【正文】 Excel的文檔文件， XLS ?一個(gè)工作薄由多個(gè)工作表組成 (1～ 255個(gè) )，默認(rèn)打開三個(gè)工作表： Sheet Sheet Sheet3，當(dāng)前工作表為 Sheet1 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 51/99 Excel的基本概念 ? 3. 單元格、地址、范圍 單元格 ?工作表行和列的交叉，表格的最小單位 ?當(dāng)前選中的單元格稱為活動單元格 單元格的地址 ?表示形式： 列標(biāo) +行號 ?如： A D8 區(qū)域（矩形區(qū)域）的表示 ? 多個(gè)單元格組成一個(gè)區(qū)域， A1:C5， B3:H10 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 52/99 Excel的基本概念 ? 4. 單元格的選取 1) 一個(gè)單元格 單擊 2) 一個(gè)單元區(qū)域 拖動 或 單擊區(qū)域角上的單元格 ， Shift+單擊對應(yīng)另一個(gè)角上的單元格 3) 不相鄰單元 按住 Ctrl 進(jìn)行選擇 4) 不相鄰區(qū)域 按住 Ctrl 進(jìn)行選擇 5) 整行 / 多行 單擊行號 / 拖動幾行 6) 整列 / 多列 單擊列標(biāo) / 拖動幾列 7) 整個(gè)工作表 單擊 全選框 8) 取消選定 單擊表中其它任何位置 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 53/99 ? 二、輸入數(shù)據(jù) ? 1. 向單元格輸入數(shù)據(jù) ? 雙擊單元格 ? 單擊單元格 單擊編輯欄 “ ”取消 “ √”確定 數(shù)值型 ： 直接輸入，默認(rèn)右對齊 科學(xué)記數(shù)法 3,456,234 $ 40% 文字型 ： 直接輸入，默認(rèn)左對齊 在一個(gè)單元格中輸入多行文字，按 Alt + 回車鍵 數(shù)字串： 39。 報(bào)到地址：體育館 四川師范大學(xué) 2021年 8月 20日 郵件合并（以信函為例） ?選擇文檔類型 信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽、目錄 ?選擇開始文檔 使用當(dāng)前文檔、更改文檔格式、從現(xiàn)在文檔開始 ?選擇收件人 使用現(xiàn)有列表、鍵入新列表 可以 創(chuàng)建 ?撰寫信函 地址塊、問候語、其他項(xiàng)目 可以 插入合并域 ?預(yù)覽信函 預(yù)覽信函的內(nèi)容 ?完成合并 打印、編輯個(gè)人信封 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 48/99 第 3 節(jié) 電子表格軟件 Excel ?電子表格軟件 Excel是 Office 套裝軟件中的重要成員，它能方便地制作各種電子表格 , 使用公式和函數(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算 。 報(bào)到地址：體育館 四川師范大學(xué) 2021年 8月 20日 錄取通知書 錢二 同學(xué)： 你已被錄取于我校 建筑 學(xué)院 建筑學(xué) 專業(yè)，請你于 2021年 9月 1日 帶好本通知書及有關(guān)材料報(bào)到注冊。 報(bào)到地址：體育館 四川師范大學(xué) 2021年 8月 20日 主文檔 （合并域） 錄取通知書 《 姓名 》 同學(xué)： 你已被錄取于我校 《 學(xué)院 》 學(xué)院 《 專業(yè) 》 專業(yè)，請你于 2021年 《 日期 》 帶好本通知書及有關(guān)材料報(bào)到注冊。為此 word提供了非常有用的郵件合并功能 ? 1. 郵件合并的基本思想 如果要打印參加多媒體課程培訓(xùn)人員的通知書，通知書的形式相同，只是其中有些內(nèi)容不同。在普通視圖中無法看到頁眉和頁腳，在頁面視圖中看到的頁眉和頁腳會變淡 插入的圖片 應(yīng)用了底紋 ? (1) 創(chuàng)建頁眉和頁腳 ?單擊“視圖 /頁眉和頁腳”，或雙擊頁眉和頁腳位置即可進(jìn)入編輯狀態(tài)，可以像在正文中一樣輸入和進(jìn)行格式設(shè)置 ?單擊 按鈕，可在頁眉和頁腳間切換 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 42/99 長文檔的編輯 ? (2) 首頁不同的頁眉和頁腳 一篇文檔的首頁常常是比較特殊的 , 例如是文章的封面或圖片簡介等 , 一般不需要加頁眉和頁腳，可以通過“頁面設(shè)置”中的“版式”選項(xiàng)卡實(shí)現(xiàn)，如下圖所示： ? 選中“首頁不同”復(fù)選框 ? 選中“奇偶頁不同”復(fù)選框，可以在奇偶頁創(chuàng)建不同的頁眉和頁腳，比如，偶數(shù)頁的頁眉中輸入書名，奇數(shù)頁的頁眉中輸入章節(jié)名；奇數(shù)頁的頁碼在紙的右下角，偶奇數(shù)頁的頁碼在紙的左下角 ? 要為部分文檔創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳，必須給文檔分節(jié)，即在要使用不同頁眉或頁腳的新節(jié)起始處插入一個(gè)分節(jié)符 “下一頁” Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 43/99 長文檔的編輯 設(shè)置情況： Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 44/99 ? 六、郵件合并 ? 在實(shí)際工作中，常遇到需要處理大量日常報(bào)表和信件的情況。分頁符是上一頁結(jié)束和下一頁開始的位置標(biāo)記，分節(jié)符是節(jié)的結(jié)尾標(biāo)記 ? (1) 插入分頁符 ?分頁符是上一頁結(jié)束和下一頁開始的位置標(biāo)記，包括“自動分頁符”和“手動分頁符” ?當(dāng)文字或圖形填滿一頁時(shí)， Word會插入一個(gè)自動分頁符并開始新的一頁；要在特定位置分頁，可插入手動分頁符 ?手動分頁的好處在于分頁符前面無論增加、減少多少行文本，均不會影響到分頁符后面文本的位置 ?將插入點(diǎn)定位到需要分頁處 ?“插入 /分隔符”：彈出“分隔符”對話框 ?選擇“分隔符類型”中的“分頁符” ?插入手動分隔符： Ctrl + Enter ?刪除手動分隔符的方法：將光標(biāo)定位到分頁符前面，按 Delete鍵 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 40/99 長文檔的編輯 ? (2) 插入分節(jié)符 ?分節(jié)符是節(jié)的結(jié)尾標(biāo)記，它包含了節(jié)的格式設(shè)置元素，如頁邊距、頁面的方向、頁眉和頁腳，以及頁碼的順序等 ?插入分節(jié)符的目的是為了將文檔分成幾節(jié)，然后根據(jù)需要設(shè)置每節(jié)不同的格式 ?分節(jié)符的類型有“下一頁”、“連續(xù)”、“偶數(shù)頁”和“奇數(shù)頁” 插入分節(jié)符的步驟為： 將插入點(diǎn)定位到需要分節(jié)處 選擇 “ 插入 /分隔符 ” 命令 ， 彈出 “ 分隔符 ” 對話框 選擇 “ 分節(jié)符類型 ” 中的某分節(jié)符確定即可 刪除分節(jié)符的方法：將光標(biāo)定位到分節(jié)符的前面 ， 敲 “ Delete”鍵 。水印是透明的，因此任何打印在水印上方的文字或插入的對象都能清晰可見 ? 只在“頁面視圖”和“打印預(yù)覽”中顯示水印 ? 具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能 ? “ 格式 / 背景 / 水印 ” 更改水印位置 ： “視圖 /頁眉和頁腳” 文字水印：“藝術(shù)字”工具欄設(shè)置 / 圖片水?。骸皥D片”工具欄設(shè)置 取消水印 ： 選擇“無水印” 打印水印 ： “工具 /選項(xiàng)”對話框中的“打印”選項(xiàng)卡中 ?如果是對象：如水?。ㄎ淖帧D片），選上“ 圖形對象 ”復(fù)選框 ?背景色和以圖像為填充效果的：選上“ 背景色和圖像 ”復(fù)選框 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 32/99 ? 五、長文檔的編輯 當(dāng)完成對一篇文檔的構(gòu)思后，最好先把該文檔的綱目框架建立好，創(chuàng)建綱目時(shí)也需要應(yīng)用樣式（如內(nèi)置的樣式：標(biāo)題 標(biāo)題 2等），在以后抽取目錄時(shí)，要求文檔必須使用這些樣式 ? 1. 在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu) ?在“頁面視圖”中利用“格式”工具欄中的“樣式”下拉列表框創(chuàng)建應(yīng)用了內(nèi)置標(biāo)題樣式的綱目 ?輸入正文內(nèi)容 ?文檔輸入完畢，可以在“大綱視圖”中調(diào)整目錄結(jié)構(gòu)或級別 ?利用“大綱”工具欄進(jìn)行級別的調(diào)整 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 33/99 長文檔的編輯 ? 2. 使用“鏈接到標(biāo)題樣式的多級符號”建立綱目結(jié)構(gòu) 創(chuàng)建“鏈接到標(biāo)題樣式的多級符號”， Word既可以隨內(nèi)容自動改變標(biāo)題編號，同時(shí)各級標(biāo)題也應(yīng)用了相同級別的標(biāo)題樣式（例如將編號 2） ? (1) 使用內(nèi)置標(biāo)題樣式 ?在“多級符號”選項(xiàng)卡中，選中第二行第二種多級符號，然后輸入正文即可，則 Word會根據(jù)標(biāo)題樣式自動按所鏈接級別進(jìn)行編號 ?“格式 /項(xiàng)目符號和編號” Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 34/99 長文檔的編輯 ? (2) 使用自定義的標(biāo)題樣式 在“多級符號”選項(xiàng)卡中選擇了其他多級符號，在“自定義多級符號列表”對話框中，單擊“高級”按鈕，先選擇級別，然后在“將級別鏈接到樣式”下拉列表框中指定自定義的樣式 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 35/99 長文檔的編輯 ? 3. 抽取目錄 ? 在一篇文檔中，如果各級標(biāo)題都指定了恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，Word就會識別相應(yīng)的標(biāo)題樣式，從而自動完成目錄的制作 ? “插入 /引用 /索引和目錄” Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 36/99 長文檔的編輯 抽取的目錄如下： ?當(dāng)抽取目錄完成后，目錄與正文就有了鏈接的關(guān)系。 文本框豎排 文本框中文字的排列有橫排和豎排兩種格式。在排序時(shí)，一次最多 3個(gè)關(guān)鍵字 姓名 語文 數(shù)學(xué) 英語 總分 趙一 70 70 70 210 錢二 80 70 80 230 孫三 90 90 90 270 李四 70 60 80 210 姓名 語文 數(shù)學(xué) 英語 總分 孫三 90 90 90 270 錢二 80 70 80 230 趙一 70 70 70 210 李四 70 60 80 210 按總分 降序排序 ?對表格按某一列進(jìn)行排序，單擊該列的任一處 (或選定該列 )，單擊“表格和邊框”工具欄上的 (升序 )或 (降序 ) ?對整張表格排序，選定該表格，執(zhí)行“表格 /排序”，如右圖。仍以 Word為例 ?方法一： 單擊窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕“ ” ?方法二： 執(zhí)行“文件 /退出”命令 ?方法三： 使用快捷鍵 Alt+F4 ?方法四： 雙擊控制按鈕或單擊窗口左上角，在打開的控制菜單中單擊“關(guān)閉”命令 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 9/99 ? 三、文檔文件 不同的應(yīng)用軟件產(chǎn)生不同類型的文件，通過其擴(kuò)展名來體現(xiàn) 1. Word 文檔：擴(kuò)展名為 doc 2. Excel 文檔：稱為工作薄，擴(kuò)展名為 xls 3. PowerPoint 文檔：稱為演示文稿，擴(kuò)展名為 ppt 4. FrontPage 文檔：擴(kuò)展名為 htm/html Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 10/99 ? 四、文檔操作（文件菜單） 1. 新建 建立新的文檔 2. 打開 打開已創(chuàng)建的文檔 3. 關(guān)閉 關(guān)閉文檔窗口 4. 保存 保存正編輯的文檔 5. 另存為 改變位置或名稱后保存 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能 HeMingrui 11/99 第 2 節(jié) 文字處理軟件 Word ? 文字處理軟件 Word 是套裝軟件 Office 中使用最頻繁的組件，我們書寫總結(jié)、搞企業(yè)策劃、制作招標(biāo)書、就業(yè)推薦書等都要使用 Word ? Word的主要功能： 文字編輯、版面設(shè)計(jì)、表格處理、圖形處理、制作 Web頁、文件管理 ? 本節(jié)以 Office 2021中文版為藍(lán)本介紹 Word基本概念、基本操作和使用 Rest Exercise 2021年 6月 14日星期一 第 2 章 辦公軟件應(yīng)用技能