國際酒店行政規(guī)章制度手冊-文庫吧資料
2025-04-18 02:14本頁面
【正文】 ”也須按放妥當及分類，方便日后翻查?？紤]將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅。 ，最近期的放在前。 存檔的一般守則 、集中。把將要做的工作寫成字條，放在預定的“月份”或“日期”的小格中。 ** 每次外借檔案均須獲得直屬上級同意才可辦理 跟催檔案 為確保按時處理任務，而且不會有所遺漏，這個檔案非常有效。卡有：借件人姓名、部門、借出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人簽署，方便日后追尋。 為省卻追尋被取出或外借檔案的時間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。，以找尋編號檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。(優(yōu)點：同類型的事情集中一起，方便查閱)（國家、城市）來分類。： 、快捷 、大小及性質(zhì) （例如存放法律文件） ：、字母來分類（優(yōu)點：可作無限的擴充）。，應由你負責重打電話，繼續(xù)通話內(nèi)容。此外，可透過電話房查詢對方電話是否失靈。 ，你應說出要找誰人或內(nèi)線號碼。 。，應詢問對方： A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理。，應盡量幫助他(她)轉(zhuǎn)到正確的部門、內(nèi)線，轉(zhuǎn)回總機。，應通知總機或其他同事代為接聽。，必要時請他（她）留言以便回復。，更不可粗言穢語。說出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等。. 電話操作員工在電話里的良好談吐、得體應對是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。，方可發(fā)出。，確保以最短時間發(fā)出準確的消息。各辦公室操作手冊1. 圖文傳真、電話和電子郵件的處理（商務中心）. 傳真操作. 打入的傳真/電子郵件必須要記錄接收日期及時間、傳真機或電子郵件地址，以便收件人直接簽收。但不能帶離檔案室。 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告檔案管理負責人。 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復印、復制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。 7. 檔案的借閱 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；機密級以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準方能借閱。銷毀檔案要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送總經(jīng)理審批后銷毀。 每年對檔案進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。6. 檔案的保管 涉及經(jīng)濟的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等（原件）檔案由財務部統(tǒng)一保管；硬件設施使用說明書或操作手冊（原件）檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。 案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。 填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號、文件標題、文件編號和日期等。系統(tǒng)排列后，應用阿拉伯數(shù)字統(tǒng)一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。5. 檔案的整理 檢查文件認真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。機密文件還應按密級標明“機密文件”、“絕密文件”。 按酒店部門設置分類。 按時間分類：即按文件形成的時間進行分類。 電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內(nèi)保存，機密文件加設保護密碼。 各部門設兼職檔案管理員，負責本部門文書檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。2. 檔案的收集 各部門隨時收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。按照文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映酒店工作活動特點和真實面貌，以利于加強酒店文件的保管和參考利用。檔案管理制度一、 酒店檔案酒店檔案是酒店在經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。五、 駕駛員在無出車任務時，應在休息室待命，不得私自外出。否則，視為私自出車，按曠工處理。三、 總辦接到申請單后，開具“派車單”給相關駕駛員。申請單如無部門經(jīng)理簽字，總辦有權不予做派車安排。二、 各部門每日上午9時，將當日用車計劃填寫“用車申請單”，注明目的地、事由等，由部門經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。經(jīng)財務部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后，方可購買。二、 各部門領用辦公用品（設備）需填寫“辦公用品領用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字認可后，到人事行政部領取。嚴禁開出空白介紹信。酒店介紹信一般由人事部秘書負責保管和開具，開具介紹信要嚴格履行審批手續(xù)。這種介紹信的存根要歸檔，保存期五年。 介紹信管理制度1．信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達較為復雜內(nèi)容。六. 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。四. 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當事人的責任。二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。經(jīng)報請總經(jīng)理批準后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀。四、印章停
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