xx物業(yè)管理處管理制度-文庫吧資料
2025-04-13 07:15本頁面
【正文】 3．檔案系統(tǒng)管理檔案系統(tǒng)是管理工作中一重大系統(tǒng)，所有員工都必須積極關(guān)心，需采用簡單及容易明白設(shè)計，各員工應(yīng)按照下列規(guī)定處理文件：（1）分管經(jīng)理工作職責，并分解下達管理目標。、其它無用物品的銷毀，應(yīng)確定一定的時間，由所管經(jīng)理負責銷毀。機要文件復(fù)制時制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細記錄，并在上述()款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關(guān)系者親自傳達。，文件發(fā)送至有關(guān)部門時，必須請收件人簽字蓋章。、副本兩份、一份由制發(fā)部門分門別類加以保管，另一份由辦公室專人保管。、機要事項及其種類的認定，原則上由所管部門的經(jīng)理負責，但公司總經(jīng)理可以命其變更。，按其程序可分為以下三種：公司內(nèi)部秘密，不能向公司以外公開。，凡符合下列條款之一者均屬于此。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機要文件及機要事項的紀律。：必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。 (1)文書往來需嚴格，其中包括：：必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出。(4)回訪的記錄由客戶部兼職文件管理員進行統(tǒng)一管理。(2)回訪工作可采取與用戶交談，現(xiàn)場查看、檢查等方式綜合進行。如有投訴事項被隱瞞、虛報、誤導(dǎo)等事情被發(fā)現(xiàn),有關(guān)員工將被嚴重紀律處分。，應(yīng)盡快向上級匯報，尋求指引。，注意做好記錄。，除應(yīng)清楚地記錄每項投訴之內(nèi)容在日志部內(nèi)，亦須繕寫 《業(yè)戶投訴/意見記錄》表格及呈交上級審閱。，而接投訴之員工亦能自行分柝及處理，應(yīng)即時解決及回復(fù)投訴者；如屬較復(fù)雜或須請示之事項，接投訴之員工應(yīng)禮貌地向投訴者解釋，待與上級跟進有關(guān)之事后盡快與其聯(lián)絡(luò)交待。(2)記錄的歸檔和保存(1)處理投訴之程序，在任何情況下，管理處員工必須以禮相待，并須耐心聆聽及記錄投訴事項之要點。(3)月檢物業(yè)經(jīng)理每月組織相關(guān)人員進行檢評。(6)在裝修工程驗收完畢后，應(yīng)督促承判商交回所有的《出入證》，對丟失《出入證》的將作處罰。(4)在裝修承判商辦妥裝修手續(xù)后，可準許施工人員進入物業(yè)施工。 (3)對裝修承判商的管理在裝修人員進場之前，物業(yè)部應(yīng)查驗、復(fù)印并存盤以下資料：；。如發(fā)現(xiàn)有違章裝修現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)立即予以制止并交由物業(yè)部統(tǒng)一按規(guī)定進行處理。物業(yè)工作人員辦理裝修人員《出入證》并通知保安部。物業(yè)部人員預(yù)審裝修內(nèi)容及有關(guān)裝修施工隊資料，需報請消防部門審批的必須有消防部門的批復(fù)。(1)物業(yè)部應(yīng)在業(yè)戶收樓時，講解申請裝修程序.(2)業(yè)主裝修管理流程圖財務(wù)人員核收業(yè)戶裝修各項應(yīng)繳費用。(4)財務(wù)部人員應(yīng)核收業(yè)主各項費用并辦理、管理費的銀行托收手續(xù)。(1) 執(zhí)行上級所指派之工作，及完成每日之例行工作；(2) 協(xié)助制訂及安排日常及定期之工作項目表；(3) 對機器及物料之性能深入了解，并能靈活運用，提高清潔水準及效率；(4) 每日巡視小區(qū)內(nèi)各處之工作水準，認真督促員工，及時改善不足之處，保持良好工作質(zhì)素；(5) 提高員工之工作知識及技巧，以達更佳效果；(6) 協(xié)助處理突發(fā)事件，并執(zhí)行工作之特別安排；(7) 遵守工業(yè)安全條例及防止工業(yè)意外，免傷及員工及他人；(8) 每日召開由清潔承判商參加的部門例會，安排并總結(jié)工作；(9) 檢查一天清潔工作并記錄存檔；(10) 協(xié)助收發(fā)物料，每日清點；(11) 協(xié)助處理業(yè)戶之有關(guān)投訴及管理處所發(fā)出之工作單；(12) 協(xié)助定期向物業(yè)主管報告清潔情況及商討改善； 二、工作程序(1)管理公司根據(jù)發(fā)展商提供之業(yè)戶資料，安排通知業(yè)戶前來收樓，并預(yù)約收樓時間，避免因太多業(yè)戶同時前來而影響服務(wù)質(zhì)素。 保安領(lǐng)班直屬保安主管下，全權(quán)負責帶領(lǐng)旗下保安員處理其班組當值時間所發(fā)生于范圍內(nèi)的安全保衛(wèi)工作，亦須協(xié)助及配合管理處提供顧客服務(wù)及處理投訴；其工作范圍包括但不限于下列各項：(1)帶領(lǐng)保安員認真執(zhí)行公司規(guī)定的各項規(guī)章制度；(2)帶領(lǐng)保安員積極完成各項保安任務(wù)，嚴格要求保安員認真地履行職責，遵紀守法、嚴防失竊和暴力性的案件發(fā)生，以確保安全；(3)合理地安排勤務(wù)工作，及時解決工作中出現(xiàn)的問題；關(guān)心愛護保安員，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行深入細致的工作，搞好班內(nèi)團結(jié)；(4)加強保安員的管理教育，嚴格維護風紀和生活秩序，管理和愛護全班的裝備及其它用具，預(yù)防各種事故，嚴守內(nèi)部機密；(5)每月組織四次班務(wù)會議，內(nèi)容檢查評比一周的工作、思想、學習、生活遵守紀律方面情況，并做好考勤及成績記錄工作。(1)保安主管對整個社區(qū)范圍的安全包括消防、交通措施等負有組織領(lǐng)導(dǎo)的具體責任；(2)制定保安部的工作計劃和目標、監(jiān)督各領(lǐng)班及全體保安員的工作。(10) 監(jiān)察周圍之環(huán)境衛(wèi)生，督促清潔員工工作。(8) 必須穿著整齊制服當值。(6) 熟悉《管理公約》和《業(yè)戶手冊》的有關(guān)規(guī)定，掌握發(fā)生火警、盜竊或其它災(zāi)害事故時的應(yīng)急處理方法?？商幚碚?，即行處理，不能解決者，報告上級，并填寫于管理工作記錄內(nèi)。有關(guān)業(yè)主的記錄資料必須保密，并及時送交管理部主任處理。所
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