【正文】 據檢索頁面的提示，輸入相關的文檔檢索參數(shù)。 （五） 檔案管理員將掃描到的文檔在系統(tǒng)標記為已銷毀。 （三）檔案管理員獲得審批的銷毀文檔列表和不可銷毀的文檔列表。 . 銷毀流程 一、概要流程圖 開 始提 交 過 期 文 檔審 批可 銷 毀變 更 保 存 期銷 毀結 束YN 二、業(yè)務處理流程和業(yè)務規(guī)則 （一）檔案管理員將系統(tǒng)生成的過期文檔列表提交相應的審核管理員。 情況二的流程： 系統(tǒng)每天或者定期生成到歸還日期但仍未歸還的文檔列表，以發(fā)短信或者其 23 他方式通知用戶及時歸還。 （二）檔案管理員進入歸還界面，掃描歸還材料的條形碼，然后清除該用戶的此項借閱記錄。 22 . 歸還 一、 概要流程圖 用 戶 歸 還掃 描 條 形 碼清 除 該 項 紀 錄系 統(tǒng) 生 成 即 將 逾 期的 文 檔 列 表檔 案 管 理 員 催 還放 回 密 集 架結 束開 始 二、業(yè)務處理流程和業(yè)務規(guī)則 兩種情況，一是用戶主動歸還，二是系統(tǒng)催還。 (四 )檔案管理員角色獲得借閱列表，根據列表中的存儲地址，從密集架上檢索出材料并進入借閱界面。 (二 )審核人角色審批同意借閱。 8. 檔案管理子 系統(tǒng) 本模塊實現(xiàn)文檔資料信息在業(yè)務流、電子流、實物流之間貫穿。 本系統(tǒng)通過 OCR 技術將掃描圖像中的文字變成文本格式，使得對圖像中的文字進行逐字檢索，從而實現(xiàn)了真正的全文檢索。 . 全文檢索功能 檔案工作中所說的全文檢索實際包括兩種類型：一種是僅對檔案目錄數(shù)據庫進行檢索，找到相關條目后再打開相應的檔案全文，目前檔案館尚有很多檔案沒有電子全文，因此大多采用這種檢索方式；另一種是真正 的全文檢索，即直接對檔案全文庫進行檢索，而且是對檔案全文進行逐字檢索。系統(tǒng)會根據選擇好的掃描件資料在服務器后臺自動進行識別操作，并轉換為數(shù)據文件。使用 OCR 技術可以極大提高稅務機構人員的工作效率；可以將 OCR 識別出的資料推送到風險管理平臺。 2）所有資料我們按照工作事項進行歸類，在針對納稅人進行查詢時 相同資料會顯示不同工作事項標簽，不會出現(xiàn)混淆的概念。 對應不同流程相同資料我們采取如下處理方式以滿足業(yè)務處理需求： 1）針對公用資料在“資料條形碼對應”掛接窗口中可以由用戶選擇是否公用以前資料，條形碼錄入框會顯示所有該資料影印文檔下拉列表或者最近一次影印資料供用戶選擇，如果用戶不選擇仍可按照條形碼錄入方式。 2）查詢條件方式就是根據各種查詢條件（如工作事項類別、納稅人識別號、受理日期等）進行資料的查詢 方式。 影印文件存儲采用分布式文件系統(tǒng)，可以將電子檔案根據所屬稅務機關，分布存儲在相應地市的文件系統(tǒng)節(jié)點中 ，降低了稅務專網中網絡傳輸?shù)膲毫?，增加了存儲安全?, 提高了文件查詢和調閱效率。掃描儀會根據登記資料的條形碼自動產生條形碼 pdf 等格式文件。業(yè)務辦理完成后，點擊“采集資料”，系統(tǒng)顯示資料條形碼對應窗 口，納服人員張貼條形碼檢查采集資料是否完整，張貼條形碼之后通過條形碼掃描槍錄入該資料對應條形碼，在系統(tǒng)中登記條形碼建立采集資料和電子檔案數(shù)據的一一對應關系。 ? “著錄”： 對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。 ? “檔案文件庫”： 即存放檔案文件的倉庫。 ? “文件登記簿”： 特指公文處理系統(tǒng)中的登記簿，包括收文登記簿和發(fā)文登記簿。一般以一個事項或一個時間段為一卷，完整反映該事項或時間段內全部流轉環(huán)節(jié)的所有相關內容應為一卷。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與 復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。主要包括：領導及有關人員外出學習、考察、參加各種會議帶回的有價值的文件材料和內部機構在工作中產生的文件，如：局辦公會議記錄、部門工作計劃及總結等。 5. 術語解釋 ? “ 檔案 ” ： 特指徐 州市各級地方稅務機關在過去和現(xiàn)在的工作中直接形成的各類 15 具有保存價值的各種文字、圖表、音像、計算機電子數(shù)據等不同形式和載體的歷史記錄。 ? 系統(tǒng)應支持插件式開發(fā)，提供二次開發(fā)接口，可快速定制新業(yè)務功能模塊。 ? 系統(tǒng)應支持 UNIX、 LINUX、 Windows 操作系統(tǒng)， Oracle、 SQLSERVER、DB2 數(shù)據庫及 Websphere、 Weblogic、 TOMCAT 應用服務。 . 符合系統(tǒng)技術架構要求 ? 系統(tǒng)應該是完全 B/S 架構，錄入、管理、查看、瀏覽等功能均應通過 IE 瀏覽器來操作實現(xiàn)，客戶端零安裝零維護。 . 符合與其他系統(tǒng)接口要求 系統(tǒng)應預留與省局大集中系統(tǒng)以及其它在用和在建的應用系統(tǒng)的接口，導入稽查類、法制類等數(shù)據，及完成數(shù)據互換和功能整合。 ? 系統(tǒng)應支 持對庫存檔案的物理存放地的電子查詢，與密集架建立關聯(lián)，實現(xiàn)檔案的快速物理定位。 ? 當系統(tǒng)介質使用的容量達到一定限度時系統(tǒng)應該能夠自動發(fā)出預警信息，如：在管理人員登錄時通知，發(fā)送電子郵件通知，通過手機短信通知。 ? 系統(tǒng)應提供在線監(jiān)控功能，使管理員能夠隨時查看使用系統(tǒng)的用戶數(shù)量及每個用戶的狀態(tài)、登錄時間、 IP 地址等信息，必要時應能將用戶簽出。 ? 系統(tǒng)應具有日志記錄數(shù)據庫，不僅要自動記錄用戶對文檔的每一步操作，而且記錄系統(tǒng)啟動、停止時間、系統(tǒng)運行情況，記錄用戶登錄系統(tǒng)的時機、登錄是否成 功等信息。 ? 系統(tǒng)應提供權限查詢功能，管理員能夠了解用戶對檔案擁有哪些權限，在查詢結果的基礎上應可修改權限。 ? 權限設臵應在系統(tǒng)設臵時由管理員設定，各部門檔案管理員還應該能對其所在部門的人員進行權限設臵。 ? 設臵權限要求細致，可以按保管期限、密級等字段進行授權，也可以對單個圖紙文件、檔案記錄授權。 ? 系統(tǒng)應滿足不同級別管理員權限的設臵，即分級授權。利于紙質文檔進入系統(tǒng)平臺。 ? 系統(tǒng)應提供掃描功能，掃描紙質的條形碼，掃描紙質文檔形成電子文檔。 ? 系統(tǒng)應提供打印功能，按要求的格式打印案卷目錄、卷內目錄、全引目錄、全引目錄索引、卷內備考表、檔案封面、背脊等報表，生成的文件格式為標準的 Excel。 12 ? 對系統(tǒng)中的檔案應能夠進行統(tǒng)計，要求系統(tǒng)能夠生成各種不同類型的報表，輸出打印。 ? 系統(tǒng)應提供文件關聯(lián)檢索功能，這樣在查看某個文件時可以方便快捷的跳轉到其他相關文件。 ? 系統(tǒng)應提供頻道專題檢索功能，這樣只要系統(tǒng)中錄入了用戶感興趣的信息，就可以實時的反映在用戶定義的頻道專題中，不必再做查詢等操作 (專項工作使用 ) 。 ? 系統(tǒng) 應能按分類條目進行多維度導航查詢，原則上在 10 秒內顯示查詢結果。 ? 系統(tǒng)應該能夠通過任何屬性字段信息對檔案進行查詢，能按關鍵字查詢，支持組合查詢和快速模糊查詢。 ? 系統(tǒng)應提供信息自動維護功能，如：根據卷內目錄的信息自動維護案卷總頁數(shù)、總件數(shù)、文件起止日期等信息，上載電子文件時自動提取文件名、文件大小、文件類型等。 ? 系統(tǒng)應能按照年度、歸檔單位、保管期限、類別、密級等多種枚舉值分類方式組織管理檔案。 ? 系統(tǒng)應該擁有檔案管理必需的功能，如：著錄、修改、刪除、復制、剪切、粘貼、組卷、拆卷、鑒定、銷毀、編目、歸檔、導入、導出、借閱、電子文件的掃描、上載、下載、瀏覽、打印等。 . 符合檔案管理基本要求 ? 系統(tǒng)應能根據我局的實際業(yè)務情況，建立各類檔案庫來組織和管理自己的檔案數(shù)據，如：業(yè)務檔案庫、電子文件檔案庫等。利用 OCR 技術可以對納稅人只提供紙質資料而無法提供文字數(shù)據電子信息的紙質資料數(shù)據進行直接轉換，極大提高稅務機構人員的工作效率；可以將 OCR 識別出的資料推送到風險管理平臺。并且要維護電子流和紙質流的一致。通過系統(tǒng)的業(yè)務流操作，使紙質流和電子流建立對應關系。三種流的一致也加強了地稅工作的方便快捷，加強了數(shù)據安全性。如：用戶辦理業(yè)務，要形成電子流、業(yè)務流和紙質流，系統(tǒng)要保證三種流的統(tǒng)一。查看檔案是用戶的經常性操作，在系統(tǒng)平臺上方便快捷的查看檔案功能會更好的提高用戶的工作效率。如：通過系統(tǒng)對電子檔案的檢索，提供紙質檔案的定位的基本信息，方便對紙質檔案的管理和有效利用。如：各個部門提交的各類紙質檔案，通過掃描條形碼，掃描紙質文檔，將 紙質檔案轉化為電子檔案上傳到“一戶式電子檔案管理平臺”的系統(tǒng)平臺。 5. 全文檢索 ： 為了更好全面自動化的利用好檔案，檔案使用全文檢索技術對檔案內容進行識別入庫，是檔案的利用傻瓜化。 3. 查詢管理 ： 從不同的業(yè)務角度對電子檔案進行 查詢調閱，如按納稅人、按事項、按辦理時間、按機關等等。 在以上基礎上建立檔案庫之后，要求充分合理的利用好檔案，發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的重要輔助辦稅等作用主要方式有： 1. 借閱管理 ： 通過對檔案的編研整理，對實物檔案的借閱通過流程管理。 6 3. 總體結構示意圖 . 系統(tǒng)業(yè)務架構說明 系統(tǒng)通過對日常工作中產生的電子流、文書流、工作流檔案進行收集整理歸檔，根據一戶式的方式建立電子檔案庫，并和實物檔案、庫房、裝具建立對應關系。 . 遠期目標 實現(xiàn)徐州地稅的文書、業(yè)務、等檔案的統(tǒng)一管理。 . 近期目標 通過“一戶式電子檔案管理平臺”的建設，實現(xiàn) 業(yè)務工作流、稅務紙質 檔案實物流、稅務業(yè)務電子流在同一平臺上運行，滿足系統(tǒng)各層面用戶在同一平臺分權限操作；實現(xiàn)省級大集中系統(tǒng)的稽查類、法制類數(shù)據的掃描歸檔，在“一戶式電子檔案管理平臺”的系統(tǒng)平臺上，通過方便快捷的業(yè)務流操作，將實物的紙質流和系