【正文】 已存檔的電子文檔不得借出，尤其是光盤。7. 圖檔管理員應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)成PDF格式，并與DWG格式電子文檔一起刻制成光盤保存，同時也應(yīng)在電腦硬盤中保存一份備份。修改后的圖紙文件名在原文件名后增加修改版次名，如“建施－平面圖－03－更2”，應(yīng)合并原圖，形成一套完整的最終的電子文件，提交存檔。即，一個文件只能包含一張圖紙，電子文檔與圖紙的內(nèi)容須一一對應(yīng)；6. 文件名命名規(guī)則：圖別＋圖名＋圖號，如“建施一平面圖－03”。2. 設(shè)計人員在提交成果電子文件給圖檔室時，應(yīng)確保電子文件的準確性、完整性。二. 電子文檔歸檔：1. 設(shè)計人員應(yīng)及時將設(shè)計成果電子文件提交給項目經(jīng)理歸檔，并檢查、核對電子文件是否齊全、準確，簽署電子文檔歸檔責(zé)任書（IAJG/JL75），由設(shè)計經(jīng)理將電子文件連同電子文檔歸檔責(zé)任書（IAJG/JL75）提交圖檔室存檔。 第十條 電子文檔管理（專篇）一. 電子文檔管理遵循技術(shù)檔案管理原則。 第九條 檔案保管期限公司的技術(shù)檔案為永久保存。2. 報優(yōu)秀設(shè)計、信息交流對外報導(dǎo)、發(fā)表論文等調(diào)用底圖，應(yīng)由申請人填寫《技術(shù)檔案調(diào)用申請單》（IAJG/JL44），經(jīng)設(shè)計經(jīng)理、綜合部負責(zé)人批準后調(diào)用。四. 底圖檔案的調(diào)用1. 設(shè)計人員調(diào)用底圖或其它檔案資料，應(yīng)由設(shè)計人提出申請并填寫《技術(shù)檔案調(diào)用申請單》（IAJG/JL44），經(jīng)專業(yè)負責(zé)人、設(shè)計經(jīng)理批準后方可準予調(diào)用。2. 設(shè)計依據(jù)性文件材料和已存檔的綜合卷，歸檔后只能查閱，不得借閱；工程地質(zhì)報告、計算書只限結(jié)構(gòu)設(shè)計人員查閱，需借閱時，應(yīng)獲得部門負責(zé)人批準；概、預(yù)算書只限與本工程有關(guān)的人員查閱。借閱者應(yīng)妥善保管所借資料，不得將資料帶出公司。、概算書和藍圖的查（借）閱。第八條 借閱管理一. 首先，應(yīng)在檔案室辦理登記，借閱時間不得超過一周；如因工作需要，應(yīng)及時到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，但是每次借閱的檔案資料最長時間不得超過三個月；原則上，應(yīng)按規(guī)定還清所借的檔案資料后，才能繼續(xù)借閱其他檔案資料.二. 所借的圖檔資料，必須妥善保管。三. 設(shè)計成果的輸出應(yīng)先歸檔后印制發(fā)行。二. 在工程設(shè)計的每個階段應(yīng)及時歸檔；在工程各階段設(shè)計完成后，應(yīng)立即歸檔完畢。第六條 歸檔范圍一 準備階段（概念性方案階段）競標項目委托項目招標書設(shè)計合同設(shè)計依據(jù)性文件、資料設(shè)計依據(jù)性文件、資料投標文本（包括中標后）設(shè)計最終成果文本投標文本電子文件最終成果電子文件往來函件、會議紀要、中間資料往來函件、會議紀要、中間資料設(shè)計合同二. 方案階段競標項目委托項目招標書設(shè)計合同設(shè)計依據(jù)性文件、資料設(shè)計依據(jù)性文件、資料投標方案文本及說明書主管部門審批后的設(shè)計方案文本 投標文本電子文件（包括中標后）設(shè)計方案電子文件往來函件、會議紀要、中間資料方案審批文件（意見、各種批文）設(shè)計合同往來函件、會議紀要、中間資料項目手冊三. 初步設(shè)計階段設(shè)計合同設(shè)計依據(jù)性文件、資料方案階段審批文件（意見）初設(shè)文件（說明書及圖紙）及電子文件計算書（各專業(yè)）及電子文件地質(zhì)初勘報告校審記錄管理部門審查意見（各種批文）往來函件、會議紀要、中間資料項目手冊四. 施工圖階段：設(shè)計合同設(shè)計依據(jù)性文件、資料初步設(shè)計審批文件（意見）地質(zhì)詳勘報告各專業(yè)施工圖及電子文件校審記錄計算書（各專業(yè)）及電子文件（含模型文件）圖審單位意見管理部門審查意見及回復(fù)往來函件、會議紀要、中間資料1項目手冊五、施工服務(wù)階段：技術(shù)交底及會審紀要與設(shè)計變更有關(guān)的設(shè)計依據(jù)性文件、資料各專業(yè)設(shè)計變更施工圖底圖各專業(yè)設(shè)計變更及電子文件各專項驗收資料綜合竣工驗收相關(guān)資料及電子文件（若有）第七條 技術(shù)檔案控制措施一. 歸檔時，檔案資料必須經(jīng)過檔案室工作人員的檢查；檢查合格后，方能歸檔。二. 綜合部檢查歸檔文件的簽署、標識和記錄。技術(shù)檔案管理第四條 技術(shù)檔案指設(shè)計全過程中各階段的電子文件、概念方案階段文本、方案階段文本、初技設(shè)各階段出圖的底圖、藍圖、設(shè)計更改文件，施工服務(wù)過程中的設(shè)計文件和在設(shè)計過程中產(chǎn)生的各種批文、文件、信函、來往文件等和對方提供的一些資料、工藝等。第三條 檔案的保管利用一. 管理檔案的人員，應(yīng)定期檢查檔案、資料的保存情況，注意做好通風(fēng)、清潔、除濕、防蛀等保護工作，最大限度地延長檔案（資料）的完好程度.二. 公司人員查閱圖檔或有關(guān)文書文件，需辦理登記手續(xù)，歸還時，保管人員應(yīng)當面清點數(shù)量及完好程度。、存柜，注意保持整潔、美觀。第二條 檔案管理職責(zé)一. 負責(zé)收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。第七章 檔案管理制度設(shè)計單位的工作過程中是根據(jù)公司內(nèi)部流程和外部的管理審批進行各階段工作，在工作的過程中分別產(chǎn)生外部管理部門各種批文，是我們進行設(shè)計工作的重要依據(jù)和法規(guī)文件；開發(fā)商和設(shè)計單位往來的各種書面文件，是項目設(shè)計順利開展工作的一部分，也是設(shè)計管理、設(shè)計變更、商務(wù)談判的重要依據(jù)。七. 禁止開啟計算機匿名訪問權(quán)限，禁止啟動計算機資源共享。管理員應(yīng)確保提供使用的軟件安全性。禁止擅自修改IP地址，網(wǎng)關(guān)等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)置信息。禁止使用sygate、wingate、ccproxy等具備代理上網(wǎng)功能軟件。如迅雷、網(wǎng)際快車、BT下載、電驢、風(fēng)行、PPLive、皮皮等在線影視等P2P（點對點）、多線程數(shù)據(jù)上傳、下載軟件。三. 計算機使用人未經(jīng)公司許可不得通過網(wǎng)絡(luò)外傳公司內(nèi)部資料、信息、文件等。第二條 網(wǎng)絡(luò)管理：一. 網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)確保公司網(wǎng)絡(luò)的暢通。如未能按要求安裝運行發(fā)送的程序，后果由使用人自負。7. 禁止隨意使用移動存儲設(shè)備（加密狗除外），需使用時請先經(jīng)過計算機管理人員檢查病毒，清理后方可使用。如需要使用他人計算機，先經(jīng)過他人同意后方能使用，不需要使用時請關(guān)閉計算機，關(guān)閉顯示器，切斷計算機電源。5. 所有使用人為自己設(shè)置計算機密碼，設(shè)置屏幕保護為離開一分鐘后啟用并勾選恢復(fù)時需要密碼選項。3. 禁止人為修改系統(tǒng)注冊表，系統(tǒng)文件。三. 使用1. 不得私自拷貝泄露公司內(nèi)部資料、信息、文件。計算機管理員應(yīng)在接到維修維護通知后及時迅速解決問題，不影響生產(chǎn)工作。2. 公司所有計算機、硬件、軟件以及加密狗等設(shè)備應(yīng)由指定管理員保管，并負責(zé)維護、維修、升級及借還登記事宜。第六章 計算機網(wǎng)絡(luò)管理制度第一條 計算機管理計算機、硬件及軟件的購買需由使用人填寫“購置申請”，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部負責(zé)人及公司負責(zé)人簽字后，交計算機管理員辦理。第四條、車輛維護保養(yǎng)程序一、按照國家規(guī)定的技術(shù)規(guī)范定期對車輛各部位進行定期維護，確保車輛技術(shù)狀況良好。四、為預(yù)防車輛損壞、被盜，車輛必須按規(guī)定停放在指定地點（有專人看管的停車場內(nèi)），原則上，不允許車輛在外過夜。三、車輛應(yīng)由專職司機駕駛，駕駛員應(yīng)做好上下班前、出車前、歸來后的車輛檢查、保養(yǎng)及加油等工作，保持車容整潔干凈、車況良好，司機發(fā)現(xiàn)車輛有故障和隱患時，應(yīng)及時向綜合部負責(zé)人報告，經(jīng)同意后送定點修理廠檢修。二、公司車輛原則上不外借，特殊情況，須總經(jīng)理批準，由公司駕駛員負責(zé)駕駛。四、未經(jīng)批準私自動車，由此產(chǎn)生的一切事故責(zé)任由私自動車人負全責(zé)。三、司機應(yīng)提醒用車人，按照到達地點所須路途時間準時出發(fā)，以保證路途安全。遇特殊原因未填寫用車登記而出車的，事后司機應(yīng)要求用車人補辦用車手續(xù)。用車前應(yīng)告知綜合部，以便計劃安排。在公司不能滿足第三條用車時，根據(jù)需要單位員工可私車公用。三、其他緊急用車和特殊用車。第一條、車輛使用范圍一、公司的生產(chǎn)工作、經(jīng)營用車。五. 效果圖制作、出圖、文本裝訂由建筑專業(yè)負責(zé)人書面確認綜合部和項目經(jīng)理共同完成。三. 昂貴耗材須填寫領(lǐng)料單，經(jīng)綜合部負責(zé)人簽字同意后方能領(lǐng)用。第三條 打印耗材管理一. 根據(jù)公司確定的基本外協(xié)單位，實行定點購買。三. 原則上公司為每一位正式聘用的設(shè)計人員和其他須要使用的管理人員配備一臺電腦供工作使用，由綜合部專人負責(zé)登記在冊，專用專管。第二條 辦公用品、設(shè)備保管發(fā)放一. 辦公用品專人負責(zé)保管，按入庫物品建賬登記明細。三. 采購物品應(yīng)按財務(wù)制度清點入庫。二. 辦公用品專人負責(zé)采購。三. 公司文件經(jīng)相關(guān)人員同意后發(fā)出前并登記、存檔。第三條 發(fā)出文件一. 公司文件的打印工作由綜合部負責(zé)。第三章 公文收發(fā)及打印管理制度第一條 公文收發(fā)由綜合部專人負責(zé)。第二條 硫酸圖應(yīng)由公司專人送交審圖單位蓋章，如有特殊情況需由甲方送交蓋章時，應(yīng)派公司員工一同前往，保證圖紙完好、安全。因工作需要或其他特殊原因需要使用空白介紹信或信箋時，必須經(jīng)綜合部負責(zé)人簽字總經(jīng)理批準后方可用章。以上各印鑒的使用按規(guī)定辦理審批程序，并保薦記錄備案。5．設(shè)計文件（方案設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件）加蓋公司設(shè)計文件出圖專用章和注冊師印章。3．工程設(shè)計合同加蓋合同專用章（要求有加蓋騎縫章）。1．各類印鑒應(yīng)正確使用。5．公司使用各類印鑒應(yīng)有詳細記錄，避免漏用或誤用印鑒。4．各印鑒發(fā)生遺失、損毀、被盜的情況時，經(jīng)核實后，由公司公告原印鑒作廢，申請的新印鑒重新辦理印樣備案手續(xù)。2. 公司行政章、合同章、出圖章、注冊章及其他技術(shù)印章由綜合部專人管理使用。3．公司成果出圖的審定人應(yīng)為法定代表人（可授權(quán)技術(shù)負責(zé)人簽署）。第一章 簽字管理制度第一條 簽名管理1．公司的經(jīng)營責(zé)任人、技術(shù)負責(zé)人、注冊師簽名字樣留薦公司備案。印章的使用程序按公司印鑒管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對所承擔(dān)的工作負責(zé)，并在所設(shè)計的文件上的相關(guān)位置按規(guī)定簽名。第九條 設(shè)計文件簽署規(guī)定a) 設(shè)計文件應(yīng)由相應(yīng)專業(yè)的注冊工程師按照規(guī)定簽字、蓋章后生效。d. 會審時設(shè)計經(jīng)理應(yīng)組織填寫《施工圖設(shè)計文件會審／會簽記錄》，設(shè)計經(jīng)理及各審定人須在該記錄上簽字。涉及重大方案性問題及重大專業(yè)間交叉配合問題，應(yīng)提交設(shè)計主管及各專業(yè)審核人研究決定。(5)建經(jīng)專業(yè)：堅持概（預(yù)）算是否與最終圖紙一致，面積是否吻合，有無漏洞。(3)建筑專業(yè)：檢查各種管道走向與位置，結(jié)構(gòu)梁板布置與尺寸是否符合功能和外觀的要求。b. 會