【正文】 導下，由有關(guān)業(yè)務(wù)人員鑒定。不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復印。如需查閱其他重要文件和有密級檔案，須經(jīng)行政人事部批準，方可借閱。 檔案借閱 （ 1） 需要外借的檔案，借閱人 應辦理借閱審批和登記手續(xù)。 （ 2） 按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情況。 ◎文字材料應按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 ◎不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊成 A4幅面，圖標欄要露在外面。 （ 4）交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，由經(jīng)手人和負責人簽字。 （ 2）歸檔資料必須為原件，如遇特殊情況需總經(jīng)理批準。 （ 5）影像 檔案攝錄必須記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 ◎填寫案卷一律用鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡清晰。 ◎歸檔文件要按次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。 （ 3）立卷歸檔的要求 ①歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。 ④凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在當月內(nèi)立卷歸檔。 ②各類文書文件由行政人事部在辦結(jié)后隨時歸檔。 立卷、歸檔 （ 1） 行政人事部及各職能部門應定期或不定期的進行檔案的收集。 銷售部負責銷售檔案、客戶檔案的管理。 行政人事部負責對公司本部人事檔案的直接管理。 范圍 本辦法 適用于公司本部、項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。 —— 簽呈文件，按分層負責的決議層次訂定時限。 —— 來文有答復期限者，必須于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 —— 涉及其他部門的，由行政人事部通知配合部門，及時處理文書上的各項要求。 —— 發(fā)文處理 收發(fā)人員核對上信息準確無 誤后即行發(fā)文。 —— 經(jīng)辦人辦理文件時，原則上應將擬辦或復文擬搞簽呈主管審批，并將處理經(jīng)過、結(jié)果或復文摘要進行記錄。 文 書收發(fā)管理 （ 1）收文 —— 登記來文由收發(fā)人員拆封后，于《收文登記簿》登記收文編號、日期、來文單位等必要信息。 —— 普通：指非機密文書。 工作程序 文書的范圍 “文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告、會議訣議、規(guī)定、合同書、傳真、電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用文件。 發(fā)文部門由專人負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、檔案管理等事宜。 范圍 適用于公司日常工作中所有相關(guān)文書的事宜。 ◎差旅費：參照差旅費開支管理暫行規(guī)定。 ◎會議費、活動費：要求事先拿出計劃方案和經(jīng)費預算，報總經(jīng)理審批后，按方案實施，費用附審批方案報銷。費用統(tǒng)一由定點單位向公 司財務(wù)收取。 （ 2）對相對變動的行政辦公費用，公司采用預算管理與總額控制的管理辦法。 （ 2）對相對固定的行政辦公費用，公司采用年度預算的方式，嚴格執(zhí)行相關(guān)管理辦法（如固定資產(chǎn)、車輛管理辦法等），厲行節(jié)約，嚴控不合理的費用發(fā)生。 （ 3）對耐用大件的辦公設(shè)備，采用控制管理的辦法。 工作程序 費用控制原則 （ 1）對相對固定的行政費用采用預算管理。包括辦公場所及設(shè)備、用品開支和行政辦公事務(wù)開支。 16 15行政辦公費用管理 目的 加強對行政辦公費用發(fā)生的管理，合理控制行政辦公費用總量，提高費用配置的合理性。項目完成后行政人事部會同業(yè)務(wù)部門按照合同的要求組織驗收，并跟蹤服務(wù)。 信息系統(tǒng)建設(shè) （ 1）提出意向：需要新建或?qū)υ行畔⑾到y(tǒng)二次開發(fā)的部門提出需要， 報行政人事部受理，匯總后協(xié)調(diào)集團信息部進行辦理。一旦發(fā)現(xiàn)病毒或其它故障時，操作人員不得自行處理，應保留現(xiàn)場信息，做好系統(tǒng)異常記錄并報行政人事部。 （ 4）硬件設(shè)備維修： ①所有電腦、打印機、掃描儀、復印機、投影儀、照 /攝像器材等硬件設(shè)備都由行政人事部負責維修； ②硬件設(shè)備損壞或故障時，填寫“報修單”向行政人事部申請修理； ③行政人事部協(xié)助集團信 息部對故障進行判斷，硬件故障，送往廠家進行維修，在報修單上登記修理情況； ④計算機系統(tǒng)軟件類的故障由行政人事部聯(lián)系集團信息部，指定專人負責檢查和維修，并確認故障性質(zhì)，分清責任，并在報修單上登記修理情況。 ③硬件設(shè)備應由專人管理，要認真做好防塵、防磁、防潮、防高溫、防火、防盜的工作，要保證設(shè)備的整齊清潔，各種軟件應固定存貯于帶鎖的可屏蔽的磁盤柜中。 （ 3）電腦硬件設(shè)備的管理 ①由行政人事部聯(lián)系集團信息部對電腦硬件設(shè)備進行定期維護清理。 電腦硬件設(shè)備管理 （ 1）電腦硬件設(shè)備包括電腦、打印機、掃描儀、復印機、投影儀、照 /攝像器材等電腦硬件設(shè)備； （ 2）電腦硬件設(shè)備采購 ①需采購固定資產(chǎn)部門提出申請，填寫“申購單”交行政人事部。 ◎其它經(jīng)行政人事部批準并備案的軟件。 ◎辦公系統(tǒng)： office9 office202 officeXP、瑞星， IE等。 工作程序 辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用 （ 1）辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)由公司行政人事部統(tǒng) 一管理；除辦公用機、業(yè)務(wù)用機外，其他部門和個人未經(jīng)批準嚴禁在辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)上連接任何設(shè)備（包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，路由設(shè)備，智能設(shè)備，服務(wù)器等）。 范圍 適用于公司機房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電腦及外設(shè)、電話系統(tǒng)及相關(guān)軟件的管理。 （ 2）固定資產(chǎn)處置收入由行政人事部統(tǒng)一收取，任何個人和部門不得私自占有。 固定資產(chǎn)處置審批程序 （ 1）由行政人事部負責辦理固定資產(chǎn)的報廢。若資產(chǎn)使用部門發(fā)生變更，應由行政人事部及時登記入冊，或改簽責任人。固定資產(chǎn)如遺失、借失，均由領(lǐng)用人或資產(chǎn)承包人負責賠償。辦公用品由各部門派專人到行政人事部填寫《辦公用品領(lǐng)用表》后統(tǒng)一領(lǐng)取。 （ 3）公司實行固定資產(chǎn)領(lǐng)用承包制。 13 （ 2）固定資產(chǎn)原則上不得外借，特別情況下必須向行政人事部申請并填寫《固定資產(chǎn)借用表》，明確借用人。 ④嚴格辦理驗收登記及出入庫手續(xù)，購貨發(fā)票經(jīng)手人必須簽字并簽蓋入庫 章后到財務(wù)入帳報銷。 ②采購人員必須嚴把進貨關(guān)、質(zhì)量關(guān)、價格關(guān)，不進“三無”產(chǎn)品，不進質(zhì)次產(chǎn)品，不進價高產(chǎn)品。如果物品一時無法采購到，也必須及時答復相關(guān)部門。 ②行政人事部根據(jù)現(xiàn)存物資情況，填寫“采購計劃清單”送總經(jīng)理審批后統(tǒng)一組織采購。 （ 2）辦公用品包括文件夾、軟盤、硒鼓、墨粉、 U盤等低值易耗品。 職責 行政人事部負責固定資產(chǎn)及辦公用品的管理。 12 13固定資產(chǎn)與辦公用品管理 目的 規(guī)范公司內(nèi)部以及項目部固定資產(chǎn)與辦公用品管理。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責者，給予警告。 臨時外出 ◎工作時間臨時外出的，應將工作委托他人，并告知直接上級。 （ 5）違反上述規(guī)定的處罰： ◎未按請假審批程序規(guī)定辦妥請假手續(xù)而擅自離開工作崗位，視為曠工處理。 （ 3）員工請假理由不充分，或有礙工作時，上級可酌情不予準假，或縮短假期，或改期請假。 （ 2）員工病假、事假、工傷假的核準權(quán)限如下： ◎員工請假三天（含）以內(nèi)，由所在部門負責人核準；請假三天以上，由部門負責人、 11 主管領(lǐng)導核準，總經(jīng)理批準。 若因突發(fā)事件或急病不能先行辦理請假手續(xù)者，應使用電話及其它快捷、準確方式向其直接主管請假，并于假后上班兩天內(nèi)補辦相應手續(xù)。醫(yī)療費用除工傷保險支付外，剩余部分由公司承擔。需繼續(xù)休息時要按時交診斷書和病休證明。 ◎喪假期間扣發(fā)出勤獎，工資與其它福利待遇照常發(fā)放。 ◎ 員工祖父母、外祖父母、兄弟、姐妹喪亡的，可享受 1日喪假。 （ 7）喪假 ◎ 員工親屬（父母、岳父母、公婆、配偶、子女）死亡的，可享受 4 日喪假。護理假期間，待遇與產(chǎn)假一致。違反計劃生育政策的，不享受公司全部待遇。 （ 6）產(chǎn)假 ◎符合計劃生育的女員工，享受 90 日產(chǎn)假。 ◎員工 父母、子女結(jié)婚，可享受 2日婚假；員工與配偶的兄弟、姐妹結(jié)婚，可享受 1日婚假。病假年內(nèi)超過 2個月的，視為自動離職，解除勞動合同。 ◎員工因病需休息時，需持有鄉(xiāng)鎮(zhèn)以上醫(yī)院的診斷說明書，辦理書面請假手續(xù)。事假一律無薪。 （ 3）事假 ◎為了不影響公司工作，員工有事應盡可能安排在公休假日辦理。 （ 2）休息日 每周休息一天，一般安 排在周日。 （ 2）對曠工者，公司按以下規(guī)定予以處罰： ◎曠工按 200%扣發(fā)當日工資； ◎月內(nèi)曠工兩日以上的，加扣發(fā)當月滿勤獎； ◎月內(nèi)曠工三日以上，年內(nèi)累計曠工 15日以上的， 解除勞動合同， 給予辭退處理。早退 15分鐘以上的視為曠工半天。 9 早退 沒有正常工作理由、并且沒有辦理請假手續(xù)而提前外出的，視為早退。遲到一次，扣發(fā)當日工資的25%。上下班不得連在一起打卡（簽到），不得請人打卡（簽到）或 代人打卡（簽到），一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予當事人曠工半天處罰。 （ 7）以上任何一種因事務(wù)導致不在崗的，需告知直接部門領(lǐng)導，然后由部門領(lǐng)導通 知考勤人員進行考勤。 （ 5）下班時，應整理好桌面，收拾好文件資料，防止文件資料的損毀、遺失和泄露。 （ 4）中午有宴請活動的，參加人員可延遲上班，但不得影響正常工作。 （ 3）上班時間，員工不得談?wù)撆c工作無關(guān)的話題；不得閑逛、串崗、處理私人事務(wù)及與工作無關(guān)的事情；不得玩游戲、上網(wǎng)聊天或使用電話聊天；不得擅離工作崗位；不得在上班后外出用餐 或在辦公室用餐。辦完事務(wù)回公司應按實際到達時間打卡。到達辦公室后準備好當日工作所需要的文件資料等，上班時間開始準時進入工作狀態(tài)。 職責 公司考勤工作由行政人事部負責，各部門、項目部配合執(zhí)行。 8 12考勤管理 目的 嚴肅勞動紀律，加強考勤管理，保障公司各項工作的有序開展。 改址和裝修 （ 1） 公司搬遷或?qū)ぷ鳝h(huán)境進行改造、裝修的，包括設(shè)計、施工單位的選擇及施工管理由行政人事部負責與集團公司行政部協(xié)調(diào)解決。 （ 11）各部門內(nèi)不允許長期存放與工作無關(guān)的私人物品。 （ 9）窗簾懸掛要整齊。 （ 7）要節(jié)約用電，在光線允許情況下不要開燈。 （ 5）最后離開辦公室的員工應對本辦公室作最后的安全檢查；最后離開公司的員工應對公司作最后安全檢查。 7 （ 3）室內(nèi)文件柜文件擺放有序，外觀整潔。 部門內(nèi)務(wù)管理標準 （ 1）辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密， 不得隨意擺放。 （ 3） 辦公室應及時更換公共場所的花卉，并做好花卉保養(yǎng)工作。 公共場所環(huán)境管理 （ 1）公司公共場所的環(huán)境衛(wèi)生由公司 各部門員工 負責維護，辦公室負責監(jiān)督、檢查保潔員的工作。 （ 3）凡公司外人員來訪者，前臺應起立、主動詢問來訪人員的單位、姓氏及要找的部門和人員；熟知的，應主動問好，并告知要找的部門和人員的情況；不認識的，前臺接待人員可要求來訪人員進行登記。 工作程序 前臺 （ 1）前臺接待人員應嚴格遵守崗位職責，加強對進出公司人員、物品的登記、檢查，嚴禁擅離工作崗位。 職責 公司行政人事部負責對工作環(huán)境的管理，指導監(jiān)督各部門、項目部的工作環(huán)境管理情況。 2 目 錄 第一部分 行行 政政 管管 理理．． ．． ．． ．． ...................................................... 5 11 工作環(huán)境 ........................................................... 6 12 考勤管理 ........................................................... 8 13 固定資產(chǎn)與辦公用品管理 ............................................ 12 14 辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理 .................................................. 14 15 行政辦公費用管理 .................................................. 16 16 文書管理辦法 ...................................................... 17 17 檔案管理 .......................................................... 19 18 會議管理 .......................................................... 22 19 工作督辦管理 ...................................................... 23 110法律事務(wù)管理 ..................................................... 26 第二部分 人人 力力 資資 源源 管管 理理．． ．． ．． ．． ．． ．． ..........