【正文】 ?！　∶看稳〕鑫募?，把該卡放入填補(bǔ)空位?！　　　∵m用于每個檔案之中，按日期先后存檔，把最新(最近期)的文件放在檔案的最前或最上面?！　?代碼)代替名稱存檔?！　。椖康南群蟠涡蛞灿霉P劃來區(qū)分?！　?. 辦公室文件處理　　、分類、取閱　　檔案儲存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時第一時間可找尋得到。　　，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點(diǎn)，以免遺漏某一部分而要重打，對方也會欣賞你的工作效率?！　?. 若屢次接不通，而你的電話機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級員工負(fù)責(zé)，以免浪費(fèi)你寶貴時間?！　??！　∮涗浟粞缘囊c(diǎn)：　　A)接聽日期及時間　　B)被電訪的人是誰　　C)對方的姓名、電話號碼(及內(nèi)線)及公司名稱　　D)留言(消息)內(nèi)容　　E)復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他(她)知道你已記下正確的消息　　F)最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他(她)回來后能即時知道?！　)請對方稍后再來電?！　?，應(yīng)詢問對方：　　A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理?！　?，應(yīng)盡量幫助他(她)轉(zhuǎn)到正確的部門、內(nèi)線，　　轉(zhuǎn)回總機(jī)?！　?，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽?！　?，必要時請他(她)留言以便回復(fù)?！　?，更不可粗言穢語。說出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等?！　? 電話操作　　員工在電話里的良好談吐、得體應(yīng)對是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)?！　?，方可發(fā)出?！　?，確保以最短時間發(fā)出準(zhǔn)確的消息。各辦公室操作手冊　　1. 圖文傳真、電話和電子郵件的處理(商務(wù)中心)　　. 傳真操作　　. 打入的傳真/電子郵件　　必須要記錄接收日期及時間、傳真機(jī)或電子　　郵件地址，以便收件人直接簽收。但不能帶離檔案室。 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告檔案管理負(fù)責(zé)人。 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。 7. 檔案的借閱 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；機(jī)密級以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。銷毀檔案要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送總經(jīng)理審批后銷毀。 每年對檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。6. 檔案的保管 涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等（原件）檔案由財務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用說明書或操作手冊（原件）檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。 案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。 填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號、文件標(biāo)題、文件編號和日期等。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。5. 檔案的整理 檢查文件認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。機(jī)密文件還應(yīng)按密級標(biāo)明“機(jī)密文件”、“絕密文件”。 按酒店部門設(shè)置分類。 按時間分類：即按文件形成的時間進(jìn)行分類。 電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內(nèi)保存，機(jī)密文件加設(shè)保護(hù)密碼。 各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文書檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。2. 檔案的收集 各部門隨時收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。按照文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映酒店工作活動特點(diǎn)和真實面貌，以利于加強(qiáng)酒店文件的保管和參考利用。　　檔案管理制度　　一、 酒店檔案　　酒店檔案是酒店在經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料?！　∥濉?駕駛員在無出車任務(wù)時，應(yīng)在休息室待命，不得私自外出。否則，視為私自出車，按曠工處理?！　∪?、 總辦接到申請單后，開具“派車單”給相關(guān)駕駛員。申請單如無部門經(jīng)理簽字，總辦有權(quán)不予做派車安排?！　《?各部門每日上午9時，將當(dāng)日用車計劃填寫“用車申請單”，注明目的地、事由等，由部門經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購買。　　二、 各部門領(lǐng)用辦公用品(設(shè)備)需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后，到人事行政部領(lǐng)取。嚴(yán)禁開出空白介紹信。重要事宜需由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，報經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批?！　。阂跃频晷姓拿x證明某人的身份、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實情況的專用書信?！　。河眠@種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個憑證?！　∑? 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出。　　五. 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)?！　∪? 文件、資料借閱期限不得超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)?！　n案文件借閱管理制度　　一. 借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。屬于個人的印章應(yīng)退給本人。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請并附有關(guān)材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。使用部門的印章，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?！　∪⒂≌率褂谩　∮≌率褂靡龅剑簢?yán)格