【正文】 擇禮品的注意事項 ? 1與受禮者的關系 ? 2明確送禮的原因 ? 3了解受禮者的特點，考慮他的性別、職務、愛好、宗教信仰、習俗禁忌 ? 4經(jīng)濟方面的限定，按財會及有關方面的規(guī)定做，禮過重會給受禮者造成心理壓力 ? 送禮的禮節(jié) ? 把價格標簽撕掉；選擇包裝紙要注意花紋、字及顏色；雙手遞上并說明是禮物；不要第一次見面就送禮，不能太貴重；不能因自己單位的名稱 ? 辦公模式的種類： ? 在家工作、遠程工作、虛擬辦公室、臨時辦公桌、彈性時間、兼職工作、合同工作、交叉工作、項目團隊。 ? 禮賓次序常用的 5種方法 ? 1. 依照來賓的具體身份和職務高低來排列順序。 ? 依照來賓抵達現(xiàn)場的具體時間來排列先后順序，在各國大使同時參加派駐國某項活動或非正式涉外活動可采用 ? 依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列次序。 ? 依照來賓的具體身份和職務高低來排列其次序。 ? 2制定程序：預測情況、準備應對備選方案、討論會議緊急情況、確定會議應急方案 會議應急方案的內(nèi)容 ：人員問題 場地問題 設備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 ：同上組織電話會議的方法 發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄 ? 會議經(jīng)費使用的主要方面： 資料費、通訊費、設備用品費、租用費、辦公費、宣傳交際費、住宿補貼費、伙食補貼費、交通費、 ? 監(jiān)督方法 報告和會議、授權與自我控制、質量、損益平衡表、比率分析、審核時逐條細審 ? 處理會中突發(fā)事件程序 向領導報告、啟動會議應急方案、實施應急方案、必要時向公共應急機構請求支援、善后工作 ? 會后總結程序： 對會議征詢意見，擬就工作總結、像領導報告會議結論、總結定稿、印發(fā)、歸檔、組織全體工作人員進行總結 會議籌備 1作用：了解會務工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn) 2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性 3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要 4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構和完成任務的期限 ? 禮賓次序： ? 依照來賓所在國家或地區(qū)的名稱的拉丁字母的先后排列其次序。 3．剪報的步驟： （ 1）確定專題； （ 2）確定圈選報刊； （ 3）準備剪貼用具； （ 4）標準化工作。 ? ? 1．剪報的含義：剪報是根據(jù)市場的需求，選擇專題，確定時間周期，對報刊中有用的信息進行選取、組合、編輯制作、傳遞的工作。 編碼： （ 1）編碼要求；編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。 （ 2）登記分為兩種類型； ①總括登記，對存儲信息按批分類登記； ②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。 ? （ 5）原則上，雙方隨員人數(shù)應大體上相當。也可依照職位的高低，依次自左至右（ HNG方）或是自右至左（我方）列成一行，站立于己方簽字人的身后。 ? （ 2）雙方各自的助簽人，應分別站立于己方簽字人的外側，以便隨時對簽字人提供幫助。必要時，還可再向各方提供一份副本。 ? （ 2）與 HNG公司協(xié)商并指定專人，共同負責合同的校對、定稿、印刷、裝訂、蓋火漆印等。 ? 附題； ? 1．王玲的做法不正確。如果發(fā)生火災應立即拉響警報鈴，立即使用疏散程序，以保證最大的安全；疏散時，所有窗戶和門以及防火門應該關閉，以減少火勢蔓延；工作人員應該留下提包和個人物品迅速疏散，保證人身安全；電梯在疏散時不應該使用；根據(jù)火情選擇相應的消防設備滅火。如果發(fā)生可疑不明物品、炸彈威脅等情況，應立即使用相應的疏散程序，以保證最大的安全；疏散時，所有窗戶和門應完全打開，以減少玻璃飛濺的危險；工作人員如有可能應該拿走自己的個人物品，以能夠檢查余下的可疑物品；根據(jù)情況用掃描設備檢查險情。 ? 預防緊急情況的措施有： ? （ 1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中清楚、詳細地記錄發(fā)生可疑不明物品或恐怖活動，出現(xiàn)火災、人員受傷、突發(fā)疾病時的具體處理程序； ? （ 2）用上述緊急情況程序培訓所有工作人員，如健康、安全培訓、急救培訓、保安人員的特殊培訓； ? （ 3）張貼顯示有關的緊急程序，在可利用的地方顯示相應的布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生時如何疏散和急救員的姓名； ? （ 4）實行緊急情況模擬演練，如定期進行消防演習或疏散演習來測試編寫的程序是否合適，并指導員工的應對行動； ? （ 5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責，一旦出現(xiàn)情況，由他們擔當處理； ? （ 6）保證配備相關的設備和資源，以隨時處理緊急情況，如報警裝置、滅火器、急救包等； ? （ 7）保證定期檢查和更新設備，如報警裝置、滅火器、急救包的定期檢查和維護。 ? 十一、預防緊急情況的措施和應對方法 ? 緊急情況的預防措施 ? 緊急情況通常指發(fā)生的事情是不可預見的或突發(fā)的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。 ? 主要內(nèi)容有： ? A、強調(diào)此行的目的、要求； ? B、介紹并說明準備工作的進展情況； ? C、對旅行目的地風土人情、衣、食、住、行的說明與介紹； ? D、提醒攜帶的人個必備品（包括護照、簽證、黃皮書、身份證、機票等） ? E、有關團隊標志、出訪方案和日程安排表的分發(fā)； ? F、領隊及所有成員的自我介紹； ? G、提醒出發(fā)當天的集合方式、地點、時間和航班班次及起飛時間等。 ? 要求： 1發(fā)出開會信息 2分發(fā)文件信息資料 3布置會場 4設置與檢查會場信息傳輸設備 5做好會議信息準備 6采用先集中后分散的形式 7匯總情況信息 ? 十、 團隊出訪的準備工作主要有： ? 首先要明確這次團隊出訪的內(nèi)容和重點、邀請者、參加出訪的人員和數(shù)量、希望邀請單位做哪些準備工作等。 ? （ 4）遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。 ? （ 2）遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業(yè)務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。 ? 七 、會議籌備方案的內(nèi)容和籌備機構的人員分工給我一些建議，這次會議初步準備分成宣傳策劃組、會務組和秘書組來準備，請你幫我將三個組的分工制成表格 ? 一、會議籌備方案的內(nèi)容包括： ? 1．會議的目的與宗旨、會議的內(nèi)容、形式（會議名稱） ? 2．會議主題和議題 ? 3．會議議程和日程 ? 4．時間和地點 ? 5．參會人員組成 ? 6．確定會議所需的設備和工具 ? 7．會議文件的范圍及印制和復制 ? 8．會議經(jīng)費預算 ? 9．會議住宿和餐飲安排 ? 10．會議籌備機構和人員分工（各項工作負責人、各項活動的推進時間。 ? 、落實宴請范圍。 ? 六 新聞發(fā)布會的注意事項。 ? （ 5）貨物入庫。 ? （ 3）招標、選擇供應商。 ? 2．采購步驟 ? （ 1）提出購買申請。 ? （ 2）租借 租用 ? 優(yōu)點：較低的使用費；費用能被利潤補償；租用協(xié)議包括維護和修理；能及時更換和升級。 ? （ 1）購買 ? 優(yōu)點：設備歸購入組織；在使用期內(nèi)折舊少。 電子檔案管理的工作程序 在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。 ? 7）遠程會議要加強對設備的檢查。 ? 6）安排接待、服務人員。應在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。張貼會場平面示意圖。 ? 3）設立入場登記臺。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。遠程會議要提前下發(fā)材料。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。 ? 3）選擇合適的匯報時間。 ? 做好會務籌備情況檢查的方法有兩種： ? （ 1）聽取會議籌備人員的匯報 ? 1）聽取匯報的領導要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。 ? 安排座位：劃好區(qū)域、貼標識牌、指示牌、座位標簽，表彰會報告會采取報告人與主辦（聯(lián)席）單位負責人相間的方法，分清上下座；較大會議采取大小方形和半圓形會桌，中小型會議采取拱形、半圓形、圓形、長方形和 T字形；主席臺座次按職務高低和選舉結果排，職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后順序排，會議主持人可按職務排也可坐前排邊座，座位左側放姓名臺簽。 ? 2．眼見為實，實地檢驗。確保會場的防盜設施處于運行狀態(tài)。 ? 4．文件材料準備（名稱、編號、份數(shù)） ? 5．會場布置情況的檢查 ? 檢查會場布置、會標、主席臺座次、名簽安排安全保衛(wèi)及設備、措施是否完善，以及進場、退場路線的安排。（ V） 操作題 一、會議籌備檢查的主要內(nèi)容和原則 ? （ 1）、會務籌備情況檢查的主要內(nèi)容 ? 1．準備是否充分必須逐項檢查。（ V） ? 1不應將公司的重要文件和保密文件隨便放在辦公桌上，不注意保密。（ X） ? 1主要客人應坐在離門較遠的三人沙發(fā)上，坐次安排不對。（ X） ? 接待人員沒到公司的大門口去迎接客人，無人引領客人到接待室（ X） ? 1因我方的變化影響到即定的接待規(guī)格，必須向客人解釋原因，并向客人道歉。（ X） ? 向上司匯報情況，一些重要的信息要轉述完整。（