【正文】 中的 流水號(hào)為當(dāng)前指定的最大流水號(hào)值 ； 呈批件 會(huì)簽有串行和并行二種供用戶選擇，二者都要求可進(jìn)入流程配置，會(huì)簽人可自己會(huì)簽、也可轉(zhuǎn)交他人會(huì)簽，會(huì)簽人不修改正文，只填寫會(huì)簽意見(jiàn)和簽名 ； 當(dāng) 呈批件 流程進(jìn)行中遇到死結(jié)點(diǎn)時(shí)， 呈批件 系統(tǒng)管理員應(yīng)可通過(guò)意外事件處理系統(tǒng)對(duì)死結(jié)點(diǎn)進(jìn)行疏通，以保證流程的暢通 ； 文件在辦理的過(guò)程中，要求承辦 部門和 承辦者與協(xié)辦 部門和 協(xié)辦者相互之間可動(dòng)態(tài)查閱，辦理完畢后督辦人可查看承辦與協(xié)辦意見(jiàn)和結(jié)果，并可視 呈批件 辦理情況打回承辦者和協(xié)辦者重新辦理，或送交歸檔 ； 系統(tǒng)可進(jìn)行監(jiān)控督辦文件的辦理情況，對(duì)到期和 逾期未辦的文件，系統(tǒng)能自動(dòng)催辦 ； 可按 呈批件 處理狀態(tài)、類型、部門等進(jìn)行查詢，并提供全文檢索 。公司請(qǐng)示和公司報(bào)告基本處理環(huán)節(jié) 包括擬稿、 部門 審核 、公司審核、返回申請(qǐng)部門 、歸檔等處理環(huán)節(jié) ；部門請(qǐng)示和部門報(bào)告基本處理環(huán)節(jié)包括 擬稿、 部門 審核 、返回申請(qǐng)人 、歸檔等處理環(huán)節(jié)。設(shè)計(jì)要求如下： 公司發(fā)文和部門 發(fā)文 流程環(huán)節(jié)和路徑 可自行設(shè)定，默認(rèn)可設(shè)為 擬稿、 部門審核、會(huì)簽、辦公室核稿、簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔 等處理環(huán)節(jié) ； 支持加蓋與日期合成的電子公章 ； 在公文處理中，增加文件的密級(jí)程度和緊急程度，并分別標(biāo)示； 發(fā)文文件字、文件號(hào)、部門應(yīng)三者對(duì)應(yīng)，在年末時(shí)還應(yīng)考慮文件號(hào)的跨年度問(wèn)題 ； 發(fā)文流水號(hào)可自動(dòng)生成，也可指定流水號(hào)，如果指定的流水號(hào)比最大流水號(hào)值（系統(tǒng)維護(hù)中的）小，則指定流水號(hào)不影響當(dāng)前系統(tǒng)中的最大流水號(hào)值（系統(tǒng)維護(hù)中的），如果指定的流水號(hào)比最大流水號(hào)值（系統(tǒng)維護(hù)中的）大，則系統(tǒng)維護(hù)中的流水號(hào)為當(dāng)前指定的最大流水號(hào)值 ； 發(fā)文會(huì)簽有串行和并行二種供用戶選擇，二 者都要求可進(jìn)入流程配置，會(huì)簽人可自己會(huì)簽、也可轉(zhuǎn)交他人會(huì)簽，會(huì)簽人不修改正文，只填寫會(huì)簽意見(jiàn)和簽名 ； 當(dāng)流程進(jìn)行中遇到死結(jié)點(diǎn)時(shí)，發(fā)文系統(tǒng)管理員應(yīng)可通過(guò)意外事件處理系統(tǒng)對(duì)死結(jié)點(diǎn)進(jìn)行疏通，以保證流程的通暢 ； 文件頭中的發(fā)文單位中的主送單位、抄送單位、抄報(bào)單位應(yīng)與正文中的 主送單位、 抄送單位、抄報(bào)單位一致 ，并始終用頓號(hào)分隔； 可按發(fā)文處理狀態(tài)、紅頭標(biāo)題、文件類型、文件字號(hào)、發(fā)文部門等進(jìn)行查詢，并提供全文檢索 ； 單位內(nèi)發(fā)文所發(fā)到各部門的文件 作為 發(fā)文 類型處理，如有部門漏發(fā)的情況則可再次補(bǔ)發(fā)； 1 起草人對(duì)自己起草的未發(fā)送文 件有刪除權(quán)限； 1 發(fā)文正文修改痕跡和處理意見(jiàn)都可保留。 廣州市建筑機(jī)械施工有限公司（部門）收文處理單 收文日期 收文序號(hào) 來(lái)文單位 文件字號(hào) 來(lái)文標(biāo)題 收文主題詞 文件類型 緊急程度 份 數(shù) 性質(zhì) 密 級(jí) 收文流水號(hào) 擬辦 意見(jiàn) 承辦部門 協(xié)辦部門 擬辦意見(jiàn) 批示意見(jiàn) 辦理情況 第 13 頁(yè) 【 公司收文業(yè)務(wù)流程圖】 函件數(shù)據(jù)收集庫(kù) A 登記 B 擬辦 C 協(xié)辦 K 承辦擬辦 F 協(xié)辦擬辦 J 承辦 G 督辦 H 分發(fā) E 批示 D 傳閱 L 歸檔 I A：從函件數(shù)據(jù)收集庫(kù)中文件轉(zhuǎn)入收文系統(tǒng)，如果是紙制文件，則掃描文件 B：辦公室收發(fā)員將文件登記編號(hào) C：辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書擬辦來(lái)文，提出流轉(zhuǎn)意見(jiàn) D：公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來(lái)文進(jìn)行批示 E：辦公室收發(fā)員將文件發(fā)放給相關(guān)部門，發(fā)放形式有三中：承辦、協(xié)辦、傳閱，根據(jù)文件性質(zhì)具體發(fā)放形式由領(lǐng)導(dǎo)和收發(fā)員決定 F：承辦部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件提出處理意見(jiàn)，指定人員辦理 G：承辦人員辦理具體事宜 H：辦公室相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行督辦 I：辦公室相關(guān)人員將文件 送入檔案室 J：協(xié)辦部門領(lǐng)導(dǎo)擬辦文件 K：協(xié)辦人員辦理具體事宜 L：傳閱部門和人員傳閱文件 第 14 頁(yè) 【 部門收文業(yè)務(wù)流程圖】 A：從函件數(shù)據(jù)收集庫(kù)中文件轉(zhuǎn)入部門收文系統(tǒng)，如果是紙制文件，則掃描文件 B：部門收發(fā)員將文件進(jìn)行登記 C：部門領(lǐng)導(dǎo)擬辦來(lái)文，提出流轉(zhuǎn)意見(jiàn) D：部門收發(fā)員將文件發(fā)放給相關(guān)人員，發(fā)放形式有三中：承辦、協(xié)辦、傳閱，根據(jù)文件性質(zhì)具體發(fā)放形式由部門領(lǐng)導(dǎo)和收發(fā)員決定 E：傳閱人員傳閱文件 F：部門收發(fā)員對(duì)文件進(jìn)行督辦 G：承辦人員辦理 具體事宜 H：協(xié)辦人員辦理具體事宜 I：部門收發(fā)員將文件送入檔案 函件數(shù)據(jù)收集庫(kù) A 登記 B 擬辦 C 協(xié)辦 H 承辦 G 督辦 F 分發(fā) D 傳閱 E 歸檔 I 第 15 頁(yè) 對(duì)公司名義發(fā)出和部門名義發(fā)出的紅頭文件的處理過(guò)程進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，發(fā)文管理分為公司發(fā)文和部門發(fā)文兩種，公司發(fā)文基本處理環(huán)節(jié)包括擬稿、部門審核、會(huì)簽、辦公室核稿、簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)，部門發(fā)文基本處理環(huán)節(jié)包括擬稿、辦公室核稿、部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、成文、發(fā)布、歸檔等處理環(huán)節(jié)。收文 環(huán)節(jié)和路徑 可 由管理員 自行設(shè)定，默認(rèn)可設(shè)為 登記、擬辦、批示、分發(fā)、部門簽收、部門批示、部門辦理、傳閱、督辦、歸檔等 。 第 12 頁(yè) 公文流程 對(duì)公司和部門收到上下級(jí)公司、或其它單位的來(lái)文后所進(jìn)行的一系列處理過(guò)程 進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，收文管理分為公司收文和部門收文兩種，公司收文基本處理環(huán)節(jié)包括登記、擬辦、批示、分發(fā)、部門簽收、部門批示、部門辦理和傳閱等處理環(huán)節(jié)，部門收文基本處理環(huán)節(jié)包括登記、部門批示、部門辦理和傳閱等處理環(huán)節(jié)。 領(lǐng)導(dǎo)講話 : 電子期刊管理員定期將公司領(lǐng)導(dǎo)在一些大型會(huì)議上的講話發(fā)布到領(lǐng)導(dǎo)講話專欄，讓員工隨時(shí)有機(jī)會(huì)領(lǐng)會(huì)公司會(huì)議精神。系統(tǒng)管理員可以設(shè)定電子期刊管理員群組，只有電子期刊管理員群組中的成員才能編輯、修改期刊信息，一般員工只能查詢 相關(guān)信息。 焦點(diǎn)話題 : 員工對(duì)當(dāng)今社會(huì)比較關(guān)注的話題在焦點(diǎn)話題中建立相關(guān)主題，方便其他員工實(shí)時(shí)參與討論和交流。 員工天地 : 員工將自己對(duì)工作、學(xué)習(xí)、生活等方面感興趣的問(wèn)題在員工天地中建立相關(guān)主題，方便其他員工實(shí)時(shí)參與討論和交流，以便增進(jìn)員工間的相互了解。 電 子論壇 在 OA網(wǎng)內(nèi)部， 為員工提供 討論、交流的園地 , 其設(shè)計(jì)要求如下： (1).員工可在電子論壇上發(fā)表意見(jiàn)或針對(duì)別人的意見(jiàn)與 之討論 ； (2).討論主題由設(shè)定的管理員定期刪除 ； (3).討論的空間分四種：技術(shù)交流、員工天地、企業(yè)文化、焦點(diǎn)話題； (4).為增強(qiáng)電子論壇的嚴(yán)肅性，在論壇上參與討論的員工全部簽署真實(shí)姓名。 常用信息 : 在 OA系統(tǒng)中，為員工提供常用信息（旅游信息、酒店信息、火車時(shí)刻信息等）地編輯、發(fā)布、查詢功能。 人員外出 : 在 OA系統(tǒng)中，為員工提供其他員工外出授權(quán)信息的查詢。 3 需求規(guī)定 應(yīng)用軟件總體構(gòu)成 第 8 頁(yè) 電子郵件 (收件箱、發(fā)件箱、草稿、廢紙簍 ) 信息發(fā)布 電子公告 (公司公告、常用信息、人員外出 ) 電子論壇（技術(shù)交流、員工天地、企業(yè)文化論壇、焦點(diǎn)話題） 電子期刊 (企業(yè)文化、領(lǐng)導(dǎo)講話、精彩回放 ) 公文流程 收文管理 (公司收文、部門收文 ) 發(fā)文管理 (公司發(fā)文、部門發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要 ) 呈批件管理 (公司請(qǐng)示、部門請(qǐng)示、公司報(bào)告、部門報(bào)告 ) 函件管理（公司函、部門函） 傳真電報(bào)管理（公司傳真電報(bào)、部門傳真電報(bào)） 會(huì)議管理 (計(jì)劃內(nèi)會(huì)議、計(jì)劃外會(huì)議 ) 業(yè)務(wù)辦公 車輛管理 報(bào)表傳遞 合同管理 業(yè)務(wù)文件審批 會(huì)議室資源管理 檔案管理 文書檔案管理 歸檔文件管理 待辦事宜 (待辦文件、待閱文件、已辦工作 ) 個(gè)人辦公服務(wù) 用戶認(rèn)證 修改密碼 個(gè)性設(shè)置 外出設(shè)置 常用意見(jiàn) 日程安排 個(gè)人通訊錄 任務(wù)指派 系統(tǒng)界面 系統(tǒng)登錄界面 系統(tǒng)功能界面 模塊界面元素與 圖片 系統(tǒng)維護(hù) 人員與組織 工作崗位 組織機(jī)構(gòu) 流程配置 檢索配置 流程日志 第 9 頁(yè) 對(duì)功能的規(guī)定 電子郵件 在 公司的 OA 網(wǎng)上，用戶可在全 公司 和各子公司范圍內(nèi)相互收發(fā)電子郵件，郵件系統(tǒng)內(nèi)具有收件箱、發(fā)件箱、草稿、廢紙簍功能，在系統(tǒng)內(nèi)可對(duì)郵件進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、刪除、保存、回執(zhí)等多種操作，此外還需達(dá)到如下要求： (1).當(dāng)有新郵件到達(dá)時(shí)，系統(tǒng)以聲覺(jué)和視覺(jué)的形式對(duì)收件人進(jìn)行提醒 ； (2).OA郵件可通過(guò) Inter 發(fā)出，也可接收 Inter 上的郵件 ； (3).可以將郵件歸到設(shè)定的文件夾 內(nèi)，也可將郵件歸到 本地（ OutLook） 保存 ； (4).可對(duì)郵件按時(shí)間、人員排序查尋 ； (5).可 對(duì)郵 箱大小進(jìn)行限制； (6).可在郵件系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行個(gè)人的工作計(jì)劃或任務(wù)的日程安排，并可自動(dòng)提醒 ； (7).外出時(shí)，可對(duì)別人發(fā)來(lái)的郵件進(jìn)行自動(dòng)應(yīng)答 ； (9).發(fā)送郵件時(shí)，可通過(guò)地址本選定發(fā)送人和群組，也可通過(guò)按部門和科室選定發(fā)送人和群組，查詢?nèi)航M成員可通過(guò)查詢基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。提高 OA 的文字的處理功能，如插入圖表、文 字、的排版，增加紅頭文件加蓋電子印章等； (8).新系統(tǒng)將增強(qiáng)文件的查詢功能，提供多種文件分類和多條件的組合查詢，支持跨庫(kù)查詢。當(dāng)主 第 6 頁(yè) 文檔發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，由系統(tǒng)管理員對(duì)出錯(cuò)的文檔進(jìn)行修正，并保證主文檔修正后，其相關(guān)的傳閱、會(huì)簽的文檔的正確。 硬件需求 考慮到安全問(wèn)題， 公司至少有一臺(tái) OA 專用服務(wù)器 ，服務(wù)器標(biāo)準(zhǔn)需要根據(jù)具體業(yè)務(wù)需要才能定； 集團(tuán) ，公司和項(xiàng)目 公司 之間 以內(nèi)網(wǎng)方式連接還是以萬(wàn)維網(wǎng)的方 第 5 頁(yè) 式連接也需要以具體業(yè)務(wù)及系統(tǒng)安全性來(lái)決定 。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，逐步實(shí)現(xiàn) 我公司 辦公無(wú)紙化、信息電子化、辦公事務(wù)處理并行化，以提高辦公效率和辦公質(zhì)量為最高目標(biāo)。 第 4 頁(yè) 2 任務(wù)概述 系統(tǒng)目標(biāo) 結(jié) 合 目前 公司舊 OA 系統(tǒng)的特性 ， 全面考慮辦公自動(dòng)化的功能、性能、可操作性和可視性，使得設(shè)計(jì)的新系統(tǒng)能夠克服舊系統(tǒng)中的不足，增強(qiáng)舊系統(tǒng)的功能，為公司決策層提供輔助決策的辦公平臺(tái)，為各職能部門辦公人員實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化和移動(dòng)辦公。 目前我公司項(xiàng)目公司多，部分之間聯(lián)系頻繁， 為強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)辦公效率， 在集團(tuán)公司的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，決定在全公司推廣辦公自動(dòng)化。 ............................................................ 4 ........................................ 5 3需求規(guī)定 ........................................................... 7 ...................................................... 7 .......................................................... 9 .......................................................... 9 ......................................................... 10 電子 公告 ..................................................... 10 電子論壇 ..............................................