【正文】 表 》 中登記 (見附錄 A的表 A． 1和表 A． 2)。 ，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式。視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVl為通用格式。 對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。 ? ，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。 電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。 應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。 對電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。 登記處理過程中的各類操作者 (打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等 )。 ? 5 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品 。 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。 應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。 migration 指將源系統(tǒng)中的電子文件 ()向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。 有效性 utility 指電子文件 ()應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 真實(shí)性 authenticity 指對電子文件 ()的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息 ()進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。 邏輯歸檔 logical filing 指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件 ()的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 背景信息 context 指描述生成電子文件 ()的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 electronic records 指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 2 規(guī)范性引用文件 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。 中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn) 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 ? 1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。在尚無確定機(jī)讀檔案的法律地位之前，應(yīng)該同時(shí)存放同一文件的紙質(zhì)檔案和機(jī)讀檔案。否則機(jī)讀檔案的利用就會受到影響，甚至成為一堆死數(shù)據(jù)而無法利用。 ? 4．與技術(shù)人員共同做好機(jī)讀檔案的軟件設(shè)計(jì)。由于機(jī)讀文件的可修改性和信息易失性，在其被人為破壞（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丟失時(shí)不會在機(jī)讀文件上表現(xiàn)出來。計(jì)算機(jī)的誤操作有可能抹去整個(gè)機(jī)讀文件或破壞其中的的部分信息，因此應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照操作規(guī)定進(jìn)行操作，未經(jīng)培訓(xùn)的人員禁止上機(jī)，以保證機(jī)讀檔案的完整性和正確性。在聯(lián)機(jī)使用和網(wǎng)絡(luò)使用情況下，這一點(diǎn)尤其重要。 的幾個(gè)問題 ? 1．安全保密。而目前大量機(jī)讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫文件多是以字符方式輸入的。以圖像方式輸入的機(jī)讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上和打印在紙上。機(jī)讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡(luò)化的計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機(jī)檢索，從而可以彌補(bǔ)系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。機(jī)讀文件的產(chǎn)生依賴于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)之間如果不兼容，機(jī)讀文件便不能在彼此的應(yīng)用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機(jī)讀文件的外借利用。在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到的檢索方法，不能使用計(jì)算機(jī)檢索。 ? 5．檢索途徑需預(yù)先設(shè)計(jì)。檔案通過計(jì)算機(jī)可以多次重復(fù)在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。此外，計(jì)算機(jī)便于進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制，可提高檔案利用率。 ? 3．檢索效果好。 ? 2．檢索途徑多元化。機(jī)讀檔案借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了檢索自動化，代替了人工檢索繁重的勞動。但由于機(jī)讀檔案的載體特性和生成過程的不同，利用時(shí)有其特點(diǎn)和應(yīng)注意的問題。 4 電子檔案的利用 ? 機(jī)讀檔案的優(yōu)越性，不僅體現(xiàn)在它的記載方面，也體現(xiàn)在它的應(yīng)用方面。 ? 要特別注意防止計(jì)算機(jī)病毒的侵襲。 ? 存放磁盤、磁帶的介質(zhì)庫要保持恒溫、恒濕。已損壞的盤帶要確保及時(shí)銷毀。軟磁盤存到一定的時(shí)間，即需將磁盤帶復(fù)制一次到新帶上。 ? 裝卸搬運(yùn)磁帶應(yīng)遵從有關(guān)操作規(guī)定，手持磁帶中心部分，避免碰到磁帶邊緣，不能硬推硬擠磁帶。長期不用的磁盤、 ? 帶，應(yīng)在盒外加裝塑料袋密封，防止灰塵和濕氣的影響。 ? 盤、帶盒應(yīng)放在防潮、防火、防塵、防腐蝕和遠(yuǎn)離磁場源、遠(yuǎn)離熱源、安全可靠的地方。因此，除遵守一般的檔案