檔案管理基本知識(shí)培訓(xùn)-文庫吧資料
2025-01-19 00:02本頁面
【正文】 的區(qū)分 。 ? 《 文件移交登記表 》 應(yīng)同時(shí)提交電子版。 ? 文件承辦人和檔案人員在歸檔材料移交審核后填寫 《 文件移交登記表 》 一式兩份，簽字確認(rèn)。 ? 歸檔文件的載體和字跡材料應(yīng)符合耐久性要求。 ? 歸檔文件應(yīng)為原件，因故無原件者應(yīng)進(jìn)行簽章說明。工程、生產(chǎn)技術(shù)類文件的歸檔份數(shù)按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)場(chǎng)約定決定歸檔份數(shù)。） 您的崗位是： 您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來源部門或崗位） 您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是： 您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收部門或崗位） 您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？ 您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？ 在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是： 在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是： 您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見？ 總經(jīng)辦文件清理表 崗位 /答卷人 收到的文件 辦理的文件 發(fā)出的文件 來源 去向 總經(jīng)理 /陳總 部門報(bào)告 各部門 書刊資料 公司外部 獎(jiǎng)狀、證書 工藝配方、圖紙等 重要工作通知 董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)錄 人事任命 工作計(jì)劃 外來文件 重要會(huì)議通知 二、檔案管理業(yè)務(wù)要點(diǎn) （一）文件的形成、積累與歸檔 文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé) ,也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件 .檔案部門有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查 .主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度 : 收發(fā)文登記制度 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 間接上下行文 序號(hào) 文件名稱 來源 時(shí)間 簽收人 辦理注釋 收文登記表 序號(hào) 文件名稱 去向 時(shí)間 發(fā)送者 備注 發(fā)文登記表 開 始收 文 登 記 發(fā) 文 登 記編 號(hào) ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫 文 件 題 名填 寫 文 件 來 源填 寫 簽 收 文 件 時(shí) 間填 寫 簽 收 人填 寫 辦 理 注 釋編 號(hào) ：按 年 度 登 記 ， 年 度內(nèi) 大 流 水 排 列填 寫 文 件 題 名填 寫 文 件 去 向填 寫 發(fā) 出 文 件 時(shí) 間填 寫 發(fā) 出 人填 寫 備 注結(jié) 束員工 文件積累袋 檔案 文件積累 :人人有責(zé) ,時(shí)時(shí)有活兒 ,件件登記 ,年年整理 . 文件積累制度 (針對(duì)自身所產(chǎn)生的文件 ) 開 始按 照 年 度 、 項(xiàng) 目 、 專 題 、 會(huì) 議 、專 業(yè) 、 工 序 等 有 機(jī) 聯(lián) 系 的 線 索 ，分 別 集 中 存 放 在 積 累 袋 中準(zhǔn) 備 若 干 整 理 袋每 袋 須 填 寫 積 累 袋 名 稱 、 責(zé) 任 者、 時(shí) 間 范 圍 、 目 錄 紙 、 密 級(jí) 等 規(guī)定 項(xiàng) 目補(bǔ) 充 袋 中 材 料交 由 兼 職 檔 案 人 員 整 理 ，挑 選 出 歸 檔 文 件組 卷 返 回 ， 自 行 處 置如 在 歸 檔 期 前 離 崗 ， 進(jìn) 行 文 件 材料 交 接結(jié) 束屬 于 歸 檔 范 圍 不 屬 于 歸 檔 范 圍文件歸檔制度 歸檔范圍 :確定文件的價(jià)值 ,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化 .(需要制作 ) 制度核心 歸檔時(shí)間 :根據(jù)企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn) ,確定文件何時(shí)歸檔 . 技術(shù)保障 歸檔要求 :明確便于長遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術(shù)條件 歸檔份數(shù) :根據(jù)歸檔文件的重要性 ,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系 . 利用保障 歸檔手續(xù) :明確歸檔文件的移交事宜 . 責(zé)任保障 歸檔范圍（參見文件清理表） 歸檔時(shí)間 一般情況下，管理類文件材料的歸檔時(shí)間為次年第一季度，以下文件按辦理完畢或活動(dòng)結(jié)束時(shí)間歸檔： ? 股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、職代會(huì)、黨代會(huì)等會(huì)議文件材料 ? 產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料 ? 法律訴訟文件材料 ? 機(jī)要文件 工程、生產(chǎn)技術(shù)類文件材料的歸檔時(shí)間應(yīng)按照專業(yè)活動(dòng)特點(diǎn)具體劃分。 XX有限公司文件清理工作問卷 時(shí)間： 部門： 答卷人： 項(xiàng)目組成員： （說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對(duì)企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律。由此可見，企業(yè)的各項(xiàng)工作，其實(shí)就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動(dòng)。 計(jì)劃 調(diào)研 關(guān)聯(lián) 整合 責(zé)任
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