【正文】 宇的圖紙借用 ?業(yè)主推薦的施工隊 ?修復原狀原則 員工的緊急避難演習 ?與政府的消防局聯(lián)系 ?公司緊急疏散圖 ?員工的日常教育 ?地震演習訓練 ?化學品泄漏演習訓練 ?火災演習訓練 ?滅火器材置放 ?滅火器材定期檢查制度 ?工廠鋼梁的放火涂層檢查 ?火警預警系統(tǒng)的檢查制度 ?各個緊急疏散口管理 7. 簡明辦公室政治 現(xiàn)代企業(yè)是一種政治機構 ,它的目的是在產生的范圍內創(chuàng)造權力 。 時間 約會事由 所帶資料 參加人員 地點 安排約會需要注意的細節(jié)（三） ?及早備妥約會所需的資料，并在適當?shù)臅r候請上司過目； ?特別重要的約會在接近約會時間前，應與對方再聯(lián)絡，以確保約會的順利進行； ?約會場所和招待事宜有時也要行政人員負責。 ? 強化“文書部門立卷”工作 公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真 正的銜接點。 創(chuàng)造滿意的工作場所 ? 辦公家具規(guī)格統(tǒng)一 ? 辦公桌色彩統(tǒng)一 ? 辦公設備區(qū)域統(tǒng)一 ? 百葉窗角度統(tǒng)一 ? 照明燈光線統(tǒng)一 —— 辦公室環(huán)境的 “ 五個一 ” 工程 創(chuàng)造滿意的工作場所 ? 不準錯誤使用 ? 不準不懂亂修 ? 不準無理由亂拿 ? 不準破壞設備整潔 ? 不準長期占用 —— 辦公自動化設備使用 “ 五不準 ” 問題：關于辦公設備使用方面，你能說出那些不準 ? 辦公用品的選購原則 ? 滿足工作要求 ? 提高工作效率 ? 節(jié)約人工費用 ? 樹立企業(yè)公眾形象 郵件收發(fā)與傳閱注意事項 收信件細節(jié) ?上司或同事的私人信件原封送交； ?“誤拆”應立即封口、簽名、致歉； ?裁開或剪開封口，保持信件完整； ?檢查信封內有無單據或名片，避免遺漏； ?如有必要，可以登記信封的信息 強化檔案管理 ? 強化“文檔一體化”意識 把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。空調溫度應保持在 2025度之間，濕度應保持在 50％； ? 辦公室的地毯、桌面、桌椅應保持一種色彩的協(xié)調。 辦公室布置的原則（二） ? 辦公室的百葉窗應調整保持一個角度。 ? 規(guī)范中有靈活性，行文要得體，根據目的、對象、場合選擇體裁形式，行文款式，語體風格要與所用的文體和諧一致。 商務信函寫作要領 ?稱呼正確，語氣適當 ?言簡意賅，表達正確 ?交談誠懇，平實話語 ?避免幽默，不要抒情 ?祝頌語言，商業(yè)性強 ?先要手簽，后再打印 ?不要忘掉，附注說明 G 公文 公文特點 制發(fā)者的法定性； 作用的權威性； 效用的現(xiàn)實性； 體式的規(guī)范性； 制作的程序性； 中國公文范圍 ? 按事業(yè)范圍分 專用公文；通用公文 ? 按行文方向分 上行文；下行文；平行文 ? 按公文來源分 收進文；外發(fā)文；內部文 ? 按發(fā)文性質分 問文；復文 ? 按處理要求分 參閱性公文；承辦性公文 ? 按辦文時間分 特急文 （ 特急件 ） ；急辦文 （ 急件 ） ；常規(guī)文 （ 平件 ） ? 按機密程度分 絕密文；機密文；秘密文；普通文 公文處理方法和程序 ? 三大環(huán)節(jié)： ? 發(fā)文處理： 擬稿 審核 簽發(fā) 登記 繕印 用印 分發(fā) ? 收文處理： 簽收 登記 分辦 擬辦 批辦 承辦 催辦 督辦 辦復 ? 公文管理： ? 制定立卷類目表 歸卷 調用 立卷 歸檔 銷毀 公文行文規(guī)則 ? l 行文關系要和隸屬關系一致 ? l 行文方式要根據工作需要靈活掌握 ? l 行文名義和內容要與發(fā)文機關的職權范圍 相對應 ? l 行文線路要盡量縮短 ? l 處理好主送與抄送的關系 ? l 經過批準 ， 有些文件可以通過新聞媒介公 開發(fā)布 ? l 如有必要 ， 可以聯(lián)合行文 ? l 黨政之間的行文關系要按規(guī)定執(zhí)行 通用公文的格式 ? 排版 ——自左至右 ? 單位 ——國家法定計量單位 ? 字體 ——發(fā)文單位初號宋體標題 3號宋體 ? 用紙 ——A B5 ? 文頭 ——套紅，占首頁三分之一 中國公文種類 ——12類 13種 1．命令 ——發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制 性 行政措施 2．決定 ——對重要事項或重大行動的安排 3．議案 ——各級政府向同級人民代表大會或 常委會提請審議事項 4．指示 ——對下級布置工作，闡明工作活動 的指導原則 5．批復 ——答復下級請示事項 6．通告、公告 —— 一定范圍內公布應遵守 或周知的事；向國內外宣 布重要 或法定的事 7．通知 ——批轉下級、轉發(fā)上級和無隸機關的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳 達周知事項 8．通報 ——表彰先進，批評錯誤，傳達得要 精神或情況 9．報告 ——向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復詢問 10．請示 ——向上級請求指示批準 11．函 ——無隸屬關系商洽工作，詢問答復，向主管部門請求批準 12．會議紀要 ——記載和傳達會議情況和議 定事項 H 社交禮儀文書 ? 目的、要求 ? 禮節(jié)性強，通常文字短，但十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當，會導致不良后果。 5．簡潔（ Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。 2．清楚 (Clearness)思路、表達要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。信息是一種普遍存在的社會現(xiàn)象，客觀世界的一切事物及其運動都是信息之源。 （ 2）分散式 規(guī)定所有的文件都由單位各個部門分別保管，從而方便查閱。 需要保留 5年的檔案，包括會議代表、客戶貸款分類和普通信件等； 需要保留大約 1年的檔案，包括通知、通函、復印件和銀行存款憑據等。 (4)檔案的檢索 ? 編制索引的基本規(guī)則 ——一致性 ? 編索引的常用方法 按個人姓名編制索引 按企事業(yè)單位名稱編制索引 按政府和政治名稱編制索引 (5)計算機存檔系統(tǒng) ? 電子檔案的優(yōu)點 操作方便 傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享 存儲空間小 具有多種表現(xiàn)形式 復制時不容易丟失信息 ? 電子檔案命名 (6)檔案信息安全 ? 控制紙質檔案的使用 ? 控制縮微品檔案的使用 ? 控制電子檔案的使用 采取各種措施控制電子檔案的使用 安全保管電子檔案 (7)檔案保留政策 ? 制定保留計劃 ⑴公務文件指南 需要永久保留的檔案，包括公司文件、 刊物、賬簿和會議記錄等 。 (1) 文件的歸檔 存儲媒體 紙媒體 磁性媒體 光盤媒體 存檔目的 將失去現(xiàn)時效用但對日后工作具有參考價值的文件歸存為檔案，按一定的順序排列交進行妥善保管，以備利用查考 (2)存檔設備 卡片式儲存柜 開架儲存 直式及模式文件柜 備忘錄資料 顯露式文件柜 (3)檔案的分類 ? 按字母排列的分類法 按主題分類 按地區(qū)分類 ? 按數(shù)字分類 按十進位制數(shù)碼編排分類 按日期排列分類 字母法和數(shù)字法的綜合運用 ? 在字母順利排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個字母或字母的一部分，在立卷時，每個案卷再分別編號。 文檔管理與處理 文檔的歸檔原則： 一、是在本企業(yè)活動中直接形成的； 二、是在當前或一定時期內具有依 據憑證作用的； 三、是對企業(yè)具有長遠的歷史查考 價值的。 多解性 具體性 范例法 案例法 參與性 示范性 問題 成功經驗 討論 啟示 問題 討論 員工的心得 啟示 給不給機會 鼓勵創(chuàng)新行為、整合智慧資源 儲備法 量淘法 流動法 組合法 平臺法 當資源沒有被整合時，其價值并不比垃圾更高。 競賽模式 競賽原則 ★倡導公平競爭 ★及時反饋效果 ★追求多贏效果 四、經驗積累與知識創(chuàng)新管理 P4644 “案例法” 沉淀成功經驗 根據管理目的，導向性的提供相關事例，組織員工討論，得出多種啟示，提升解決實際問題能力的經驗管理方法。把握員工的 3項需求 薪資福利 情感愉悅 能力增值 勞動成本 情感 成本 員工滿意度 = 收益 感知度 付出 感知度 激活內在動力 ?無形激勵有形化 20 30 40 50 60 大 隊長的信 五星級員工 外動力 成長激勵 薪酬激勵 內動力 內動力 阿生的醋 強化執(zhí)行機制 事先：承諾法 當責任被承諾時， 執(zhí)行力將會倍增 ?莫拉蒂海灘實驗 ?玩具商的策略 ?具體承諾 ?公開承諾 ?雙向承諾 事中：反饋法 事后： 5C法 當行為得到獎罰時， 就會形成或改變習慣 5C： ?分析 construe ?輔導 coach ?培訓 conditioning ?激勵 cheer on ?處罰 e down upon 45% —— 95% 當結果被反饋時， 改善就會發(fā)生 ?負面反饋 1020 ?中性反饋 4050 ?正面反饋 5080 創(chuàng)造超常成績 潛能定律 :生命體都存在巨大的潛力，通過競賽，可以激發(fā)更快，更強，更高的欲望，持續(xù)不斷地刷新紀錄。 A B C D E Ⅰ 甘特圖 任務 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 A B C D E Ⅱ. 帶有分項目的甘特圖 任務 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 2 1 3 4 5 7 9 8 6 A B C D E Ⅲ. 帶有分項目和分項目網絡的甘特圖 任務 2 6 1 3 4 5 7 9 8 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 ? 課堂訓練 您是本公司人事勞資部的負責人，根據人才引進計劃，將向全國進行大規(guī)模人才招聘，任務緊急，工作內容繁多，在下一個月的 3日開始，預計月底結束，請您思考一下可能遇到的工作，用甘特圖直觀地反映出來。 同一個時間同時從一個角度和側面進行思考 (6)甘特圖簡介 甘特圖 (Gantt chart) 是本世紀初由亨利 ?甘特開發(fā)的 ,內在思想簡單 ,基本是一條線條圖 ,橫軸表示時間 ,縱軸表示活動 (項目 ),線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況 .它直觀地表明任務計劃在什么時候進行 ,及實際進展與計劃要求的對比 . 管理者由此極為便利地弄清一項任務 (項目 )還剩下哪些工作要做 ,并可評估工作是提前還是滯后 ,亦或正常進行 .是一種理想的控制工具 . 甘特的思想 甘特的貢獻 把總的計劃目標看成 —— 人們能夠了解和執(zhí)行的 ,具有相互關系的一系列計劃或各項事件。 Hot! 簡介 (5)平行思維 — 六頂思考帽子 ? 平行思維 是一個管理我們思維本身的一種方法。韋氏國際大字典定義：一組人員通過開會方式就某一特定問題出謀獻策，群策群力，解決問題。 ——方向感 ——分寸感 ——角色感 行政工作百日成就計劃法 最終實現(xiàn)的 績效 40 20 10 順序發(fā)生的 事件 30 15 8 至關重要的 資源 30 15 8 合計： 分 ?洞悉評估標準 ?清楚因果關系 ?保持頂級優(yōu)勢 ?擺脫人際陷井 ?斷掉自己退路