電子圖紙檔案管理系統(tǒng)-文庫吧資料
2024-09-17 19:25本頁面
【正文】 歸還管理可對(duì)用戶歸還的檔案進(jìn)行登記，同時(shí)更改系統(tǒng)中所記錄的檔案所剩份數(shù)，并提供了續(xù)借功能。另外，系 統(tǒng)可以設(shè)定缺省的借閱時(shí)間和缺省的個(gè)人借閱份數(shù)。 P align=centerIMG height=293 alt= src= width=390 上圖為借閱管理的使用界面。主要功能如上圖所示，包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)和檢索 統(tǒng)計(jì)。還可以對(duì)用戶的借閱情況，以及網(wǎng)上用戶對(duì)檔案查詢和利用情況進(jìn)行方便地統(tǒng)計(jì)和打印。 借閱管理子系統(tǒng)主要是面向 紙介質(zhì)檔案的利用。用戶可對(duì)其進(jìn)行檢索和查詢。 回收站管理 銷毀操作后的檔案全部放在回收站內(nèi)，回收站管理提供給用戶對(duì)回收站內(nèi)的檔案進(jìn)行全部清空、刪除、還原、打印和檢索等功能。 P align=centerIMG height=196 alt= src= width=523 銷毀管理功能流程如上圖所示，其中，領(lǐng)導(dǎo)鑒定需用戶手工完成，其他功能均可通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。其他子的系統(tǒng)中都有該功能。 P align=centerIMG height=258 alt= src= width=333 通過上圖可反映出系統(tǒng)提供檔案管理員對(duì)用戶臨時(shí)賦權(quán)的功能。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理員可對(duì)其進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)。如圖所示，對(duì)案卷“ 01”進(jìn)行權(quán)限設(shè)置 ，允許“所有人”組網(wǎng)上瀏覽和借閱電子檔案，允許“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人”組網(wǎng)上瀏覽、借閱和下載電子檔案。 權(quán)限設(shè)置 即設(shè)置所選案卷允許那些組訪問及訪問權(quán)限。 檔案使用許可可以設(shè)置不同用戶對(duì)不同檔案類型的操作權(quán)限。 系統(tǒng)使用許可可以設(shè)置不同用戶對(duì)《電子圖紙檔案管理系統(tǒng)》軟件中十個(gè)子系統(tǒng)的使用權(quán)限。同時(shí)也可以定義部門之間 的從屬關(guān)系或?qū)I(yè)之間的借閱關(guān)系。系統(tǒng)管理員可以隨時(shí)添加和刪除某個(gè)用戶，也可以修改用戶的權(quán)限。 用戶設(shè)置包括用戶列表、添加、修改、刪除某 個(gè)用戶。只有在用戶管理中登記過用戶才能進(jìn)入本檔案管理十個(gè)子系統(tǒng)中的一個(gè)或幾個(gè)，具有管理員和賦權(quán)人權(quán)限的用戶能進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)，而普通用戶可進(jìn)入其它幾個(gè)子系統(tǒng)。用戶在進(jìn)入權(quán)限管理各功能模塊前，須先選擇檔案類型，并選擇是對(duì)已歸檔庫操作還是對(duì)未歸檔庫操作。 權(quán)限設(shè)置好后，檔案管理人員除臨時(shí)賦權(quán)外，不需要再進(jìn)行日常繁瑣的檢索、借閱、歸還等工作，而只需要定時(shí)的對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)即可，對(duì)檔案的查詢和瀏覽可由用戶自己在網(wǎng)絡(luò)上完成。權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)使檔案管理人員在網(wǎng)上既可保證有權(quán)用戶對(duì)檔案的有效利用，又可限制用戶對(duì)檔案的使用權(quán)限，更可以保障檔案的安全與可靠。 電子檔案管理的主要目的之一，就是能夠使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的用戶可以根據(jù)需要隨時(shí)在本機(jī)上就可以檢索、查詢、瀏覽和下載所需的檔案資料。則 可在此功能中實(shí)現(xiàn)。 定義數(shù)據(jù)庫字段間的對(duì)應(yīng)關(guān)系 用戶通過該功能可以自動(dòng)讀出老數(shù)據(jù)庫中的字段結(jié)構(gòu)，讓用戶自己選擇老字段對(duì)應(yīng)新庫中的那一個(gè)字段，從而一一建立其字段間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。此外，該功能也能處理 Excel 文件中的數(shù)據(jù)。 利用該子系統(tǒng)將用戶以前使用其他管理軟件所錄入的檔案數(shù)據(jù) ,轉(zhuǎn)換到《電子圖紙檔案管理系統(tǒng)》檔案庫中來，既避免了重復(fù)錄入，又保障了工作的連續(xù)性。上述未歸檔文件的所有信息均放在系統(tǒng)的未歸檔庫中，并可以通過檢索查詢子系統(tǒng)對(duì)未歸檔庫進(jìn)行檢索查詢。 P align=centerIMG height=263 alt= src= width=494 用戶提交到檔案的文件可以通過本單位的 OA(辦公自動(dòng)化 )或 DPM(設(shè)計(jì)過程管理 )系統(tǒng)以自動(dòng)或 手工的方式送到未歸檔庫中，成為待整理的文件，待整理文件的錄入信息已在 OA或 DPM 系統(tǒng)過程中形成或由提交人員錄入，不同的用戶只能看到自己提交的文件。 收集整編子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了未歸檔的文件、資料、圖紙的管理、存儲(chǔ)和預(yù)歸檔 (分類組卷 )，并為用戶提供上述未歸檔文件的檢索、查詢和利用。同時(shí)，記錄了修改信息和舊檔案，以備用戶對(duì)檔案修改情況的跟蹤。 P align=centerIMG height=234 alt= src= width=524 數(shù)據(jù)錄入的功能和流程如上圖所示，用戶在進(jìn)行項(xiàng)目、案卷和文件的錄入工作時(shí)，系統(tǒng)提供了添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，并可任意指定 某一記錄進(jìn)行復(fù)制。 檔案管理人員可以通過使用數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)，在自定義 的界面下錄入、編輯修改各種檔案數(shù)據(jù)以及完成檔案文本與各種電子檔案原件 (掃描的光柵圖或矢量圖 )的掛接。用戶根據(jù)使用情況可建立越來越多的代碼表供用戶選用，可以為用戶使用檔案管理系統(tǒng)提供極大的方便。為此把它們?cè)O(shè)置為代碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項(xiàng)而不必手工錄入。 這里為日志庫提供了清除、刪除、查詢、恢復(fù)和備份等功能。 )、借閱日志庫 (用戶對(duì)檔案的借閱信息 )和銷毀日志庫。 2)對(duì)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的其他設(shè)置。
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