【正文】 計變更文件及設計變更文件匯總表。重大工程項目同時請市檔案局參加審定。 在進行備案制的竣工驗收之前，報請指揮部辦公室綜合處、技術處等負責處室、 15 設計、施工、監(jiān)理、接管使用等單位參加，組織對包括施工技術文件、竣工圖和監(jiān)理文件在內的合同標段工 程檔案進行自查及審定（附件一）。 四、各項目代建單位職責 貫徹執(zhí)行國家有關檔案法律、法規(guī)和標準，結合指揮部辦公室檔案管理辦法負責制訂本單位工程建設項目檔案管理辦法； 在工程招標及與設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同（或訂立合同補充條款）時，對工程建設項目檔案的版本、套數(shù)、費用、質量、 驗收及移交時間等提出明確要求； 負責收集整理工程前期立項文件、竣工驗收階段形成的文件，并按規(guī)定進行立卷歸檔； 負責監(jiān)督、檢查、指導施工、監(jiān)理等標段工程文件材料的形成、積累和立卷歸檔；匯總整理設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的合同標段工程檔案和由項目代建單位自行歸檔保管文件的部分材料，并編制項目檔案索引目錄。 三、各項目部職責 結合指揮部辦公室檔案管理辦法起草、制訂工程建設項目部檔案管理具體辦法。 二、指揮部辦公室技術處職責 結合指揮部辦公室的檔案管理相關辦法，制定技術處檔案管理制度。 會同各項目部負責監(jiān)督、指導、檢查各具體工程項目檔案收集、整理、存檔、保管和統(tǒng)計等工作。并且項目部建立考評制度，將檔案管理工作納入世博會勞動競賽范圍。 第二章 管理與職責 第五條 按照“誰形成的材料、誰負責收集編制提交檔案”的原則，指揮部辦公室所屬各處室、各項目部以及項目設計單位、施工單位、監(jiān)理單位，項目管理公司等應根據(jù)各自承擔的工作內容、范圍和職責，分別做好工程建設項目檔案的收集、分類、整理、組卷工作。 第三條 建設項目檔案包括工程項目提出、立項、審批、勘察設計、施工直至竣工驗收全過程中形成的具有保存價值、應當歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。 第二條 建設項目檔案是工程建設指揮部辦公室檔案的重要組成部分，是利用與決策的重要依據(jù)。 第十四條 本制度未盡事宜或界定不清的，有由上海世博會工程建設指揮部辦公室綜合處領導決定； 第十五條 本辦法解釋權歸由上海世博會工程建設指揮部辦公室綜合處所有； 第十六條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。印章保管由綜合處文書負責 。 第十條 綜合處負責日常用印工作，如果印章保管人員因故不能到崗，由綜合處負責人指定人員暫時負責用印工作并交代有關事項，必要時作相應的文字記錄，并按規(guī)定做好用印登記工作 。 因工作需要用印的項目部或處室一律填寫用印申請單，由綜合處負責按用印編號次序裝訂成冊。如印章丟失須立即報告局 12 領導和公安部門，并以登報或信函形式通知有關單位，聲明遺失期間蓋有丟失印章的任何文書無效 。 第六條 使用印章時應當堅持原則，嚴格執(zhí)行印章管理制度，按程序用印 。臨時保管人員要履行印章管理人員的職責 。印章管理人員如遇特殊情況外出，事先必須將印章移交 。 上海 世博 工程建設指揮部 辦公室 會議 印章 。 11 5 上海世博會工程建設指揮部 辦公室 印章 管理 制度 第一條 為加強單位各類印章管理，規(guī)范印章使用，確保我局日常工作和行政執(zhí)法的有效開展，樹立執(zhí)法機關的良好形象，根據(jù)有關規(guī)定，制定本制度 ； 第二條 印章的種類 如下 ； 上海 世 博局工 程部 印章 。 2．核對支付傳票與送貨單據(jù)。 3．核對用品領用清單與實際用品清單。 第 十 二 條 調查內容 ； 調查內容包括： 1．核對用品領用單據(jù)與用品清單。 第 十 一 條 持有量調查 ； 必須對各部門所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品作出調查。 10 第 十 條 印刷品與紙張管理 ； 印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準，對領用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。清點工作由行政人員負責。 第 八 條 保管 ； 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。 第 六 條 報廢處理 ； 對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關事項。 ⑧ 、凡調出或離職人 員在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品 (一次性消耗品除外 )如數(shù)歸還。 ⑦ 、各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。 ⑥ 、各部門及各使用人的辦公用品使用標準：每人每月最多領用 1 支簽字筆，如果保管不好丟失自行負責購買。由人事行政部門出具報表，財務部審核。 ④ 、各部門因特殊情況需增加費用的，應以書面形式報批，經 分管領導審核后，由 辦公室領導 特批增加該項費用。保管人不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領用的，應經 主管領導 同意。 各部門辦公用品費用核定及有關規(guī)定 ； ① 、辦公用品領用必須認真履行手續(xù)，應填寫《辦公用品領用單》后領用和發(fā)放，嚴禁先借后領的行為。 第 五 條 管理和發(fā)放 ； 辦公用品 綜合處 統(tǒng)一保管，并指定保管人，按核定的費用標準向使用人發(fā)放。 ：簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。 第 二 條 辦公用品的領用實行登記制度 ,辦公用品領用登記表及彩色打印復印登記單 見附錄三及附錄四所示 ； 第 三 條 主 要 內容與適用范圍 ； 為加強 指揮部辦公室 辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范 指揮部辦 公室 辦公用品的采購與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù) 指揮部辦公室 實際情況，特制定本規(guī)定。 第 十一 條 本 制度未盡事宜或界定不清的，有由上海世博會工程建設指揮部辦公室 7 綜合處領導決定； 第 十二 條 本辦法解釋權歸由上海世博會工程建設指揮部辦公室綜合處所有； 第十 三 條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。如不符合規(guī)定，文檔人員有權拒收，并限期整理。 凡 指揮部辦公室各處 和 項目部 組織的工作與活動，上級領導參加的，各 指揮部辦公室各處 和 項目部 要負責將領導講話，印發(fā)的材料，統(tǒng)一收存下來，年末交文檔人員歸檔立卷。 各 處 室和部門接到催辦件以后，要按照規(guī)定時限辦結，特殊情 況必須向負責催辦的領導說明情況，提出延緩的理由。 指揮部辦公室各處 室 及 項目部 要在每月 月初 5 個工作日 日前，將上月大事記整理出來，交 綜合處及 時匯總編發(fā)。 文 件傳閱除承辦件外，一般每次在每個人的手中不得超過 2 天。領導閱完文件后都要退還給文檔人員，再由文檔人員送承辦部門處理。 第 七 條 收文和閱文 ； 必須保證文件的及時收取、發(fā)送和傳閱 ； 對上級機關及市直屬部門來辦件，要按照文件內容分發(fā) ； 上級機關的各種內部刊物，除列入催辦的須先承辦后再傳閱 ； 6 閱讀文件除特殊情況外，一般不得將文件帶出辦公室。機密文件和內部資料不得擅自復印，未經特許，不得外傳 ； 第 六 條 文件的 裝訂和分發(fā) ； 所有打字文件都要左側裝訂 ； 文件材料的分發(fā)要做到及時、準確、無誤 ； 文件分發(fā)數(shù)要保持相對穩(wěn)定。 第 四 條 所有收文、發(fā)文、傳真、電報、會議材料、會議紀要、工作動態(tài)，各類會議等材料，統(tǒng)一由指揮部辦公室綜合處登記造冊、立卷歸檔 ?！坝H啟”件除授權者外，應由收件人親拆。一般件要盡量及早閱處。指揮部發(fā)文，由總指揮簽發(fā)；辦公室發(fā)文，由辦公室主任簽發(fā) 。要表明主送單位及抄送單位、分發(fā)范圍。 第 二 條 文件 擬稿 、 核 稿和簽發(fā) ； 文件 擬稿 要做到情況屬實，文字 簡練 ，條理清楚，標點正確。 第 六 條 會議室使用申請單詳見附錄一 ； 第 七 條 一周會議安排表詳見附錄二 ； 第 八 條 會議紀要流轉程序如下圖所示 ； 主辦處室、項目部 綜合處 指揮部領導 審批 印制 轉發(fā) 核稿 審稿 發(fā)文 歸檔 擬稿 不合格 合格 4 第 九 條 本制度未盡事宜或 界定不清的，有由上海世博會工程建設指揮部辦公室綜合處領導決定； 第 十 條 本辦法解釋權歸由上海世博會工程建設指揮部辦公室綜合處所有； 第十 一 條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。決策前可各抒己見，決策后，必須堅決貫徹執(zhí)行； 要建立反應靈敏、協(xié)調有效的決策信息反饋機制和決策后評估機制。堅持民主集中制，按照“集體領導、民主集中、個別醞釀、會議決定”的原則，對重大事項作出決策； 工程建設決策采取領導、專家、群眾相結合的科學 民主決策機制。 第 四 條 會議 管理 ； 與會者入場后要簽到 ,并注所在單位及聯(lián)系電話 ； 重要會議主席臺須布臵席卡； 3 發(fā)言應盡量使用普通話 ； 每次會議須明確主題 ； 包括主任辦公會在內的重大議事會議，應在會前準備好相關的議題和討論文本，供會議討論 。 第 三 條 會議的組織 ； 指揮 部 工作 會議由總指揮召集，指揮部成員 單位和被邀請單位 參加， 綜合處 具體組織安排，每半年召開一次； 指揮部辦公室主任辦公會由指揮部辦公室 常務副 主任召集，辦公室副職及 相關人員 參加，綜合處具體組織安排，每月召開一次； 指揮部辦公室年會由指揮部辦公室領導召集，綜合處具體組織安排，每年召開兩次 ； 各專題會議由各分管領導召集，相關處室具體組織安排，不定期召開； 為提高會議的效率 ,應將會議時間、地點及擬討論的議題提前以書面通知的形式分發(fā)各與會單位 。 2 2 上海世博會工程建設指揮部 辦公室 會議制度 第一條 為了 推進世博工程建設 ,提高會議效率和效果 ,制定以下會議制度 。 1 指 揮 部 辦 公室 綜 合 處職責 ........................................................................ 1 綜 合 處 基本 職 能 ........................................................................................