【正文】 文件范圍、與會(huì)代表組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿餐飲安排等 —— 領(lǐng)導(dǎo)審核方案。 ? 安排座位：劃好區(qū)域、貼標(biāo)識(shí)牌、指示牌、座位標(biāo)簽，表彰會(huì)報(bào)告會(huì)采取報(bào)告人與主辦（聯(lián)席）單位負(fù)責(zé)人相間的方法，分清上下座；較大會(huì)議采取大小方形和半圓形會(huì)桌，中小型會(huì)議采取拱形、半圓形、圓形、長(zhǎng)方形和 T字形；主席臺(tái)座次按職務(wù)高低和選舉結(jié)果排，職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后順序排，會(huì)議主持人可按職務(wù)排也可坐前排邊座，座位左側(cè)放姓名臺(tái)簽。 ? 會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求：充分、周密、安全。 ? 做好會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種： ? （ 1）聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào) ? 1）聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。 ? 2）會(huì)議籌備人員對(duì)匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實(shí)效。 ? 3）選擇合適的匯報(bào)時(shí)間。 ? 4）對(duì)會(huì)議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問題。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。 ? （ 2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查 ? 1）檢查會(huì)議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號(hào)字印刷材料。遠(yuǎn)程會(huì)議要提前下發(fā)材料。 ? 2）注意氣味。一些人對(duì)香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對(duì)所有工作人員提出要求。 ? 3）設(shè)立入場(chǎng)登記臺(tái)。為使人們能輕松、快捷地登記入場(chǎng)，可考慮設(shè)置咨詢臺(tái)或登記臺(tái)。張貼會(huì)場(chǎng)平面示意圖。 ? 4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。 ? 5）準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。 ? 6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會(huì)者的提問。 ? 7）遠(yuǎn)程會(huì)議要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的檢查。 ? 三、編制采購(gòu)預(yù)算的一般程序 ? 1．確定預(yù)算的核算基數(shù) ? 2．進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研 ? 3．確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格 ? 4．編寫預(yù)算方案 ? 5．征求意見，完善方案 ? 四、 檔案利用工作的方式和利用工作的要求 ? 利用方式： 1閱覽室提供利用 2檔案外借 3制發(fā)檔案復(fù)制本 4制發(fā)檔案證明 5提供咨詢服務(wù) 6引發(fā)目錄 7檔案展覽 1依法 ? 要求： 1依法開展利用工作 2主動(dòng)、及時(shí)開展利用工作 3不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 4掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開展檔案利用。 電子檔案管理的工作程序 在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。 （ 1）電子檔案的收集積累 （ 2）電子檔案的歸檔 （ 3）電子檔案的保管 （ 4）電子檔案的利用 ? 五、 不同辦公設(shè)備采購(gòu)方式的優(yōu)缺點(diǎn)和采購(gòu)步驟 ? 1．采購(gòu)方式： ? 獲得設(shè)備使用權(quán)的方式主要有購(gòu)買、租用。 ? （ 1）購(gòu)買 ? 優(yōu)點(diǎn)：設(shè)備歸購(gòu)入組織；在使用期內(nèi)折舊少。 ? 缺點(diǎn)：維護(hù)和修理是附加的費(fèi)用；設(shè)備存在過時(shí)問題；最初費(fèi)用昂貴。 ? （ 2）租借 租用 ? 優(yōu)點(diǎn)：較低的使用費(fèi)；費(fèi)用能被利潤(rùn)補(bǔ)償；租用協(xié)議包括維護(hù)和修理；能及時(shí)更換和升級(jí)。 ? 缺點(diǎn)：若租期較長(zhǎng)，支出的費(fèi)用增加；提前終止租賃合同，需付違約金。 ? 2．采購(gòu)步驟 ? （ 1）提出購(gòu)買申請(qǐng)。 ? （ 2）遞交審批、落實(shí)經(jīng)費(fèi)。 ? （ 3）招標(biāo)、選擇供應(yīng)商。 ? （ 4）簽訂供貨合同。 ? （ 5）貨物入庫(kù)。 ? （ 6）支付貨款。 ? 六 新聞發(fā)布會(huì)的注意事項(xiàng)。 ? 1. 確定新聞主題，選擇發(fā)布良機(jī)。 ? 、落實(shí)宴請(qǐng)范圍。 ? 3. 確定會(huì)議主持人，精選發(fā)人 ? 。 ? 七 、會(huì)議籌備方案的內(nèi)容和籌備機(jī)構(gòu)的人員分工給我一些建議，這次會(huì)議初步準(zhǔn)備分成宣傳策劃組、會(huì)務(wù)組和秘書組來準(zhǔn)備，請(qǐng)你幫我將三個(gè)組的分工制成表格 ? 一、會(huì)議籌備方案的內(nèi)容包括： ? 1．會(huì)議的目的與宗旨、會(huì)議的內(nèi)容、形式（會(huì)議名稱） ? 2．會(huì)議主題和議題 ? 3．會(huì)議議程和日程 ? 4．時(shí)間和地點(diǎn) ? 5．參會(huì)人員組成 ? 6．確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具 ? 7．會(huì)議文件的范圍及印制和復(fù)制 ? 8．會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 ? 9．會(huì)議住宿和餐飲安排 ? 10．會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)和人員分工（各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)時(shí)間。 ? 二、會(huì)議籌備小組的分工 ? TEAM組 負(fù)責(zé)人 職責(zé) ? 總指揮（或秘書長(zhǎng)） 整個(gè)活動(dòng)的總負(fù)責(zé)、總協(xié)調(diào) ? 副總指揮（或副秘書長(zhǎng)） 協(xié)助總指揮，負(fù)責(zé)常務(wù)工作 ? 宣傳策劃組 會(huì)議形式、發(fā)獎(jiǎng)形式、獎(jiǎng)品禮品定制、條幅內(nèi)容、制作、娛樂活動(dòng)策劃 …… ? 會(huì)務(wù)組 負(fù)責(zé)參會(huì)代表的吃、住、行、接送站等，以及相關(guān)物資、資料的準(zhǔn)備，費(fèi)用的預(yù)算、決算等 ? 秘書組 會(huì)議內(nèi)容的策劃、發(fā)言稿的跟蹤、 PPT制作、會(huì)議資料的整理、匯編 ? 會(huì)議機(jī)構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報(bào) ? 八、 如何進(jìn)行文書審核 ? 收件人： ? 發(fā)件人： gaoye @ ? 主題：文書審核工作要求 ? 1．（ 1）審核是否需要行文 ? （ 2）內(nèi)容重復(fù)的不行文 ? 2．（ 1）審核文書內(nèi)容 ? （ 2）看內(nèi)容與有關(guān)規(guī)定是否一致 ? （ 3）提出的意見辦法是否可行 ? 3．（ 1）審核文字 ? （ 2）看文字是否通順、簡(jiǎn)練 ? （ 3）標(biāo)點(diǎn)是否正確 ? 4．（ 1）審核文件體式 ? （ 2）看文種是否恰當(dāng) ? （ 3）格式是否規(guī)范 ? 5．（ 1）審核文書在處理程序上是否完備 ? （ 2）看發(fā)文名義是否合適 ? （ 3）涉及其他部門的，是否征得同意 會(huì)議文件審核 ? 內(nèi)容： 1準(zhǔn)確性、完整性 ? 2具體內(nèi)容：主題；國(guó)家大政方針；是否經(jīng)過調(diào)查研究；是否會(huì)商征求意見；中心突出，觀點(diǎn)明確，條理分明，事實(shí)準(zhǔn)確 ? 方法：對(duì)較法，折較法，讀校法 ? 程序：自審、主管秘書初審、會(huì)審、領(lǐng)導(dǎo)終審 ? 九、 遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn) ? （ 1）遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。 ? （ 2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話號(hào)碼、主持人姓名等。 ? （ 3）會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。 ? （ 4）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。 ? 2視頻會(huì)議的優(yōu)缺點(diǎn) ? 優(yōu)點(diǎn)： 1實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳送 2打破了空間的限制 3節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用 4交流效果較好 ? 缺點(diǎn)：初始準(zhǔn)備時(shí)間長(zhǎng)，初始成本高，沒有面對(duì)面會(huì)議形式所具有的互動(dòng)效果，因而交流不夠深入廣泛。 ? 要求： 1發(fā)出開會(huì)信息 2分發(fā)文件信息資料 3布置會(huì)場(chǎng) 4設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備 5做好會(huì)議信息準(zhǔn)備 6采用先集中后分散的形式 7匯總情況信息 ? 十、 團(tuán)隊(duì)出訪的準(zhǔn)備工作主要有： ? 首先要明確這次團(tuán)隊(duì)出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)、邀請(qǐng)者、參加出訪的人員和數(shù)量、希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。 ? 其次要做好團(tuán)隊(duì)出訪前的準(zhǔn)備與組織工作 ? （ 1）擬定出訪方案； ? （ 2）確定出訪人員，進(jìn)行編組，制成名單； ? （ 3）為團(tuán)隊(duì)所有成員辦理各種出國(guó)手續(xù)； ? （ 4）編制旅程表； ? （ 5）召開全體出訪人員預(yù)備會(huì)。 ? 主要內(nèi)容有： ? A、強(qiáng)調(diào)此行的目的、要求； ? B、介紹并說明準(zhǔn)備工作的進(jìn)展情況； ? C、對(duì)旅行目的地風(fēng)土人情、衣、食、住、行的說明與介紹； ? D、提醒攜帶的人個(gè)必備品（包括護(hù)照、簽證、黃皮書、身份證、機(jī)票等） ? E、有關(guān)團(tuán)隊(duì)標(biāo)志、出訪方案和日程安排表的分發(fā)； ? F、領(lǐng)隊(duì)及所有成員的自我介紹； ? G、提醒出發(fā)當(dāng)天的集合方式、地點(diǎn)、時(shí)間和航班班次及起飛時(shí)間等。 ? （ 6）與邀請(qǐng)單位聯(lián)系使其有所準(zhǔn)備； ? （ 7）指定專人負(fù)責(zé)做好訂房和訂票工作； ? （ 8）做好文件資料及必備衣物的準(zhǔn)備； ? （ 9）采用恰當(dāng)方式準(zhǔn)備好出訪經(jīng)費(fèi)。 ? 十一、預(yù)防緊急情況的措施和應(yīng)對(duì)方法 ? 緊急情況的預(yù)防措施 ? 緊急情況通常指發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突發(fā)的，并帶來危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。每一個(gè)組織有責(zé)任保證在其辦公地點(diǎn)的工作人員、來訪者的工作安全，使所有緊急情況的危險(xiǎn)最小化。 ? 預(yù)防緊急情況的措施有： ? （ 1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中清楚、詳細(xì)地記錄發(fā)生可疑不明物品或恐怖活動(dòng)，出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病時(shí)的具體處理程序； ? （ 2）用上述緊急情況程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)； ? （ 3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)的布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生時(shí)如何疏散和急救員的姓名； ? （ 4）實(shí)行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來測(cè)試編寫的程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對(duì)行動(dòng)； ? （ 5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦出現(xiàn)情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理； ? （ 6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源，以隨時(shí)處理緊急情況，如報(bào)警裝置、滅火器、急救包等； ? （ 7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如報(bào)警裝置、滅火器、急救包的定期檢查和維護(hù)。 ? 緊急情況的應(yīng)對(duì)措施 ? （ 1）可疑不明物品等的