落控制符，把它折疊起來。下面我們就來介紹一下在大綱視圖中調(diào)整修改文檔綱目框架的方法。圖8在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu)上面的學(xué)習(xí)過程我們了解了在大綱視圖中從頭建立文檔綱目框架的基本方法。圖7“折疊”的一個用途為，將所有含有下屬標(biāo)題的一級標(biāo)題段落折疊，我們更容易觀看整個文檔的一級標(biāo)題綱要。圖6？現(xiàn)在用鼠標(biāo)指針單擊一下“參加對象”前面的段落控制符，可以發(fā)現(xiàn)該段落以及它的下屬段落被選中；雙擊“活動主體內(nèi)容”前面的段落控制符，可以看到它的下屬段落被折疊(圖7)，再雙擊一下又可將其展開。在實際工作中，你也許有更多的標(biāo)題等級，后面標(biāo)題等級的處理以此類推，Word內(nèi)置了“標(biāo)題1”到“標(biāo)題9”9個標(biāo)題樣式，可以處理大綱中出現(xiàn)的一級標(biāo)題到九級標(biāo)題，應(yīng)該夠用了吧。請大家參照提供的最終效果文件，把剩余的二級標(biāo)題段落輸入。圖4圖5“參加對象”的下屬二級標(biāo)題段落“數(shù)學(xué)系”，回車后Word默認(rèn)新得到的一段為“二級標(biāo)題”段落，因此我們可以直接輸入“物理系”，用同樣的方法輸入下面的其它系。圖3，將插入點定位于“參加對象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會發(fā)現(xiàn)Word仍然把它當(dāng)成一級標(biāo)題，用什么方法告訴Word現(xiàn)在輸入的是二級標(biāo)題呢？方法一是按下鍵盤“Tab”鍵，方法二是單擊“大綱”工具欄的“降級”按鈕(圖4)。圖2，可以看到輸入的標(biāo)題段落被Word自動賦予“標(biāo)題1”樣式(圖3)，Word為什么會這樣做呢？原因在于，這節(jié)省了我們用常規(guī)方法處理文檔時手動設(shè)置標(biāo)題樣式的時間。，新建一個空白文檔，然后單擊Word窗口左下方的“大綱視圖”按鈕(圖1)，切換到大綱視圖。該文檔的最終效果文件放在文章末尾的鏈接中，這里可先下載處理前的文檔。(二)在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)當(dāng)我們完成對一篇文檔的構(gòu)思后，根據(jù)上面提出的工作觀念，最好先把該文檔的綱目框架建立好。如果你屬于的第二種情況，那么為了效率和文檔質(zhì)量的提高，請嘗試改變一下工作方式。經(jīng)過實踐證明，一個不錯的做法是：先建立好文檔的綱目結(jié)構(gòu)，然后再進(jìn)行具體內(nèi)容的填充。完成一個練習(xí)就獲得了相應(yīng)的解決問題的能力，把全部練習(xí)完成之后，綜合運用于長文檔的制作過程中，就可以切實體會到工作效率的明顯提高。在后面的“目錄和索引的制作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。在后面的“插圖的編號和交叉引用題注”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。(三)如何在文檔中讓插圖自動編號及交叉引用題注？為了加強文檔的表達(dá)力，圖文并茂是有效的方法。對于長文檔來說，用Word提供的編號功能來完成任務(wù)就更為必要，因為這比手動編號效率高出不少。同時，若要高效地完成一篇長文檔，文檔的綱目結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是首先完成的工作，大綱視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。本部分課程專門討論長文檔的制作的方方面面，在介紹合理制作觀念的同時，提供長文檔制作過程中有助于提高效率的必備技能，如果你能堅持和完成課程中相應(yīng)的練習(xí)，掌握相應(yīng)的方法和技巧，那么相信你以后再面對長文檔的制作任務(wù)時，將會倍感輕松。比如營銷報告、畢業(yè)論文、宣傳手冊、活動計劃等等類型的長文檔。看了上述關(guān)于編輯長文檔的方法和技巧，大家是不是有了一點心得？親自動手試試吧，相信一定會有所收益。以后瀏覽長文檔時，只需點擊工具條上的“自動滾動”命令，并使鼠標(biāo)位于右邊滾動條中心位置的上方或下方即可
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